おすすめのオンライン秘書サービス3選|選ぶ際のポイントも解説

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  • オンライン秘書サービスには、秘書・総務・人事・事務などの様々な業務を外注できる
  • オンライン秘書サービスを利用すれば、社員は直接利益に繋がるコア業務に注力できる
  • 利用する際は、対応可能な業務や実績、コミュニケーションの手段などを確認して選ぶ

オンライン秘書サービスとは、秘書・総務・人事などの様々な業務をアウトソーシングできるサービスです。利用することで自社社員がコア業務に集中できるだけでなく、コスト削減にも繋がります。この記事では、おすすめのオンライン秘書サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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  1. オンライン秘書サービスを利用して人手不足を解消
  2. オンライン秘書サービスを利用するメリット
  3. オンライン秘書サービスを選ぶ際のポイント
  4. おすすめのオンライン秘書サービス3選
  5. その他のオンライン秘書サービスの選び方
  6. オンライン秘書サービスを利用する際の注意点
  7. まとめ

オンライン秘書サービスを利用して人手不足を解消

オンライン秘書サービスは秘書業務の一部から、総務や人事、スケジュール管理、書類作成など、幅広い業務を外部に委託できるサービスです。オンライン秘書サービスを利用することで、社員がコア業務に集中できるようになるメリットがあります。

さらに、新たに社員を増やすよりも人件費を抑えられるため、コスト面でも効率的です。特に中小企業やスタートアップでは、専門スタッフを雇う余裕がない場合でも、オンライン秘書を活用することで業務の穴を埋められます。

この記事では、おすすめのオンライン秘書サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

オンラインアシスタントとは?メリット・デメリット、選び方を解説

オンラインアシスタントとは、インターネットを利用して自社の業務を外部にサポートしてもらうサービスです。本記事では、オンラインアシスタントをよく知らない方のために、オンラインアシスタントのメリット・デメリット、依頼できる主な業務内容などを解説しています。

オンライン秘書サービスが普及した理由

オンライン秘書サービスが普及したのは、リモートワークの浸透と少子化による人手不足が背景にあります。近年、働き方改革やテレワークの普及により、オフィスに常駐せずとも業務を進められる環境が整いました。

その結果、秘書や総務、人事といった業務もオンラインで委託することが可能になりました。さらに、日本では少子高齢化などの理由から、企業が必要な人材を確保することが難しくなりつつあります

こうした状況下で、業務をアウトソーシングするオンライン秘書は、人手不足を補う有効な手段として注目されました。結果として、オンライン秘書サービスの普及は、働き方の多様化と人材確保の課題が大きな理由と言えます。

オンライン秘書サービスの対応業務

オンライン秘書サービスでは、秘書・総務・経理・人事・営業事務・マーケティングなど、幅広い業務を依頼できます。オンラインで対応できるため、場所を問わず柔軟に業務を委託できるのも特徴です。

サービスによって対応範囲や専門性が異なるため、自社の課題に合ったサービスを選ぶことが大切です。ここからは、具体的にどのような業務を依頼できるかを部門ごとに解説します。

秘書

秘書業務では、スケジュール管理や会議準備、来客対応など、日常的なサポートを依頼できます。秘書業務をオンライン秘書に任せることで、社員は重要な判断や企画、営業活動に集中できます。

特に忙しい管理職にとって、日常のルーチン作業を外部に委託できることは大きな時間の節約になります。具体的には、以下のような業務を依頼できるケースが多いです。

  1. 社長や役員のスケジュール調整
  2. 会議資料の作成や配布
  3. メール・電話対応
  4. 来客や電話の応対
  5. 出張手配や交通手段の予約

総務・経理

オンライン秘書サービスによっては、総務や経理の業務も依頼できます。総務や経理の業務は正確性が求められる一方で、定型作業も多く担当者の負担にもなりやすいです。

そのため、専門スタッフに任せることでミスを減らし、社員はコア業務に集中できるようになるでしょう。具体的には、以下のような業務に対応するサービスが多いです。

  1. 請求書・見積書の作成
  2. 経費精算や入出金管理
  3. 備品管理や発注業務
  4. 契約書の作成・管理
  5. 社内イベントや会議室予約の手配

人事・採用

オンライン秘書サービスでは、人事・採用業務も幅広く依頼できます。人事・採用の業務を任せることで、人事担当者は戦略的な採用計画や育成に集中でき、少人数のチームでもスムーズに人材管理が可能になります。

例えば、以下のような業務を依頼できます。

  1. 求人広告の作成・掲載
  2. 応募者対応や面接スケジュール調整
  3. 社員情報の管理や更新
  4. 入社手続きや書類準備
  5. 給与・勤怠データの管理サポート

営業事務

営業事務の業務もオンライン秘書サービスに依頼でき、営業担当者の負担を軽減できます。営業活動に必要な事務作業を任せることで、営業担当者は顧客対応や新規開拓など、成果につながる業務に集中できます。

具体的には、以下のような業務を依頼できるケースが多いです。

  1. 顧客データの管理や更新
  2. 見積書・契約書の作成
  3. 受注・発注の処理
  4. 請求書の作成や送付
  5. 営業資料や報告書の作成

マーケティング

マーケティング業務もオンライン秘書サービスに依頼することで、効率的かつ戦略的に進められます。特に、日々の情報収集やデータ整理、SNS運用などを委託することによって、担当者は企画立案などのコア業務に集中できます。

オンライン秘書は事務的なサポートだけでなく、デジタルマーケティングに必要な実務面を幅広く支援してくれる存在です。具体的には以下のような業務を依頼できます。

  1. SNSやWebサイトの更新・運用
  2. メルマガ作成や配信
  3. 広告運用サポート
  4. 市場調査やデータ分析
  5. 資料作成やレポートまとめ

オンライン秘書サービスを利用するメリット

オンライン秘書サービスを利用することで、企業は業務効率を大幅に向上させながらコストを抑え、人手不足の問題も解決できます。ここからは、具体的なメリットを項目ごとに解説します。

コア業務に注力できる

オンライン秘書サービスを活用する最大のメリットは、社員が直接利益につながるコア業務に集中できることです。日常的なメール対応、スケジュール調整、資料作成などのノンコア業務は、時間を多く取られる一方で企業の成長に直結しない場合が多くあります。

これらをオンライン秘書に任せることで、社員は企画・営業・開発など戦略的で重要な業務に注力できます。ひいては、業務効率が上がるだけでなく、社員の負担も軽減され、モチベーションの向上にもつながります。

また、少人数のチームでも、高い成果を出す環境を作れる点が大きな魅力です。

幅広い業務範囲に対応している

オンライン秘書サービスは幅広い業務範囲に対応できるため、自社の状況やニーズに応じて柔軟に利用できます。上述したように、秘書業務から総務・経理、人事・採用、営業事務、マーケティング業務まで多岐にわたり、必要な業務だけを選んで依頼可能です。

例えば、業務の優先順位に応じて効率的なサポートが受けられます。また、オンラインで完結するため、場所や時間を問わず活用でき、リモートワークにも対応できます。企業規模や業務量に合わせて柔軟に契約できることも、幅広い業務に対応できる大きなメリットです。

コストを削減できる

オンライン秘書サービスを利用することで、自社で新たに社員を雇用する場合に比べて大幅にコストを削減できます。

正社員を増やすと、給与に加えて社会保険料や福利厚生費、教育コストなどが発生します。しかし、オンライン秘書サービスは必要な時間や業務だけを依頼できるため、無駄なコストがかかりません。

さらに、業務を効率化することで残業時間も減らせ、間接的なコスト削減にもつながります。結果として、経営資源を効率よく活用でき、企業の成長に必要な投資に回す余裕が生まれます。

専門性を要する業務も依頼できる

オンライン秘書サービスでは、専門性や高いスキルを要する業務を安心して任せられる点が大きな魅力です。たとえば、経理処理や給与計算、人事評価制度の運用、契約書の確認など、正確さと専門知識が求められる業務にも対応できるスタッフが在籍しています。

また、マーケティング分野ではデータ分析や広告運用など、専門的なスキルが必要な作業を依頼できる場合もあります。専門性を要する業務を外部のプロに任せることで、社員が未経験の分野に時間を費やす必要がなくなります。

さらに、必要なときにだけ専門人材の力を借りられるため、常勤の専門職を雇用するよりもコストを抑えられるのも大きなメリットです。

欠員が出る心配がない

オンライン秘書サービスを利用すれば、社員の退職や病気などで欠員が出る心配がありません。自社で社員を抱える場合、急な退職や休暇で業務が滞るリスクがあります。

しかし、オンライン秘書サービスでは、複数のスタッフが対応できる体制や代替サポートが整っているため、欠員による業務停滞を防げます。

欠員が出る心配がないことで、常に安定した業務遂行が可能となり、重要なプロジェクトや日常業務が滞らずに進められます。そのため、企業は人材リスクを軽減し、安心して事業運営ができます。

オンライン秘書サービスを選ぶ際のポイント

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、対応業務の範囲やサービスの信頼性、コミュニケーション方法など複数のポイントを総合的に確認することが重要です。

サービスごとに得意分野や対応範囲、料金体系が異なるため、何を任せたいかを明確にしたうえで選ぶ必要があります。ここからは、具体的な選定ポイントを項目ごとに解説していきます。

対応業務を確認

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、依頼したい業務にサービスが対応しているかを確認することが重要です。サービスによって、秘書業務や総務・経理、人事・採用、営業事務、マーケティングなど対応できる範囲が異なります。

自社が依頼したい業務がサポート対象ではない場合、別途自社リソースを割く必要があるため、効率化のメリットが薄れてしまいます。

そのため、経理だけ任せたいのか、採用まで含めて総合的なサポートが必要なのかを明確にし、サービス提供範囲を事前に確認することがポイントです。

専任制かチーム制か

オンライン秘書サービスには、大きく分けて専任制とチーム制の2種類があります。専任制は同じ担当者が複数の業務を担当し、業務内容や社内ルールの理解、コミュニケーションがスムーズです。

一方でチーム制は、複数のスタッフが協力して業務に当たるため、欠員時でも業務が滞らず、幅広い業務に柔軟に対応できます。自社の業務量や業務の性質、重要性に応じて、どちらの体制が適しているかを判断することが大切です。

十分な実績があるか

オンライン秘書サービスを選ぶ際には、十分な実績があるかを確認しましょう。オンライン秘書は、企業のスケジュール管理や経理サポートなど、正確さとスピードが求められる業務を担うため、過去の実績が信頼性を判断する大きな指標となります。

導入実績が豊富で、多くの企業から高い評価を受けているサービスは、トラブル対応や業務品質の面でも安心して任せられます。一方で、実績の少ないサービスでは、対応力や品質にムラがある場合もあるため注意が必要です。

契約前には、公式サイトで掲載されている導入事例や顧客の声、口コミサイトの評価などを確認しましょう。また、自社と同じ業種や規模の企業での利用実績があるかも重要なチェックポイントです。

自社に合った方法で意思疎通が図れるか

オンライン秘書サービスでは、自社に合った方法でスムーズに意思疎通ができるかを確認すべきです。サービスによって、チャットツールやメール、オンライン会議システムなどコミュニケーション手段が異なります。

即時対応を求める場合はチャット中心のサービスが便利ですが、詳細な指示や議論が必要な場合はオンライン会議対応が必須です。自社の働き方や担当者の負担を考慮し、適切な手段で情報共有や指示が可能なサービスを選ぶことが大切です。

オフラインの業務に対応しているか

オンライン秘書サービスは、基本的にオンライン業務が中心ですが、オフライン業務の対応可否も確認がおすすめです。一部のサービスでは、オンライン業務だけでは対応できないような書類の発送や現地での手続き、備品の受け取り・発送などの業務も依頼できます。

そのため、重要書類の郵送手配や会場準備、現地での受け取り対応など、オフライン作業を必要とする業務がある場合は、事前に対応しているかどうかを確認しましょう。オンラインとオフライン両方の組み合わせによって、業務効率の向上を最大化できます。

おすすめのオンライン秘書サービス3選

株式会社Enigol

Remobaアシスタント

Remobaアシスタント
出典:remoba.biz

株式会社Enigol

Remobaアシスタント

ホスピタリティが高いサービスを求めている方におすすめ

GOOD

ここがおすすめ!

  • オンライン対応に慣れているので、ITリテラシーが高い
  • 稼働時間がしっかりレビューできる仕組みで厳密に管理
  • 独自の厳格な基準で採用した経験豊富なアシスタントが多数在籍
MORE

ここが少し気になる…

  • 使用しなかった分は翌月に繰り越せるが、1時間あたり500円の手数料がかかる

BPOテクノロジー株式会社

フジ子さん

フジ子さん
出典:fujiko-san.com

BPOテクノロジー株式会社

フジ子さん

トライアル有り◎まずは低価格で導入したい企業におすすめ

GOOD

ここがおすすめ!

  • 経理・秘書・総務・人事などバックオフィス系の幅広い業務に対応
  • 調べものや比較資料作成、コンシェルジュサービスといった営業サポートも
  • トライアルの利用があり、実務能力の事前チェックが可能
MORE

ここが少し気になる…

  • 営業やコールセンター業務が対応しているかは問い合わせで確認

ファイブスターネット株式会社

i-STAFF

i-STAFF
出典:i-staff.jp

ファイブスターネット株式会社

i-STAFF

各業務のプロが在籍!クオリティ重視の企業におすすめ

GOOD

ここがおすすめ!

  • 秘書業務や経理はもちろん、Web運用サポートにも対応
  • 採用率1%の超優秀な人材を採用し、スピーディーかつ確実に業務を遂行
  • オフライン業務も可能で、ファイリングや書類整理も行える
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ここが少し気になる…

  • アシスタントの変更や、使いきれなかった時間は繰り越しができない

その他のオンライン秘書サービスの選び方

オンライン秘書サービスを選ぶ際には、依頼したい業務に対応しているか、業務のクオリティが十分に担保されているか、そして料金体系が自社の予算に合っているかを確認することが重要です。

対応業務の明確化によって、自社に必要なサポートが漏れなく受けられます。また、業務の質が安定しているサービスなら、作業のミスや手戻りを防ぎ、効率的に運用できるでしょう。

さらに、料金体系もサービスごとに異なるため、時間単価や月額、成果報酬型など、自社に合った契約形態を選ぶことがコスト管理のポイントとなります。その他にも以下のような比較ポイントを確認することで、自社に適したオンライン秘書サービスを選べます。

【重要なポイント2つ】

  1. 業務のクオリティは担保されているか
  2. 料金体系を確認する

【その他の比較ポイント】

  1. セキュリティ対策は整っているか
  2. 無料トライアル期間があるか

オンライン秘書サービスを利用する際の注意点

オンライン秘書サービスは便利で効率的ですが、利用する際にはいくつかの注意点があります。事前に理解しておくことで、サービスの導入後にトラブルや無駄なコストの発生を避けられるでしょう。

主に留意すべきポイントは、オンライン環境の整備、閑散期のコスト管理、契約条件の確認です。ここからは、それぞれの注意点を詳しく解説します。

環境を整備する必要がある

オンライン秘書サービスをスムーズに利用するには、通信環境やツールの整備が欠かせません。業務は基本的にオンラインで行われるため、安定したインターネット回線が必要になり、指示や情報共有の円滑化には、ビデオ会議やチャットツールの導入がおすすめです。

これらの環境が整っていないと、連絡の遅延や情報の誤伝達が発生しやすく、結果として作業効率が下がる可能性があります。そのため、事前に社内の通信環境を確認し、必要なツールやアカウントを準備しておくことが重要です。

閑散期は費用が無駄になる可能性もある

オンライン秘書サービスは便利かつメリットの多いサービスですが、定額制プランでは閑散期に費用が無駄になる可能性があります。例えば、依頼する業務量が少ない月でも契約料金は変わらないため、無駄なコストが発生するケースも少なくありません。

この問題を防ぐには、余った稼働時間を翌月に繰り越せるサービスを選ぶのがおすすめです。また、業務量に応じて柔軟にプラン変更できるサービスもあり、コストを最適化しつつ必要なサポートを確保できます。

最低契約期間を確認する

オンライン秘書サービスを契約する際は、最低契約期間を必ず確認することが重要です。多くのサービスでは、一定期間の契約を前提に料金設定がされており、短期間で解約すると違約金や費用が発生する場合があります。

これを知らずに契約すると、不要なコストがかかるリスクがあります。契約前に期間や解約条件を把握し、自社の業務スケジュールや予算と照らし合わせることで、安心してサービスを利用できます。

また、トライアル期間がある場合は、まず試してから正式契約するのもおすすめです。

まとめ

オンライン秘書サービスは、人手不足の解消や業務効率化、コスト削減に非常に有効な手段です。秘書業務から総務・経理、人事・採用、営業事務、マーケティングまで幅広く対応できるため、社員はコア業務に集中でき、企業全体の生産性が向上します。

利用する際は、依頼する業務範囲、専任制かチーム制か、実績やコミュニケーション手段、オフライン業務対応の有無などを確認することが重要です。また、通信環境の整備や閑散期のコスト、最低契約期間の確認も考慮しておきましょう。

本記事を参考に、自社に最適なサービスを選ぶことでオンライン秘書を活用しましょう。

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