【営業コンサル監修】名刺管理ソフトおすすめ10選を徹底比較｜買取型・無料やアプリ対応のソフトも！専門家がよくある質問に回答！

名刺管理ソフトは、法人向けと個人向けの2種類に大きく分けられます。それぞれ値段・機能が異なるため、自社にとって使いやすいものを選びましょう。

ソフトによって異なりますが、法人向けの名刺管理ソフトの多くは有料です。それだけに機能が充実しており、たとえば名刺の取り込み・管理機能以外にも、名刺データの共有機能・メールの自動配信機能・他ソフトとの連携機能を搭載しています。

名刺の整理以外にもさまざまな機能を使いたい場合は、法人向けの名刺管理ソフトが良いでしょう。一方、個人向けの名刺管理ソフトはコストが安く、機能面もシンプルです。中には無料で利用できるソフトもあるため、できる限りコストを抑えたい個人事業主や中小企業におすすめです。

▼名刺管理ソフト対応規模早見表

名刺管理ソフトを選ぶ際は、名刺のデータ化の精度も確認しましょう。多くの名刺管理ソフトはOCR機能を搭載しており、名刺をスキャンまたはカメラ撮影するだけで、名刺情報を自動的に電子データ化できます。

ただし名刺情報の取り込み精度はソフトによってバラつきがあり、正常にテキストを読み込めず、誤ったデータが入力される場合もあります。この場合は、手動でのデータ確認・修正が必要です。

手動での目視・修正回数を減らすには、読み取り精度が高い名刺管理ソフトを選ぶのがおすすめです。あるいは、取り込んだ名刺データをベンダーのオペレーターがチェック・修正するソフトを選ぶのも良いでしょう。

ベンダーに名刺の取り込みを一任できるため、名刺管理業務をより効率化できます。なお、ベンダーによるチェックサービスがあるのは、法人向けの名刺管理ソフトです。

また、名刺の読み取り機能を考える際は、精度だけでなく、読み取りスピードにも注目してください。効率的に業務をこなすには、やはり読み取りスピードが高いソフトを選ぶ必要があります。

▼名刺管理ソフトオペレーター補正有無早見表

名刺管理ソフトの中には、名刺の整理以外にも、さまざまな機能を備えたものが多くあります。自社に必要な機能を備えた名刺管理ソフトを選ぶことで、業務効率のさらなる向上が見込めます。また、別ソフトの導入が不要になるため、コストの削減にもつながります。

基本機能

名刺管理をする上で必要な基本機能について解説します。名刺管理ソフトを選ぶ際に、これらの機能が搭載されているか確認しましょう。

オプション機能：営業活動に役立つ機能

名刺管理ソフトの中には、次のような営業活動支援機能を備えたものもあります。

名刺管理ソフトに顧客情報を集約できれば、顧客の確認のために別システムを立ち上げる必要はありません。よって営業活動の効率化につながるでしょう。

オプション機能：データの連携機能

他ソフト・システムとデータ連携できる名刺管理ソフトを選ぶのも良いでしょう。たとえばSFA/CRMとの連携できるソフトがおすすめです。

名刺管理ソフトに入力した顧客情報がそのままSFA/CRMに自動反映されるため、手動での転記の手間を省けます。名刺情報・顧客情報・商談状況を一元管理することで、より戦略的なアプローチも可能になるでしょう。

名刺管理ソフトの提供形態は、主にクラウド型とオンプレミス型の2種類です。それぞれ特徴が異なるため、自社に適したものを選びましょう。

1. クラウド型：ベンダーがインターネット上に設置したサーバを利用
2. オンプレミス型：自社で構築したサーバ・ネットワークを利用

クラウド型名刺管理ソフトは、ベンダーが用意したサーバやシステムを利用するため、導入・運用が比較的容易なのが特徴です。導入費用もほとんどかかりませんが、一方で月額利用料金が発生する点に注意しましょう。

クラウド型では、セキュリティ・サポート・システムアップデートもベンダーに一任できます。ただし、データをすべてインターネット上のサーバで管理する以上、一定の情報漏洩リスクがある点には注意が必要です。

オンプレミス型は自社でサーバ・ネットワークなどを一から構築する方法です。導入に時間・お金のコストがかかりますが、一度構築してしまえば、その後のランニングコストは低く抑えられます。ただし、システムアップデートは自社で行う必要があります。

名刺管理ソフトを選ぶ際は、名刺の取り込み方法も確認しておきましょう。たとえばスキャンで取り込む場合、自社の既存のスキャナが利用できるかは重要なポイントです。

名刺管理ソフトによっては、スマートフォンやタブレット内蔵のカメラで読み取りできるものもあります。モバイル端末から取り込めるソフトであれば、外回り先でもすぐに名刺を登録できるため、業務をより効率化できます。

名刺の共有が容易な名刺管理ソフトを選ぶのがおすすめです。各従業員がバラバラに集めた名刺を組織全体で一括管理することで、アポイントメント重複の防止・担当者交代のデータ引き継ぎなどが容易に行えるようになります。

名刺データの共有機能は、ほぼすべての名刺管理ソフトに備わっています。なお、より共有が容易なのはクラウド型名刺管理ソフトです。基本的には、システムにログインさえできれば、誰でも入力された名刺データを閲覧できます。

併せて、アクセス管理機能・通信暗号化機能を備えた名刺管理ソフトであれば、情報漏洩やサイバー攻撃などのリスクにも備えられます。名刺には取引先・顧客の個人情報も含まれるため、名刺管理ソフトを選ぶ際は適切にデータ管理できるかどうかも重視してください。

海外の名刺をもらう機会が多い場合は、多言語対応の名刺管理ソフトが良いでしょう。外国語をスキャンできない名刺管理ソフトの場合、入力は手動で行わなければなりません。

もしスキャンよりも手動入力する名刺の方が多くなれば、ソフト導入の意味がなくなります。海外企業との取引が多い企業は、名刺管理ソフトも多言語対応のものが望ましいでしょう。

データの引き継ぎのしやすさも重要なポイントです。名刺管理ソフトを管理している従業員が異動・退職する場合でも、後任担当者にスムーズに情報を引き継ぐためです。

あるいは、使用する名刺管理ソフトを変更する際、旧ソフトから新ソフトへのデータの引き継ぎが必要になることもあります。他ソフトへの引き継ぎの可否についても考慮しておきましょう。

名刺管理ソフトは操作しやすいものを選びましょう。シンプルな画面・操作が直感的なものは、ITツールを使い慣れていない従業員でも使いやすいでしょう。

操作しにくい名刺管理ソフトは、せっかく導入しても社内に浸透しない恐れが高いです。たとえば名刺管理ソフトは主に営業部門などで活用されますが、スキャンしにくいソフトだと外回り先での名刺の登録ができず、使い勝手が悪いでしょう。

導入したソフトの積極的な利用を促すためにも、名刺管理ソフトは操作しやすいものがおすすめです。操作のしやすさは実際に利用しなければ分からないことも多いため、無料トライアルやお試しプランを活用してみましょう。

名刺には個人情報や機密性の高い情報も含まれます。サイバー攻撃あるいは人為的ミス（誤送信・デバイスの紛失など）による情報漏洩を防ぐためにも、名刺管理ソフトは、セキュリティ対策が十分なものを選ぶ必要があります。たとえば次のようなものがおすすめです。

1. ログイン認証機能がある
2. IPアドレス制限を設定できる
3. 通信が暗号化されている
4. セキュリティ認証（プライバシーマークなど）がある
5. 導入実績が豊富

Excelは多くの企業のパソコンに標準装備されているため、すぐに取り掛かれる名刺管理の方法の1つになります。Excel（エクセル）で名刺管理を行うメリットには次のような点があります。

1. コストを抑えられる
2. オフラインでも使える

Excelで名刺管理向けのシートを自作することもできますし、名刺管理向けのテンプレートを利用することもできます。テンプレートには有料・無料のものがあり、自社の予算や導入目的にあわせて種類を選べます。

しかし、入力の手間がかかることや、Excelに慣れていないと使いづらいといったデメリットもあります。

Excel（エクセル）対応の名刺管理ソフトおすすめ2選｜メリットを解説

Excelを使えば、コストを抑えた名刺管理が可能です。しかし手入力のため手間がかかり、かえって非効率的になることもあります。そこで利用したいのがExcel出力対応の名刺管理ソフトです。この記事ではExcel出力に対応したおすすめ名刺管理ソフトを紹介します。

Google Keepは、Googleアカウントがあれば手軽にアクセスでき、無料で使用できるメモアプリです。Google Keepを名刺管理に活用することで、名刺の撮影・検索・データ化を行うことができます。

Google Keepには、OCR（光学文字認識）が搭載が搭載されています。OCRとは、画像内のテキストを検出し、そのテキストをコンピューターが解釈できるテキストに変換する技術です。そのため、名刺の画像内の情報をテキストとして抽出することも可能です。

Google Keepでの名刺管理方法｜便利機能や注意点を解説

Google Keepは、GoogleアカウントがあればスマホやPCで無料で利用できるメモアプリです。シンプルな名刺管理ツールとしても活用できます。本記事では、Google Keepを使った名刺管理の方法や、営業支援に使える便利機能について解説します。

オンラインストレージも、名刺管理ソフトや名刺管理アプリの代わりに活用できます。スキャナーアプリなどで名刺の画像を取り込み、普段使用しているオンラインストレージにアップロードすれば、時間や場所を選ばず名刺データにアクセスできるようになります。

ただし、オンラインストレージを利用する場合は、名刺の中に含まれる詳細な情報（社名や電話番号）で管理するのは難しいでしょう。検索性を高めるには、ファイル名に詳細情報を入力しておく、フォルダを細かく分ける、などの工夫が必要になります。

オンラインストレージとは？メリット・デメリットと選び方を解説

オンラインストレージとは、ローカルのHDDなどの記憶容量にデータを保存せずに、インターネット上のストレージにデータを保存するサービスのことです。本記事ではオンラインストレージの仕組みや使い方、メリット・デメリット、選び方について解説します。