請求書発行業務とは？基本の業務フローを解説｜請求書作成業務の効率化に最適なシステムも紹介

請求書発行業務は企業の資金フローを担うだけでなく、取引先との信用にも影響する重要な側面があります。本記事では、請求書発行業務の基本フローをご紹介。請求書発行を複数の部署で兼任している場合もメリット・デメリットを見直し、請求業務のDX化を図りましょう。

目次

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1. 請求書発行システムを検討するならこのサービスがおすすめ
2. 請求書発行業務とは
3. 請求書発行業務のフロー
4. 請求書を発行する部署は企業によって異なる
5. 請求書発行業務における課題
6. 請求書発行業務を効率化する方法
7. 電子化・効率化には請求書発行システムがおすすめ
8. まとめ

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請求書発行業務とは

請求書発行業務は、取引先への商品やサービスの代金請求を行う重要な業務です。請求書は以下のような項目を記載することが一般的です。

1. 取引先企業名・担当者氏名/書類作成者氏名
2. 取引年月日 : 取引をした日付 
3. 取引内容 : 提供した商品やサービスと数量 
4. 取引金額 : 各商品/サービスの税込金額 

これらの項目を正確かつ明瞭に記載することで、請求書は取引先との間の明確な取引内容や支払い条件を示す重要な文書となります。

請求書発行業務のフロー

請求書発行業務フローは、企業が商品やサービスの代金を請求するための重要なプロセスです。ここでは、請求書発行業務フローを4つの手順に分けて解説しますので、参考にしてください。

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1. 請求金額・請求方法の確定

一般的な請求書発行業務の流れとして、取引開始時に確定された条件や希望をもとに、実際の取引内容と照らし合わせ請求金額・請求方法を最終確定します。企業や業界によって標準となるルールは異なりますが、ビジネス界の主たる請求タイミングは以下の2つです。

締め請求

締め請求は、あらかじめ決められたタイミング（通常は月末）において、一定期間の取引をまとめて請求する方法です。この方法では、取引期間内のすべての売上やサービスを一括して請求書に反映し、顧客に送付します。

締め請求のメリットは、取引の集計が容易であり、一度にまとめて請求することで業務効率が向上します。また、経理部門の作業負荷も軽減されます。ただし、取引の状況や支払いサイクルによっては顧客の都合に合わせて請求タイミングを調整する必要があります。

都度請求

都度請求は、取引が発生するたびに請求書を発行する方法です。具体的な手順としては、取引が行われたらその都度請求書を作成し、取引先に送付します。都度請求では、取引ごとに請求書を作成するため、請求のタイミングが早く、入金の早期化が期待できます。

また、取引ごとの請求書を発行するため、取引内容や金額が明確になり、双方の間での精度管理やトラブルの防止にも役立ちます。ただし、都度請求では請求書の作成作業が頻繁に必要となるため、業務負荷が増える可能性があります。

2. 支払いサイトを確認

支払いサイトは、取引が行われてから、実際の支払いが行われるまでの期間を指します。この期間は、取引先との契約や業界の慣行に基づいて設定されます。一般的な支払いサイトは「30日サイト」や「60日サイト」があります。

例えば、請求書発行日から30日後に支払い期日が設定されている場合、支払いサイトは30日となります。支払いサイトを遵守することにより、双方の取引先は、支払いに関する予定を立てやすくなり、キャッシュフローの管理や予測も容易になります。

支払いサイトの確認や遵守は、正確な取引記録と信頼関係の構築につながります。これにより、企業間の円滑な取引が促進されます。

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3. 請求書を作成

支払サイトを確認後、自社の請求書作成業務フローに従い請求書を発行しましょう。発行前の最終確認として、取引先に簡易的な請求内容の確認メールを挟むと記載ミスなども減少します。記載項目は以下の通りです。

1. 請求元の氏名または名称
2. 取引先（請求書を受け取る業者）の氏名または名称
3. 取引年月日
4. 取引内容
5. 取引金額（税込）
6. 支払期限振込先（銀行名、支店名、口座番号など）

これらの情報を正確に記載し、請求書を作成します。また、企業によってはさらに詳細な情報や特定の業種に特有の項目を追加する場合もあるでしょう。請求書は取引の証拠となる重要な文書であるため、正確さ・明瞭さが求められます。

4. 請求書を送付

請求書発行業務では、請求書を送付する方法として郵便発送と電子発行の2つがあります。郵便発送では、まず請求書を印刷し封筒に入れ、郵送します。受領確認や紛失リスクには注意が必要ですが、紙媒体での受領ができます。

電子発行では、請求書をデジタル形式で作成し、電子メールや専用ポータルなどを通じて送信します。迅速な配信やコスト削減が可能ですが、受領確認の管理やデータのセキュリティ対策が重要です。企業は取引先や業務ニーズに応じて、適切な送付方法を選択しましょう。

請求書を発行する部署は企業によって異なる

一般的に請求書発行業務は、企業において「営業部」と「経理部」のいずれかが担当しています。しかしながら、どちらが担当した場合においても、メリットとデメリットが存在します。

ここでは、「営業部」「経理部」の双方が請求書発行業務を担当した場合においてのメリット・デメリットを解説します。

営業担当者が請求書を発行するメリット・デメリット

まずは、営業担当者が請求書を発行する場合のメリット・デメリットを解説します。以下の表も参考にして、メリット・デメリットを比較してみましょう。

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【メリット】請求書をタイムリーに発行できる

営業担当者は、取引先との関係性が密接であり、取引内容や納品状況を把握しています。そのため、営業担当者が請求書を発行することで、受注や納品の情報を直接反映し、適切な金額や条件を請求書に反映させることができます。

これにより、顧客へ請求書を素早く送付し、早期の支払いを促すことが可能となります。タイムリーな請求書発行は、キャッシュフローの改善や業務の円滑化に繋がり、企業の財務状況の安定に貢献します。

【メリット】内容入力にミスが発生しにくい

営業担当者は、取引先と直接やり取りをし、受注や納品の詳細を把握しています。そのため、請求書の発行時に必要な情報や金額を正確に入力することができます。また、顧客との関係が深く、細部まで把握しているため、誤った情報や金額の入力が少なくなります。

これにより、請求書の精度と正確性が向上し、取引先との信頼関係を築くことができます。ミスが少ない請求書は支払いトラブルのリスクを減らし、業務プロセスのスムーズさを確保します。

【メリット】取引先のルールに精通している

取引先との密なコミュニケーションを通じて、営業担当者は、請求書の作成に必要な情報や、支払いルールについて正確な知識を持っています。これにより、請求書の発行時に取引先の要件を的確に反映し、支払いプロセスの円滑さを確保できます。

また、取引先との関係を深め、信頼を築くことも可能です。営業担当者が取引先のルールに精通していることで、正確かつ効果的な請求書の作成・管理ができる利点があります。

【デメリット】不正リスク

一連の業務を1人で完結すると、不正行為のリスクが高まります。経理部との明確な分離がないため、不正な請求書の作成や金銭の不正流用が起こりやすくなります。

不正行為は業績や信頼に大きな悪影響を与えるため、適切なチェックや監査体制の欠如が問題となります。公正な業務遂行と内部統制の確立が不正リスクを低減するために重要です。

【デメリット】営業部に業務負担がかかる

営業担当者が請求書を発行する場合、本来の営業業務に加えて請求書作成や顧客対応などの業務が増え、業務負担が増加します。これにより営業担当者は、本来の営業活動に集中できず、時間やエネルギーが分散されることになります。

また、請求書作成に必要な知識やスキルも要求されるため、業務の専門性や効率性にも影響が出る可能性があります。営業担当者は、営業活動に専念できる環境を確保することが重要です。

経理担当者が請求書を発行するメリット・デメリット

次に、経理担当者が請求書を発行する場合のメリット・デメリットを解説します。営業担当者が請求書を発行する場合のメリット・デメリットを含めて、比較をしてみましょう。

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【メリット】入金管理を効率的に行える

経理担当者は、入金処理や売掛金管理に精通しており、正確な情報をもとに入金状況を追跡することができます。これにより、未回収の請求や滞納の早期発見が可能となり、キャッシュフローの改善や債権リスクの軽減につながります。

また、経理担当者は、入金データを元に売上の確認や売掛金の管理を行うため、財務状況の把握や経営判断に役立ちます。総じて、経理担当者の専門知識と経験に基づく入金管理は精度が高く、適切なキャッシュフロー管理に貢献します。

【メリット】営業担当による不正を防止できる

財務管理や内部統制に精通している経理担当者は、厳格なルールと監査の観点から請求書の発行を行います。これにより、営業担当者による不正や不正確な請求書の作成や、操作を防ぐことができます。

経理担当者は、取引の正確性や法的な要件に厳密に従い、会社の財務の健全性と信頼性を守る役割を果たします。

また、内部統制の観点から請求書の発行プロセスを管理することで、不正行為の早期発見や、是正措置の実施が可能となります。結果として、企業の信頼性向上やリスクの軽減につながります。

【デメリット】営業部との連携が必要

請求書は、営業活動の結果を反映する重要な文書であり、営業担当者との緊密な連携が必要です。経理担当者は、営業担当者からの情報や契約内容を正確に把握し、それに基づいて請求書を作成します。

営業担当者との密なコミュニケーションを通じて、商品やサービスの詳細や価格変更などの情報を共有し、正確な請求書を作成することができます。

しかし、連携が不十分な場合、誤った情報や不正確な請求書が作成される可能性があります。そのため、経理担当者は、営業担当者との継続的なコミュニケーションを図り、正確な情報を収集し、適切な請求書を発行する必要があります。

【デメリット】会社の請求業務が経理部に集中する

請求業務は日々の業務の一環であり、多くの請求書を発行する必要があります。経理部が全ての請求書の発行を担当する場合、業務量が増加し、経理部の負担が増します。

これにより、他の業務への対応が遅れる可能性があり、経理部の業務効率や全体的な業務の円滑さに影響を与える恐れがあります。また、経理部の専門性は財務管理や会計業務にあるので、請求業務への専念ができなくなり、正確性や品質にも影響が及ぶ可能性があります。

そのため、請求業務の一部を他の部署や営業担当者に委託したり、電子化システムを導入するなどの対策を講じ、経理部の業務負担を軽減し、効率的な業務運営を実現することが重要です。

請求書発行業務における課題

請求書発行業務にはさまざまな課題があります。ここでは、請求書発行業務を行う企業が抱えやすい、4つの課題を紹介します。

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時間やコストがかかる

請求書発行は絶対にミスの許されない業務であるため、入力やチェックは慎重に行わなければなりません。また、多くの企業は複数の取引先に対して請求書を発行しなければならず、全ての業務をミスなく終わらせるには、膨大な時間が必要です。

さらに、Wチェックのためには複数人で業務にあたる必要があり、人的コストもかかります。このように、時間とコストがかかることは、請求書発行業務の大きな問題点です。

ヒューマンエラーが発生するリスクがある

ミスが許されない業務ではあるものの、業務規模が大きくなればなるほどヒューマンエラーを起こしやすくなってしまいます。事務作業に慣れているベテラン社員でも、全くミスをせずに請求書処理を行うのは難しいものです。

Wチェックはミスを防ぐ有効な手段ですが、慣れてくるとついチェックが甘くなったり、うっかり見過ごしてしまったりする可能性もあります。

書類の保管場所が必要

自社で発行した請求書も証憑書類であり、帳簿とともに7年間保存する義務があります。そのため、書類を保管しておく場所を確保しなければなりません。取引先が多い場合は請求書の数も膨大になってしまいます。

請求書には取引金額や口座番号など、重要な情報が記載されている場合もあるので、管理は厳重に行う必要があります。また、7年間という保管期限を見据えて、日付ごとにしっかり管理し続ける手間もかかります。

紙ベースの管理はテレワークに対応しづらい

近年は働き方が多様化していることから、リモートワークや在宅勤務を取り入れる企業が増えています。しかし、請求書発行を紙ベースで行っている場合、オフィスに出勤しなければ業務ができず、テレワーク導入が進めにくくなります。

作成・印刷・封筒への封入などはもちろん、上長や経理担当者などが回覧して承認することも難しいでしょう。また、自宅のプリンターで印刷するなどで対応したとしても、情報流出や紛失のリスクがあります。

請求書発行業務を効率化する方法

上述した請求書発行業務の課題を解決するには、請求書作成の自動化や電子化といった業務の効率化が非常に有効です。ここでは、請求書発行業務を効率化する方法について解説します。

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改ざんできない請求書発行方法に変更

改ざんのリスクを軽減するために、電子署名やデジタル認証を導入することで請求書の信頼性を高めることができます。これにより、請求書の改ざんや不正な書き換えが防止され、信頼性のある請求書が発行されます。

また、改ざん検知の仕組みを導入することも有効です。自動的に請求書の内容をチェックし、不正な変更があった場合に警告や通知を行うことで改ざんのリスクを早期に察知することができます。これにより、信頼性の高い請求書発行が実現され、業務効率が向上します。

納品書や請求書を一元管理

納品書や請求書を一元管理することにより、請求書発行業務を効率化できます。バラバラに保管された納品書や請求書では、情報の整理や検索に時間がかかり、エラーや漏れが発生しやすくなります。また重複発行や重複支払いといったミスも生じます。

さらに、顧客からの問い合わせに対応する際にも、遅延や誤った情報提供のリスクが高まります。一元管理により、データの統合性が確保され、効率的な情報検索と迅速な対応が可能となります。

また、自動化やデジタル化による作業効率化も実現できます。これにより、業務のミスや手間を減らし、正確な請求書発行と作業の効率化が向上します。

請求書の電子化を行う

請求書発行業務を効率化するには、請求書の電子化がおすすめです。また、電子化には、電子帳簿保存法が関係しています。この法律では、紙の帳簿・書類を電子データに置き換えて保存することが認められています。

具体的には、請求書をスキャンやデジタル入力で電子データ化し、電子フォーマットで保存します。これにより、膨大な紙の請求書を保管する手間や、スペースを削減できます。電子帳簿保存法では、電子データの保存要件や保存形式、保存期間などが規定されています。

電子化によるメリットとしては、迅速なデータ検索・参照、データのバックアップと復元、効率的なデータ共有などがあります。また、紙の請求書と比べてデータの保存・管理コストも削減できます。

ただし、法的な規制や業界の要件に従い、電子データの正確性や、信頼性を確保するための適切な管理体制を整えることが重要です。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子化・効率化には請求書発行システムがおすすめ

請求書発行業務を効率化するために、請求書発行システムの導入がおすすめです。請求書発行システムは、手作業による請求書の作成と管理を自動化し、効率的かつ正確な業務処理を実現します。

請求書発行システムは、請求書の作成を簡素化します。顧客情報や商品情報などのデータを登録し、データをもとに自動的に請求書を生成します。手作業での情報入力が不要となり、作業時間が大幅に短縮され、また、正確性も向上し、データ入力ミスや漏れが減少します。

環境への負荷低減も求められる現在、電子請求書による業務効率化はもちろん、リモートワーク推進や業務品質の向上を実現するため、請求書発行システムの導入が定着してきています。

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まとめ

請求書発行業務は、企業が取引先に対して請求を行う重要な業務です。一般的には、「営業部」と「経理部」のどちらかが請求書発行を担当しますが、両者が協力して業務を進めることもあります。

請求書発行窓口が複数存在する場合、タイムリーな請求書発行や取引先ルールに精通しているなど、担当部署だからこそのメリットがある反面、もう一方の業務量へも影響を及ぼしかねないデメリットを抱えているのも事実です。

そこで各部署のメリットも活かせることから「請求書発行システム」が採用されています。

請求書発行システムの導入やデジタル化により、業務の効率化と精度向上が図れます。定期的な業務の見直しや改善を行い、効率化を継続的に推進しましょう。