バックグラウンドチェックとは？メリットや実施方法、注意点を解説

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴に詐称や問題がないかを確認するための身元調査のことです。コンプライアンスを強化するため、実施する企業が増えています。この記事では、バックグラウンドチェックのメリットや実施方法、実施する際の注意点などを解説します。

目次

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1. バックグラウンドチェックとは
2. バックグラウンドチェックにおける調査項目
3. バックグラウンドチェックの手間を削減するなら高精度のツールがおすすめ
4. バックグラウンドチェックを行うメリット
5. バックグラウンドチェックの実施方法
6. バックグラウンドチェックを行う際の注意点
7. まとめ

バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、採用選考時に行う候補者の身元調査のことです。第三者機関による調査や採用候補者からの提出書類をもとに、採用候補者の身辺や経歴に虚偽・詐称、その他の問題がないか確認します。

近年、バックグラウンドチェックを行う企業が増えてきており、より精度の高い採用活動を行うための手段として注目されています。

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バックグラウンドチェックが注目されている理由

バックグラウンドチェックは海外では頻繁に行われており、近年は日本でも実施する企業が増えています。その背景として、雇用形態の多様化や中途採用の増加が挙げられます。

近年は転職市場が活発化し、さまざまな雇用形態、人材の採用が増えています。しかし、人となりや経歴にバラつきが生じやすいため、企業とのミスマッチが起こるケースは少なくありません。また、企業に損失を与えるような問題のある人材を採用するリスクもあります。

このようなリスクを回避するために、採用選考時におけるバックグラウンドチェックが有効なのです。

リファレンスチェックとの違い

リファレンスチェックとは、採用候補者の過去の職場関係者に協力してもらい、採用候補者の人となりなどを確認することです。バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違いは、収集する情報がネガティブなものか否かという点にあります。

バックグラウンドチェックは、自社に対する損失を避けるために、採用候補者の虚偽や詐称といった問題を見抜くことを目的の一つとしています。

対してリファレンスチェックは、履歴書や面接だけでは見抜けない、採用候補者の人となりや経歴を知るための調査で、自社との相性を図ることが主な目的です。

バックグラウンドチェックにおける調査項目

バックグラウンドチェックで調査する項目は、学歴や職歴、前職での勤務態度など、さまざまです。これらを細かく調査することで、企業に損失を与える可能性がある人材を見極めることができます。

調査方法は、採用候補者本人による書類提出や第三者機関による調査、官報、各種専用ツールツールなど、調査項目毎に異なります。

調査項目	詳細
学歴	学校名・入学や卒業年月日・学位
職歴	過去の職場の社名・入退社歴・雇用形態・職務内容
前職での勤務態度	前職での勤務態度・勤務日数
反社チェック	反社会的勢力とのつながり
破産歴	過去の自己破産
民事訴訟歴	過去の犯罪行為や逮捕歴
インターネット・SNS	インターネットやSNSにおけるトラブル・不適切な発言

バックグラウンドチェックの手間を削減するなら高精度のツールがおすすめ

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バックグラウンドチェックを行うメリット

バックグラウンドチェックを行うことで、自社のコンプライアンスの強化や公平な採用活動の実現といったメリットに期待できます。以下でそれぞれ詳しく解説します。

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自社のコンプライアンスを強化できる

バックグラウンドチェックを行うことで、入社後に問題を起こしそうな人材や、自社のイメージダウンにつながる人材の採用を回避でき、コンプライアンスを強化できます。

例えば、反社会的勢力とつながりのある人材の採用は、重大なコンプライアンス違反になりかねません。最近は、企業のイメージやコンプライアンスが特に重視されるため、問題行動が予測される人材、自社のコンプライアンス基準にそぐわない人材の採用は見送るべきです。

公平な採用が可能になる

バックグラウンドチェックは、採用候補者の経歴詐称や誇張を防止できるため、公平な採用活動の実施につながります。履歴書や面接では分からない採用候補者の嘘などを見抜き、正確な情報にもとづいて選考活動を進められます。

また、採用候補者の正確な経歴や職歴を把握することで、自社とマッチ度の高い人材を効率的に選別でき、採用の強化にもつなげられます。

バックグラウンドチェックの実施方法

バックグラウンドチェックの実施方法は、自社での独自調査、調査会社への依頼、反社チェックツールなどさまざまです。ここでは、候補者のバックグラウンドを具体的にどうやって調べるのかについて解説します。

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自社で独自に行う

バックグラウンドチェックは、自社リソースでも実施可能です。具体的には、候補者本人に、卒業証明書や資格証明書などの書類を提出してもらい、学歴や資格、経歴などに問題がないかを確認します。

自社での独自調査は、低コストで行える点がメリットです。一方で、提出書類の確認が主となるため、調査項目が簡易的であるのが課題です。また、採用候補者の虚偽・詐称が巧みな場合は、だまされてしまう恐れもあるため注意しましょう。

調査会社に依頼する

バックグラウンドチェックに長けた調査会社への依頼は、一般的な実施方法です。調査会社に依頼する場合の流れは調査会社に依頼してバックグラウンドチェックを行う方法も一般的です。調査会社に依頼する場合の流れは次の通りです。

1. 調査会社の選定・依頼
2. 調査項目・調査方法のすりあわせ
3. 調査会社によるバックグラウンドチェックの実施
4. 調査会社によるレポート提出

プロに依頼することで、精度の高い結果に期待できます。また、自社のリソースを節約できるため、人手不足の企業でもバックグランドチェックを行える点もメリットです。ただし、自社での調査などに比べると、コストが高い点に留意しましょう。

また、バックグラウンドチェックでは、採用候補者の個人情報に触れる機会も多いため、信頼できる調査会社を選定することが大切です。

反社チェックツールを活用する

反社チェックツールは、過去の新聞やネットニュース、官報などのデータをもとに、対象者と反社会的勢力とのつながりをチェックするツールです。複数のデータベースを横断して対象者の身辺を確認でき、反社チェックが効率化します。

反社チェックツールは、調査会社に依頼する方法に比べると、手間や費用が比較的少なく済みます。また、採用候補者だけでなく取引先などのチェックにも活用することが可能です。

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バックグラウンドチェックを行う際の注意点

バックグラウンドチェックを行う際には、いくつかの注意点があります。これから解説する注意点を踏まえて、スムーズなバックグラウンドチェックにつなげましょう。

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候補者から同意を得る

バックグラウンドチェックを行う際は、必ず採用候補者から同意を得る必要があります。バックグラウンド調査では、業務とは通常関係ない採用候補者のごくプライベートな情報も多く扱うため、同意を得ずに実施した場合は、プライバシーの侵害にあたります。

また、個人情報保護法や職業安定法などに抵触するリスクも軽視できません。法令違反を避けるためにも、必ず事前に同意を得ましょう。

同意を得るための工夫と得られない場合の対処

求職者は「バックグラウンドチェックで選考に落ちたらどうしよう」「まだ退職意思を伝えていないのに、転職活動が現在の会社にばれるのではないか」といった不安を抱えることも少なくありません。

そのため、事前に調査の目的や内容を丁寧に説明し、候補者の不安や疑問を払しょくして理解を得ることが大切です。

なお、採用候補者に拒否された場合は、バックグラウンドチェックは実施できません。一度拒否されてしまっても再度働きかけを行う必要がありますが、明確な拒否理由を得られない場合は、詐称や虚偽の可能性も考慮して不採用とする処置も検討する必要があります。

個人情報保護法に抵触しないようにする

バックグラウンドチェックは、個人情報保護法に抵触しない範囲で行いましょう。具体的には、次のような項目の調査は、個人情報保護法に違反する恐れが高いです。

1. 人種
2. 思想・信条
3. 社会的身分
4. 労働組合への参加履歴
5. 病歴
6. 身辺の人間関係

これらの調査項目は、個人情報保護法において「要配慮個人情報」とされています。調査をすると必ずしも法令に抵触するわけではありませんが、厳しい調査は避けることが望ましいです。

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov 法令検索

どこまで調査すべきかの基準

バックグラウンドチェックではどこまでの情報を調査すべきか迷う企業も多いかもしれません。一般的には、上記のような要配慮個人情報を対象としないことを前提として、直近数年（5〜10年程度）の情報を調査します。

調査項目や対象とする期間は企業が独自に設定できますが、採用の基準として、自社に迎え入れるうえで知っておくべき情報として、本当に適切なのかどうかを考えるべきだと言えるでしょう。

チェック後の内定取り消しはできない

バックグラウンドチェックの結果を受けた内定の取り消しは、原則としてできません。客観的・合理的理由がない内定取り消しは不当解雇とみなされ、労働契約法に抵触する恐れがあります。

なお、内定前の選考段階であれば、バックグラウンドチェックの結果にもとづいて落選させても、さほど問題はありません。つまりバックグラウンドチェックは、内定を出す前に行う必要があります。

まとめ

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴や身辺に虚偽・詐称などがないかを確認する調査です。問題行動が予測される採用候補者をいち早く見抜くことで、自社の安全を守ることができます。

チェックの方法としては、調査会社への依頼が精度の高さにつながりますが、コストを抑えたい場合は、自社リソースでの調査や反社チェックツールの利用を検討しましょう。

本記事を参考に、適切なバックグラウンドチェックを行い、自社コンプライアンスの強化や公平な採用活動の実施につなげましょう。