リファラル採用ツールとは？メリット・デメリット、機能も解説

リファラル採用ツールとは、社員に知人を紹介してもらう「リファラル採用」をサポートする機能を持ったツールのことです。リファラル採用の活性化や継続だけでなく、人事担当者の手間軽減にも繋がります。この記事では、リファラル採用ツールのメリットや選び方などを解説します。

目次

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1. リファラル採用ツールとは
2. リファラル採用ツールの主な機能
3. リファラル採用ツールのメリット
4. リファラル採用ツールのデメリット
5. リファラル採用ツールの選び方
6. リファラル採用を成功させるためのポイント
7. まとめ

リファラル採用ツールとは

リファラルとは、「推薦・紹介する」という意味であり、自社の社員が友人や知人を推薦し、企業が採用活動を進める手法のことをリファラル採用といいます。

リファラル採用ツールは、リファラル採用を効率的に進めるための機能が搭載されたシステムです。社員からの紹介受付、候補者情報の管理、選考状況の共有、インセンティブ管理などを一元管理できる機能が備わっています。

リファラル採用は広告掲載や求人サイトを経由せず、自社の社員をリクルーターとして進める採用手法です。そのため、コストを抑えた採用活動が行え、自社にマッチした社員を採用しやすくなります。

ただし、外部媒体を使わず全て自社対応となる採用手法のため、候補者の紹介から選考の進捗管理といった一連の採用プロセスも自社内での対応が必要です。近年はこのような背景も理由に、リファラル採用ツールの需要が高まっています。

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リファラル採用による効果

リファラル採用を導入することで、人材のミスマッチ防止や採用コスト削減など、さまざまな効果が期待できます。例えば、リファラル採用は自社の社員を経由して候補者を集める手法のため、企業風土や組織文化にマッチした人材を採用できる可能性が高くなります。

また、広告掲載や人材紹介経由の場合、自社の魅力や良い部分を訴求して採用を進めるケースが多いです。しかし、リファラル採用の場合は、実際に働いている社員を通して企業のリアルな雰囲気を伝えられるため、候補者側も納得感を持って応募しやすいでしょう。

さらに、一般的に広告掲載や人材紹介等の採用手法の場合、広告掲載料や人材紹介への成功報酬フィーが発生します。リファラル採用では社内の人脈を活用するため、外部へのフィーが不要となり、低コストで採用することが可能です。

アルムナイ採用との違い

一般の採用活動とは異なる採用活動として、リファラル採用の他にアルムナイ採用があります。アルムナイは「卒業生」を意味することから、一度自社から離職した人材を再度採用することをアルムナイ採用と呼び、「出戻り社員」がこれに該当します。

離職後に他社に転職していれば、別企業での経験によって成長している上に自社についてすでに理解しているため、即戦力として活躍が見込めます。リファラル採用は自社の社員経由で候補者を集めるため、自社での就業経験があるアルムナイ採用とは大きく異なります。

リファラル採用ツールの主な機能

リファラル採用ツールに搭載されている機能を使うことで、手間を省き効率的に採用できます。共有機能や紹介機能など、主な機能は以下で紹介します。

機能名	内容
求人情報共有機能	・リファラル採用の求人票を社員に共有・通知 ・SNSを活用することで求人情報を簡単に共有できる
求人情報紹介機能	・社員が候補者を紹介するための機能 ・求人情報をSNSやLINE連携などで紹介
自動通知機能	・選考状況に進展があった際に通知が 自動で送られる機能 ・通知の活用により選考の進捗に合わせて スピーディーな対応が可能
動機づけ機能	・活動をポイント化してランキングとして表示
活動状況把握機能	・採用進捗・応募実績・通過率などを可視化 ・紹介した社員本人や人事が進捗を リアルタイムで確認できる
選考状況管理機能	・候補者の採用状況の管理
応募者管理機能	・活動状況に応じた管理・分析
内定者フォロー機能	・SNSでの情報共有 ・連絡などで内定受諾率を向上
インセンティブ管理機能	・紹介した社員に対してのインセンティブを 管理する機能 ・候補者の採用が決定した際に、 紹介者にインセンティブを支払う

このように、リファラル採用ツールには、さまざまな機能が搭載されています。リファラル採用ツールの活用で、社員間との共有だけでなく、応募者との共有や連絡などのやり取りが容易になり、結果として業務全体の効率化に繋がります。

リファラル採用ツールのメリット

リファラル採用ツールを導入することで、リファラル採用を活性化できるだけでなく、人事人事担当者の負担軽減にも繋がります。ここでは、リファラル採用ツールのメリットを解説していきます。

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リファラル採用を活性化できる

リファラル採用ツールを導入することで、社員のリファラル採用活動を活性化できます。リファラル採用を進める際には、自社の求人情報の把握・候補者への声がけ・人事や上司への取り次ぎなどが必要になりますが、ツールによってこれらの手間を削減できるためです。

また、リファラル採用ツールには、社員・人事・候補者間のコミュニケーションや情報共有をスムーズに行うための機能が搭載されています。一連の活動にかかる工数を極力減らせることから、社員がリファラル採用活動をするハードルが下がります。

継続的なリファラル採用に繋がる

リファラル採用ツールを導入することで、社員が簡単な操作で知人を推薦できるようになります。ツールには、紹介フォームの入力など社員が手間なく候補者を紹介できる機能が搭載され、求人情報の共有はシステム上で完結するため、時間や手間が最小限に抑えられます。

また、リファラル採用ツールでは、社員が紹介した候補者が採用に至った場合のインセンティブ管理も可能です。インセンティブがあることで、より社員のモチベーションは高まり、リファラル採用活動が継続されやすくなるでしょう。

人事担当者の手間を軽減できる

リファラル採用ツールを導入することで、人事担当が採用に関する情報を効率的に管理し、対応工数を削減できます。紹介された候補者の情報や選考の進捗は、リファラル採用ツールで一元管理できるため、情報の集約や管理が容易になります。

また、リファラル採用では、社員・人事・候補者など複数の人が関わります。そのため、メールや口頭連絡などアナログな方法で管理していると、取り次ぎや情報の伝達漏れが生じ、対応の遅延や候補者からの信頼性低下のリスクがあります。

リファラル採用ツールを活用すれば、紹介情報の登録から選考ステータスの更新、関係者間のメッセージ管理までを一元化できます。また、候補者とコミュニケーションが取れる機能があると、関係者が候補者と直接連絡でき、コミュニケーションが円滑になります。

リファラル採用の状況が把握しやすくなる

リファラル採用ツールでは、紹介状況・応募状況・活動量・進捗・結果といったデータをリアルタイムで可視化し、把握することができます。

そのため、リファラル採用における現状の課題を把握したり、リファラル採用をより成功させるための施策を考えたりすることが可能になるでしょう。結果、採用活動の精度も向上します。

リファラル採用ツールのデメリット

リファラル採用ツールを導入するメリットを紹介しましたが、ツールを導入したからといって必ずリファラル採用が成功するとは限りません。リファラル採用ツールでは、短期間での成果が見込めない点や、人材に偏りが出るといった注意点もあります。

リファラル採用ツールを導入する際は、これらのポイントをしっかりと理解してから導入することが重要です。ここからは、リファラル採用ツールのデメリットについて解説します。

成果につながるまでには時間がかかる

リファラル採用は、採用業務を専門としない社員も巻き込みながら進める手法のため、ツールを導入したからといって、すぐに成果が出るとは限りません。リファラル採用が社内に浸透し、成果に繋がるまでには時間がかかる点に留意しましょう。

特に制度の目的やメリットが十分に共有されていない場合、社員の協力を得にくくなるでしょう。そのため、紹介のお願いだけではなく、なぜリファラル採用に取り組むのか、どのような人材を求めているのかを丁寧に伝えることが重要です。

また、紹介フローの整備やインセンティブ制度の設計、進捗状況の共有などの体制も整えながら、社内の理解と協力を得ていく必要があります。このように、リファラル採用は短期的な成果を求めず、中長期的な施策として取り組む必要があります。

多様な人材を採用できない可能性がある

リファラル採用は、自社の社員が人材を紹介してくれる点が強みですが、一方で多様な人材を採用できない可能性がある点に注意が必要です。これは社員の人脈に依存するためであり、価値観やキャリア、スキルが似通った人材が集まりやすくなります。

人材に偏りが生じると、組織内の思考や発想が単一になり、多様な視点や新しいアイデアが生まれにくくなるリスクがあります。そのため、リファラル採用ツールを導入する際は求人媒体など他の採用手法と併用し、採用チャネルを分散させるといった対策が必要です。

リファラル採用ツールの選び方

リファラル採用ツールは自社の採用成功をサポートする便利なツールですが、自社の採用フローや制度等によって必要な機能は異なるため、導入目的に則ったリファラル採用ツールを選定することが重要です。

ここからはリファラル採用ツールを選定するポイントを紹介していきます。

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3つのタイプから選ぶ

まず、リファラル採用ツールには3つのタイプがあることを認識しておきましょう。タイプ毎に強みが異なるため、導入目的にマッチしたサービスを選ぶ必要があります。

リファラル採用ツールのタイプ毎にどのような特徴があるのか、どのような場合におすすめかを解説していきます。

リファラル採用特化型

リファラル採用特化型は、その名の通りリファラル採用に必要な機能に特化したタイプです。リファラル採用特化型のツールは、社員が紹介しやすい仕組みが充実している点が特徴です。

例えば、スマートフォンからワンクリックで簡単に紹介できる機能や、簡単な入力で推薦が完了する紹介フォームなどが備わっており、社員の参加率向上を図れます。また、社員に対してのインセンティブ付与機能もあり、公平かつ透明性を確保した運用が可能です。

そのため、リファラル活動の参加を促したい場合や、リファラル採用を社内に取り入れたいという企業におすすめです。また、既に採用管理システムを導入している場合でも、リファラル応募者の管理を特化型ツールで行い、既存システムと併用することも可能です。

採用管理システム搭載型

採用管理システム搭載型のリファラル採用ツールもあります。リファラル採用を導入しながら、他の採用手法による応募者も一元管理できる点が特徴です。

リファラル採用以外でも、自社ホームページ経由や求人サイト、人材紹介といった様々なチャネルで採用を進める場合、リファラル採用にも対応している採用管理システムを導入するのがおすすめです。

採用管理システムが搭載されていることにより、採用チャネルにかかわらず、応募者情報を一元管理することができ、候補者情報の管理工数の削減が見込めます。

リファラル採用プラットフォーム

リファラル採用ツールには、リファラル採用プラットフォームといった、社員の繋がりを強化したSNS型のツールもあります。候補者はSNSのように自分のプロフィールを更新でき、企業側の社員や人事は候補者に対してダイレクトメッセージを送ることができます。

多くの候補者にアプローチすることができるため、能動的に採用活動を行っていきたい場合におすすめです。

必要な機能の有無で選ぶ

リファラル採用ツールには、採用活動を支援するための便利な機能が数多く搭載されています。リファラル採用ツールを選定する際には、自社に必要な機能が搭載されているか、自社の要件を満たしているかが重要です。

機能	詳細
候補者紹介機能	・社員が候補者を紹介するための機能 ・候補者の連絡先等の必要項目を入力するだけで簡単に紹介できる
進捗管理機能	・紹介された候補者の選考状況を一元管理する機能 ・紹介した社員本人や人事が進捗をリアルタイムで確認できる
自動通知機能	・選考状況に進展があった際に通知が自動で送られる機能 ・通知の活用により選考の進捗に合わせてスピーディーな対応が可能
インセンティブ管理機能	・紹介した社員に対してのインセンティブを管理する機能 ・候補者の採用が決定した際に、紹介者にインセンティブを支払う
社員への求人情報共有機能	リファラル採用活動を行う社員に対して、募集中の求人情報を共有する機能
社員による求人情報共有機能	・社員が求人情報を候補者に簡単に紹介するための機能 ・SNSを活用することで求人情報を簡単に共有できる

制度設計支援の有無で選ぶ

リファラル採用ツールを導入する際は、制度設計支援の有無を確認することも重要です。リファラル採用を進めるにあたって、企業ごとに制度を設計して運用することが、採用活動を成功させるためのポイントです。

具体的な支援内容としては、紹介フローやインセンティブ制度の設計、対象ポジションの設定、社内周知方法の提案などが挙げられます。また、専属のコンサルタントが伴走し、制度設計や運用をサポートしてくれるケースもあります。

さらに、運用マニュアルの提供やノウハウ共有、活用状況の分析レポートなどを通じて、制度の定着をサポートするサービスもあります。これらの支援があることで、社内の理解促進や社員の積極的な紹介につながるでしょう。

特に初めてリファラル採用を導入する企業やリファラル採用を開始して間もない企業は、支援が手厚いサービスを選ぶのがおすすめです。リファラル採用ツールの提供を通しての支援実績があれば、自社の状況にあった提案やノウハウの提供に期待ができます。

社員のメンタルサポート

リファラル採用ツールのサポート体制として、社員のメンタル面に関するサポートの有無は要確認ポイントです。

リファラル採用でも一般的な採用活動同様に選考が行われるため、紹介された候補者が不採用になるケースもあります。この場合、候補者と紹介した自社の社員の関係性に影響を与えてしまいます。

そのため、ツールそのもののサポートだけでなく、社員のメンタルに関するサポート体制も整っているリファラル採用ツールがおすすめです。

費用対効果で選ぶ

リファラル採用ツールはあれば便利ですが、ツールを導入しなくてもリファラル採用することはできるため、コストに対しての費用対効果を考えることも重要です。

リファラル採用は社員経由で母集団を形成していくため、採用コストを削減できるメリットがありますが、リファラル採用ツールの導入費用が高ければ費用対効果も薄くなります。

また、そもそも採用ができなければ投資するメリットが薄いため、リファラルにおける採用可能性や、他社での取り組み事例等も参考にして、費用対効果の高いツールを選定しましょう。

操作性で選ぶ

リファラル採用ツールを選ぶ際は、操作性も確認しておきましょう。多機能であっても画面が複雑で使いづらい場合は、十分に活用されない可能性があります。特にリファラル採用は、社員の協力が前提となる施策です。

紹介フォームの入力が煩雑だったり、管理画面が分かりにくかったりすると、社員の利用意欲が低下する恐れがあります。そのため、UIは見やすいか、直感的に操作できるかなどを事前に確認しましょう。

シンプルで使いやすいものであれば、社員もスムーズに利用でき、紹介件数の向上や採用活動の効率化につながります。無料トライアルを提供しているリファラル採用ツールも多いため、実際の操作性や使い勝手を比較検討して選ぶのがおすすめです。

導入実績で選ぶ

リファラル採用ツールを選ぶにあたって、導入実績や成功事例を確認しておきましょう。公式サイトや導入事例ページなどを参考にし、どのような企業で活用されているのかを把握することが重要です。

特にリファラル採用を成功させるには、自社と同じ業界や職種での採用成功事例があるかを確認することがおすすめです。自社のリファラル採用と近しいような事例があれば、ノウハウの提供や質の高いサポートに期待ができます。

リファラル採用を成功させるためのポイント

リファラル採用ツールを導入したからといってリファラル採用が成功するとは限りません。リファラル採用を成功させるには、いくつかのポイントがあります。

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採用条件を明確にしておく

リファラル採用を成功させるためには、採用要件を明確にしておくことが重要です。募集中の求人を提示するだけでは社員も紹介しにくいため、採用したい人材の要件やペルソナを明確にしておきましょう。

採用要件が明確でないと、選考後にミスマッチが起きやすくなります。採用決定に繋がらなければ、社員にインセンティブを提供することもできず、リファラル採用活動に対してのモチベーション低下にもつながりかねません。

そのため、募集ポジションごとに採用要件を整理し、社内に分かりやすく周知することが重要です。採用条件の明確化によって、紹介の質を高めるとともに、選考の効率化や制度効果的な運用も見込めます。

制度は丁寧に設計する

リファラル採用の制度を丁寧に設計しておくことも、リファラル採用を成功させるためには重要です。

紹介してくれた社員に対してのインセンティブや求職者への優遇措置等、細かい部分まで制度を設計しておきましょう。制度が曖昧だと、社員が積極的に採用活動を行うことが難しく、リファラル採用での成果が出にくくなってしまいます。

社員が不安なく積極的にリファラル採用活動を行えるよう、細かい制度設計をしておきましょう。

インセンティブ設計のポイント

インセンティブはリファラル採用を導入するにあたって重要な要素ですが、設計する際は慎重な検討が必要です。具体的には、以下のようなポイントを明確にしましょう。

1. インセンティブの形態
2. 支給のタイミング
3. インセンティブの金額

インセンティブの形態の例としては、現金・商品券・特別休暇などが挙げられます。企業文化や自社社員の価値観に合わせて考えると良いでしょう。また、採用が決定したらすぐに渡すのか、一定期間が経過した後なのかなど、支給するタイミングも決めておくべきです。

また、インセンティブの金額設定も慎重に行いましょう。高すぎると報酬目的で紹介しようとする社員が増える可能性があり、逆に少なすぎるとモチベーションが下がってリファラル採用が積極的に行われなくなってしまいます。

従業員に周知する

リファラル採用を成功させるためには、リファラル採用に関する制度やインセンティブを社内に周知しておくことも重要です。リファラル採用は取り入れているものの社員が制度について理解していない場合、紹介しようという意識も生まれにくいでしょう。

そのため、特に紹介の流れや対象ポジション、インセンティブの内容などを具体的に伝えておくことが重要です。どのような人材を募集しているのか、紹介した場合にどのような報酬があるのかが明確であれば、社員も行動に移しやすくなります。

また、インセンティブや制度を設計しても、すぐに社員が積極的に採用活動に動くとは限らないことに留意しましょう。継続的な社内周知や情報発信を行い、社内の認知度向上に務めることが重要です。

まとめ

リファラル採用ツールを導入することで、効率的な採用管理や社員のリファラル採用活動を推進できます。ツールの導入効果を高めるためには、自社の状況にマッチしたツールを選定することが重要です。

リファラル採用ツールには、リファラル採用特化型・採用管理システム搭載型・リファラル採用プラットフォームといった3つのタイプがあり、それぞれ特徴が異なります。

本記事で解説したリファラル採用ツールの特徴や選定のポイントを参考にし、自社に最適なツールを導入して、リファラル採用を成功させましょう。