マイナンバー管理システムとは？メリット・デメリット、選び方を解説

マイナンバー管理システムとは、従業員のマイナンバーの収集から廃棄までを一元管理できるシステムです。本記事では、マイナンバー管理システムをよく知らない方や導入を検討している方のために、マイナンバー管理システムの機能とメリット・デメリット、導入する際の選び方を解説します。

目次

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1. マイナンバー管理システムとは
2. マイナンバー管理システムの機能
3. マイナンバー管理システムのメリット
4. マイナンバー管理システムのデメリット
5. マイナンバー管理システムの選び方
6. マイナンバー管理システム導入時の注意点
7. まとめ

マイナンバー管理システムとは

マイナンバー管理システム（マイナンバー管理ソフト）とは、企業が従業員のマイナンバーを管理するためのシステムです。収集や保管、利用、破棄などマイナンバー管理に必要な作業をクラウド上で行うことができます。

マイナンバーは重要な個人情報であるため、厳重な安全管理措置を講じることが求められ、管理担当者の負担が大きくなりがちです。マイナンバーをシステム上で管理することで、手間が省けるだけではなく、紛失や情報漏洩を防ぎやすくなります。

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マイナンバー管理に関する国のガイドライン

企業でマイナンバーを管理する場合、法律で定められた4つのルールを遵守しなければなりません。ルールを把握しておかないと、知らぬ間に法令違反になる可能性もあるでしょう。以下では、国のガイドラインをもとに、それぞれの内容を解説します。

参考：マイナンバー法及びマイナンバー関連法案の概要｜総務省

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

取得・利用・提供

マイナンバーの取得については、「個人番号関係事務を処理するために必要がある場合に限って、本人などに対して個人番号の提供を求めることができます。」と、個人番号の提供を求める際のルールが明記されています。

また、利用に関しては「事業者が個人番号を利用するのは、主として、社会保障及び税に関する手続き書類に従業員等の個人番号を記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場合」となっています。
つまり、企業が源泉徴収票や支払調書、健康保険、厚生年金保険被保険者資格取得届などの書類にマイナンバーを記載し、行政機関や健康保険組合などに提出する場合は、収集・利用が認められるということです。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

保管・廃棄

マイナンバーは、番号法に明記された特定の事務を行う必要な場合に限り、保管の継続が認められています。また、個人番号が記載された書類のうち、所管法令によって一定期間の保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。

企業でいうと、継続的な雇用関係にある限り、従業員から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収や健康保険、厚生年金保険などの事務処理のために継続して保管することが可能です。

従業員の退職など、事務処理の必要がなくなった場合には、対象の個人番号を速やかに廃棄しなければなりません。削除・廃棄したことは記録し、委託した場合は確実に削除したかどうかを証明書などで確認する必要があります。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

委託

個人番号関係の事務処理を一部、またはすべて委託する場合は、委託先において番号法に基づいた安全管理措置が講じられるよう、監督することが求められます。委託先の設備、技術水準、従業員への教育状況などを事前に確認しなければなりません。

また、委託者には委託先だけではなく、再委託先や再々委託先まで間接的に監督する義務があります。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

安全管理措置

マイナンバーを取り扱う場合は、個人番号および特定個人情報の漏洩や滅失、または毀損の防止、その他適切な管理をするために、安全管理措置を講じることが義務付けられています。さらに、従業員の監督も必要です。

そのため、マイナンバーカードに含まれる特定個人情報などの取り扱いの確保について、組織として取り組む必要があります。取り扱いの基本方針を策定し、従業員に徹底周知をすることが重要です。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

マイナンバー管理を怠った場合のリスク

マイナンバーは法律で厳格な取り扱いが定められている情報であり、管理を怠ると企業には大きなリスクが生じます。適切な安全管理措置を講じずに漏洩や不正利用が発生した場合、法令違反として行政指導・罰則の対象となる可能性があります。

参考：マイナンバー法及びマイナンバー関連法案の概要｜総務省

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

法令違反による罰則

マイナンバー法では、正当な理由なく第三者にマイナンバーを提供した場合や、不正に取得・利用した場合に罰則が科されることがあります。

また、ガイドラインに基づく安全管理措置を実施していない場合、個人情報保護委員会から指導や勧告を受ける可能性も高いです。法令遵守体制が整っていないこと自体が、企業のリスク要因となります。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

情報漏洩時の企業リスク

マイナンバーの情報が漏洩した場合、対象となる従業員や取引先への説明・謝罪対応、再発防止策の策定など、多大な時間とコストが発生します。損害賠償請求や訴訟に発展する可能性もあり、経済的な損失は図り知れません。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

社会的信用の低下

マイナンバーの管理不備は、企業のセキュリティ体制やコンプライアンス意識の低さを示すものとして受け取られます。1度でも情報漏洩が発生すると、顧客・取引先・求職者からの信頼を損ない、企業イメージの低下につながります。

信用回復には長期間を要するため、未然に防ぐことが重要です。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

マイナンバーをExcelで管理する問題

企業でデータ管理のためによく使われるExcel（エクセル）ですが、収集・管理の手間やリスクが大きいマイナンバーをExcelで管理するのはおすすめできません。

例えば、PCが壊れた場合、Excelファイルが消失する可能性があります。事前にバックアップを取っておかないと、再び収集が必要になるでしょう。

また、PCのセキュリティ対策によっては、マイナンバー情報が外部に流出する危険性があるのも大きな問題です。ExcelファイルはPC上で保管されており、パスワードを設定しないと担当者以外でも閲覧・操作ができてしまうため、悪用にもつながりやすいといえます。

マイナンバー管理システムの機能

マイナンバー管理システムには、マイナンバーを適切に取り扱うための機能が搭載されています。これらの機能によって、マイナンバーを効率的かつ安全に管理することができます。

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機能	主な内容
マイナンバーの取得・収集	・オンラインでのマイナンバー収集 ・スマホ撮影やパスワードによる安全対策
マイナンバーの利用・提供	・書類フォーマットへの自動記載 ・利用履歴の管理
マイナンバーの保管・廃棄	・クラウド上でのマイナンバーの保管 ・保管期限の管理 ・完全な廃棄

マイナンバーの取得・収集

オンラインで従業員から直接マイナンバーを収集できます。ペーパーレスで完結し、やり取りを簡略化できるため、手間をかけず速やかに手続きを進めることが可能です。

マイナンバーの取得に際しては、スマホ撮影による本人確認やワンタイムパスワードによって安全対策が講じられるため、不正とミスのリスクも抑えられます。

マイナンバーの利用・提供

官公庁へ提出する書類などにマイナンバーの記載が必要な際には、労務管理システムや給与計算ソフトなどとの連携によって書類フォーマットへ自動で記載ができます。

また、管理者はマイナンバーを利用した履歴を確認することが可能です。いつ、何のために情報を利用したのかがわかることで、万が一トラブルがあった際にも早急に対応しやすくなります。

マイナンバーの保管・廃棄

システムで収集したマイナンバー情報は、クラウド上のサーバーで安全に保管されます。暗号化などのセキュリティ対策が施されているため、外部への情報流出につながるリスクを防いでいます。

また、アラート機能によって保管期限の過ぎたデータについては管理者に通知され、管理期限切れや従業員の退職等でマイナンバーの廃棄が必要になったときには、データが残らないよう適切かつ完全な廃棄が可能です。

マイナンバー管理システムのメリット

マイナンバー管理システムを活用すれば、マイナンバーの管理・利用体制を構築しやすいです。ここでは、具体的なメリットについて解説します。

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マイナンバーの収集から廃棄まで一元管理できる

マイナンバー管理システムでは、マイナンバー情報の収集・利用・廃棄を一元管理できるのが大きなメリットです。例えば、紙での管理では収集に労力がかかり、どこに保管しているか忘れたり、書類を紛失したりするリスクがあります。

また、マイナンバーを利用する際は記入に手間がかかるだけでなく、記入漏れや記入間違いなどの人為的ミスが発生しやすいのも懸念点です。システム上で一括管理することで、マイナンバーに関する作業はすべて1か所で行えるようになり、効率化・自動化が進みます。

マイナンバーの収集を効率化できる

マイナンバー管理システムでは、マイナンバー提供のリクエストメールの送信や情報のアップロードなど、オンライン上でのやり取りが中心となるため、安全かつ効率的な収集が可能です。

アナログなやり方でマイナンバーを従業員から収集する場合、利用目的の通知や書類の郵送・受け取り、収集した情報の整理などが必要となるため、従業員・管理者の手間とコストがかかります。さらに、個人情報の取り扱いに注意が必要で効率が悪くなりがちです。

システムの導入により、マイナンバーの提供側と収集側の双方が楽に作業ができるようになるでしょう。

関連する帳簿を簡単に発行できる

マイナンバー管理システムを労務管理システムや給与計算ソフトなどと連携すると、帳簿を簡単に発行できます。源泉徴収のようにマイナンバーカードの情報が必要な書類には、自動的に情報が反映されるため、手動での転記・記入が不要です。

Excelファイルからのデータ受け渡しとは異なり、クラウド上でデータのやり取りが行えるため、より効率的で安全性が高く、記入漏れや転記ミスを防ぎつつ従業員の負担も減らせるでしょう。

安全管理措置を適切に実施できる

マイナンバー管理システムを導入することで、国のガイドラインに則った安全管理措置対策を講じることができます。基本はベンダーによってクラウド上での厳重なセキュリティ対策が施されているため、マイナンバー情報を安全に取り扱うことが可能です。

また、システムは自社でアップデートする必要がなく、法の改正にもタイムリーかつ容易に対応できます。

万が一、マイナンバーの漏洩や不正利用といったトラブルがあった際は、損害賠償など重い処罰を受けることもあるため、システムを使ったセキュリティ強化が有効です。

マイナンバー管理システムのデメリット

マイナンバー管理システムにはさまざまな導入メリットがありますが、コスト面や安全面でのデメリットもあります。デメリットも把握したうえで、導入を検討しましょう。

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コストがかかる

マイナンバー管理システムは、導入にコストがかかるのが大きなデメリットです。特に、搭載機能が自社のニーズに合致していないなど、十分な費用対効果が得られないと、コスト面で負担が増えてしまいます。

利用する人数の多さと機能性の高さによってもコストが高くなるため、自社の規模やニーズに合わせてあらかじめ予算の目安を考えておくと良いでしょう。

ただし、システムを導入することで作業や人件費がカットされて生産性が上がり、結果的にコストパフォーマンスが良くなる可能性があります。そのため、費用対効果を試算してコストをかける価値を測りましょう。

セキュリティリスクはゼロにはならない

マイナンバーのクラウド管理は紙書類での管理に比べて安全ですが、ウイルスやハッキングによる情報漏洩のリスクはゼロではありません。

また、適切な権限設定がされていなかった、従業員による悪意ある不正が発覚したなど、内部の問題によるセキュリティリスクも考えられます。システムに頼り切るのではなく、少しでもリスクを減らすために自社内での対策を講じることも重要です。

マイナンバー管理システムの選び方

マイナンバー管理システムにはさまざまな種類があるため、自社の要件やニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。ここでは、マイナンバー管理システムを選ぶポイントを解説します。

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機能の範囲はニーズに合っているか

マイナンバーの管理ができるシステムには、マイナンバー管理に特化したタイプに加え、労務管理システムとして提供されているタイプもあります。後者は機能範囲が大きく異なるため、どちらのタイプを導入すべきか慎重に検討しましょう。

マイナンバー管理に特化したタイプ

すでに労務管理に関連するシステムを利用しており、引き続き使いたい場合はマイナンバー管理に特化したタイプを選ぶと良いでしょう。機能がコンパクトなため、導入準備の手間や導入にかかるコストも比較的少なく済みます。

既存のシステムがクラウド型の場合、同じシリーズでマイナンバー管理システムが提供されている場合もあります。同じベンダーのシステムであれば、導入も簡単でしょう。

労務管理システムとして提供されるタイプ

勤怠管理や給与計算などの労務管理もシステム導入によって効率化したい、同時に労務管理システムも見直したいという場合は、労務管理システムの一部としてマイナンバー管理機能があるシステムの導入がおすすめです。

マイナンバー管理だけでなく、その他の人事労務管理も一元化できるため、大規模な業務効率化を目指すのに適しています。

マイナンバーの収集方法を確認

マイナンバーの収集方法には、主に「画面入力型」「ID・パスワード方式」「ワンタイムURL方式」の3つがあります。どの方式が自社に合うかを検討しましょう。

画面入力型

画面入力型は、対象者にリクエストメールを送信し、情報を入力してもらう方式です。システムの管理画面から担当者が提供を依頼し、対象者はメールの案内に沿って情報を入力して担当者に送信します。

ID・パスワード方式

ID・パスワード方式は、対象者にIDとパスワードを付与し、各自がマイナンバー管理システムにログインします。マイナンバー情報と本人確認書類を、対象者が直接システム上でアップロードする方法です。

ワンタイムURL方式

ワンタイムURL方式では、対象者にワンタイムURLを共有し、そのURLから提出する方式です。ワンタイムURLは、1度または限られた時間や回数のみアクセスできるURLです。提出が終わるとURLは無効とされるため、セキュリティ面でも安心です。

既存システムと連携できるか

労務管理システムをはじめ、既存システムを引き続き利用したい場合、マイナンバー管理システムが連携できるかどうかも大切な確認ポイントです。また、その場合は帳票への反映方法も確認しましょう。

自動でデータが連携できるAPI連携と、手動でデータをアップロード可能なCSV連携があるため、運用方針に合わせて使いやすい方法を選ぶと良いでしょう。

対象規模・コストを確認

マイナンバー管理システムは、機能数やユーザー数、管理できるマイナンバーの数によってかかる費用が異なります。

複数の拠点を持つ企業であれば、1つのシステムで拠点ごとの利用が可能なものを選ぶと便利です。従業員が少ない場合、「○人まで無料」といったシステムを利用してみても良いでしょう。

自社の抱える課題や将来的なビジョンを洗い出して予算を決めておくなど、事前にコスト面の計画を立てておきましょう。

操作しやすいUIか

実際にマイナンバー管理システムを使用する社員にとって、操作しやすいUIであるかも大切です。導入後、社内へスムーズに浸透させるためには、画面設計がシンプルで直感的に操作できるシステムがおすすめです。

また、企業によっては社員間のIT知識に大きな差がある場合も考えられるため、IT知識の有無にかかわらず、すべての社員にとって操作しやすいシステムかを検討すると良いでしょう。

サポート内容・セキュリティ対策を確認

導入時の設定や研修をはじめ、アクセス不良のトラブルなどが生じた場合を想定して、サポート体制・セキュリティ対策を確認しましょう。マイナンバーという重要な個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策は最も重要といっても過言ではありません。

データの暗号化はもちろん、権限はレベル分けで設定できるか、作業履歴の確認や作業者の特定は可能か、どのようにウイルス対策されているかなど、さまざまなポイントを確認することが大切です。

マイナンバー管理システム導入時の注意点

マイナンバー管理システム導入時は、適切な運用体制を整えておくことが重要です。ここでは、具体的な注意点を解説します。

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担当者を限定する

マイナンバーを取り扱う担当者を限定して、必要最小限の人員で運用するのがおすすめです。アクセス権限を適切に設定し、担当者以外がマイナンバー情報にアクセスできないように厳重な管理体制を構築しましょう。

また、担当者任せではなく、企業全体で厳格な管理体制を構築するのも大事です。具体的には、アクセスログの定期的なチェックや、担当者の異動時における権限の見直しなども求められます。

参考：マイナンバー法及びマイナンバー関連法案の概要｜総務省

社内規程を整備・遵守する

マイナンバー管理システムの導入では、社内規程の整備も必要です。規程には、マイナンバーの取得・利用・保管、廃棄に関する具体的な手順やセキュリティ対策、事故発生時の対応手順などを明確に定めなければなりません。

そして、定期的に研修やマニュアルを更新し、全従業員に規程の内容を周知徹底することが重要です。規程の遵守状況については、定期的な内部監査を実施し、必要に応じて改善を図ることで、より安全で確実なマイナンバー管理体制を維持できます。

まとめ

マイナンバー管理システムは、マイナンバーの取り扱いに関わる作業をクラウド上で一括管理でき、従業員のマイナンバー情報の収集・利用が効率的に行えるシステムです。クラウド上での管理により、人為的なミスを防げるなど多くのメリットがあります。

マイナンバー管理システムはさまざまなベンダーから提供されているため、効果的な運用のためには、導入前に自社のニーズや予算を洗い出し、セキュリティ対策をしっかりと確認したうえで慎重に決定することが重要です。

本記事を参考に、システムを活用しながらマイナンバーの管理体制を整えましょう。