年末調整ソフトとは｜機能やメリット・デメリット、比較ポイントも解説

年末調整ソフトは、年末調整に関わる業務を効率化してくれるソフトであり、国税庁からは無料の「年調ソフト」が提供されています。本記事では、年末調整ソフトの特徴と導入するメリット・デメリット、製品を選定・比較する際のポイントについて解説します。

目次

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1. 年末調整ソフトとは
2. 国税庁の無料の年末調整ソフト「年調ソフト」とは
3. 民間の年末調整ソフトと「年調ソフト」の違い
4. 年末調整ソフトを導入するメリット
5. 年末調整ソフトを導入するデメリット
6. 年末調整ソフトの選び方・比較ポイント
7. まとめ

年末調整ソフトとは

年末調整ソフトとは、年末調整に関わる業務をWeb入力によって効率化してくれるソフトです。国税庁からは、無料の「年調ソフト」が提供されています。民間の年末調整ソフトもさまざまなベンダーから提供されており、企業側と従業員側双方に多くのメリットがあります。

年末調整に関わる業務は、労務管理担当者や人事担当者が行うことが多く、年末が近づくと年末調整業務が大きな負担になります。しかし、年末調整ソフトを導入することにより、業務を大幅に軽減することが可能です。

例えば、年末調整に必要な控除計算書・帳票作成を自動化し、源泉徴収票・給与支払報告書・保険控除申告書などの各種帳票は、テンプレートの利用で作成を簡素化できます。

年末調整ソフトの普及が進む背景

年末調整ソフトは多くの企業で普及が進んでいますが、その背景には働き方の多様化があります。テレワークが浸透したことで、紙による申告書の配布・回収が困難になり、電子的なやりとりができるシステムが求められるようになりました。

また、税制改正が頻繁に行われることも、年末調整ソフトが必要とされる理由の1つです。多くのシステムは法改正に合わせてアップデートされるため、毎年最新の法令をチェックすることなく、正確な年末調整業務を行うことができます。

国税庁の無料の年末調整ソフト「年調ソフト」とは

国税庁では、Excel（エクセル）で利用可能な「年末調整計算シート」を発行していますが、手続きの電子化に向けて「年調ソフト」も提供しています。国税庁の年調ソフトは、年末調整申告書類を電子的に作成できる、従業員向けのアプリです。

アプリは無料で利用でき、控除額の計算や扶養家族などの年齢判定、控除対象かどうかの判定が可能です。従来の紙ベースでの申告書の記入や提出は煩雑な業務の1つでしたが、年調ソフトを利用することで申告手続きや提出の負担を大幅に軽減できます。

また、年末調整に必要な事項は、マイナポータル連携や控除証明書のインポートなどが可能です。情報入力が自動化されるため、従業員にとって利便性が高いシステムです。

参考：年末調整計算シート｜国税庁

参考：年末調整手続の電子化に向けた取組について｜国税庁

「年調ソフト」の使い方

国税庁の年調ソフトは、パソコンやスマホにアプリをダウンロードして使うことができます。Microsoft Store、Google Play、App Storeといった公式の各アプリストアから入手可能です。

書類作成のやり方は簡単で、画面の案内に沿って進めていけば書類が完成するようになっています。前述のようにマイナポータル連携や控除証明書のインポートで手順を省略することも可能です。

作成した書類は、勤務先の指示に従ってデータのまま、または印刷して提出します。

参考：年末調整手続の電子化について ～年調ソフト編～ – 国税庁

参考：マイナポータル連携特設ページ（マイナンバーカードを活用した給与所得の源泉徴収票や、控除証明書等のデータの自動入力）｜国税庁

民間の年末調整ソフトと「年調ソフト」の違い

国税庁の年調ソフトは無料で提供されており、従業員側でスマホに年末調整アプリをインストールして書類を作成するのが特徴です。

一方、民間の年末調整ソフトは年調ソフトと異なり、システム導入費や運用コストが発生することに加え、導入と運用は企業側で行います。ただし、クラウド型・オンプレミス型といった導入形態や機能はさまざまあるため、ニーズに合ったものを選びやすいです。

民間ソフトと「年調ソフト」の機能の比較

国税庁の年調ソフトは、従業員の年末調整書類の作成に特化したアプリです。対して民間ソフトは企業側と従業員双方で利用する前提のシステムなので、提出状況を管理する機能をはじめ、給与システム・勤怠管理・会計ソフトなどとの自動連携機能が備わっていることも多いです。

提出状況や提出内容はシステム上で確認でき、未提出者への催促メールを一括送信する機能を搭載したものもあります。従業員が書類を提出した後の年税額の計算なども効率化することが可能です。

対応可能な申告書についても、各種控除申告書に加え、任意の添付ファイルや社内独自の書式に対応できるものもあります。より効率よく管理したい場合は民間の年末調整ソフトがおすすめです。

年末調整ソフトを導入するメリット

年末調整ソフトを導入することにより、企業側・従業員側の双方で多くのメリットが得られます。従来紙ベースで行っていた申告手続きを電子化することにより、煩雑になりやすい多くの年末調整業務を効率化できます。

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企業側のメリット

年末調整ソフトを導入することにより、企業側には年末調整業務の効率化による人事業務の負担軽減や、ペーパーレス化の取り組みが推進するといったメリットがあります。以下で詳細を解説します。

年末調整業務を効率化できる

従来の紙ベースでの年末調整では、従業員への申告書配布、各自の必要事項記入・提出、担当者の確認といった手順で行われます。

不備があれば差し戻しを行う必要があり、未提出者への催促を行うケースも少なくありません。また、申告書は過去7年分を保管する義務があり、それに伴った保管作業も付随します。

年末調整ソフトを導入して電子化することで、このようにさまざまな煩雑な業務が大幅に効率化されます。従業員の申告情報の入力・提出から、担当者で行う提出管理や内容確認、保管作業まですべてのフェーズで、作業時間の短縮が実現するでしょう。

参考：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間｜国税庁

人事業務の負担を軽減できる

年末調整業務は、1年の中でも特に手間のかかる業務の1つとされ、業務に取りかかる前にはスケジュールを組み、計画的に行う必要があります。年末調整では毎年のように改正事項も発生するため、その内容も十分に把握しなければなりません。

調整業務自体にも手間がかかり、業務を圧迫する原因になります。人事業務は年末調整以外にもあるため、多忙になりやすいでしょう。

そこで、年末調整ソフトを利用して業務効率化を図ることで、業務負担の軽減につなげられます。残業やほかの業務の圧迫も避けられ、担当者の負担感が減るでしょう。法改正もベンダー側で年末調整ソフトに反映されるため、知識が少ない状態でもある程度カバーすることができます。

ペーパーレス化を促進できる

年末調整ソフトを利用することで紙の申告書が不要になるため、ペーパーレス化の取り組みが促進されます。電子化により、申告書の紛失やミスによる再配布の手間が削減され、控除証明書などの添付も不要になることで、スマートな年末調整業務が実現するでしょう。

また、紙の印刷代や保管スペースの確保にかかるコストを削減できる点も大きなメリットです。

セキュリティ体制を強化できる

セキュリティ体制を強化できることも、年末調整ソフトを導入するメリットの1つです。手続きの電子化により紙の申告書を印刷したり郵送したりすることがなくなるため、社内で第三者に閲覧されてしまうリスクを軽減できます。

また、個人情報を含む書類を破損・紛失する心配もなくなり、より安全に保管できるでしょう。さらに、ログ管理機能を持つシステムなら、誰が、いつ、どのような操作を行ったかが把握でき、万が一情報漏洩が発生した場合の原因究明も容易になります。

従業員側のメリット

年末調整ソフトを利用することにより、従業員側はスマホアプリで簡単に手続きができるため、場所や時間にとらわれずに年末調整業務を行えるメリットがあります。

入力作業の負担が軽減される

年末調整ソフトでは、従業員がスマホアプリなどを通して情報を入力することが可能です。画面の案内に沿って質問に回答する形式が基本であり、入力した情報が自動的に反映されます。また、煩雑な計算や控除の判定は年末調整ソフトが自動で行うため、安心して利用できます。

また、控除証明書は金融機関または保険会社から電子データで受け取り、ソフトに反映することが可能です。2回目の申告からは、住宅ローン控除や保険に関する内容に変更がなければ入力が不要になることもあります。

場所と時間にとらわれずアクセスできる

年末調整ソフトを利用すれば、従業員側はスマホアプリなどから手続きができるため、場所と時間にとらわれずアクセスできます。そのため、出張先やテレワーク・在宅勤務の場合でも、手続きのために出社する必要がなくなり、手間をかけずに提出することが可能です。

このように、年末調整ソフトを導入することは、時間の有効活用にも繋がります。

年末調整ソフトを導入するデメリット

年末調整ソフトを利用することで、入力作業の簡略化や提出管理の効率化など、多くのメリットがあります。しかし、導入に失敗しないためには、以下のようなデメリットについても確認が必要です。

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使いこなすまでに時間がかかる場合がある

年末調整ソフトに限らず、企業に新しいシステムを導入する際は使いこなすまでに時間がかかる場合があります。そして、従業員側に周知させるためのルール設定も必要になります。

導入するソフトはなるべく画面がシンプルかつ操作しやすいものを選ぶことが大切ですが、従業員の中には、スマホアプリの操作を難しく感じる人もいるかもしれません。その際は、操作を熟知した担当者が操作をサポートする体制を整えるなどの対策も必要です。

人の手による最終チェックが必要

年末調整ソフトを利用して申告書を作成すると、自動的に控除手続きなどが反映されます。ただし、最終的には人による目視での最終チェックが必要です。そのため、担当者は最終チェックのためのスケジュールを組んでおかければなりません。

すべてが自動化できるわけではなく、人の手による作業も発生することを考慮しましょう。年末調整ソフトの導入によって担当者を減らしたり、年末調整業務に関わる工数自体を少なく見積もったりすべきではないため注意が必要です。

年末調整ソフトの選び方・比較ポイント

年末調整ソフトを選ぶ際は、導入方式・機能・コスト面・セキュリティ対策などを確認する必要があります。ここでは、年末調整ソフトの選び方・比較のポイントについて詳しく解説します。

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導入の目的を明確にしてタイプを選択

年末調整ソフトは対応可能な業務によってタイプが分かれるため、導入の目的を明確にすることが重要です。タイプは主に、大きく以下の3つに区別されます。

• 年末調整に特化
• 経理業務全体を効率化
• 人事・労務の一元管理

タイプによって、ソフトの機能だけでなくコストも変動します。例えば、年末調整に特化したものは比較的低コストで導入が可能であり、年末調整業務の効率化のみを目的として導入したい企業に向いています。

対して、経理業務・労務管理などと年末調整業務を紐づけて管理したい場合は、コストはかかりますが、年末調整以外の機能も兼ね備えたタイプを選定すると良いでしょう。

クラウド型かオンプレミス型か

民間の年末調整ソフトには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型はベンダーのサーバーにアクセスして入力・保存する方式で、導入費用・運用コストが抑えられるものが多いです。インターネット環境があれば、どこからでも手続きを行えます。

一方で、オンプレミス型はライセンスをベンダーから買い取り、自社で準備したサーバーやハードウェアに導入して運用を行います。導入費用やメンテナンス費用など運用コストが高い傾向にありますが、自社に合わせて柔軟にカスタマイズできる点がメリットです。

クラウド型の場合、低コストで場所を問わず手続きができ、テレワークなどにも向いていますが、従業員の人数が多い場合はオンプレミス型の方が費用対効果が高い可能性もあります。

自社が求める機能があるか

年末調整ソフトを導入する際は、自社が求める機能が搭載されているかを確認する必要があります。

特に、経理業務や労務管理業務などと連携したタイプを求める場合は、年末調整が反映される機能が備わっているか、または既存のシステムとの連携が可能かどうかが比較ポイントになります。

経理担当・従業員の双方が使いやすいか

年末調整ソフトを選ぶ際は、使いやすさをチェックすることも重要です。経理担当者が管理しやすいかどうかはもちろん、従業員が迷わずに操作できるかも確認しましょう。

操作が難しいシステムでは、従業員へのトレーニングが必要になるなど、余計な工数が発生してしまいます。自社の従業員のITリテラシーも考慮し、全員がスムーズに使いこなせるソフトを選びましょう。また、ベンダーからの導入サポートがあると安心です。

提出内容のチェックがしやすいか

年末調整ソフトを使用した電子データは、基本的にXML形式となるため登録された内容が把握しづらいです。特に、国税庁の年調ソフトではチェックが困難であることから、チェック作業を効率化したい場合には、一目で内容がわかるようなソフトの選択が重要です。

ソフトを導入しても、最終チェックで時間がかかっては導入の意味を薄れさせてしまいます。したがって、他のシステムにどのように取り込むことができるのか、どのようなPDFファイルとして出力されるのかなどを確認するのがおすすめです。

利用できる人数とサポート体制を確認

年末調整ソフトによっては、利用できる人数に制限を設けているものがあります。例えば、「従業員5名までは無料で利用可能」などです。そのため、自社が求める機能と利用したい人数を把握し、対象のソフトが適応するかを確認しましょう。

また、法令改正や税制改正があった場合など、細かな質問・疑問点が生じた場合に対応してくれるのか、サポート体制の範囲についても確認することが重要です。

機能とコストのバランスが良いか

国税庁の年調ソフトは無料で提供されており、民間の年末調整ソフトにも無料や安価で利用できるものがあります。しかし、豊富な機能を求めるとオプション追加となり、結果的に高額になりかねません。そのため、機能とコストのバランスを考慮することも大切です。

初期費用や運用コストはベンダーによって異なりますが、自社の規模や効率化したい業務を明確にした上で比較検討しましょう。なお、無料でお試しできるソフトを活用し、使用感などを確認してから導入するのもおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

年末調整ソフトでは従業員の個人情報を扱うため、不正アクセスや情報漏洩には十分注意が必要です。どのようなセキュリティ対策機能が備わっているかも確認しておきましょう。具体的には、以下のような項目をチェックします。

1. データは暗号化されるか
2. アクセス制限ができるか
3. ログ管理ができるか

また、ベンダーがISMS認証やプライバシーマークを取得しているかも併せて確認しておくと安心です。

まとめ

年末調整業務は、人事担当者にとって年間を通しても非常に煩雑な業務の1つとされています。企業側・従業員側双方の業務を効率化させるためには、年末調整ソフトの導入がおすすめです。

年末調整の手続きを効率化し、年末に他のコア業務における負担を軽減できるように、本記事も参考にしながら自社に適した年末調整ソフトの選定を行いましょう。