税務署の税務調査に対応するには｜電子契約システムの有効性

税務署による税務調査は、通常3〜5年の周期で実施されます。帳簿類を電子化している場合は、電子帳簿保存法に基づいた適切な対応が求められます。本記事では、税務調査の概要と、その対応における電子契約システムの有効性について解説します。

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目次

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1. 税務調査と電子帳簿保存法の概要
2. 税務調査に関わる電子帳簿保存法の内容
3. 税務調査に関わるe-文書法の内容
4. 電子契約システム導入後の税務調査の内容
5. 電子契約システムで税務調査に対応する際の注意点
6. 電子契約システムを導入していると税務調査に適切に対応できる
7. まとめ

税務調査と電子帳簿保存法の概要

税務調査は、税務当局の調査員が、個人や法人の税務申告内容や税金支払いに関する情報を検証する手続きです。調査の目的は、税金の正確な評価と徴収を確保することで、税務調査では、申告書類や支払い記録などの提出が求められます。

そして電子帳簿保存法は、電子データによる帳簿や書類の保存を認める法律であり、税務調査においても電子データでの提示が認められています。

近年、テクノロジーの技術的な進展により、オンライン化が進み電子契約システムなどの導入を検討する企業も多いです。電子契約システムは、税務調査への対応にも有効である点が注目されています。

本記事では、税務調査と電子帳簿保存法の概要や、改正の要件、電子契約システムにおける税務調査の内容、注意点などについて解説します。

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税務調査の概要

税務調査は、税務当局が個人や法人の税務申告に対して行う調査のことを指します。多くの企業は、3〜5年程度の周期で調査を受けます。主な目的は、正確な税金の申告と支払いが行われているかを確認し、税務法に適合しているかどうかを判定することです。

税務調査の種類として、税務署員が事業所などを訪問して調査を行う「外部調査」や、提出された書類やデータを基に行う「内部調査」があります。また、一定の要因に基づいて選ばれた申告者を対象に行う「選定調査」などがあります。

調査の結果、正確な申告が行われている場合は何も問題ありませんが、誤った申告や不正行為が判明した場合は、過去の課税期間に対する修正請求や追加の税金支払い、罰則が課せられる可能性があります。

電子帳簿保存法の概要

電子帳簿保存法は、企業や個人が会計帳簿や取引記録などを電子データの形で保存することを認めた法律です。IT化が進む中で、会計情報を電子データで管理するニーズが高まったことから制定されました。

この法律の対象は、法人や個人事業主などであり、会計帳簿や取引記録、給与台帳などの電子的な記録が保存義務の対象となります。また、この法令に基づき、電子帳簿の内容が改ざんされていないことを確保するためのセキュリティ措置や正確性の担保が求められます。

電子帳簿の情報は法定記録保存期間に準じて、いつでも閲覧可能な形式で保存する必要があります。この法律は、会計情報の電子化に伴う信頼性と法的効力を保証し、適切な方法で保存や管理を行うためのガイドラインとして機能しています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子帳簿保存法改正の要件

電子帳簿保存法は、納税者の文書保存に係る負担軽減を図る観点から制定され、適宜改正されています。税務調査への対応においても、この法律の要件を満たすことが必須です。

ここでは、要件の中でも特に重要な「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」について解説します。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子帳簿等保存

電子帳簿保存法や税務関連法令に基づき、会計帳簿や取引記録は電子データで保存することが義務付けられています。税務調査に備え、これらの法令を遵守することが重要です。

税務当局は、税務申告の内容を検討した上で、調査対象を選定します。調査の際には、保存された電子帳簿により、過去の取引や会計情報を確認し、申告内容と実際の取引が一致しているかどうかを判定します。

電子帳簿は、デジタル形式で保存されているため、必要な情報への素早いアクセスが可能です。これにより、税務調査がスムーズに進行し、税務当局への効率的な対応が実現できます。

スキャナ保存

スキャナ保存は、紙の会計帳簿や取引記録の文書をスキャンしてデジタルデータ化し、電子帳簿として保存する方法です。スキャンしたデータは、PCのハードディスクやクラウドストレージに保存して管理します。

税務調査の際、スキャンして電子化された帳簿データは、正確な取引記録や会計情報を提供する重要な資料です。税務当局は、これらのデータに基づき申告内容の正確性を検証します。

電子取引

電子取引は、eコマースや電子商取引とも呼ばれ、インターネットを介して商品やサービスを売買する取引方法です。ウェブサイトやオンラインショップなどを利用し、注文から支払い、配送まで、全てのプロセスがオンライン上で完結します。

電子取引による売上や収入は、税務上の課税対象です。電子取引はデジタル形式で情報が記録されるため、税務当局はオンライン上の取引履歴や支払い記録を確認し、申告内容との整合性を確認できます。

デジタル時代における税務調査では、電子取引の内容確認が重要な位置を占めています。取引に関する収支を正確に申告し、法令要件を満たすことで、円滑な税務調査と適正な納税が実現できるでしょう。

税務調査に関わる電子帳簿保存法の内容

税務調査に関わる電子帳簿保存法の内容に関しては、「真実性の確保」や「可視性の確保」が重要になります。ここでは、それぞれの概要や税務調査との関連について解説します。

参考：優良な電子帳簿の要件｜国税庁

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真実性の確保

電子帳簿保存法では、税務調査で正確な情報提供を行うために、電子帳簿の真実性を確保することが求められています。ここでは、その中の「訂正・削除履歴の保存」や「帳簿間の相互関連性」「関係書類の備付け」について解説します。

訂正・削除履歴の保存

電子帳簿における訂正・削除履歴の保存は、取引記録の正確性と透明性を確保するための重要な要件です。この履歴は、税務調査時に取引内容の確認に不可欠な資料となります。

税務調査の際には、税務当局は申告内容と実際の取引履歴が一致しているかどうかを確認します。電子帳簿の訂正や削除履歴を調査することで、過去の取引データがいつ、どのように変更されたのかを追跡できます。

これにより、意図的な不正や記録の改ざんの有無を判断することが可能です。不適切な処理が疑われる場合には、税務当局による詳細な調査が実施されることがあります。

帳簿間の相互関連性

企業や組織では、会計帳簿や購買帳簿、売上帳簿、給与台帳などさまざまな帳簿が使用されます。これらはそれぞれ異なる情報を記録しながらも、相互に関連しています。

例えば、売上帳簿と仕入帳簿は、売買取引に関する情報を記録し、財務諸表の作成や税務申告に利用されます。

税務調査の際には、異なる帳簿間で記録された情報が一貫性を持っているかどうかが確認されます。例えば、売上帳簿に計上された取引が仕入帳簿にも適切に反映されているかを確認することで、取引の正確性が検証されます。

企業や組織は法令に基づいて帳簿を適切に管理し、相互の一貫性を確保する義務があります。正確な帳簿管理は、税務調査の円滑な実施と適正な課税の実現につながるのです。

関係書類の備付け

電子帳簿保存法における関係書類の備付けとは、電磁的記録による保存を行う際に必要となる書類やデータを適切に管理・保存することを指します。

具体的には、電子帳簿の作成方法や管理体制を示すシステム関係書類、事務処理規程、検索機能の説明書などを備え付ける必要があります。これらは税務調査の際、電磁的記録の信頼性を証明する重要な資料となります。

税務調査では、関係書類によってシステムの適正な運用が立証できることが求められます。そのため、関係書類は常に最新の状態に保ち、速やかに提示できるよう整理しておくことが重要です。

可視性の確保

税務調査の際には、電子帳簿などの可視性を確保する必要があります。ここでは、その中の「検索機能の確保」や「見読可能性の確保」などについて解説します。

検索機能の確保

税務調査において、電子帳簿の検索機能が重要です。膨大なデータから必要な情報を効率的に探し出せる検索機能があれば、税務当局は調査を迅速に進められます。電子帳簿は一般的に情報量が多いため、手作業での検索は困難です。

検索機能により、特定の条件やキーワードを指定して必要な情報を素早く取得できます。例えば、期間や取引内容などを指定して検索することで、目的の情報を短時間で特定し確認することが可能です。

このように検索機能を活用することで、税務調査に必要な情報を正確に取得し、申告内容との整合性を効率的に検証できます。また、情報収集の時間が大幅に短縮されることで、調査全体の効率が向上し、労力と時間の節約にもつながります。

見読可能性の確保

税務調査では、電子帳簿が見やすく読みやすいことが重要です。電子帳簿はデジタル形式で情報が記録されているため、適切な表示方法で整理されていれば、税務当局が情報をスムーズに理解し、調査を効率的に進められます。

見やすく読みやすい電子帳簿の情報は、誤解や誤読を防ぎ、必要な情報を素早く特定できます。これは、取引の正当性を裏付ける明確な証拠となり、税務当局との円滑なコミュニケーションにもつながります。

このように、電子帳簿の見やすさや読みやすさは、税務調査の効率性と正確性を高める重要な要素です。適切なフォーマットやフォントの活用により、情報の整理と理解を促し、スムーズな調査進行を支援しましょう。

税務調査に関わるe-文書法の内容

e-文書法とは、民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律を指します。

これにより、従来は紙での保管が義務付けられていた国税関係書類などを、電子データで保存することが認められました。

ただし、電子データで保存するには以下の4つの要件があります。

1. 見読性：パソコンやプリンタを用いて明瞭な状態で即座に表示・出力可能であること
2. 完全性：保存期間中に電子データが滅失や毀損しないように措置が取られていること
3. 機密性：不正アクセスの抑止措置が取られていること
4. 検索性：必要な情報がすぐに引き出せる体制であること

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律｜e-Gov法令検索

電子契約システム導入後の税務調査の内容

電子契約システムを導入した場合でも、税務調査の基本的な目的や進め方は従来と変わりません。ただし、電子データ特有の調査項目が加わるため、事前に調査対象となるデータの範囲や保存状況を把握しておくことで、より円滑な対応が可能となります。

以下では、主な調査内容について解説します。

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書類や帳簿データの調査

電子契約システム導入後も、従来の税務調査と同様に、書類や帳簿データの整合性や正確性が主な調査ポイントです。

電子データでの保存が認められているとはいえ、取引の事実を証明する書類やデータが適切に保存・管理されているか、帳簿との整合性が取れているか、などが重点的に調べられます。

電子データは改ざんのリスクがあるため、真正性や信頼性を証明できる資料の提示が必要となる場合もあります。

電子契約システムのログデータの調査

電子契約システム導入後は、システムのログデータも調査対象となります。ログデータには、契約締結日時、関係者、操作履歴などが記録されており、取引の透明性や信頼性を確認するために利用されます。

不正アクセスやデータ改ざんなどの痕跡がないか、適切なアクセス権限管理が行われているか、なども調べられます。ログデータの保存期間や管理体制も重要なポイントです。

電子署名・タイムスタンプの検証

電子署名が法的要件を満たしているか、署名時刻を示すタイムスタンプが正確に付与されているかを検証します。

特に、電子署名の有効性、発行元の認証局の信頼性、タイムスタンプの改ざん防止機能が正常に機能しているかを確認します。また、署名者の本人確認方法や署名権限の確認プロセスについても調査対象です。

電子契約システムで税務調査に対応する際の注意点

電子契約システム導入後に、税務調査に対応する際にはいくつかの注意点があります。ここでは、「電子化しても紙の原本が必要な場合がある」点や「電子契約システム導入前の証憑類」などについて解説します。

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電子化しても紙の原本が必要な場合がある

帳簿を電子化する場合には、タイムスタンプの付与が義務付けられています。タイムスタンプは、特定の日時にデータが作成されたことを証明する重要な要素です。

タイムスタンプが付与されていない電子帳簿は、データの作成時期や変更履歴を特定し、確認することが難しくなります。

税務調査の際、タイムスタンプのない電子帳簿は信頼性が不十分とみなされ、証拠としての効力が認められない可能性があります。その場合、紙の原本の提示を求められることがあります。

また、電子帳簿保存法では、データの整合性やバックアップなど、電子帳簿の信頼性を確保するための要件が定められています。これらの要件を満たしていない場合も、データの法的な有効性が認められず、原本の提示を求められることがあります。

電子契約システム導入前の証憑類が必要になる

電子契約システムの導入前や書類を電子化する前の段階では、従来通り紙の証憑(しょうひょう)類が原本です。そのため、税務調査の際には、電子化された契約書などのデジタルデータのほかに、紙の証憑類も準備する必要があります。

電子帳簿保存法は、一定期間の取引記録や書類の保存を義務付ける法律です。電子帳簿は、この法律の要件を満たして保存する必要があります。税務調査では、これらの法令に準拠したデジタルデータの確認とともに、必要に応じて紙の証憑類の提示も求められます。

電子契約システムを導入していると税務調査に適切に対応できる

電子契約システムを導入することで、税務調査への対応をスムーズかつ適切に行うことができます。電子契約法や電子帳簿保存法といった関連法令に準拠したシステムであれば、データの法的な正当性を確保できるため、調査時に安心です。

システムに蓄積されたデータは簡単に検索可能で、必要な情報を迅速に提供できます。さらに、自動的に付与されるタイムスタンプはデータの信頼性を高め、証拠としての価値を強めます。

つまり、電子契約システムは、税務調査におけるデータの正確性、信頼性、そして法令遵守を担保する有効な手段と言えるでしょう。導入によって、調査への対応負担を軽減し、スムーズな調査協力体制を築くことができます。

まとめ

電子契約システムは、契約や取引をデジタルで管理し、法的要件を満たすことで税務調査に効果的に対応できる重要なツールです。タイムスタンプによる日時の証明、データの整合性確保、必要な情報の迅速な取得が可能となります。

これらの機能により、税務調査時に信頼性の高いデータを証拠として速やかに提示できます。また、正確な情報提供と効率的な調査対応により、税務署からの要請に適切に対応でき、法的リスクも軽減されます。

今後、電子契約システムを導入する際は、税務調査への対応を見据えて、必要な要件や注意点を十分に検討し、適切なシステム設計と運用を心がけることが重要です。