社会保険料の計算におすすめの給与計算ソフト7選｜必要性を解説

社会保険料は、従業員の給与から天引きするため、給与計算で社会保険料の計算が必要ですが、社会保険料の仕組みは複雑なため、計算ミスも起きやすくなります。本記事では、社会保険料の計算方法やよくある課題、社会保険料の計算に給与計算ソフトがおすすめな理由を解説します。

目次

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1. 社会保険料の計算における課題
2. 社会保険料の計算に給与計算ソフトがおすすめ
3. 社会保険料の計算における給与計算ソフトの必要性
4. 社会保険料の計算方法
5. 無料の給与計算ソフトでも社会保険料機能は使えるのか
6. 社会保険料の計算におすすめの給与計算ソフト7選
7. その他給与計算ソフトの選び方
8. まとめ

社会保険料の計算における課題

社会保険料は仕組みや計算が複雑なため、手作業で正確な計算を行うことが難しい場合があります。また、定期的な法改正が行われているため、料率変更の確認漏れや計算ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすくなります。

パート・アルバイトの比率が高い会社では社会保険に加入している従業員が少ない場合もありますが、正社員が複数名在籍している場合は計算や確認に一定の時間を要します。
特に、定時改定や労働保険の算定などを行う繁忙期には業務量が増加し、超過勤務の原因となる場合もあります。

社会保険料の計算に給与計算ソフトがおすすめ

給与計算ソフトとは、給与計算業務の自動化を支援してくれるソフトウェアです。給与計算に必要な多くの機能を備えており、給与計算業務のなかでも特に煩雑な各種社会保険料の計算にも対応できます。

社会保険料には厚生年金保険料・介護保険料・雇用保険料・労災保険料などが含まれますが、それぞれが異なるルールによって算出されます。また、保険料の計算だけでなく、取得・喪失などの手続きや申請なども付随します。

給与計算業務の中でも、社会保険料に関するミスは発生頻度が高い傾向があり、過去に遡って修正が必要になる場合もあります。このような事態を避けるためにも、給与計算ソフトによる自動化が推奨されます。

給与計算ソフトの主な機能

給与計算ソフトはさまざまな機能を備えており、給与計算業務に関わる多くの作業に対応できるものが多いです。例えば、給与計算機能と勤怠管理機能を同時に備えているものなら、勤怠データを入力せず勤怠打刻から給与計算までが自動的に完了します。

給与計算では各種保険料率を把握し正確な控除額を算出することが不可欠ですが、法定料率変更に自動対応できる給与計算ソフトなら変更漏れの心配がありません。見逃されがちな等級変更などもアラート機能によって通知してくれるものもあります。

また、毎月発行が必要な給与明細や法定三帳簿の作成機能を使えば、書類作成がスムーズになります。給与計算ソフトの主な機能について以下の通りまとめましたので、参考にして選びましょう。

1. 給与計算機能
2. 勤怠管理機能
3. 給与明細書発行機能
4. 法定料率変更への自動対応機能
5. 年末調整への対応機能
6. 法定三帳簿の作成機能

給与計算ソフトの種類

給与計算ソフトは、給与計算特化タイプ・人事システムタイプ・ERPタイプの3種に分けられます。給与計算のみならず人事・労務をカバーできたり、販売・会計の分野まで網羅している多機能な製品もあります。

給与計算特化タイプ

主な機能が給与の自動計算・明細発行に絞られているため低コストで導入できるのが特徴。従業員30名以下の小規模企業向けのタイプ。

人事システムタイプ

給与計算機能に加えて勤怠・労務管理機能も備えているのが特徴。外部の勤怠・労務システムとの連携でより柔軟なシステム化を推進できる中小企業向けのタイプ。

ERPタイプ

社員・金銭・商品・情報を1つに集約して統合的に管理するERP(基幹系情報システム)を活用しているのが特徴。幅広くバックオフィス業務をサポートできる、中・大企業向けのタイプ。

社会保険料の計算における給与計算ソフトの必要性

給与計算ソフトは社会保険料の計算を正確に行う上で必須のツールと言えます。ここでは、給与計算ソフトの必要性について、3つのポイントから解説していきます。

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時間と手間が削減される

給与計算ソフトを使用する最大のメリットとして挙げられるのが、作業時間の短縮です。例えば、固定的賃金の変動により社会保険の随時改定が発生した場合、変動があった月から過去3ヶ月分の平均総支給額を算出し、標準月額報酬を確認してから保険料額を変更する作業が必要になります。

このような作業には多くの手間と時間がかかりますが、給与計算ソフトで自動化することによって大幅な効率化が実現できます。

保険料の変更に対応しやすくなる

社会保険料率は定期的に改定が行われています。厚生年金保険料や健康保険料は健康保険協会のWebサイトなどにも掲載されていますが、給与計算への反映が間に合うタイミングで確認しなければなりません。

給与計算ソフトでは自動的に料率変更が行われるため、定期的な確認が不要になるというメリットがあります。

ヒューマンエラーを減らせる

社会保険料の計算はさまざまな条件を確認して行う必要があり、ヒューマンエラーが発生しやすいです。手作業で行う工程が多ければ多いほどミスの可能性が高まるため、なるべく多くの作業を自動化することでミスの防止に繋がります。

給与計算ソフトの利用によって、給与計算に必要な情報の多くが最新の状態に保たれます。また、社会保険料などが自動的に算出されるため、より正確な給与計算が可能になります。

社会保険料の計算方法

社会保険料とは、健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料・雇用保険料・労災保険料の5つの保険の総称です。このうち、健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料の3つの保険料は標準報酬月額を基準に算出され、資格取得時・定時改定・随時改定の3つのタイミングで決定されます。

標準報酬月額は、1ヶ月に支払われる総支給額を保険料額表に基づく32等級に分類して判断されます。所得税においては一定の条件を満たした通勤手当は非課税となりますが、社会保険における標準報酬月額には全ての手当が含まれるという違いがあります。

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健康保険料の計算方法

健康保険料は標準報酬月額に健康保険料率をかけて算出されます。健康保険の料率は社会保険の保険者によって異なるため、会社がどの保険に加入しているかによって負担額が変わります。

中小企業の加入が多く、一般的に協会けんぽと呼ばれる「全国健康保険協会」の場合は会社が所在する都道府県によって料率が異なります。また、組合健保と呼ばれる「健康保険組合」に加入している場合は、それぞれの組合によって独自の料率が設定されています。

料率に応じて算出された保険料は、会社と従業員で折半して負担します。そのため、給与計算業務においては標準報酬月額×健康保険料率÷2によって算出した額を毎月の給与から控除します。

厚生年金保険料の計算方法

標準報酬月額 × 18.3％ ÷ 2

厚生年金保険料も標準報酬月額によって算出されますが、令和5年時点では一律18.3%と定められています。厚生年金保険料は健康保険料と同様に会社と従業員で負担するため、標準報酬月額×18.3%÷2の計算式によって給与からの控除額を算出できます。

保険料率は段階的に引き上げられており、今後は引き上げの予定はないとされています。

介護保険料の計算方法

介護保険料は全ての従業員に課されるものではなく、40歳から64歳の方のみが対象となります。そのため、誕生日の到来によって適用や除外の対象となる従業員がいないかを毎月チェックする必要があります。

介護保険料も会社と従業員で半分ずつ負担するため、標準報酬月額×介護保険料率÷2で控除額を算出できます。介護保険料率は平成12年度に導入されて以来、毎年のように変更されているため注意しましょう。

雇用保険料の計算方法

雇用保険料は、総支給額に保険料率をかけて毎月計算を行うため、標準報酬月額による計算は適用されません。また、事業の種類によって税率が異なるという特徴があります。

会社と従業員との負担割合も折半ではなく、一般の事業の場合、令和5年4月から令和6年3月までは労働者が0.6%・会社側が0.95%の合計1.55%と定められています。

労災保険料の計算方法

労災保険料は全額を会社側が負担することになっており、従業員の給与から控除を行いません。また、毎月の納付は発生せず、全従業員の前年度1年分の総支給額合計による保険料を算出して納付を行います。労災保険の料率は事業の内容によって定められており、0.25%〜0.88%まで差があります。

無料の給与計算ソフトでも社会保険料機能は使えるのか

給与計算ソフトの中には、無料で使用できるサービスが提供されているものもあります。無料の給与計算ソフトでも、標準報酬月額や生年月日などの必要な情報を登録することによって健康保険料・厚生年金保険料・介護保険料・雇用保険料の計算が問題なく行えます。

無料の給与計算ソフトの注意点

無料の給与計算ソフトには、計算できる従業員の人数や一部の機能について制限されている場合があります。従業員数が数名程度の少人数な会社なら問題なく使用できますが、一以上の従業員が在籍する中小企業が使用する場合は注意が必要です。

社会保険料の計算におすすめの給与計算ソフト7選

その他給与計算ソフトの選び方

自社に合った給与計算ソフトを選ぶために、注目するべきさまざまなポイントがあります。まずは自社の規模に合ったものかどうかを確認することが重要です。業務フローや勤怠管理方法と適合しているかも確認しましょう。

おおよそのポイントで絞り込んだら、給与計算ソフトごとの詳細な機能を比較してみましょう。機能性だけでなく、セキュリティ面・サポート体制・無料トライアルの有無にも注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の規模に合っているか
2. 自社の体制・業務フローに合っているか
3. 自社の勤怠管理の方法に合っているか

【その他の比較ポイント】

1. 自社に必要な機能が搭載されているか
2. サポート体制は充実しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. 無料トライアルはあるか

まとめ

煩雑な社会保険料の計算は、給与計算業務において特に負担の大きい作業です。社会保険には5種類の保険が含まれており、それぞれ算出方法が異なります。また、給与計算業務では単なる金額の算出だけでなく、法改正に関する情報の把握や対応が求められます。

社会保険料には、毎年料率の見直しが行われるものや年度によって改定が発生するものがあります。これらの情報を確認し、給与計算に正確に反映させるためには多くの人的・時間的なコストが必要になります。

社会保険料の計算を行う場合、ヒューマンエラーやミスが発生しやすいという課題がありました。給与計算ソフトの導入によって複雑な処理を自動化でき、正確でミスのない給与計算業務が実現します。

給与計算ソフトにはいくつかの種類があり、導入する会社の規模や導入目的に合わせて選ぶ必要があります。それぞれの特徴を把握した上で、自社にあったものを導入しましょう。