おすすめの議事録作成ツール・ソフト10選｜選ぶ際のポイントも解説

おすすめの議事録作成ツール・ソフトを活用すれば、手間と工数のかかる議事録の作成や共有を効率化できます。近年はAIを搭載したものも多く、高精度な文字起こしが可能です。この記事では、選ぶ際の比較ポイントを交えておすすめの議事録作成ツール・ソフトを紹介します。

目次

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1. 議事録作成ツール・ソフトとは
2. 議事録作成ツールは機能・AIの精度・連携性で選ぶ
3. 議事録作成ツールの選び方で重要な3つのポイント
4. 議事録作成ツールのその他の比較ポイント
5. おすすめの議事録作成ツール10選
6. 議事録作成ツールの導入準備と注意点
7. まとめ

議事録作成ツール・ソフトとは

議事録作成ツール（議事録作成ソフト）は、会議で話された内容を記録・整理するためのツールです。特にAI技術を搭載したツールは、音声認識や文字起こしが高精度で、手動での記録作業を大幅に軽減します。

さらに、AIの進化により、発言者識別や要約機能など従来のツールでは難しかった高度な機能も多くなっています。この記事では、選ぶ際の比較ポイントを交えておすすめの議事録作成ツール・ソフトを紹介します。

議事録作成ツールは機能・AIの精度・連携性で選ぶ

議事録作成ツールを選ぶ際には、必要な機能が揃っているか、AIの精度が十分か、そしてWeb会議システムとの連携ができるかが重要なポイントです。これらを確認することで、より効率的で精度の高い議事録作成が可能になります。

次の章では、これらのポイントを詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能があるか
2. AIの精度は十分か
3. Web会議システムと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 対応デバイスを確認
2. 使いやすい操作性か
3. セキュリティ対策は万全か
4. 料金は適正か

議事録作成ツールの選び方で重要な3つのポイント

議事録作成ツールを選ぶ際には、ツールの機能性やAIの精度などを見極めることが重要です。適切なツールを選ぶことで、議事録作成の効率化や正確性が向上します。ここでは、選定時に特に重視すべき3つのポイントについて解説します。

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必要な機能があるか

議事録作成ツールによって様々な種類の機能があります。そのため、自社のニーズに合った機能を備えているかを確認することが大切です。主な機能には以下のようなものがあります。

機能	概要
自動音声認識	会話を自動で文字起こしする機能
ケバ取り	言葉の繰り返しや不要な部分を削除
発言者識別	誰が話しているかを識別する機能
多言語の翻訳	会議内容を多言語で翻訳する機能
要約	会議内容を要約する機能
辞書登録	よく使う単語や専門用語を登録
感情分析	発言者の感情を分析する機能
重要事項の抽出	重要な発言を自動的に抽出する機能
テンプレート	定型文を使用した議事録作成機能
クラウド共有	議事録をオンラインで共有する機能
検索機能	議事録内の特定の情報を検索する機能
タスク管理	会議で決まったタスクを管理する機能

AIの精度は十分か

議事録作成ツールを選ぶ際には、AIの精度が十分であるかを確認することが重要です。特に、音声認識や文字起こしの精度が高ければ、会議中に発言された内容を正確に記録できます。

一方でAIの精度が低い場合、誤認識が多発し、重要な内容が正確に記録されない可能性があり、信頼性が損なわれてしまいます。

そのため、議事録作成ツールを選ぶ際には、AIの技術力や文字起こしの精度に関するレビューや無料トライアルを活用して、実際の使用感を確かめることがおすすめです。

Web会議システムと連携できるか

Web会議システムと連携できる議事録作成ツールを選ぶことで、会議の内容を自動的に取り込み、議事録を効率的に作成できます。これにより、従来の会議後の手間のかかる議事録作成がスムーズになります。

会議中の音声や映像データを直接利用して文字起こしを行ったり、発言内容を要約したりする機能があるため、従業員の負担が大幅に軽減されます。会議の録画データを再生しながら修正や補足が可能なツールを選べば、さらに効果的です。

議事録作成ツールのその他の比較ポイント

議事録作成ツールを選ぶ際には、機能や精度だけでなく、操作性やコスト、対応デバイス、セキュリティ対策なども重要な比較ポイントです。これらの要素を総合的に検討することで、自社に最適なツールを選べます。以下に、それぞれのポイントを詳しく解説します。

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対応デバイスを確認

議事録作成ツールによっては、PC専用でスマートフォンやタブレットでは利用できない場合があります。また、対応するOSがWindowsやMacなどに限定されていることもあるため、自社の環境に合ったツールを選ぶ必要があります。

特にリモートワークや外出先での作業が多い場合は、モバイル対応が業務効率に直結します。例えば、スマートフォンやタブレットで議事録を確認・編集できるツールであれば、会議終了後すぐに修正や共有が可能です。

使いやすい操作性か

議事録作成ツールを選ぶ際には、操作性の良さを確認しましょう。ツールの操作が複雑・直感的でない場合、利用するたびにストレスを感じてしまい、結果的に業務効率が低下してしまいます。

そのため、初心者でも簡単に使いこなせるような分かりやすいインターフェースを備えたツールを選ぶことがポイントです。具体的には、機能が整理されていて視覚的に分かりやすいデザインや、数回のクリックで主要な操作が完了する手軽さが求められます。

また、ツールによっては無料トライアル期間を設けているものも多いため、導入前に実際に試用してみて操作性を確認することがおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

会議では機密情報が話し合われることも多いため、セキュリティ対策がしっかりしているかを確認する必要があります。データが暗号化されているか、アクセス制限が設定できるか、クラウド保存の場合のセキュリティ体制などをチェックしましょう。

また、管理者がログやアクセス履歴を追跡できる機能があれば、不正利用の防止にも役立ちます。セキュリティが十分でないツールを使うと、情報漏洩のリスクが高まり、企業の信頼性にも悪影響を及ぼす可能性があります。

そのため、議事録作成ツールを選ぶ際は、こうしたセキュリティ対策の有無を慎重に検討しましょう。

料金は適正か

議事録作成ツールの料金体系は、多くの場合月額制となっており、利用時間や機能の範囲によって料金が異なります。そのため、自社の予算や業務ニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。

例えば、頻繁に会議を行う企業であれば、充実した機能を備えた有料プランが適している一方、利用頻度が少ない場合やまずは試してみたいという場合には、無料プランを検討するのも一つの方法です。

無料プランでは機能や利用範囲に制限があることが多いものの、基本的な文字起こし機能や簡単な議事録作成ができるため、ツールの操作感や機能性を確認するのに適しています。

おすすめの議事録作成ツール10選

議事録作成ツールの導入準備と注意点

議事録作成ツールを効果的に活用するためには、導入前の準備と注意点を押さえておくことが重要です。ツールの選定から運用の設定まで、しっかりと計画を立てることで、効率的な議事録作成と共有が可能になります。以下に具体的な準備と注意点を解説します。

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導入前に無料トライアルで試す

議事録作成ツールを導入する前に、無料トライアルを利用して実際の使い勝手を確認することをおすすめします。無料トライアルを活用すれば、音声認識の精度や文字起こしのスピード、操作性、インターフェースの使いやすさなどを事前に確認できます。

特に音声認識の精度が業務効率に直結するため、会議の内容がどれだけ正確に文字起こしされるかを事前に試すことが重要です。また、試用期間中には他のメンバーにも実際にツールを使ってもらい、チーム全体でフィードバックを集めると良いでしょう。

複数の視点からの意見をもとに、自社のニーズや業務フローに最適なツールを選ぶことができます。

議事録の精度の基準を定めておく

議事録作成ツールを使用しても、100%正確な文字起こしは難しいことがあります。音声認識技術の精度は向上していますが、話者が被ったり、専門用語や独自の言い回しがあったりすると誤認識が発生する可能性があります。

そのため、議事録の精度に関する基準をあらかじめ定めておくことが重要です。例えば、重要な発言や会議の決定事項が正確に記録されていれば良い、あるいは細かい発言内容よりも概要が伝われば良いといった許容範囲を設定することで、過剰な修正作業を防げます。

会議室の環境を整える

議事録作成ツールの文字起こし精度を向上させるためには、会議室の環境を整えることが大切です。雑音の多い場所では音声が正確に認識されにくくなるため、できるだけ静かな環境で会議を行うことが望まれます。

エアコンや扇風機の音、外から聞こえる雑音などを可能な限り排除し、マイクにクリアな音声が届く状態を作りましょう。また、発言者がはっきりと発音し、適切な音量で話すことも重要です。声が小さい場合や早口で話したりすると、誤認識が増える可能性があります。

このような工夫を施すことで、ツールの性能を最大限に引き出し、正確な文字起こしができるでしょう。

まとめ

議事録作成ツールを導入することで、手間のかかる議事録作成や共有作業を効率化できます。特に近年はAIを搭載したツールが多く、高精度な文字起こしができる点が魅力です。選定時には、必要な機能やAIの精度、Web会議システムとの連携性を重視しましょう。

本記事で紹介したポイントを押さえて最適なツールを選べば、効率的かつ正確な議事録作成が可能になります。議事録作成ツールは、現代の多様な働き方に対応し、チーム全体の業務効率を底上げする有効な手段です。本記事を参考に、ぜひ導入を検討してみましょう。