賃貸借契約書の電子化は可能？導入のメリット・デメリットも解説

不動産の契約に必要な賃貸借契約書や重要事項説明書の交付は、これまで対面で行うのが基本でした。しかし、2022年5月の法改正により、現在は電子化が認められています。この記事では、賃貸借契約書を電子化するメリット・デメリットや電子契約の流れなどを解説します。

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目次

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1. 賃貸借契約書の電子化は可能か
2. 賃貸借契約書の電子化が解禁された背景
3. 電子化が可能になった不動産賃貸の書類
4. 賃貸借契約書を電子化するメリット
5. 賃貸借契約書を電子化するデメリット
6. 不動産の電子契約の流れ
7. 電子契約システムを利用するときの注意点
8. 電子契約システムを活用しよう
9. まとめ

賃貸借契約書の電子化は可能か

賃貸借契約に関する書類は、宅地建物取引業法で書面による交付が義務付けられていました。しかし、2022年5月に宅地建物取引業法や借地借家法の改正が施行され、現在は電子契約が認められています。

電子契約では、契約内容の確認や署名がオンラインで完了し、契約手続き費用や労力の削減も期待されています。電子契約の解禁は、不動産業界にとっても大きな変化であり、しっかり情報を把握しておかないと業界の動きに取り残される恐れもあります。

本記事では、電子契約が可能になった契約書の種類や電子契約を行う際の流れ、メリット・デメリットなどを解説します。

参考：不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになります。｜国土交通省

参考：電磁的記録も書面と同じ扱いに /借地借家法改正｜法務省

電子契約とは

電子契約とは、電子データで作成した契約書で締結する契約を指し、書面での契約書と同じ効力を持ちます。すべてをオンライン上で完結できるため、契約プロセスがスムーズに進み、不動産業者と顧客両者に大きなメリットがあります。

しかし、不動産の賃貸契約は顧客にとっても重要な契約であるため、闇雲に電子契約を進めるのではなく、顧客の理解をしっかり得ながら進めなければなりません。また、電子契約の同意を得られない顧客に対しては、従来通り書面で対応していく必要があります。

賃貸借契約書の電子化が解禁された背景

2001年の電子署名法・IT書面一括法の施行、2005年のe-文書法の施行、そして1998年に施行された電子帳簿保存法の度重なる改正でその条件が緩和され、現在では多くの電子契約が認められるようになってきています。

賃貸借契約では、2017年からWeb会議システムなどを使っての重要事項の説明は認められていました。しかし、重要事項説明書と賃貸借契約書は、宅地建物取引業法35・37条により書面で交わすことや押印が義務付けられており、電子契約ができませんでした。

それも現在では、デジタル改革関連法の公布や電子帳簿保存法の改正により、電磁的方法による電子書面交付がほぼ全面的に可能になりました。ここでは、この2つの法律について詳しく解説していきます。

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デジタル改革関連法の公布

デジタル改革関連法は、デジタル社会の実現を目指す法律で、内容は6つの法律から成り立っています。その中で、賃貸借契約書に関係するのは「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」です。

この法律では、押印や書面交付などの方法を見直しによって、48の法律が一括で改正され、その中に宅地建物取引業法も含まれています。改正された宅地建物取引業法は、2022年5月に施行されています。

これにより、2022年5月からは正式に、賃貸借契約にかかわる重要事項説明書や宅地建物取引業者が交付する書類への押印が廃止となり、賃貸借契約書の電磁的方法による交付も可能となりました。

参考：デジタル改革関連法の全体像｜厚生労働省

電子帳簿保存法の改正

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類などの電子保存を認める法律で、1998年7月に施行され、度重なる改正で保存要件の緩和が図られています。2022年1月1日には、帳簿書類を電子的に保存する際の手続きなどが見直されました。

この改正では、書類の真実性を証明するタイムスタンプの付与期間の緩和・保存書類の検索要件の緩和・電子取引の電子データ保存の義務化などが行われました。これによって、電子データでの保存が容易になり、さまざまな業種で電子契約の導入が進んでいます。

賃貸借契約にかかわる書類は一定期間の保存が義務付けられていますが、電子帳簿で保管すれば、紙媒体での保管は必要ありません。そのため、紙媒体書類保管で行われていたファイリング作業を削減でき、今まで必要だった保管スペースが不要になります。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

電子化が可能になった不動産賃貸の書類

2022年5月の宅地建物取引業法の改正と借地借家法の施行により、書面での交付が義務付けられていた賃貸契約関係のさまざまな書類の電子化が可能になりました。その中の主な書類を以下にまとめました。

1. 宅地建物取引業法関係
   • 重要事項説明書（35条）
   • 賃貸借契約書（37条）
2. 借地借家法関係
   • 定期建物賃貸借契約書（38条第2項）
   • 定期建物賃貸借契約の事前説明書（第38条第4項）

ただし、上記の書類は、相手方の電子契約を利用することへの同意・承諾が必要なことも法に定められています。したがって、電子契約を行う場合は、相手方が電子契約に同意・承諾したことを明示するような文言を書類の中に記しておく必要があります。

参考：宅地建物取引業法｜e-Gov 法令検索

参考：借地借家法｜e-Gov 法令検索

賃貸借契約書を電子化するメリット

賃貸借契約書を電子化することは、業者側・顧客側の両方にメリットをもたらします。特に業者側の業務の効率化は見逃せません。ここでは、特に大きなメリット5つについて解説します。

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顧客の時間的・経済的負担を軽減できる

電子契約は顧客にとっても、時間的・経済的負担が軽くなります。まず、内見や契約、重要事項説明などはオンラインでできるため、必要以上に店舗へ出向く必要がなくなりました。そのため、自宅で賃貸借契約を完結でき、顧客の時間と交通費を削減できます。

契約日の調整は双方の都合もあり、どうしても遅くなりがちでした。しかし、電子契約では、お互いの都合のいい時間に契約手続きを完了できるため、スムーズでスピーディーな契約が可能になります。特に、遠方で賃貸契約する方には電子化のメリットは大きいです。

書類の印刷や郵送の手間がなくなる

書面での賃貸借契約では、必要書類への押印が多く、入居者・連帯保証人・オーナー・不動産仲介会社の間を書類が行き来します。しかし、電子契約では、インターネット上で共有されるので、印刷した書類への記名押印や郵送が不要になり、手間を大幅に削減できます。

従来のように、多くのファイルから該当の契約を探す手間がなくなり、自分のデスク上ですぐに探せて、無駄な時間もかかりません。顧客対応の際も、顧客を待たせる時間を削減できるため、業務効率化や顧客満足度の向上に繋がります。

書類の検索性が上がる

電子化された賃貸借契約では、関係書類はすべてサーバーの中に保管されています。契約年月日・地域・契約者の年齢など多くの項目別に登録しておけば、さまざまな項目の組合せでの検索が簡単にできます。

従来のように、多くのファイルのページをめくりながら、該当の契約を探す必要はなく、自分のデスク上ですぐに探せ、無駄な時間もかかりません。顧客がいる場合では顧客を待たせない対応が可能です。

更新手続きも電子化できる

賃貸借契約の更新手続は、2022年5月以前から可能でしたが、賃貸借契約の電子化の完全解禁と同時に更新手続の電子化が一気に進んでいます。更新手続は新規契約に比べ、確認事項も少ないため、オーナーや顧客からの需要も多い分野です。

更新手続のためだけに店舗に出向くのは手間だと感じる顧客は少なくないため、手軽にスマートフォンから手続きが完了できるシステムがおすすめです。

セキュリティが強固になる

電子契約書類は特殊な暗号化がされ、パスワードがないとアクセスできません。また、データへのアクセス履歴が残るシステムを使えば、データの書換えなども防げます。中には不正アクセスがあったり、情報が変更されたりすると自動で通知を送るシステムもあります。

加えて、書面での契約書類は郵送などの移動が多く、途中で破損や紛失するリスクもありましたが、電子契約ではその心配はありません。パスワードさえあれば、いつでも所在と内容を確認できます。しかし、その分パスワードの管理はしっかりと行う必要があります。

賃貸借契約書を電子化するデメリット

賃貸借契約書の電子化にはメリットがあれば、当然デメリットもあります。そのデメリットを抑えながらメリットを生かす活用が必要です。ここでは、4つの大きなデメリットについて解説します。

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不安に感じる顧客やオーナーもいる

今までの紙媒体での契約に慣れているオーナーや、インターネットに慣れていない顧客にとって、電子化に抵抗や不安がある場合があります。そのような顧客やオーナーがいることを不動産賃貸業者は承知しておかなくてはなりません。

電子契約自体にはそれほど難しいPC操作は必要ありません。しかし、書面での契約から電子書類での契約に変更したい場合は、オーナーや顧客に丁寧な説明をして理解してもらうことが重要です。また、電子契約をしたくても環境が整っていない場合もあります。

法的にも賃貸借契約の電子化は相手方の同意が必須であり、同意が取れない場合は、今まで通りの書面での契約となります。電子契約は、自社だけで進められるものではないため、この点をしっかり留意しましょう。

社内規程や業務フローを変更する必要がある

不動産賃貸業者が電子契約のシステムを導入する際には、社内規定や業務フローの変更が必要になります。特に不動産屋では、アナログによる作業が根付いているため、業務フローの変更に反発や抵抗感を抱く従業員が出てくるケースは少なくありません。

しかし、電子契約のフローは、書面で行うよりもシンプルであるため、電子契約による利点や目的などと合わせて周知することで、理解を得られやすくなります。また、印章管理規程・文書管理規程などの変更が必要になるため、勉強会や研修を実施するのが効果的です。

電子化に伴う契約書の文言変更・調整が必要

紙の契約書から電子契約に移行する際は、そのまま契約書の内容を使用する前に、文言に違和感がないかを確認する手間が生じます。ほとんどの文言は使用できますが、中には電子契約にはそぐわない場合もあるため、テンプレートがある場合は調整しなければなりません。

例えば、契約書の内容によっては、書面の交付が必要になる条項が含まれることもあり、そのままにしておくと電子と紙による契約が混ざり、管理が煩雑化する可能性が高いです。また、後文についても確認し、電子契約に適応した文言に変更しましょう。

サイバー攻撃への対策を徹底する

紙媒体と比較すると、紛失や改ざんといったリスクは軽減するものの、電子契約はサイバー攻撃に遭いやすくなる点に注意しましょう。セキュリティ対策が十分ではないシステムを導入すると、悪意のある第三者に不正アクセスされる危険性があります。

例えば、自社の機密情報だけでなく相手方の情報が盗み見されたり、なりすましによって勝手に契約を締結されるリスクがあります。そのため、電子契約を行う際は、セキュリティ対策が万全なシステムの導入や、従業員のセキュリティ意識を高めるための周知が大切です。

不動産の電子契約の流れ

賃貸借契約に関する電子契約の流れはおおむね以下のようになります。書面での契約に比べスピーディーな契約ができ、顧客は短期間での入居が可能になります。

1. 電磁的方法での交付について相手からの承諾を得る
2. 重要事項説明書や契約書をアップロードする
3. 不動産賃貸業者が電子契約書類へ電子署名する
4. 顧客へ電子契約書類をメール送付する
5. 顧客への重要事項の説明（ビデオ会議システムなどの利用）
6. 入居者による電子署名
7. 契約の電子データをサーバーに保管

電磁的方法で書類を提供する際の条件

重要な契約をする場合は、印鑑証明を提出して実印で押印します。また、書面には痕跡が残るため、改ざんは不可能です。電磁的方法の場合も、同じように安全性が担保されなければならないため、電子契約の締結には以下の条件を満たす必要があります。

1. 書類が本人の意思によって署名されたことの確認（本人性の証明）
2. 署名後に書類が改ざんされていないことの確認（非改ざん性の証明）

本人性の証明は、実印の代わりに「電子署名」を利用し、印鑑証明書の代わりに「電子証明書」を使うことで証明できます。電子証明書とは、電子認証局が発行する本人であることを電子的に証明するものです。

非改ざん性の証明において、最も簡単で確実な方法が「タイムスタンプの付与」です。タイムスタンプを付与することで、付与された時刻に書類が存在していたことや、それ以降に書類が変更されていない・改ざんされていないことを証明できます。

タイムスタンプは時刻認証局（TSA）から発行され、信頼性の担保にも繋がります。

参考：重要事項説明書等の電磁的方法による提供及びＩＴを活用した重要事項説明 実施マニュアル｜国土交通省

電子契約システムを利用するときの注意点

電子契約システムを導入することで様々な効果が期待できます。しかし、電子契約システムを導入する前に、注意することがあります。ここでは、特に注意が必要な点について解説します。

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ユーザーに承諾を得る

電子契約には期待できる様々な効果がありますが、電子契約を導入する際には相手の同意が必要です。同意を得られた上で、これまでの契約との変更点などを詳しく丁寧に説明する必要があります。

使いやすいサービスを選ぶ

電子契約システムによって様々な機能があります。自社の状況を踏まえた上で、特にコストパフォーマンスが高いと思われるサービスを選定しましょう。一度電子契約システムを導入した後に電子契約システムを入れ替えるのは手間がかかるため、慎重なサービス選びが重要です。

電子契約システムを活用しよう

賃貸借契約は、法律に則って行わなければなりません。今回も法改正によって、賃貸借契約の完全電子化が可能になりました。不動産賃貸業者は関連する法律に詳しくなければ、法に抵触する契約をしてしまう恐れがあります。

しかし、電子署名法や電子帳簿保存法に準拠した電子契約システムなら、法に関する知識が浅い場合でも安心して利用できます。さらに、法律の改正があっても提供会社がアップデートしてくれるシステムもあり、会社で対応する必要はありません。

また、電子契約システムには、タイムスタンプや電子署名を付与する機能を持ったものもあり、簡単に本人性の証明と非改ざん性の証明が可能です。賃貸借契約書の電子化を図る場合には、業務の安全性と効率化を図れる電子契約システムの導入がおすすめです。

まとめ

2022年の法改正によって、書面でしかできなかった賃貸借契約書や重要事項説明書の電子化が認められ、賃貸借契約のほとんどのステップがオンライン上で行えるようになりました。

賃貸借契約の電子化は、不動産賃貸業者と顧客の両方に労力やコストの軽減などのメリットがあり、今後も利用が進んでいくと考えられています。しかし、電子契約には一定の条件を満たすことや、法改正があればそれに正しく対応する必要があります。

電子契約をスムーズに行うなら、電子契約システムの導入がおすすめです。特に法律に準拠したシステムを選ぶことで、信頼性の高い電子契約を結べたり、法改正の際も迅速に対応できます。本記事の内容を参考に、電子契約の導入を検討し、業務の効率化を図りましょう。