業務委託契約書は電子契約できる？メリットや締結までのやり方を解説

業務委託契約書とは、自社の業務を外部の業者に委託する際に取り交わす契約書のことを言います。近年、さまざまな契約書や文書の電子化が進んでいますが、業務委託契約書も電子化は可能なのでしょうか。本記事では、業務委託契約書の電子化の可否やメリットなどを解説しています。

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目次

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1. 業務委託とは？
2. 業務委託契約書も電子契約が可能
3. 業務委託契約書を電子化するメリット
4. 電子契約を導入する手順
5. 電子化された契約書の締結までのやり方
6. 電子契約を行う際の注意点
7. まとめ

業務委託とは？

業務委託とは、企業が自社の業務を受託者に依頼し、企業が受託者に報酬を支払う働き方です。ここでは、業務委託の種類とよく混同されやすい雇用契約との違いについて解説します。

業務委託の種類について

請負契約

請負契約とは、「当事者の一方がある仕事を完成させることを約束し、相手方がその仕事の結果に対して報酬を支払う内容の契約」です。

これは、成果物の完成が目的で、成果物に対して報酬が支払われます。受託者は成果物を期限内に完成し、納品まで行う義務があります。

委任契約

委任契約とは、「当事者の一方が法律行為をすることを相手方に委託し、相手方がこれを承諾する内容の契約」です。これは、法律に関する業務を遂行することを目的としています。

準委任契約

準委任契約とは、「特定の業務を遂行することを定めた契約」です。これは、法律以外の分野の業務を遂行することを目的としています。

雇用契約との違い

雇用契約は民法で用いられる概念であり、労働者が労働に従事し、使用者がこれに対してその報酬を支払う契約と定義されています。つまり、労働者は企業の指揮命令に基づいて業務をおこなわなければなりません。雇用契約には労働基準法が適用されます。

一方、業務委託契約は、委託者と受託者が、対等な立場で仕事の内容や報酬を決める契約です。受託者は自分の裁量で仕事を進めることができ、企業からの細かい指示を受ける必要はありません。

ただし、労働基準法の保護も受けないため、働き方や報酬については、両者の話し合いで決めることになります。

業務委託契約書も電子契約が可能

業務委託契約書を電子化することは可能です。法律的にも問題なく、今では多くの企業で活用されています。双方の同意と合意が重要で、電子署名やクリックで同意を確認する方法が一般的です。

最近では、契約書の作成から署名、保管まで一括して管理できる「電子契約システム」を利用する企業が増えています。電子契約を始める際は、安全性が確認された信頼できるシステムを選びましょう。

契約書の内容はわかりやすく記載し、お互いの同意方法もはっきりと決めておくことがポイントです。また、契約内容を変更・更新する際のルールも、あらかじめ決めておくと安心です。

業務委託契約書とは

業務委託契約書は、企業や個人が特定の業務やプロジェクトを外部の会社や個人に委託する際の契約文書です。契約書には、委託者と受託者の情報、業務内容、報酬、納期、機密保持、契約解除条件などが明記され、これにより、お互いの役割や責任を明確にします。

また、成果物の質を保証することや、法律に関する重要な事項も含まれます。トラブルを防ぎ、両者が安心して仕事を進められるよう、契約書の内容はしっかりと確認し、必要に応じて専門家に相談することをおすすめします。

電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約と異なり、オンライン上で行う契約のことです。押印や署名の代わりに、電子署名や画面上のボタンクリックで合意を示します。

この手続きは、電子契約システムなど、専用のデジタルプラットフォームを介して行われます。電子契約は法律でも認められた方法で、契約内容や合意した記録はシステム上に保管され、内容の変更や更新も、簡単に行えることが特徴です。

紙の契約書と比べて手間やコストを大きく削減できる便利な方法ですが、安全に利用するためには、信頼できるシステムを選ぶことが大切です。

業務委託契約書を電子化するメリット

業務委託契約書の電子化は、効率化やコスト削減、セキュリティ強化など、さまざまな面でメリットがあります。以下で、主なメリットについて詳しく見ていきましょう。

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契約締結プロセスの効率化

従来の紙ベースでの契約では、書類の作成、印刷、郵送、押印、返送という手順が必要でした。しかし、電子化することにより、契約書の作成から締結までの、この一連のプロセスが大幅に効率化されます。

契約書の作成・編集はオンライン上で行え、締結も電子署名を利用することで即時完了できます。また、契約当事者がどこにいても契約締結が可能です。

契約内容の確認や修正についても、取引先とオンライン上でスムーズにやり取りができ、特に複数の業務委託先がある場合や、全国各地や海外に業務委託先がある場合に大きな強みとなります。

契約更新の迅速化

業務委託契約は定期的な更新が必要なケースが多いものです。多くの電子契約システムでは、契約更新の時期が近づくと自動的に通知が届くので、更新忘れを防ぐことができます。

また、委託料の改定や業務内容の見直しなど、更新時の変更点も分かりやすく管理できます。急な業務内容の変更や、契約期間の延長などにも素早く対応できるため、業務の継続性を保ちやすくなるでしょう。

コスト削減

業務委託契約書を電子化することで、印刷代や郵送代はもちろん、契約書保管用のスペースも不要になります。また、特に大きいのが印紙税の削減効果です。電子契約は印紙税法上の「文書」に該当しないため、印紙税がかかりません。

例えば1,000万円を超える業務委託契約では1件あたり2万円の印紙税が必要ですが、電子契約ならこのコストが完全に不要です。契約件数が多い企業では、この印紙税の削減だけでも大きな経費削減につながるでしょう。

さらに、多くの業務委託先を抱える企業では、契約書管理の手間も大幅に減るため、担当者の作業時間を他の重要な業務に充てることができます。

参考：印紙税法第二条｜e-Gov法令検索

セキュリティとコンプライアンスの向上

業務委託契約には、委託料や業務上の機密情報など、重要な情報が多く含まれています。電子契約システムでは、アクセス権限を制限したり、データの改ざんを防いだりする機能が備わっているため、情報管理が確実になります。

また、業務委託に関する法令順守の面でも、契約内容の変更履歴がしっかりと記録されるため、後から確認が必要になった際も安心です。社外の業務委託先とのやり取りも、より安全に行えるようになるでしょう。

電子契約を導入する手順

電子契約を導入する際の基本的な手順は以下の通りです。これにより、効率的な契約プロセスを確立し、紙の使用や手間を削減することが可能です。

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自社が扱う契約書・業務フローの把握

電子契約の導入を成功させるために、まずは自社でどのように契約書を作り、どのような順序で処理しているのかを把握しましょう。

具体的には、契約書の作成から保管までの流れを見直し、それぞれの段階で必要な情報や関係者を確認していきます。また、自社で使っている契約書の種類や特徴、法律上の要件などを把握しておくことも必要です。

これらを整理することで、どの契約書から電子化を始めるのが良いか、誰がどんな役割を担うのかが明確になります。そして、自社の業務の進め方に合った電子契約システムを選ぶことができるでしょう。

電子契約システムの選定・導入

電子契約システムの選定・導入では、「使いやすさ」と「安全性」を重視しましょう。機能面では、必要な機能が揃っているか、普段の契約作業の流れに合うか、などをチェックしましょう。必要に応じてカスタマイズできるかも確認しておくと、より使いやすくなります。

安全面では、法律で定められた基準を満たしているか、情報漏洩を防ぐ対策がなされているか、契約の記録がきちんと保管されるかを確認します。その他にも、困ったときのサポート体制や、導入にかかる費用と得られる効果のバランスも検討しましょう。

これらの点をしっかり確認することで、安心して使える電子契約システムを選ぶことができます。

電子契約の運用体制を整える

電子契約の運用を始める際には、業務フローの変更や従業員への研修が重要です。まず、これまでの紙の契約書を使った業務フローを、電子契約用に適切に変更します。

その際、「誰が」「どのタイミングで」「どんな作業をするか」をはっきりさせておくと、スムーズに移行できます。

次に、従業員向けの研修を行います。電子契約システムの使い方はもちろん、情報を安全に扱うための注意点なども説明しましょう。また、システムに詳しい担当者を決めることで、問題が発生した際すぐに相談できて安心です。

運用を始めてからも、定期的に従業員の声を集めることで、より使いやすい仕組みに改善していくことができます。

電子化された契約書の締結までのやり方

電子契約書の締結方法は、電子署名の種類によって異なります。以下では主要な電子署名の種類とそれに伴う契約書の電子化手法を解説します。

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立会人型の場合

立会人型の電子契約は、契約締結に際して第三者の立会人が監督と承認を行う形式です。具体的な流れとしては、まず契約書のデータを電子契約システムにアップロードし、立会人に確認を依頼します。

立会人は内容をチェックし、問題がなければシステム上で電子署名をして承認します。承認が済むと、契約を結ぶ両者に通知が届き、契約書はシステム上で安全に保管されます。

この方法は、特に重要な契約を結ぶ際によく使われる方法です。信頼できる第三者が契約の過程を見守ることで、より確実で安心な契約締結が可能になります。

当事者型の場合

当事者型の電子契約は、契約当事者間のみで電子契約プラットフォームを利用して契約書の作成、編集、署名を行う方法です。

まず、契約書のデータをシステムにアップロードするか、システム上で新しく作成します。そして契約内容や必要な情報を入力後、一方の当事者が電子署名を行います。

次に、相手方も内容を確認し、問題がなければ電子署名を行います。こうして双方の署名が揃うと、契約の成立を知らせる通知が届き、契約書はシステム上で安全に保管されるという流れです。

この方法は、立会人を介さず素早く契約を結べるため、日常的な取引でよく使われています。手続きもシンプルで、効率的に契約を進められるのが特徴です。

電子契約を行う際の注意点

電子契約を導入する際には、いくつかの重要な注意点を考慮することが不可欠です。適切な手順と注意を払うことで、法的有効性やセキュリティを確保し、スムーズな電子契約プロセスを実現できます。

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電子契約できない契約書も存在する

電子契約は便利な方法ですが、すべての契約に使えるわけではありません。

例えば、土地や建物の売買契約、遺言書といった重要な契約は、法律で定められた特別な手続きが必要なため、電子契約が使えません。また、医療に関する契約や、行政機関との契約、海外との契約なども、電子契約の利用が制限される場合があります。

そのため、従来通りの紙の契約書が必要となるケースもあります。電子契約を導入する際は、それぞれの契約の特徴や、その地域の法律を確認し、電子契約が適切かどうかを慎重に判断することが大切です。

取引先に電子契約の理解・同意を得る必要がある

電子契約の利用には取引先の同意が必要であり、取引先への説明と同意確認が必要です。そのため、まずは取引先に電子契約について丁寧に説明することが大切です。

電子契約の概要やメリット、セキュリティ対策についてわかりやすく説明した上で、同意書や利用規約を渡し、正式な形で了解を得ておきましょう。

また、すべての契約をいきなり電子化するのは難しいため、紙の契約書と電子契約が並行して使われることも多いでしょう。その場合は、どの契約をどちらの方法で行うのかを明確にし、お互いが混乱しないよう気を付けます。

電子契約をスムーズに導入するには、取引先としっかりコミュニケーションを取り、信頼関係を築きながら進めていくことが重要です。

まとめ

業務委託契約は、電子契約で締結することが可能です。従来の紙の契約書をデジタルに置き換えることで、効率的に契約を進めることができます。

電子化には、電子契約システムを使うことで、契約プロセスの効率化やコスト削減が可能です。特に、印紙税が不要になる点や、契約締結までの時間短縮が大きなメリットとして挙げられます。

ただし、導入に際しては取引先の同意を得ることや、適切なシステムの選定が重要です。しっかりと準備を整えて電子契約を導入することで、より効率的で安全な契約業務の実現が期待できます。