電子契約システムにかかる費用｜料金体系・相場・比較ポイントを解説

電子契約システムの導入には、初期費用・月額基本料金などがかかります。また、電子証明書の取得料など、システム利用料以外の費用もあるため注意が必要です。本記事では、電子契約システムの料金体系・費用相場に加え、電子契約を導入する際の相手方の負担についても解説します。

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目次

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1. 電子契約システムの料金体系
2. 電子契約システムの費用相場と比較
3. 電子契約システムの利用料以外にかかる費用
4. 書面契約と電子契約の費用対効果
5. 電子契約で相手側に負担はかかるのか
6. 電子契約システムを選定・比較する際の費用以外のポイント
7. まとめ

電子契約システムの料金体系

電子契約システムは、クラウド型の電子契約サービスによって提供されることが多いです。クラウド型の電子契約サービスは、インターネットに接続できる環境があればどこからでも利用することができ、サーバーを自社で用意する必要がありません。

電子契約システムの料金体系は、主に「月額基本料金」「契約締結ごとの従量料金」「月額料金と従量課金を組み合わせたタイプ」の3種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社の契約件数や利用人数に応じて最適なプランを選ぶことが重要です。

ここからは、電子契約システムの料金体系について解説します。

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月額基本料金

月額基本料金は、毎月一定額を支払う料金体系です。契約書の保管件数や利用者数に応じて料金が変動するケースが多く、サービスによってはアカウント数に関係なく固定料金で利用できる場合もあります。

固定料金は利用頻度に関わらずコストが一定のため、契約件数が多い企業や継続的に電子契約を利用する場合に適しています。一方で、利用頻度が低い場合は割高になる可能性もあるため注意しましょう。

契約締結ごとの従量料金

従量料金は、契約書を締結するごとに発生する料金体系です。契約書のページ数や署名者数などによって料金が変動することが一般的で、利用頻度に応じてコストが増減する点が特徴です。

利用した分だけ費用が発生するため、契約件数が少ない企業やスポット的に利用したい場合に向いています。ただし、契約件数が増えるとその分コストも増加することから、利用状況によっては想定以上の費用がかかるリスクがあります。

月額料金と従量課金を組み合わせたタイプ

月額料金と従量課金の両方を組み合わせたタイプは、月額基本料金と契約締結ごとの従量料金の両方を支払う料金体系です。基本料金で一定の利用枠が用意され、それを超えた分について従量課金が発生するケースが一般的です。

利用状況によっては月額料金と従量料金の両方が発生するため、費用が高額になることがあります。そのため、自社の契約件数や利用頻度を踏まえ、どの料金体系が最も費用対効果が高いかを事前に確認しておくことが重要です。

電子契約システムの費用相場と比較

電子契約システムを利用する際にかかる費用としては、初期費用と運用時に発生するランニングコストがあります。ランニングコストとは、月額基本料金や送信料、オプション費用など、継続的に発生する費用のことです。

初期費用については無料のシステムも多いですが、中には数万円の費用がかかるケースもあります。月額基本料金・送信料・オプション費用については、選ぶシステムによって大きく異なるため、あらかじめ確認しておきましょう。

初期費用	0～50,000円
月額基本料金	5,000円～20,000円
送信料(/件)	100円～300円
その他オプション費用	数百円～数万円

主な電子契約システムの費用比較

主な電子契約システムとして、GMOサイン・クラウドサイン・BtoBプラットホーム契約書の利用料金を比較して解説します。ここでは、電子契約システムの有料プランの中で一番利用料金が低いプランを利用し、1カ月10件契約したときの費用を算出しています。(税抜表示)

	GMOサイン	クラウドサイン	BtoBプラットフォーム契約書
基本料金	8,800円~	10,000円~	10,000円~
送信料(/件)	300円/100円※	200円	50円
1カ月あたりの費用	9,000円~	12,000円~	10,500円~

これらは月額基本料金と契約締結ごとの従量料金を組み合わせた料金体系になっています。費用以外にも使うことのできる機能が異なるので、比較することが必要です。

無料の電子契約システムの注意点

無料の電子契約システムは、コストを抑えて電子契約を導入したい場合におすすめです。しかし、無料の電子契約システムや無料プランは、ユーザー数や電子署名件数に制限があるケースが多く、継続的に契約業務を行う企業では、運用に支障が出る可能性があります。

また、無料の電子契約システムは機能が制限されている場合があり、セキュリティ対策が万全でなかったり、サポート体制が整っていなかったりするケースも少なくありません。そのため、本格的な導入をする場合には有料版の契約を検討しましょう。

電子契約システムの利用料以外にかかる費用

電子契約システムを利用する際は、システムの利用料以外に電子証明書の取得料や自社システムの構築料などがかかります。そのため、利用料以外にかかるコストにも目を向けながら、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。

ここからは、電子契約システムの利用料以外にかかる費用について解説します。

電子証明書の取得料

電子証明書とは、インターネット上で契約を行う際に、署名者の本人性を電子的に証明するものです。電子契約システムを利用するには、電子証明書の取得が必要であり、その取得に費用がかかります。

電子証明書は、電子契約サービス事業者や認証局から取得でき、取得時には費用が発生します。取得料はサービスによって異なりますが、一般的には数千円から数万円程度が相場です。また、証明書には有効期限があるため、更新時にも費用がかかる点に注意が必要です。

自社システムの構築・メンテナンス料

電子契約システムにおける自社システムの構築・メンテナンス料とは、社内で効率的に電子契約システムを運用するために必要な費用です。

クラウド型の電子契約サービスであれば、サービス導入のために新たに自社でシステムを構築する必要は基本的にありません。そのため、初期段階で大きな開発費用が発生しにくい点が特長です。

しかし、電子契約の導入をきっかけに、既存の社内システムとの連携や業務フローの見直しを行う場合には、構築費用やメンテナンス費用がかかります。また、導入後もシステムの改修や保守が必要になるケースがあり、その内容や規模によって費用は大きく変動します。

既存システムの種類や数によってコストが異なるため、事前にどこまで対応するかを整理しておくことが重要です。

書面契約と電子契約の費用対効果

電子契約は書面契約に比べて業務効率化が図れることに加えて、書面契約にかかる費用を削減できます。ここでは、書面契約と電子契約の費用対効果について解説します。

電子契約の導入で抑えられる費用

書面契約から電子契約に移行することによって、主に以下の5つの費用を抑えられます。

1. 印紙税
2. (取引先への)郵送費
3. (印刷用の)インク代
4. 保管場所
5. 用紙代

書面契約では契約数に比例して、郵送費や印刷費がかかります。また、印紙税は契約金額に応じて定められた税額が異なります。

つまり、契約をすればするほどかかる費用も増えるということになります。一方、電子契約では初期費用はかかりますが、契約をすればするほど費用対効果は高くなります。

書面契約と電子契約の価格差

書面契約と電子契約の費用対効果は、大きく異なります。書面契約では、契約書の印刷や押印、郵送が必要になり、契約書の保管のためにスペースの確保も求められます。しかし、電子契約なら紙の契約書を使用しないため、これらのコストを削減できます。

電子契約の費用対効果は、契約書の件数やページ数によって異なります。一般的に契約書の件数が多いほど、電子契約の費用対効果は高くなります。また、契約書のページ数が多いほど、印紙税の節約額が大きくなるのが特徴です。

例えば、100件の契約書を締結する場合、書面契約では印紙税として約10万円の費用がかかります。一方、電子契約では印紙税は不要です。そのため、電子契約では約10万円の費用を削減することができます。さらに、電子契約は迅速に契約できるのが魅力です。

電子契約で相手側に負担はかかるのか

電子契約においては、相手側にデメリットが発生する可能性があります。ここでは、相手側に発生する可能性のあるデメリットについて解説します。

業務フローを変更しなければならない

書面契約から電子契約に移行する場合、自社だけでなく取引先も電子契約に移行しなければなりません。電子契約は、コストカットできる点や業務を効率化できる点などメリットがありますが、従来の業務フローを変更する必要があります。

しかし、取引先によっては電子契約に不慣れな場合や、社内ルール上すぐに対応できないケースも少なくありません。そのため、導入時には電子契約のメリットや変更点を丁寧に説明することが重要です。

相手方に費用がかかることがある

電子契約サービスには、「当事者型」と「立会人型（事業者型）」の2種類があります。当事者型は契約する本人が電子署名を付与する方式であり、立会人型は電子契約サービス事業者が当事者の指示に基づいて電子署名を付与する方式です。

当事者型では多くの場合、相手も同じシステムを利用する必要があり、かつ電子証明書を取得しなければならないため、費用負担が発生します。

電子契約システムを選定・比較する際の費用以外のポイント

電子契約システムを選定・比較する際には、費用以外のポイントにも注目しましょう。以下で、詳しい内容を解説します。

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当事者型か立会人型か

前述のように、電子契約には当事者型と立会人型があります。ベンダーによって対応している方法が異なるため、必要な契約形態に対応したシステムを選択しましょう。当事者型は、時間やコストがかかるものの、より強い法的効力を持ちます。

一方で立会型はより手軽で、取引相手にも負担が少ない方法です。また、中には双方の契約形態に対応しているハイブリッド型の電子契約システムもあります。ハイブリッド型なら、契約内容の重要度や取引先によって使い分けることも可能です。

自社の目的に合った機能か

電子契約システムを選ぶ際は、自社の目的に合った機能があるかどうかを確認することが大切です。必要のない機能が多いシステムを選ぶとコストの無駄につながり、反対に機能が不足している場合は、十分な業務効率化やコスト削減の効果が得られない可能性があります。

そのため、どのような目的で電子契約システムを導入するのか考えながら、自社に合ったものを選ぶようにしましょう。

担当者が使いやすいか

電子契約システムを選ぶ際には、担当者の使いやすさにも注目しましょう。操作しにくいシステムを導入しても効果が出にくく、余計な時間がかかってしまいます。また、自社だけでなく取引先の使いやすさにも注目して選ぶのがおすすめです。

契約時の操作が分かりにくいと、契約に手間取って時間やコストがかかってしまう可能性があります。画面の見やすさや操作の分かりやすさなどにも注目し、自社に合ったシステムを選びましょう。

セキュリティは万全か

電子契約システムでは、個人情報や機密情報を扱うケースがあるため、必ずセキュリティ対策についても確認しましょう。セキュリティが不十分なシステムを選んでしまうと、情報漏洩やデータの改ざんといった重大なリスクにつながる可能性があります。

そのため、アクセス制限や通信・データの暗号化など、基本的なセキュリティ対策が整っているかを確認しましょう。また、第三者機関による認証を取得しているサービスであれば、一定のセキュリティ水準を満たしているかの判断材料になります。

サポート体制は十分か

電子契約システムに限らず、各種システムを導入する際にはサポート体制にも注目しましょう。トラブルなどがあった際、どこまで対応してくれるのか確認しておくと安心です。土日や夜間の問い合わせ先もチェックしておくと良いでしょう。

また、導入時の不明点や運用における質問に回答してくれる体制が整っていると便利です。特に、初めて電子契約システムを導入する場合には、サポート体制が充実したシステムを選びましょう。

多言語に対応しているか

海外にビジネス拠点を持つ場合や、外国人との契約業務がある場合は、多言語に対応している電子契約システムが便利です。英語はもちろん、システムによっては、中国語・フランス語・ポルトガル語・ロシア語など多岐に渡る言語に対応しています。

また、言語だけでなく、他国の通貨に対応しているかどうかや、海外の法規制に準拠しているかなどもチェックしておくと良いでしょう。すでにグローバル展開している企業だけでなく、将来的に海外進出したい企業にも、多言語対応の電子契約システムはおすすめです。

まとめ

電子契約システムは初期費用やランニングコスト、オプション費用など多くの費用がかかります。しかし、書面での契約をし続けることと比較すると、費用面で大きな差が出てくるでしょう。長い目で見ると、システムを導入した方がコストの削減につながります。

また、電子契約システムを導入することで在宅ワークなど多種多様な働き方にも対応できるようになり、多くのメリットが得られます。電子契約システムの導入に迷われている方は、ぜひ本記事を参考に自社に合ったシステムを検討してみましょう。