クラウド型のワークフローシステムは安い？相場やメリットを解説

クラウド型のワークフローシステムは安価で導入できるのが特徴で、ランニングコストも抑えられます。しかし、場合によっては割高になってしまうこともあり、注意が必要です。この記事では、クラウド型の安いワークフローシステムのメリット・デメリットや選び方などを解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. クラウド型ワークフローシステムの価格相場
3. 安いワークフローシステムのメリット
4. 安いワークフローシステムのデメリット
5. 安いワークフローシステムがおすすめな企業
6. ワークフローシステムを選ぶときのポイント
7. ワークフローシステムは完全無料で作ることもできる
8. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、組織内の様々な申請・承認・決裁手続きを電子化し、そのプロセスを可視化できるシステムです。申請手続きや稟議などのワークフローを電子化することで、業務のスピードアップが望めます。

ワークフローシステムによって、優先すべきタスクが明確になり、処理漏れや紛失なども防止できます。また、電子化することで社内に居なくても対応できるため、テレワークや出張先でも業務が可能です。さらに、紙ベースの書類が不要になり、コスト削減に繋がります。

クラウド型とオンプレミス型の違い

ワークフローシステムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は、ベンダーが提供するシステムを利用します。インターネット環境があればどこにいても利用できるため、テレワークや出張先からでもアクセス可能です。

クラウド型の場合、データはベンダーのサーバーに保存されます。そのため、万が一災害が発生し自社が被災してもデータを失うリスクを防げます。また、サーバーやシステム構築はベンダーが準備するため、コストを抑えられます。

一方のオンプレミス型は、ライセンスをベンダーから買取り、自社でサーバーやハードウェアを準備してシステム構築を行います。そのため、自社が求める機能を柔軟に取り入れることが可能で、カスタマイズ性に富んでいます。

オンプレミス型はすべて自社で導入・運用を行うため、コストが高額になります。ただし、企業の規模や従業員数によっては、クラウド型よりも割安となる可能性もあります。

タイプ	特徴
クラウド型	・サーバー・システムはベンダーが提供 ・インターネット環境下であればどこでもアクセス可能 ・・コストを抑えられる
オンプレミス型	・サーバー・システム構築や運用をすべて自社で行う ・カスタマイズしやすい ・導入・運用に大きな費用がかかる

クラウド型ワークフローシステムの価格相場

クラウド型のワークフローシステムの価格相場は、初期費用は無料のものが多く、月額使用料の相場が1ユーザーあたり300〜500円/月程度です。そのため、月額使用料が300円程度であれば安価と言えます。

中には月額無料のものもあるため、費用を抑えたい場合はクラウド型がおすすめです。しかし、オプションを追加したり他システムと連携を行ったりするには、追加で料金がかかる場合があります。

安いワークフローシステムのメリット

安いワークフローシステムは、導入の際にシステムの構築やサーバーの準備をする必要がなく、コストを抑えられるため導入ハードルが低いのがメリットです。システム導入のための事前準備や、環境整備を入念に行う必要もなく、気軽に導入できます。

また、安いワークフローシステムは、基本的な機能をベースに提供しています。そのため、自社がどのような機能を求めるのか、実際に使用して確かめてからオプション追加することが可能です。

安いワークフローシステムのデメリット

無料や安価のワークフローシステムは、気軽に導入できる一方で、利用可能人数や使える機能が限定的です。ここからは、安いワークフローシステムのデメリットを2つ解説します。

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機能に制限がある

無料や安価のワークフローシステムは、機能に制限があることが多いです。どんなに安価でも必要な機能が搭載されていなければ、導入によるメリットは得られません。

機能を追加するためにオプションを追加する場合、オプション代金を含めた合計金額と、必要な機能が標準搭載されている相場程度のシステムを比較すると、相場程度のシステムのほうが安いことがあります。

システムを本格導入する際は、必要な機能が揃っているかやオプションも含めた価格で比較しましょう。

大人数での使用はコストが高くなる

相場よりも安価なワークフローシステムは利用可能人数の上限が設定されているケースが多く、一部の従業員しかシステムを利用できないといった環境になる可能性があります。

機能同様にオプションなどで利用可能人数の上限を増やすことはできても、追加料金がかかります。多くの従業員を抱えている大企業の場合、利用可能人数を増やすだけでかなりのコストになってしまうため、オンプレミス型のコストと比較しましょう。

安いワークフローシステムがおすすめな企業

安いワークフローには上記のようなメリット・デメリットがあるため、自社に合うかをよく検討してから導入を進めましょう。ここでは、どのような企業に安いワークフローシステムがおすすめかを解説します。

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ワークフローがシンプルな企業

企業規模がそれほど大きくなく、ワークフローがシンプルな企業は、無料のワークフローシステムでも十分な場合があります。大企業で必要とされるような複雑なプロセスがないなら、まずは安いワークフローシステムから試してみると良いでしょう。

安いワークフローシステムであっても、承認・申請手続きやタスク管理など、基本的な機能は備わっていることが多いです。自社のワークフローを確認し、必要な機能のみを搭載したシステムを選ぶことで、コストを抑えられます。

他システムとの連携が必要ない企業

ワークフローシステムはCRMや会計ソフトなどと連携して使用されることが多く、連携機能を付けると追加コストがかかることもあります。しかし、これらの外部システムを使っていない場合や連携が必要ない場合、安いワークフローシステムで十分でしょう。

特に、社内稟議申請や簡単な休暇申請など用途が限定されている場合や、少人数のチーム内でのみ利用する場合、必ずしも他システムとの連携を必要とするわけありません。ただし、将来的な業務の拡大に備えて、連携の可否を確認しておくことは重要です。

ワークフローシステムを選ぶときのポイント

ワークフローシステムを選ぶ際は、価格以外にも重視すべき選定のポイントがあります。導入後、スムーズな業務移行を叶えるためにも、チェックしておきましょう。

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自社の業務フローに合った機能があるか

ワークフローシステムを選ぶ際、格安なものは機能が限定されているため、自社の業務フローと合っているか確認が必要です。特に自社のワークフローが複雑な場合は、欲しい要素が備わっていない可能性があります。

導入後に機能を追加すると、結果的に料金が高くなることも考えられます。そのため、自社のワークフローを事前に整理し、値段だけでなく必要な機能を確認することが重要です。

既存システムと連携できるか

ワークフローシステムを導入する際は、すでに使用しているシステムと連携が可能かどうか確認が必要です。たとえば、経費精算システムや人事システム、データベースなどと連携が可能になると、大きな業務効率化が望めます。

豊富なAPI連携ができるシステムを選べば、さまざまなシステムと連携が可能になります。既存のシステムをそのまま使用できれば業務移行もしやすく、導入もスムーズに行えます。

使用の難易度

ワークフローシステムを導入する際は、使用の難易度を確認することも重要なポイントです。操作が複雑だったり、専門知識がないと使えなかったりすると、社内に浸透しづらくなります。

操作画面はできる限りシンプルで、専門知識がなくても簡単に操作ができるようなシステムが理想的です。

ワークフローシステムは完全無料で作ることもできる

ワークフローシステムは、Google FormsやExcelなどを利用すれば、完全無料で作ることも可能です。以下で具体的に解説しますので、無料のワークフローシステムを検討している方は、自作にも挑戦してみましょう。

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Google Forms

Google Formsを使用すれば、無料でワークフローシステムの作成が可能です。申請書などをGoogle Formsで作成すれば、送信された申請内容は、スプレッドシートに自動でまとめられます。

申請書をGoogle Formsを使って電子化することで、紙ベースの申請が不要になるため、ペーパーレス化にも繋がります。ひな形を自社の必要な項目に合わせて自由にカスタマイズできるのもメリットです。

Excel

ExcelでもGoogle Forms同様、申請書の電子化ができ、無料でワークフローシステムを作成できます。Excelフォームを利用することにより、既存のExcelファイルを流用できるため、初期準備の手間が省けます。

Excelベースでの申請書作成ができるため、システム構築の知識がなくてもワークフローシステムの作成が可能です。

オープンソース

オープンソースでワークフローシステムを作成することも可能です。オープンソースの場合、無料で提供されているシステムのソースコードを、ダウンロードや変更することにより作成できます。

オープンソースではソースコードを利用するため、プログラミングの知識を持つ人材が必要です。しかし、知識さえあれば柔軟なカスタマイズが可能であり、自社の欲しい要素を組み込めるのがメリットです。

まとめ

ワークフローシステムを導入すると、さまざまな業務の効率化が望めます。クラウド型のワークフローシステムには、月額300円程度で利用できるものもあり、コストを抑えながら業務の効率化が可能です。

しかし、自社の規模や求める要素によっては、結果的に高額になるケースも考えられます。ワークフローシステムは無料で利用する方法もありますが、機能は限定的です。必要な機能の有無やオプション追加による総額も確認して選定しましょう。