おすすめの組織診断ツール3選｜選び方や導入時の注意点を解説

組織診断ツールとは、従業員や組織が抱えている課題をアンケート調査し、改善策を検討するためのツールです。企業に対する満足度やメンタルヘルス状態を把握でき、自社が抱える課題が明確になります。本記事では、おすすめの組織診断ツールや選ぶ際のポイントを解説しています。

目次

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1. 組織診断ツールで組織の課題を改善
2. 組織診断ツールは調査方法・分析結果・操作性で選ぶ
3. 組織診断ツール選びに重要なポイント3つ
4. 組織診断ツールのその他の比較ポイント
5. 組織診断ツールのおすすめ3選
6. 組織診断ツールを導入する際の注意点
7. まとめ

組織診断ツールで組織の課題を改善

組織診断ツールとは、組織診断サーベイとも呼ばれ、組織の現状を把握して課題を抽出するためのツールです。従業員一人ひとりに対してアンケートなどを用いて調査を行うため、普段感じている現場の問題点や自身の抱える課題を組織に伝えることができます。

従業員の離職率の上昇や業績の低下など、組織が抱える問題は様々です。組織診断ツールは現場で働く従業員のリアルな声をキャッチできるため、経営者が気付きにくい問題が明確になります。組織全体の課題を客観的に把握・分析することで、改善につながります。

組織診断ツールで調査できること

組織診断ツールでは、従業員満足度・従業員エンゲージメント・メンタルヘルスの3つについて調査することができます。どれも業務自体に関するものではないですが、離職率やモチベーションなどの調査ができ、間接的に仕事に結びつきます。

ツールごとに得意な調査範囲が異なるため、特に重視する調査範囲を決めた上でツールを選ぶのがおすすめです。

組織診断ツールは調査方法・分析結果・操作性で選ぶ

組織診断ツールは利用するツールによって調査方法・分析結果・操作性が異なります。組織診断の目的や利用したい形式など、様々な角度から比較検討して効果の高いツールを選ぶことが大切です。

組織診断ツールは、以下の点に着目しながら選ぶことがおすすめです。次の章で、組織診断ツール選びで重要なポイントを詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 調査方法が自社に合っているか
2. 分析結果が見やすい・活用しやすいか
3. 従業員が使いやすい操作性か

【その他の比較ポイント】

1. 質問項目の設計方法を確認
2. 業務を効率化できる機能が搭載されているか
3. 無料トライアルがあるか
4. サポート体制を確認

組織診断ツール選びに重要なポイント3つ

組織診断ツールを選ぶ際は、調査方法や使いやすさの確認が必要です。ここから解説する3つのポイントは、必ず抑えておきましょう。

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調査方法が自社に合っているか

組織診断ツールを選ぶ際は、調査方法が自社に合っているかどうかが重要なポイントです。自社に合った調査方法を選ぶことで、得られる効果や従業員の回答率が上がります。また、自社の課題やニーズを洗い出し、調査の目的を明確にすることが大切です。

例えば、「現場の問題点を改善して生産性を上げる」「従業員のメンタルヘルスチェックを行う」など、調査を行う目的に応じて適切な調査方法も異なるため、目的の達成につながりやすい調査方法を選ぶ必要があります。

調査方法は、長いスパンで大規模な調査を行うセンサスと、簡単な調査を行うパルスサーベイの2つがあります。自社の目的に応じて適切な調査方法を選びましょう。以下では、それぞれの調査方法を詳しく解説します。

センサス

センサスは、半年〜1年の間隔で行う、質問数が50〜100問ほどの大規模な調査になります。従業員の組織に対するエンゲージメントや満足度の確認、企業理念への理解など、様々な項目を網羅的に質問するという特徴があります。

一度で多くの情報を得られますが、設問数が多く従業員の負担が大きくなりがちです。そのため、高い頻度では実施できず、1回の調査の重要性が増します。センサスでは、細かい課題設定や調査計画が求められます。

パルスサーベイ

パルスサーベイは1週間〜1ヶ月に1度の短期間で行う調査方法で、質問数は5〜10問の簡易的な調査です。組織の現状をタイムリーに把握できるため、問題への早期対応ができるメリットがあります。短期間でPDCAを回して業務改善していきたい場合に向いています。

実施する時期や調査したい内容によってテーマを変えるという使用方法もできます。質問数は少ないものの、頻度が高いことで調査が形骸化するリスクもあります。調査の意味を見失わないよう、従業員に調査の目的を都度周知して理解を深めましょう。

分析結果が見やすい・活用しやすいか

分析結果の見やすさや活用のしやすさも、組織診断ツールを選ぶ際の大切な判断基準です。わかりやすいデータがあれば、的確に課題を特定しやすくなります。分析結果が分かりにくいと、分かりやすくまとめるといった作業が発生し、手間がかかります。

ひと目見れば組織の課題や問題点が把握できるような、分かりやすい表示方法のツールがおすすめです。導入する前には、サンプル表示できるものや無料トライアルで使い勝手を試すなど確認が必要です。

従業員が使いやすいか

組織診断ツールは、従業員にとっての使いやすさも重要です。アンケートへの回答は従業員にとって負担になります。ログイン方法や回答方法が複雑であれば、回答に苦労する従業員や煩わしさを感じる従業員が出てくることが予想されます。

従業員の回答率や回答内容が悪いと、調査の目的を果たせない結果になることもあります。シンプルなアクセス方法やマルチデバイスに対応したツールを選ぶと、失敗のリスクを減らせます。

組織診断ツールのその他の比較ポイント

組織診断ツールは上記のポイント以外にも、比較検討する際に抑えておきたいことがあります。ここでは、組織診断ツールをさらに効果的に活用するために確認しておくべきポイントを解説します。

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質問項目の設計方法を確認

質問項目の設計方法を確認しておきましょう。調査の内容を活用するためには、自社のニーズに適した質問を作成する必要があります。ただ質問が用意されているだけでは、自社の意図する調査結果は得られません。

組織診断ツールの中には、質問内容のテンプレートが用意されているものや、自社の目的に応じてカスタマイズや追加ができる機能を搭載したものもあります。そのため、自社のニーズに合わせて柔軟に設計できるツールを選びましょう。

業務を効率化できる機能が搭載されているか

組織診断ツールを選ぶ際は、業務を効率化できる機能が搭載されているかどうかも大切です。組織診断はどうしても運用側の負担になるため、作業を簡略化するために組織診断ツールを利用することも考えられます。

組織診断ツールに搭載される機能は、データの活用のしやすさだけでなく作業の抜けや漏れを防止するために役立つものもあります。以下の機能は、組織診断ツールでの業務効率化に役立つものです。自社の予算やニーズに応じ、必要な機能を見極めましょう。

グループ機能

グループ機能は、部署や属性によって質問内容や設計を変更したり、調査のリンクを配信できたりする機能です。グループ別で調査結果を把握できるため、さらに精度の高い課題の特定ができます。

大人数を対象に調査を行った場合、問題の発生箇所や部署別の従業員の満足度がわかりづらいこともあります。グループ機能を活用すれば、生産性が低下している部署や満足度の低い属性の従業員が明確になり、改善策を立てやすくなります。

ストレスチェック機能

ストレスチェック機能は、従業員の抱えるストレス度を把握できる機能です。質問内容から従業員の本音を把握し、休職や退職のリスクを可視化できます。結果に応じて、従業員に必要なアプローチやストレスを改善できる職場環境の構築に活かせます。

個々の従業員と面談してストレス状態を把握する方法は時間がかかる上に、マネジメント側の負担が大きいです。組織診断ツールにより従業員の感じていることをキャッチすることで、メンタルヘルスを意識した職場環境の改善に役立てられます。

通知機能

通知機能が搭載された組織診断ツールは、リマインド効果があり便利です。組織の課題には、早期の取り組みが必要となることもあるためです。例えば、従業員の満足が低い職場は離職率の上昇につながることもあり、改善のための迅速な対応が求められます。

また、日々の業務に追われる中で調査のことを忘れてしまうこともあります。調査の進捗状況を確認するために、何度もツールへアクセスするのも煩わしく感じやすいです。

通知機能があれば、調査結果が出た時に即座に確認して課題を解決するためのステップへ移行することができます。通知機能により何度も確認する手間が省け、作業の効率化につながります。

無料トライアルがあるか

無料トライアルがある組織診断ツールは導入前に使い勝手がわかるため、安心して導入できます。いざ導入しても、操作方法やカスタマイズが複雑であったり、調査結果が分かりづらかったりすることも考えられます。

また、自社のニーズや料金に合った機能性を備えていることや、データの活用をどこまでカバーしてくれるかなどといったポイントも無料トライアルを通して確認できます。

口コミなども参考にはなりますが、自社で利用する場合は事情が異なることもあります。無料トライアルを利用して、運用側も従業員側も問題なく使いこなせるか確認することも大切なポイントです。

無料トライアルを活用する際は、確認したい項目をリストアップしておくと漏れなくチェックできるため、自社に適切な組織診断ツールがわかりやすくなります。

サポート体制を確認

万が一のトラブルを想定し、サポート体制も確認しておくことが大切です。自社では対応できない場合は、専門知識を持つスタッフのサポートが必要になります。組織診断ツールは、電話やチャット対応、問い合わせフォームでの対応など様々です。

調査時にシステムの不具合が起こった場合、従業員が回答できない、調査結果のデータが消えてもう一度調査が必要になったなど、組織診断が適切に実施できなくなることも考えられます。

トラブルが発生すると従業員の負担になることもあるため、迅速な対処が必要です。様々な状況を想定し、稼働時間や問い合わせ方法など、自社に合った体制が築かれているサービスを選びましょう。

組織診断ツールのおすすめ3選

組織診断ツールを導入する際の注意点

組織診断ツールには、注意するべき点があります。導入の際にはしっかりと対策を立てて計画に組み込むことが大切です。ここでは、組織診断ツールを導入する際の注意点を解説します。

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• 導入目的を明確にする
• 費用に見合った効果が見込めるか
• できるだけ従業員に負担をかけないツールを選ぶ

導入目的を明確にする

組織診断ツールを導入する際は、目的を明確にすることが必要不可欠です。目的により調査方法や内容、結果の活用方法は変わります。そのためには組織の抱える課題を洗い出し、目的意識を持った組織診断の実行が求められます。

組織診断はただ調査するだけではなく、より良い組織にしていくための改善が一番の目的です。診断の実施そのものを目的とするのではなく、診断後のアクションが重要であることを念頭におく必要があります。

回答を促すだけでは形骸化しやすいため、調査結果をどのように活用するかまで計画しておくことが必要です。従業員と運用側の双方が組織診断の重要性を理解し、意義を持って調査に協力できるような環境を整えましょう。

費用に見合った効果が見込めるか

費用に見合った効果が得られるかどうかも、確認しておく必要があります。組織診断ツールは料金体系や機能、ユーザー数によって料金が変動します。費用対効果を確認しないまま導入すると、不要な機能が多いのに料金は高くなったなどと後悔することもあります。

自社が必要とする機能や規模と、料金体系が見合ってるかを事前に確認しておくことが必要不可欠です。料金シュミレーションができるサービスがあれば利用してみることもおすすめです。

できるだけ従業員に負担をかけないツールを選ぶ

可能な限り従業委員に負担がかからないツールを選ぶことが大切です。負担が大きければ従業員からの回答率の低下や、不満を感じることにつながります。特に業務時間外の回答を要求する場合は、従業員の勤務外に時間を割くことになります。

業務時間内でも回答できるような簡易的な質問内容や質問数にとどめておくと、従業員への負担が軽くなり回答率も上がることが期待できます。

まとめ

組織診断ツールは、アンケートなどを用いることで従業員の満足度の確認や組織が抱える問題を明らかにできます。現場で働く従業員の率直な意見が調査結果に反映されるため、客観的な組織の分析や課題解決のための対策が可能です。

組織診断ツールの効果を十分に発揮するには、センサスやパルスサーベイなどの調査方法を含め、自社の目的や解決するべき課題に合ったものや運用側・回答者共に扱いやすいものを選ぶことが大切です。

組織診断ツールは製品によって料金体系や搭載される機能も異なるため、自社のニーズに合っていることが求められます。導入の際は組織診断の目的を明確にし、必要な機能やコストが合っているかなども見極めることが必要です。

組織診断ツールを活用して組織の改善に取り組み、従業員の満足度や生産性の向上につなげましょう。