製造業のワークフローシステムの選び方｜メリットデメリットを解説

社内稟議の申請・承認業務を効率化できるワークフローシステムは、製造業にもおすすめです。ワークフローシステムによって決裁を迅速化でき、内部統制の強化にも役立ちます。本記事では、ワークフローシステムのメリットや製造業が選ぶ際のポイントなどを解説します。

目次

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1. ワークフローシステムとは
2. ワークフローシステムの基本機能
3. ワークフローシステムを導入するメリット
4. ワークフローシステムを導入するデメリット・注意点
5. 製造業のワークフローシステムの選び方
6. まとめ

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、社内稟議の申請や承認といった一連の流れを効率化するツールです。生産管理ができるワークフローシステムでは、生産プロセスの監視やタスクの割り当てなどが可能です。

具体的には、生産計画の作成や変更の承認・製品の材料発注や在庫管理・製品の品質管理など、生産に関わる様々な業務をシステム上で管理できます。生産プロセスの可視化やデータの一元管理が可能となり、生産効率の向上と品質の確保を実現できます。

また、リアルタイムな情報共有やタスクの進捗管理、自動化された通知やアラートにより、生産計画をスムーズに実行できます。ワークフローシステムの導入により、生産管理の効率化が実現され、組織の生産性と競争力が向上します。

製造業が抱えるワークフローに関する課題

製造業では製造に必要な機器などの導入が優先されるため、業務のシステム化が進んでいないケースが多いです。他の業界と比較するとDX化が遅れており、製造以外の業務が従来のままであるといった企業も存在します。

紙を使用する従来のワークフローでは、書類そのものの管理が発生するだけでなく紛失といったリスクもあります。そのため、製造以外の業務で使用するシステムも導入し、積極的な業務の効率化が求められています。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムには、業務プロセスを効率的に管理するための機能が数多く搭載されています。ここでは、ワークフローシステムの基本機能について解説します。

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フローの設定機能

フローの設定機能は、ワークフローの申請や承認の順番を柔軟に設定します。フローの設定機能を使うと、申請や承認の順番を、様々なパターンで自由に決められます。また、複数の承認者を設定することもできます。

また、フローの途中でのタスクの差し戻しやコメントの追加など、柔軟なフローの操作も可能です。さらに、タスクの進捗や経過時間の監視、期限の管理など、リアルタイムでの状況把握もできます。

フォームの作成機能

申請書のフォーム作成機能は、ワークフローシステムの重要な機能であり、自社独自の申請書フォームを作成できます。ドラッグ＆ドロップなどの簡単な操作のみでフォームを作成できるシステムが多くなっています。

フォーム作成機能にはカスタムフィールドやテンプレートが備わっており、自社の要件に合わせたフォームを柔軟にカスタマイズできます。また、自動計算やデータの正確性・整合性を確認する機能なども備わっています。

申請・承認・差し戻し決裁機能

申請・承認・差し戻し決裁機能も、ワークフローシステムの基本的な機能の1つです。申請者はシステム上で申請書を作成し、必要な情報を入力します。承認者は通知を受け、システム上で申請内容を確認して、承認または差し戻しの判断を行います。

差し戻しがあった場合、申請者は指示に従って修正を行い、再度申請します。システムでは、これらの差し戻し案件の進捗状況もリアルタイムに把握できます。

また、履歴やログの記録により、従業員がどのような操作を行ったかを確認できます。 そのため、業務の迅速化やミスの軽減だけでなく、内部統制の強化も実現できます。

他システム連携機能

ワークフローシステムは、様々な他システムと連携可能です。連携機能により、ワークフローシステムと他のシステム間でデータの受け渡しがスムーズに行われ、重要な情報を自動的に共有できます。

自動的にデータが反映されることで二重入力やミスを防げるため、より正確な管理が可能です。また、リアルタイムなデータの連携によって、複数部署間での共有もスムーズになり、迅速な意思決定にも役立ちます。

運用管理機能

運用管理機能は、管理者がシステムの運用状況を管理・監視するための機能です。具体的には、ユーザーや役割の管理・アクセス権限の設定・ワークフローの設計や編集・統計情報の収集や分析などが可能です。

管理者はユーザーの追加や削除、役割の設定などを行い、内部統制を強化できます。また、統計情報の収集や分析により、ワークフローの進捗や業務効率の改善点を把握し、運用の最適化に役立てることができます。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムの導入には、さまざまなメリットがあります。システムを効果的に活用することで、効率的な業務遂行と組織の成果向上を実現することができます。ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

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申請・承認の手間を減らせる

従来の申請・承認業務は、申請書類を作成・印刷し、承認者に手渡しやメールで送付するといった流れで行われていました。しかし、ワークフローシステムを導入すると、申請者はシステム上で申請書を作成でき、承認者には通知が自動的に届きます。

承認者はシステム上で申請内容を確認し、一括で承認または差し戻しの判断を行うことができます。このように、ワークフローシステムを導入することで、手間のかかる書類の作成や送付作業が不要となり、申請・承認の手続きを効率化できます。

コスト削減に繋がる

ワークフローシステムを導入することで、コスト削減が可能です。従来の紙ベースの申請・承認作業では、紙の印刷や保管にコストがかかっていました。また、複数の承認者から承認を貰うまでにも、時間的なコストがかかります。

しかし、ワークフローシステムでは印刷は必要なく、承認もシステム上で素早く行えます。そのため、管理にかかるコストや業務工数を削減でき、大幅な生産性アップに繋がります。

効率的に決裁まで進められる

従業員はリアルタイムに申請の進捗や承認者のコメントを把握でき、コミュニケーションがスムーズになります。また、申請履歴の参照により、過去にどのような経緯で決裁まで進んだのかがすぐに把握できるため、スピーディーな判断が可能です。

申請者側も、早く承認がもらえるようになり、業務を滞りなく進められるようになります。さらに、スマホやタブレットなどからも操作可能なため、社外からでも申請・承認でき、業務効率や生産性が向上します。

検索性が向上する

ワークフローシステムは申請書類を電子データで保存するため、検索性が向上します。過去の申請書を探す際、紙ベースでは、ファイリングされているものを1枚ずつ確認する、といった手間がありました。

しかし、ワークフローシステムでは、申請者・日時・申請書の情報などの条件で検索をかけて、必要な申請書を素早く探し出せます。書類を探す手間が省ければ、他の業務に充てる時間を確保できます。また、監査への対応もスムーズになるでしょう。

内部統制しやすくなる

ワークフローシステムでは、申請書や承認履歴が電子的に保存されるため、データの改ざんや不正操作を防ぐことができます。また、アクセス権限の設定やログの記録により、情報への不正アクセスや不正な操作を抑制します。

さらに、ルールの適用やコンプライアンスの確保が容易になります。結果、内部統制が強化され、不正行為やミスのリスクの低減、信頼性の高い業務運営に繋がります。

多様な働き方に対応できる

ワークフローシステムは、勤怠管理と連携することで、従業員の勤務時間や休暇の管理が柔軟に行えます。シフトの調整や勤務予定の共有が容易になり、スムーズな勤務スケジュールの作成が可能です。

また、シフト制や3交代制など、製造業に多い勤務形態にも対応できます。多様化や柔軟な働き方を実現し、労働環境の改善や従業員の満足度向上につながります。

ワークフローシステムを導入するデメリット・注意点

ここでは、ワークフローシステムを導入するデメリット・注意点について解説します。以下のデメリットや注意点に考慮して、事前の計画と適切な準備を行いましょう。

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自社の業務と合わないケースがある

自社が求める目的や業務の特性に合わないワークフローシステムを導入すると、かえって業務の効率を下げる可能性があります。また、過度なカスタマイズや複雑な操作性も、業務効率を低下させる要因です。

そのため、ワークフローシステムを導入する際には、自社の業務ニーズや要件を十分に検討し、導入するシステムが自社に適しているかを確認しましょう。また、ユーザーのトレーニングやシステムの運用管理にも、十分なリソースを割く必要があります。

システムの操作に慣れていない人への対応

システム操作に不慣れな従業員がいる場合、使いこなすまでに時間がかかったり、十分に活用できなかったりすることがあります。

そのため、ワークフローシステムを導入する際は、簡単に操作できるツールを選ぶことが重要です。直感的で分かりやすいインターフェースや操作手順があり、従業員が迅速に理解できるようなシステムを選択しましょう。

既存システムとの連携性

既存のシステムと連携ができない場合、業務の手間が増えたり連携のカスタマイズにコストがかかったりといったリスクがあります。ワークフローシステムを選ぶ際には、既存のシステムとの連携性が高いものを選ぶことが重要です。

APIやデータ連携の機能が備わっているシステムを選択することで、既存のシステムとのスムーズなデータ連携や情報共有が可能となります。また、カスタマイズに関しては、導入前に十分な検討と要件定義を行いましょう。

製造業のワークフローシステムの選び方

製造業のワークフローシステムを選ぶ際には、いくつかのポイントに考慮し、導入を検討する必要があります。ここでは、製造業のワークフローシステムの選び方について解説します。最適なワークフローシステムを導入し、製造業の業務プロセスを効率化させましょう。

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自社で必要な機能を確認する

製造業は数多くの業務プロセスを抱えており、生産管理・品質管理・在庫管理など、さまざまな領域での効率化が求められます。ワークフローシステムが提供する機能の幅広さによって、これらの業務プロセスの効率化が可能となります。

そのため、自社における製造プロセスの課題を洗い出し、必要な機能を持つシステムを選ぶことが重要です。自社のニーズに合ったワークフローシステムの導入により、業務プロセスの改善や生産性向上が見込めます。

また、自社の成長や変化に対応するためにも、将来的な拡張性やカスタマイズ性も確認しておきましょう。製造業は市場の変化に柔軟に対応する必要があるため、将来の業務拡張や変更に対応できるシステムが望ましいです。

既存システム・フォーマットと連携できるか

製造業では、生産管理システムや在庫管理システムなどの既存システムが導入されていることが一般的です。そのため、ワークフローシステムがこれらの既存システムと連携できるかを確認する必要があります。

連携がスムーズに行えるワークフローシステムは、既存システムとのデータの受け渡しや統合が容易に行えます。生産計画や在庫管理の情報をワークフローシステムに反映させたり、ワークフローシステムでの承認や決裁結果を既存システムに連携できたりします。

連携が円滑に行えるワークフローシステムを選ぶことで、生産管理や在庫管理などの業務プロセスをより効率的に管理することができます。

操作性が優れているか

ワークフローシステムは申請業務の効率化が主な役割ですが、申請業務は役職や部署を問わず発生する可能性があることから、多くの従業員がワークフローシステムを利用します。そのため、誰にとっても使いやすい操作性のシステムを選びましょう。

製造業ではパソコンを使用しない作業が多く、パソコンの操作が苦手な従業員が多い可能性もあります。中にはスマホやタブレットでも操作できるシステムもあるため、パソコンなどの操作が苦手な従業員も使用することを考慮し、使いやすいシステムを選定しましょう。

まとめ

製造業にワークフローシステムを導入することで、生産管理や業務プロセスを効率化できます。生産計画の申請や承認、在庫管理の承認などをシステム化することで、申請から承認までのスピードアップやデータの一元化が実現します。

また、ワークフローシステムの導入により、製造業の生産プロセスの可視化が可能となり、生産計画の最適化や在庫の正確な管理ができるようになります。また、操作ログの管理も可能であり、内部統制の強化にも役立ちます。

ワークフローシステムは、製造業において競争力を高めるための重要なツールとなります。本記事で紹介した選び方を参考に、自社の生産性を向上できる最適なワークフローシステムを導入しましょう。