英語対応のおすすめ契約書管理システム｜メリットや選び方も解説

海外進出している企業や外国人従業員が多い企業は、英語に対応している契約書管理システムの導入が便利です。業務の効率化により、海外企業とのスムーズな契約締結を実現できます。本記事では、英語対応のおすすめな契約書管理システムを、メリットや選び方を交えて紹介します。

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目次

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1. 契約書管理システムの始め方
2. 英語対応のおすすめ契約書管理システム
3. 英語対応の契約書管理システムで海外進出もスムーズに
4. 英語対応の契約書管理システムがおすすめな企業
5. 英語対応の契約書管理システムのメリット
6. 英文契約書を管理する際のポイント
7. その他契約書管理システムの選び方
8. まとめ

契約書管理システムの始め方

契約書管理システムの利用を開始するには、公式サイトでも資料請求が必要となる場合が多いです。本サイトでは、複数のサービスの特徴をまとめて比較・資料請求できますので、ぜひご活用ください。

なお、資料の取り寄せは無料なので複数の資料をダウンロードして、自社に最適な契約書管理システムを選ぶことができますよ！

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英語対応の契約書管理システムで海外進出もスムーズに

英語対応の契約書管理システムでは、契約書管理や締結依頼のやり取りを英語で実施できます。外国人を雇用している企業や海外に取引先がある企業は、実際に英語でのコミュニケーションが発生するため、英語対応の契約書管理システムが便利です。

また、グローバル展開を視野に入れている企業は、英語で契約管理ができることでスムーズに海外進出を狙えます。翻訳作業のための人員を採用したり、契約に関わる作業を自社で英語に対応させたりする必要がなく、コスト削減にもつながります。

英語対応の契約書管理システムがおすすめな企業

英語対応の契約書管理システムは、海外との取引が多い企業や外国人従業員が多い企業におすすめです。ここでは、英語対応の契約書管理システムがおすすめな企業の特徴について解説します。

海外との取引が多い企業

海外との取引が多い企業は、取引数に応じて英語の契約書を管理することになります。その際、契約ごとに英文を和訳していると非常に手間がかかるため、日本語と英語の切り替えがしやすくなれば、翻訳しなくても必要なときにシステム上で確認できます。

また、締結を依頼する際のやり取りも英文メールで作成が必要です。契約管理システムの中には英文のメールテンプレートが利用できるものもあり、上手く活用することで海外との契約締結に関わる業務プロセスを簡略化できます。

外国人従業員が多い企業

外国人従業員が多い企業では、英語対応の契約書システムの活用機会が増えるのが一般的です。外国人従業員が契約締結のやり取りに携わったり、契約内容の確認業務をしたりするため、業務時に言語の壁があると従業員の業務へのハードルが高まります。

契約書の内容は法にも関係する重要事項があり、誤解から弊害につながることも考えられます。そこで、外国人従業員が理解できる言語に対応することで活躍の幅が広がり、外国人が働きやすい会社として優秀な人材が集まりやすくなるでしょう。広がり、外国人が働きやすい会社として優秀な人材が集まることにも期待できます。

英語対応の契約書管理システムのメリット

英語対応の契約書管理システムを導入することで、グローバルビジネスなどにおける契約業務の利便性が高まります。ここでは、英語対応の契約書管理システムのメリットを解説します。

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日本語と英語を簡単に切り替えられる

英語対応の契約書管理システムでは、言語設定機能で日本語と英語を自由に切り替えられます。システムによってはトップページだけでなく、承認フローや契約の締結、契約書の詳細など、さまざまな工程で言語切り替えが可能です。

さらに、契約書の締結から承認で従業員の国籍が変わる際にも、切り替え機能によって柔軟に言語の違いに対応できます。翻訳作業が不要なことで業務を効率化して作業ミスを減らし、従業員のストレスを軽減しながら生産性向上にもつながります。

押印申請や締結依頼も英語でできる

英語対応の契約書管理システムにより、押印申請や締結依頼も英語でできるようになります。メールテンプレートの内容も日本語と英語で切り替えられるため、契約締結までのスムーズな進行が可能です。

また、押印申請や締結依頼のためには英語能力の高い人材が必要ですが、英文のテンプレートなどを利用することで多くの従業員が対応できます。それにより、海外との契約締結に関わる従業員の属人化も防止できるでしょう。

オンラインで素早い契約締結が行える

海外の企業とのやり取りや契約の際に大きな障壁となるのが、契約書の郵送にかかる海外手数料です。国際郵便の利用で発生するコストは負担が大きく、仮に差し戻しなどが発生すると、再度契約書を作成して送付する手間が増え、契約締結までの時間も要します。

その点、契約書管理システムを利用すると契約締結までがオンラインで素早く完了し、業務にかかる手間や時間、郵送コストを削減できます。そして、英語対応していることにより、国ごとに異なる法令などを遵守しやすくなるのも大きなメリットです。

専門用語や社内用語の翻訳も可能

英語対応の契約書管理システムでは、各機能ごとに英語と日本語を切り替えて、スムーズに言語の違いに対応できるのが魅力です。中には、AI翻訳と連携して専門用語や社内用語も素早く正確に翻訳可能なシステムもあり、さまざまな業種の企業で導入されています。

専門用語や社内用語といった自力では翻訳が難しい単語を含む内容も、自動で翻訳して契約を進められるため、より迅速かつスムーズな契約締結が可能になるでしょう。

書類の管理・検索を簡易化できる

契約書管理システムの活用は、書類の管理・検索にかかる時間を大幅に短縮できる点もメリットです。英語と日本語の両方からキーワードや文章で検索して、それを含む契約書を検索できるため、契約書探しが簡単になります。

また、オンライン上で契約書を管理できるため保管場所も必要ありません。契約更新期限を自動で管理しながら、国内外の複数拠点で契約書データを共有しやすくなります。

人材不足やグローバル展開に対応可能

近年の日本国内では人材不足が深刻化しており、外国人労働者を雇用する企業が続出しています。そのような人材不足に対応するためには、契約書管理においても英語表記が簡単に行えるシステムの活用が必須です。

なお、市場規模の拡大や顧客ニーズの多様化に合わせたグローバル展開においても、多国籍企業との契約を円滑に行うには、英語対応している必要があります。このように、世界的な視野を広げるため、契約業務に関する英語対応にも留意するべきだといえます。

英文契約書を管理する際のポイント

英文契約書を管理する際は契約内容だけでなく、複数の言語版や契約書の更新履歴なども含めて適切に管理することが重要です。

特に、海外企業との契約では日本語版と英語版を作成するケースもあるため、どの文書を正式な契約書として扱うのかを明確にしておく必要があります。また、契約締結後の変更や更新にも注意し、常に最新の契約内容を確認できる状態にしておきましょう。

日本語版と英語版のどちらを優先するか確認する

日本語と英語の2言語で契約書を作成したい場合は、両方の内容に相違が生じた際に、どちらの言語版を優先するのかを確認しておくことが大切です。

国際取引では、契約書の言語を複数併記するケースがあります。その際、言語版によって解釈が異なる場合に備えて、優先する言語を契約書に明記します。

英文契約書を管理するときは、単に日本語版と英語版を保存するだけでなく、どの言語版が正文なのか、双方に相違があった場合にどちらを優先するのかまで確認しましょう。なお、翻訳版を参考資料として扱う場合は、その位置付けも明確にしておくことが重要です。

契約書の更新履歴や最新版を管理する

英文契約書は、締結後に契約内容の変更や更新が行われる場合があります。そのため、過去の契約書と現在有効な契約書を区別し、最新版をすぐに確認できるよう管理するのが大事です。

特に、契約期間や更新条件だけでなく、契約変更の合意書・覚書などがある場合は、元の契約書と関連文書を紐付けて管理すると、現在の契約内容を確認しやすくなります。

更新時には契約終了日だけでなく、自動更新の有無や更新前に必要な通知期限なども確認しておくと、更新漏れを防ぎやすいです。契約更新の管理では、契約開始日・終了日・自動更新の有無に加えて、事前通知の期限も重要な管理項目となります。

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その他契約書管理システムの選び方

契約書管理システムには、機能やタイプに応じたさまざまな製品が存在します。そのため、システム選びで大切なのは、自社の特性やニーズに合ったシステムを選ぶことです。

特に、データ化・検索の精度、必要な機能の有無、外部システムとの連携性に注目しましょう。これらは契約書管理システムの活用できる範囲に関わるため、外せないポイントです。

その他、操作性やセキュリティ面、サポート体制なども合わせて確認しておくと自社に最適なシステムを導入できます。以下の内容を参考に、システムを比較・検討しましょう。

【重要な3つのポイント】

1. データ化・検索の精度を確認
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 外部システム・サービスと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. クラウド型かオンプレミス型か
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

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まとめ

英語対応の契約書管理システムは、グローバル企業や外国人従業員が多い企業、将来的に海外展開を視野に入れている企業におすすめです。契約書の管理だけではなく、契約締結や押印申請などの業務まで英語に切り替えた対応が可能になります。

英語対応に必要な翻訳作業が不要であるため、業務効率化だけでなく、業務の属人化防止や外国人従業員の活躍の幅を広げることにもつなげられます。

契約書管理システムを選ぶ際には、必要な機能やデータ化の精度など、さまざまな視点での比較・検討が必要です。本記事で紹介した内容を参考にしながら、英語対応の契約書管理システムを導入し、自社のグローバルな発展を目指しましょう。

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