電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点｜適格請求書の義務

電子帳簿保存法により請求書の発行側は、データの控えを保存する義務があります。また、2023年10月からインボイス制度により、発行側は適格請求書を発行し保存しなければいけない義務が増えます。本記事では、電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点や送付の仕方を解説します。

目次

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1. 電子帳簿保存法における請求書の扱い
2. 電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点
3. インボイス制度では請求書控えの「作成義務」も生じる
4. 電子帳簿保存法に対応した請求書の送付方法
5. 電子帳簿保存法が発行側にもたらすメリット
6. 請求書発行システムで電子帳簿保存法に対応
7. まとめ

電子帳簿保存法における請求書の扱い

商品やサービスについて取引があった場合、通常売り手は買い手に対して請求書を発行します。売り手側が請求書を発行するのは、取引が行われた事実を証明して代金回収をスムーズに行うためです。

請求書は、従来紙に印刷して相手へ手渡しまたは郵送が一般的でした。しかし、電子帳簿保存法改正により、自社発行や取引先から受け取ったものに関わらず、電子取引での請求書は、基本的に電子データで保存するようになるなど請求書の保存要件が変わっています。

ここでは請求書の扱い方について、紙の請求書の場合と電子取引の場合とに分けて解説します。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

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スキャナ保存

請求書・領収書など国税関係書類を紙の状態で受け取った場合、これまでは紙のまま保存していました。しかし、電子帳簿保存法の改正により、スキャナなどで読み取り電子データとして保存（スキャナ保存）する方法での必要要件が緩和されました。

国税関係書類は、税法上紙原本の保存が必要ですが、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に従ってスキャナ保存を行うと、電子データとして保存できます。また、電子データがスキャナ保存要件を満たしている場合は、電子データ作成後に紙の原本を破棄しても構いません。

スキャナ保存の要件

スキャンした電子データが電子帳簿保存法に対応するには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件が必要です。スキャナ保存の要件は書類の種類によって異なりますが、請求書や領収書は資金の流れに直結するため、重要書類に分類されます。

重要書類のスキャナ保存は、「真実性の確保」について以下の要件を満たす必要があります。

1. 入力期間の制限（最長2か月と7営業日）
2. 解像度200dpi以上および赤緑青各256階調（約1677万色）以上のカラー画像での読み取り
3. タイムスタンプ付与（システムで代用可能）
4. 読み取った電子データの解像度および階調の読み取り情報保存
5. 訂正・削除の事実および内容が確認できる
6. 入力者や監督者などの情報を確認できる

また、「可視性の確保」についても以下の要件を満たさなければいけません。

1. 電子データの記録と国税関係帳簿の記録との間で、相互にその関連性が確認できる
2. 14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタなど、見読可能装置を備え付け、整然かつ明瞭に出力できる
3. 電子計算処理システムの概要書などを備え付ける
4. 取引年月日などの日付・日付または金額の範囲指定・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせての検索ができる（検索機能の確保）

参考：スキャナ保存関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子取引のデータ保存

電子取引とは、メールで送信された請求書や領収書、WebサイトからダウンロードしたPDFの書類など、紙でなく電子データでの取引情報のやりとりが該当します。

2023年12月31日までは、猶予として電子データを紙に印刷して保存も可能です。しかし、電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降は電子取引の取引情報は電子データでの保管しか認められなくなります。

電子取引データの保存要件

電子取引で得た電子データも、スキャナ保存と同様に「真実性」および「可視性」を確保する必要があります。真実性を確保するには、次の1から4の保存要件のいずれかを満たさなければいけません。

1. タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う
2. 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付与し、保存を行う者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3. 訂正や削除を確認できるシステム、または訂正や削除が行えないシステムを使用
4. 訂正や削除の防止に関する事務処理規定を定め、それに沿った運用を行う

また、可視性を確保するためには、以下の保存要件を満たす必要があります。

1. 見読可能装置を備え付け、整然かつ明瞭に出力できること
2. 電子計算処理システムの概要書などを備え付けること
3. 検索機能を確保すること

参考：電子取引関係 Ⅱ 適用要件【基本的事項】｜国税庁

電子帳簿保存法における請求書発行側の注意点

電子データの形式で請求書を発行する場合、電子帳簿保存法の規則に対応するためいくつかのことに注意する必要があります。ここでは、請求書の発行者として注意すべき点を解説します。

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電子取引の場合は電子データで保存する

請求書をパソコンなどで作成して発行した場合、2022年現在ではその控えを紙に印刷して保存する方法と電子データのまま保存する方法とがあります。ただし、電子データで保存する際は、真実性と可視性の確保の要件を満たさなければいけません。

相手方と電子取引を行って請求書を発行した場合、請求書の控えは原則的に電子データで保存する必要があります。しかし、2023年12月31日までは紙に出力しての保管が認められています。2024年1月から、請求書を含め電子化対応が義務化されるため注意しましょう。

参考：電子取引関係｜国税庁

請求書控えの保存期間は原則7年間

請求書には受領者側の保存義務がありますが、発行者側には保存義務がなく請求書の控え作成の義務もありません。しかし、取引を行った証拠などとして請求書の控えを作成した場合は、保存義務が生じます。

請求書の控えの保存期間は、法人の場合事業年度における確定申告の提出期限の翌日から7年です。ただし、欠損金があると10年になります。

個人事業主は、事業年度における確定申告の提出期限の翌日から5年です。ただし、消費税課税事業者の場合は法人と同じく7年になります。

参考：法人税法施行規則第六十七条｜e-Gov法令検索

参考：所得税法施行規則第六十三条｜e-Gov法令検索

インボイス制度では請求書控えの「作成義務」も生じる

従来、請求書の発行側は控えを作成する義務はありませんでした。しかし、2022年10月1日より導入されるインボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受ける「適格請求書発行事業者」には適格請求書の控えを作成・保存する義務が生じます。

適格請求書の控えの保管期間は、今までの法人の場合と同じく確定申告の提出期限の翌日から7年です。

参考：5 適格請求書等の写しの保存

電子帳簿保存法に対応した請求書の送付方法

電子帳簿保存法の改正で電子データの保存要件が緩和されたことにより、発行側も請求書を電子化して送付しやすくなりました。ここでは、電子帳簿保存法に対応した請求書の送付方法を解説します。

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PDFファイル形式で送付する

請求書を作成する際は、Wordのような文書作成ソフトやExcelのような表計算ソフトで作成するのが一般的です。しかし、WordやExcelなど編集可能な形式で相手に送付してしまうと、改ざんされる恐れがあります。

改ざん防止のために、必ず編集がしにくいPDF形式に変換してから送付するようにしましょう。WordおよびExcelで作成した場合、新しく保存するときに「ファイルの種類」でPDFを選択できます。

電子印鑑に切り替える

現在では、法律上紙か電子データかに関わらず請求書に印鑑を押す必要はなく、印鑑がなくても有効とみなされます。しかし、印鑑があると、偽造されにくい上に刑法上の罰則が厳しくなるため、不正な発行がしにくくなります。

そのため、慣習上請求書には押印をする企業が多く、社内規則などで押印を必須にしているところもあります。しかし、PDFなど電子データには従来の印鑑を押せないため、印影をデータに残せる電子印鑑への切り替えが必要になります。

電子印鑑は、単に従来の印鑑の印影を画像データに変換しただけのものから、印影に押印者などの識別情報を含んでいるものもあります。なりすましや不正利用の防止のためなら、識別情報を含んでいる電子印鑑をおすすめします。

ファイル名を分かりやすくする

請求書の受領者は、7年間保存が義務付けられています。7年間となると請求書の数も膨大なものになるため、ファイル名が分かりにくいとあとで探しにくくなります。請求書を電子データで送る際は、ファイル名を分かりやすくする配慮が必要です。

なお、電子帳簿保存法には検索性の確保が保存要件の1つとなっています。取引日や取引金額・自社名などを含んだファイル名にしておくと、相手側も検索性を確保した保存が可能になります。

送付間違いに注意する

請求書には、取引先の情報や取引内容・金額・口座番号といった機密情報が多く含まれています。そのため、間違ったメールアドレスに請求書を送ってしまうと、トラブルのもとになりかねません。

請求書が正しい相手に届かないと、期日までに入金がなかったり、第三者に機密情報が漏洩したりなどのリスクが増えます。

このようなリスクを避けるためにも、送信する前にメールアドレスに間違いがないか、受取側のメールアドレスが変わっていないかの確認が必須です。また、添付の請求書にパスワードを設定する、またはタイムスタンプを付与して送信するといった対策も有効です。

紙の請求書を希望する会社への対応

個人経営のように全体の取引件数がごく少ない、または電子化に対応する機器や設備がないなど、自社が電子化をしたくても従来通り紙の請求書を希望してくる取引先もあります。

請求書は相手に対して発行するため、発行者の方で勝手に変更するわけにはいきません。法律上どちらかに統一する必要はないため、問題がなければ相手側に合わせた形式で発行することになります。

しかし、紙と電子データの請求書が混在していると混乱をもたらす可能性もあるため、社内規定などで対応方法を明確にしておく必要があります。

電子帳簿保存法が発行側にもたらすメリット

電子帳簿保存法の改正により、請求書の電子データに関する保存要件が緩和されたことで、発行側にもさまざまなメリットが出ています。ここでは、請求書の発行における電子帳簿保存法改正のメリットについて解説します。

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請求書発行のコスト削減

紙の請求書を発送する場合、請求書を作成するための用紙のほか、郵送なら封筒と郵送代がかかってきます。用紙や封筒、郵送代は1通だけなら大した額ではありませんが、何件も重なると大きな出費になります。

請求書を電子データで発行すると、請求書作成のための用紙はもちろん、印刷のインク代や封筒・郵送代のコストが一切かからなくなり、コスト削減に貢献します。

業務の効率化

紙の請求書が相手に届くまでには、多くの手間と時間が必要です。具体的には、請求書を印刷して封筒に入れて切手を貼り、ポストか郵便局まで赴いて発送します。その間にも、封筒や切手を取りにいくなど移動する時間があるかもしれません。

しかし、請求書を電子化すると、作成した請求書をPDFにしてメールに添付して相手に送るまで、パソコンの前からほとんど動かずに済んでしまいます。移動や作業の手間を大きく削減でき、業務効率化が可能です。

紙を保管する必要がなくなる

請求書は、法人の場合原則7年間の保存が義務付けられています。しかし、企業での保管書類は請求書だけでないため、膨大な書類を保管する場所が必要になってきます。また、整理しておくためのバインダーや箱、棚などの備品も必要です。

しかし、電子請求書なら電子帳簿保存法の保存要件に合っていれば紙の原本を廃棄できるため、物理的な保管場所が必要ありません。また、整理のための備品も不要になり、オフィスの省スペースにもなります。

環境問題への配慮による企業イメージの向上

請求書の電子化により、企業全体で紙資源を節約でき、ペーパーレス化を促進できます。環境問題への配慮は、企業の社会的責任を果たし、企業イメージの向上や取引先へのアピールにも貢献します。

セキュリティ対策の強化

紙の請求書は、紛失や誤送付などのリスクがあります。しかし、電子請求書なら、クラウド上で保管ができたり、パスワードを設定して送信できたりします。IDやパスワードなどで閲覧制限を設けることで、紙の請求書よりもセキュリティ対策が強固になります。

請求書発行システムで電子帳簿保存法に対応

電子帳簿保存法では、電子データの保存要件が複雑になっています。したがって、自社でシステム構築を行うと、保存要件に的確な対応を行うのが非常に大変です。

そのため、請求書発行システムを導入する場合は、電子帳簿保存法に対応しているシステムの導入がおすすめです。企業自身が保存要件をしっかり把握していなくても、システムを利用することで保存要件などの法令に準拠するからです。

導入したい請求書発行システムが対応しているかは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が要件を満たしていると認証した、「JIIMA認証」があるかどうかで判断できます。

まとめ

電子帳簿保存法の改正により、電子化した請求書の保存要件が変更されたことで、コスト削減や業務効率化などのメリットが増え、請求書の電子化を導入する企業が増えています。

しかし、紙の請求書と違い印鑑を押せないため、編集しにくいPDF形式での送付や電子印鑑などで改ざんや偽造といった不正利用の対策を取る必要があります。

また、従来発行側には控えの保存義務はありませんでしたが、2023年10月から導入されたインボイス制度では発行側も控えの保存義務が発生します。そのため、発行者側も電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討・導入を進めるのをおすすめします。