【2026年最新】契約書管理システム比較10選！失敗しない選び方や選ぶ際のポイント、おすすめのサービスを紹介

この記事を読めば、あなたの目的に合ったおすすめの契約書管理システムがわかる！契約書管理ツールを機能性、サポートなどの観点から厳選しました。契約書管理システムを導入したくても、種類が多すぎてわからない…そんなあなたにぴったりな契約書管理システムを見つけましょう！

目次

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1. 契約書管理システムとは
2. 契約書管理システムの始め方
3. 【厳選】おすすめの契約書管理システム10選
4. 契約書管理システムおすすめ10選
5. おすすめの電子契約システム比較一覧表
6. 契約書管理システムの機能
7. 契約書管理システム選びに重要な3つのポイント

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、契約書をデータ化して一元管理できるシステムです。紙の契約書は、紛失したり保管場所が分からなくなったりすることがありますが、電子データならコンピューター上で管理でき、オンラインで契約を行えます。

また、契約情報の一元管理や更新期限が近づいた際に通知する機能を活用すれば、契約更新の対応漏れや確認ミスの防止につながります。契約終了後もデータで管理できるため、社内で契約書を共有しやすく、必要な書類を複数人で確認したい場合にも便利です。

さらに、検索機能があれば必要な契約書をすぐに探すことができ、書類探しにかかる時間も減らせます。近年は契約や打ち合わせをオンラインで行う機会も増えているため、電子契約に対応した契約書管理システムなら、契約の締結から保管までまとめて管理しやすくなります。

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従来の契約書管理の問題点や課題

従来の紙やExcelなどによる契約書管理は負担が大きく、入力ミスや紛失などのリスクがありました。ここでは、従来の契約書管理の問題点や課題について解説します。

業務負担やロスの発生

従来の紙やExcel（エクセル）を使った契約書管理では、契約書の整理や管理に多くの時間と労力を必要とします。データ入力には時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーのリスクが伴います。

また、過去の契約書を確認する際にも、保管場所から目的の書類を探し出すのに手間がかかります。契約書が複数の場所に分散していたり、同じ契約に関するファイルが複数存在していたりすると、どれが最新の契約書なのか分からなくなることもあります。

さらに、契約の期限や更新情報を把握するのが難しいという課題も存在します。これらの問題は効率的な契約管理を阻害し、業務の生産性を低下させる原因の一つです。

契約書管理不十分によるリスクの発生

契約書管理の不備により紛失や破損等があれば、企業にとって信頼性の低下や損失をもたらします。また、契約の内容や期限を見落とすことで、業務の遅延や効率の低下が生じ、業務パフォーマンスに悪影響を及ぼすだけでなく、意図しない契約違反が生じる可能性もあります。

契約書管理が不十分なことにより、法的な問題や紛争のリスクも増大し、企業の信用や評判に深刻なダメージを与えかねません。そのため、契約書管理システムで適切な契約書管理の体制を整えることは、企業の安定性と成長にとって重要です。

管理コストの発生

紙ベースで契約書管理を行う場合、用紙代や印刷代、製本にかかる費用が発生します。枚数が増えるほど費用は高くなり、ファイルやキャビネットなど物理的な保管コストも必要になります。書類保管のためにオフィスのスペースを圧迫してしまうこともあるでしょう。

さらに、印刷やファイリング、郵送などの作業には人件費もかかります。過去の契約書を検索する手間や時間も考えると、長期的に見て大きな負担が発生すると言えます。

契約書管理システムの始め方

契約書管理システムの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な契約書管理システムを選ぶことができますよ！

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1. 契約書管理特化タイプ
2. 契約締結～管理まで一元化できるタイプ
3. 紙の契約書にも対応できるタイプ

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【厳選】おすすめの契約書管理システム10選

本記事では、対象や目的別におすすめの電子契約システムをご紹介しています。気になるところからチェックしてみましょう。

契約書管理システムおすすめ10選

契約書管理特化タイプの契約書管理システム3選

電子契約も充実している契約書管理システム5選

紙の契約書にも対応できる契約書管理システム2選

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おすすめの電子契約システム比較一覧表

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契約書管理システムの機能

契約書管理システムには、紙の契約書の電子データ化や検索機能など、さまざまな便利機能が搭載されています。以下で、主な6つの機能について解説するので、ぜひ導入の際の参考にしてみてください。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには、契約書データ管理がメインのタイプや紙の契約書にも対応可能なタイプなど、さまざまなものがあります。業種や自社の経営スタイルにあわせ、使いやすいものを選びましょう。

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契約書管理特化型

契約書データ管理に特化したシステムは、データ入力や検索などの管理を効率化するための機能が充実しているのが特徴です。このタイプのシステムでは、紙媒体の契約書をデータ化することや必要な書類を効率的に検索できます。

さらに、契約期間や更新期限の管理、期限が近づいた際のアラート通知などに対応したシステムもあります。多くのシステムは操作性がシンプルで使いやすいため、ユーザーフレンドリーなツールを求める場合にもチェックする価値があります。

電子契約がメインのタイプ

電子契約を主に扱うシステムでは、契約書の管理だけでなくオンラインでの契約締結もサポートしています。契約締結時から契約書を電子データとして管理できるため、紙の契約書をスキャンして取り込む手間を減らし、その後の管理もスムーズに行えるのが特徴です。

システムによっては、契約書の作成や社内承認、相手方への送信、電子署名による締結、締結後の保管・管理まで、一連の契約業務をオンラインで完結できます。対面で会うことなくさまざまな契約を結ぶことができるため、リモートワークが多い企業にも最適です。

紙の契約書も管理できるタイプ

紙の契約書に対応したシステムは、既存の紙の契約書を効率的にスキャンしてデータ化できます。現在、多くの紙の契約書を手元に持ち、すべてを電子化して管理したい企業に最適です。

一つひとつの契約書をデータ入力して電子化するのは、手間がかかりやすい作業です。しかし、契約書管理システムの中には、AIがスキャンした内容を自動で判別して入力する機能を備えたものもあります。

また、スキャン業務を代行してくれるサービスも提供されているため、これもあわせて検討すると良いでしょう。紙の契約書に対応したシステムは、新しい契約作業を進めるためではなく既に多数の契約を抱えている場合に特に便利です。

契約書管理システム選びに重要な3つのポイント

契約書管理システムの選び方として、重視すべき3つのポイントについて解説します。以下のポイントを抑えることで、自社により適したシステムを選べるでしょう。

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データ化・検索の精度を確認

契約書管理システムを選ぶ際は、データ化・検索の精度が高いものを選びましょう。特に、紙媒体の契約書を契約書管理システムに移して管理する場合、データ化の精度にはこだわる必要があります。

紙の契約書を電子データ化する機能としては、OCR機能が代表的です。OCR機能とは、紙媒体の文書をスキャンして文字情報を読み取り、契約書の内容をテキストデータとして取り込む機能です。

ただし、OCRの読み取り精度はシステムによって異なります。精度が低いとテキストの読み込みがうまく行かず、後に目視や手動での確認・修正が必要です。そのため、契約書管理を効率化するためには、高精度でテキストをデータ化できるシステムを選びましょう。

また、検索機能はほぼすべての契約書管理システムに搭載されていますが、精度はシステムによって異なります。「タイトルでの検索」「文書内の検索」のいずれが可能なのか、導入前に事前に確認しておきましょう。

必要な機能が搭載されているか

文書管理システムは商品によって機能面が大きく異なるため、自社が必要とする機能が搭載されているかは必ず確認すべき項目です。必要となる機能は企業によって異なりますが、一般的に次のような機能を搭載したシステムは、利便性が高く使いやすいでしょう。

契約書以外の文書管理機能

契約書以外の文書管理機能として、稟議書・精算書・注文書・請求書など、社内で発生する書類全体を管理できる機能が搭載されているシステムがおすすめです。

書類全般を1つのシステム上で一元的に管理できるため、組織全体のペーパーレス化に取り組めます。また、デバイスがあれば時間・場所を問わずにデータを確認できることから、ワークフローの迅速化・業務効率の向上・リモートワークの推進にも役立ちます。

法務以外の部署の業務効率を狙う場合は、契約書以外の文書管理機能を備えた契約書管理システムの導入を検討してみましょう。

契約書の更新期限通知機能

契約書管理システムの中でも、特に重宝されているのが契約書の更新期限通知機能です。更新期限通知機能とは、契約書の更新期限が近づくと自動で通知してくれる機能であり、契約更新の漏れ・忘れを防止できます。

更新期限通知機能を使うには、契約書ごとに契約日・契約更新日をあらかじめ設定しておく必要があります。なお、更新期限通知機能はすべての契約書管理システムに搭載されているわけではないため、システムの導入前に搭載の有無を必ず確認するようにしましょう。

電子契約サービスと連携できるか

電子契約サービスと連携できる契約書管理システムを選ぶのもおすすめです。電子契約サービスとは、電子契約における一連のプロセスをオンライン上・クラウド上で行えるサービスです。

電子契約サービスと契約書管理システムを連携させることで、契約書の作成・締結・その後の管理を1つのシステム上で一元的に行えます。そのため、契約書管理システム単体での運用よりも、さらに契約業務を効率化できるでしょう。

なお、すでに電子契約サービスを採用している企業は、既存のシステムと連携できる契約書管理システムを選ぶ必要があります。また、将来的に電子契約サービスの導入を予定している企業は、連携性の高い契約書管理システムを選択しましょう。

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外部システム・サービスと連携できるか

外部システム・サービスとの連携の可否も、契約書管理システム選びの重要なポイントです。たとえば、電子契約サービスをはじめ、SlackやTeamsなどのコミュニケーションツールと連携可能なものは、契約関連業務の迅速化・効率化が期待できます。

外部システム・サービスとの連携の可否は、システムによって大きく異なります。そのため、自社の既存システムまたは導入予定のシステムと、連携可能な契約書管理システムを選定しましょう。

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契約書管理システム導入のメリット

契約書管理システムの導入には様々なメリットがあります。ここでは、契約書管理システムのメリットを5点解説します。

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業務効率化

契約書管理システムを導入するメリットの一つは、契約書の管理にかかる業務を効率化できることです。従来の紙やExcelを使った管理からシステムへ移行することで、契約書の整理や検索、情報の入力・更新などにかかる作業時間を短縮できます。

契約書を電子データとして一元管理すれば、検索機能を利用して必要な契約書や情報をすぐに探せるようになります。紙の契約書を保管場所から探したり、複数のファイルを一つずつ確認したりする手間を減らせるため、担当者の業務負担を軽減できるでしょう。

また、自動化された契約書管理システムは、煩雑だった業務の多くを自動化します。契約書の作成から締結、管理まで一連の業務を効率化することも可能です。

契約書や関連情報をシステム上で一元管理することで、入力漏れや管理ミスなどの人的ミスが大幅に減少します。契約書管理にかかる定型業務を効率化できれば、担当者は契約内容の確認やリスク管理など、より重要な業務に集中できるようになります。

コストカット

契約書を電子化しデータで管理することにより、従来の用紙代やインク代、収入印紙代、郵送費などの膨大な経費を大幅にカットできます。経費の削減が企業や組織にとって大きな利点となります。

しかし、このシステムを利用するには、システムの利用料が発生します。利用料は導入するサービスによって異なり、通常は月額や年額での支払いが必要です。また、一部のサービスでは高額な初期費用が必要な場合もあります。

従来の経費がかからなくなる一方で、システムの利用料がかかることで、実際のコスト削減効果がどれほど実現されるかはサービスの選択と料金プラン次第です。

適切なシステムを選択し、適正な費用対効果を確保することで、効果的な経費削減と業務効率化を両立させることが可能となります。

セキュリティ強化

契約書管理システムの多くは、契約書を安全に管理するため、通信の暗号化やアクセス制御などのセキュリティ機能を備えています。契約書には取引条件や機密情報、個人情報などが含まれる場合もあるため、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

紙の契約書には、盗難や紛失、無断での持ち出しなどのリスクがあります。契約書管理システムを利用すれば、従業員の役職や担当業務などに応じて閲覧・編集権限を設定できるため、必要な人だけが契約書へアクセスできる環境を構築できます。

ただし、契約書管理システムを導入するだけで、すべてのセキュリティリスクを防げるわけではありません。システムのセキュリティ強化だけでなく、適切なアクセス権限の設定や従業員へのセキュリティ教育なども行い、組織全体で対策することが重要です。

契約更新漏れの防止

契約書管理システムを導入することで、契約期間や更新期限を適切に管理し、契約更新の漏れを防止できます。契約書を個別に管理している場合、担当者が更新期限を把握できず、必要な契約が失効したり、不要な契約が自動更新されたりする可能性があります。

契約書管理システムの中には、契約期限が近づくと担当者や上長へ自動で通知するアラート機能を備えたシステムがあります。契約終了の数か月前など、あらかじめ設定したタイミングで通知を受け取れるため、更新や解約の判断を余裕を持って行えます。

また、契約期限を一元管理することで、特定の担当者の記憶や管理表に依存する必要がなくなり、契約管理の属人化防止にもつながります。必要な契約の更新漏れだけでなく、不要な契約の自動更新も防ぎやすくなるため、無駄なコストの削減にも役立つでしょう。

保管スペースの削減

契約書管理システムを導入して契約書の電子化を進めることで、紙の契約書を保管するためのスペースを削減できます。契約件数が増えるほど紙の契約書も蓄積され、キャビネットや書庫などの保管スペースを圧迫しやすくなります。

契約書を電子データで管理すれば、紙で保管する書類を減らせるため、オフィススペースを有効活用できます。また、契約書を保管するためにキャビネットを増設したり、外部倉庫を利用したりする必要性も抑えられ、保管にかかるコストの削減にもつながるでしょう。

さらに、契約書をシステム上で一元管理することで、必要な書類を保管場所から探し出す手間も軽減できます。契約書の保管スペースを削減しながら、書類の検索や管理も効率化につながります。

契約書管理システムの導入の仕方と注意点

契約書管理システムを円滑に運用するには、導入前の準備が大切になります。導入前に抑えるべき5つのポイントをご紹介していきます。

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自社の課題・導入目的を明確にする

まずは契約書管理システムの導入目的を明確にしましょう。達成したい目的や目標を明らかにすることで、自社にとって必要なシステムであるか、求める機能が搭載されているかを見極められます。

たとえば、契約の更新忘れを防ぎたい場合は、更新期限通知機能がないシステムは適していません。また、契約業務だけでなく他業務の効率化も同時に行いたい場合は、電子契約サービスや外部システムとの連携性が高いシステムがおすすめです。

適切なシステム選定のためには、自社が抱えている課題を洗い出すことで、達成したい目的や目標を定め、効果的な運用につなげることが求められます。

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費用対効果を確認しておく

契約書管理システムの導入・運用を成功させるには、費用対効果を確認しておくことも大切です。導入・運用にかかったコスト以上にメリットを得られるシステムを選びましょう。

多機能であるほどコストが高くなる傾向にありますが、自社に不要な機能に対してはコストを支払う意味がありません。そのため、コスト・機能面のバランスを考えながら、自社の予算や達成すべき目標に合ったシステムを選びましょう。

部署間のルールを設定する

契約書の管理においては、契約書の管理台帳の作成、締結から管理に至るまでを一括管理することになります。そのため、管理部門と現場部門ごとに別のルールを設定せず、統一化されたルールの下で正しく運用を行う必要があります。

契約書管理システムでは契約の進行状況を可視化します。誰が・どのような内容で・どのような状態で進んでいるかを把握するために、部署間を問わずにわかりやすくしておくことが重要です。

コンプライアンスの強化

契約書管理システムの運用において、システムのセキュリティ対策だけでなく、社内でのコンプライアンス遵守に関する意識も非常に重要です。特に、契約書は証憑書類とも呼ばれるものであり、自社と取引先両者の企業情報が記載されています。

そのため、書類の紛失による情報漏洩や不正利用といったことは必ず避けなければなりません。紙ベースの管理が省略化されることを踏まえながら、どのような管理体制でシステムを運用していくのか、コンプライアンスの強化も意識するようにしましょう。

テスト運用で導入を検討

契約書管理システムはいきなり導入するのではなく、まずテスト運用してから使用感を確かめましょう。テスト運用で実際の操作性・機能の充実度・利便性を確認し、自社に合っていると判断できる場合は導入に踏み切るといった流れが大切です。

テスト運用をすることで、現場でも新しいシステム導入への心構えができるため、無用な混乱が起こりにくくなります。

反対に、テスト運用なしでシステムを導入すると、予想外に使い勝手が悪かったり、トラブルが起きて業務が滞ってしまったりする恐れがあります。スムーズにシステム運用を開始するためにも、できる限りテスト運用を実施することをおすすめします。

【もっと詳しく】その他の比較ポイント

契約書管理システムを選ぶ際は、重要な3つのポイントに加え、次のようなポイントも考慮するのがおすすめです。以下では、その他の比較ポイントについて解説します。

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使いやすい操作性か

契約書管理システムは、現場の従業員が操作しやすいものを選びましょう。使い勝手が悪いシステムは敬遠されやすく、導入してから誰も利用しないことにより、形骸化してしまう恐れがあります。これでは、システムの導入コストを無駄にすることになります。

そのため、画面がシンプルなもの・直感的に操作できるものを選択し、年齢・コンピュータの知識などに左右されない環境を作りましょう。なお、操作性・使用感は実際に使ってみなければわからないことも多いため、無料トライアルを活用するのがおすすめです。

クラウド型かオンプレミス型か

契約書管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型、2種類の提携形態があります。

1. クラウド型：インターネット上のサーバーでサービスを利用する
2. オンプレミス型：自社サーバにソフトウェアをインストールしてサービスを利用する

クラウド型はオンライン上でサービスを利用するのが特徴です。システム構築・セキュリティ対策・バージョンアップはベンダーに一任できるため、比較的容易に運用できます。また、インフラ整備などが必要ないため、初期費用を抑えたい企業にもおすすめです。

クラウド型は、システムにアクセスできる者であれば誰でもデータを利用できるため、リモートワークやハイブリッドワークにも適しています。デメリットとしては、ベンダーが提供するシステムを利用することから、自社に合わせたカスタマイズができない点です。

カスタマイズ可能なシステムを希望する場合は、自社サーバーを構築して利用するオンプレミス型がおすすめです。外部ネットワークに接続せずに運用できるため、セキュリティ精度が高い点もオンプレミス型の魅力です。機密性の高い契約書の管理として好まれます。

しかし、ネットワークに接続しない性質上、社外での利用やリモートワークなどには応用できません。インフラ整備やシステム構築もすべて自社で行う必要があるため、クラウド型に比べると導入コストは非常に大きくなります。

セキュリティ対策は万全か

契約書管理システムは、機密性の高い書類を管理するシステムであるため、セキュリティ対策にこだわることが重要です。たとえば、登録データへのアクセスを追跡できる機能があれば、契約書の改ざんや破損を発見した場合も、最終アクセス者をすぐに特定できます。

その他、項目・契約書ごとに閲覧権限・編集権限を設定できるシステムもおすすめです。さまざまなシステムの中から、自社が理想とするセキュリティを実現できるシステムを選びましょう。

サポート体制が充実しているか

契約書管理システムに限らず、新しいシステムの導入時にはトラブルがつきものです。そのため、トラブルにスムーズに対応するためにも、ベンダーのサポート体制が充実したシステムを選びましょう。

たとえば、導入支援や導入後の利用方法のサポート（カスタマーサポート）があるシステムがおすすめです。クラウド型の場合は、システム障害時の対応やサポート範囲についても確認しておきましょう。

また、サポート方法についても確認し、電話・チャット以外のサポートがあるのか、訪問でのサポートには対応しているのかなどを把握することが重要です。その他にも、休日や夜間に即時対応してくれるかどうかも重要なポイントとなります。

無料トライアルがあるか

契約書管理システムは、本格的な導入のために無料トライアルを行うことが望ましいです。実際に運用してみることで、操作性の悪さ・自社のデバイスや既存システムと相性が悪いといった点に気付けるでしょう。

無料トライアルがあるシステムは、コストをかけずにテスト運用できます。実際の使用感を確かめるためにも、まずはテスト運用を行いましょう。テスト運用では現場の従業員の意見や評価を重視し、現場にとって使いやすいシステムかどうかを見極めることが大切です。

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まとめ

契約書管理システムは、契約書を電子データとして一元管理し、検索や期限管理などの業務を効率化できるシステムです。導入により、契約書台帳の作成・検索・更新期限のリマインドが自動化でき、コストや保管スペースの削減にもつながります。

契約書管理システムを選ぶ際は、データの精度や検索の精度・機能の充実度・外部システムやサービスとの連携性を重視しましょう。また、導入前には費用対効果を確認し、無料トライアルやデモなどを活用して実際の運用に適しているかを検討しましょう。

契約書管理システムを導入することで、従来は手動で行っていた契約書の管理を自動化できます。法務業務の効率化・ワークフローの効率化を狙う企業は、契約書管理システムの導入を検討してみましょう。

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