イベント予約管理システムおすすめ6選｜機能や選び方も解説

予約管理システムには、セミナーや展示会など様々なイベントの予約・管理に特化したものもあります。予約の受付から参加者への通知まで自動化される他、24時間予約できるため、参加者にとっても便利です。この記事では、イベント予約管理システムや選び方などを解説します。

目次

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1. 予約管理システムでイベント運営を効率化
2. イベント予約管理システムを導入するメリット
3. イベント予約管理システムの選び方
4. イベント予約管理システムおすすめ6選
5. その他の予約管理システムの選び方
6. イベント運営を成功させるためのポイント
7. まとめ

予約管理システムでイベント運営を効率化

予約管理システムとは、電話・メール・オンラインといったさまざまな経路の予約情報を一元管理できるツールです。イベントの予約・管理に特化したシステムもあり、セミナーや展示会、勉強会といったイベントの運営を手助けします。

本記事では、イベント運営に特化した予約管理システムを利用するメリットや選び方のポイント、おすすめの商品などを解説します。

イベント予約システムの機能

搭載機能はイベント予約管理システムによって異なるものの、予約の受付や参加者管理、決済など、イベントの運営に役立つ機能が備わっているツールが一般的です。ここでは、イベント予約管理システムの主な機能について解説します。

参加者管理

参加者管理は、参加申し込み者の氏名・連絡先や参加ステータスなどを一元管理できる機能です。ツールによっては検索機能やフィルタ機能を備えており、申込者をさまざまな条件で絞り込むこともできます。

特に大規模なイベントは参加者の一元管理が難しくなりがちですが、この機能を使うことで、当日の参加状況の把握や参加者への連絡も効率的に行えます。

イベントの予約ページ作成

イベントの予約ページ作成では、イベントごとにオリジナルの予約受付ページを簡単に作成できます。「イベント概要」「日程」「料金」といった必須項目の掲示のほか、参加受付までワンストップで行えます。

多くのツールはノーコードで利用でき、パーツの埋め込みやコピー＆ペーストといった簡単な作業で予約ページの作成が可能です。特に予約ページの訴求力を高めたい場合は、テンプレートやパーツ素材の豊富なイベント予約管理システムを検討しましょう。

参加者へのリマインド・キャンセル待ち

この機能では、参加申し込みをした利用者に対して、段階に合ったメールを自動で送信します。例えば、「予約完了の連絡」をはじめ、「イベント開催前日の案内」などの連絡が代表的です。

これらの活用により、担当者のメール送信作業の負担を削減しつつ、リマインドメールによって当日の参加を後押しできます。キャンセル待ちをしている申込者に対し、キャンセル枠が出た時点で自動メール送信をできるツールもあります。

メルマガ・クーポンの配信

これは、参加申し込み者に対し、イベント開催前後にメルマガや割引クーポンなどの配信を行える機能です。一斉送信はもちろん、参加者データの中から特定のグループを抽出し、ターゲットの関心に合ったカスタムメッセージを送信できるツールもあります。

イベント開催前には、当日役立つコラムやクーポンを配信することで、イベント出席率の向上につなげられます。また、イベント開催後も継続的な配信によって、効率的なアフターフォローやリピーター獲得を実現できます。

QRコードによる受付

イベント予約管理システムの中には、イベント当日の参加者の受付用QRコードを発行できるものもあります。参加者は当日にスマホでQRコードを表示し、運営スタッフが読み取って参加受付を行えます。

QRコードの受付を活用することで、大規模なイベントでもスムーズな入場を実現でき、会場入り口の混雑緩和につなげられます。また、リアルタイムで正確な出席状況を把握できるため、当日の状況把握やトラブル対応の面でも便利です。

オンライン決済

オンライン決済は、有料イベントの決済を事前にオンライン上で完了できる機能です。イベント参加費はもちろん、グッズの決済にも対応したイベント予約管理システムや、未決済者に自動リマインドするツールもあります。

特に、「クレジットカード」「コンビニ決済」「ペイ払い」など、オンライン決済手段が多いほど、参加に対するハードルが下がるため、より多くの参加者獲得につなげやすいです。

イベント予約管理システムを導入するメリット

イベント予約管理システムは、予約管理やイベント運営業務の効率化だけでなく、参加者の利便性が向上するなど、運営者・参加者双方にメリットをもたらします。ここでは、イベント予約管理システムを導入するメリットを解説します。

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予約管理業務を効率化できる

イベント予約管理システムの利用によって、予約の受付から参加者への通知など、予約管理業務の大部分を自動化できます。業務担当者が個別の予約申し込みを確認し、予約完了連絡をせずに済むため、大規模なイベントでも少人数での対応が可能になります。

また、ツールによっては、定員到達次第予約を締め切る機能や、キャンセル待ちの案内を自動で送信できる機能も備えています。リアルタイムで予約状況が分かるため、より参加者の関心を引くような施策をタイムリーに実践でき、参加率の向上にもつなげやすいです。

参加者の利便性が向上する

イベント予約管理システムによって、オンライン上で予約を受け付けることにより、参加者は24時間どこからでも参加申し込みができます。また、参加費やグッズ購入などもオンライン上で決済できるツールは、さらに参加者の利便性が高まります。

電話での申し込みや対面販売のように、運営側の営業時間に合わせて動く必要がないため、参加者は気軽に参加しやすくなります。その結果、運営側はより多くの人の参加・購入を見込むことができ、売上拡大につながる点もメリットです。

改善に役立つデータを蓄積・活用できる

イベント予約管理システムの中には、申込フォームなどから得た「参加者情報」「参加履歴」「アンケート結果」といったデータの蓄積・分析に対応しています。そのため、次回のイベント改善に活かしやすい点がメリットです。

例えば、過去の参加者情報からはイベントごとの顧客傾向を把握できるほか、参加履歴の情報は参加率の高い曜日・時間帯の判断に役立ちます。これらのデータが蓄積されるほどマーケティング活動を強化でき、より集客性の高いイベント運営にもつなげられます。

集金の手間が省ける

オンライン決済が可能なイベント予約管理システムは、イベント当日の集金の手間が省ける点が魅力です。現地での現金のやり取りを減らすことで、釣銭ミスや支払い漏れを防ぎつつ、少人数のスタッフでも効率的に会場運営ができます。

また、事前に参加費を徴収しておけば、当日キャンセルの件数を減らせる可能性があり、安定した収益が見込めます。受付や集金といった当日作業を削減できるため、本来の業務であるイベント運営に集中できるでしょう。

イベント予約管理システムの選び方

イベント予約管理システムは、自社に必要な機能や操作性を備えたものを選ぶことが大切です。ここでは、イベント予約管理システムの選び方を解説します。

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必要な機能があるか

イベント予約管理システムによって、搭載機能が異なります。自社のイベント運営における課題を明確にしたうえで、その解決につながる機能があるかを確認しましょう。

例えば、参加者のイベントに対する満足度に問題がある場合は、アンケート機能を備えたツールを導入することで、次回の改善に活かしやすくなります。また、当日の参加費の徴収や未決済などの課題には、オンライン決済を備えたツールが望ましいでしょう。

使いやすいか

運営側・参加者の双方にとって使いやすいツールであるかも、イベント予約管理システムを選ぶうえで重要なポイントです。基本的にはUI/UXがシンプルで、誰でも直感的に操作できるものが望ましいです。

例えば、運営側にとっては管理画面が見やすく、申込者数や参加率を表・グラフなどで分かりやすく表示できるツールがおすすめです。また、参加者視点では、予約ページの見やすさや、簡単な操作で予約を完了できるかが重要です。

特に参加者が使いにくいツールは、参加申し込みに対するハードルが上がり、集客率にも大きな影響を与えます。使いやすさは実際に試してみないと判断できないため、無料トライアルなどを活用した試験運用がおすすめです。

ハイブリッドイベントに対応できるか

ハイブリッドイベントとは、オンライン配信と会場での対面参加を組み合わせたイベント方式です。参加者は現地会場への参加はもちろん、オンラインでもイベントに参加できるため、より柔軟性の高いイベント運営が可能になります。

将来的にハイブリッドイベントの開催を予定している場合は、これに対応したイベント予約管理システムの導入が望ましいです。例えば、各方式への参加申し込み状況をまとめて管理できるかに注目しましょう。

また、配信ツールとの連携機能や、オンライン配信用のリンク生成・送付ができるものは、イベントの一元的な管理・運営に役立ちます。

セキュリティ対策は万全か

参加申し込み者の個人情報を扱うイベント予約管理システムは、万全のセキュリティ対策を備えたツールを選ぶ必要があります。具体的には、通信の暗号化や多段階認証といった基本的なセキュリティ機能の有無を確認しましょう。

また、ISO認証を取得したツールは、国際規格に対応したセキュリティ体制が保証されており、安心して運用が可能です。

より安全な運用につなげるには、ベンダーのサポート体制にも注目するのがおすすめです。定期的なデータバックアップや不正アクセスの監視のほか、異常が検知された場合の連絡スピードなど、自社が求めるレベルのセキュリティ対策を備えたシステムを導入しましょう。

費用対効果が見込めるか

イベント予約管理システムの利用には料金がかかるため、費用対効果の高さにも注目しましょう。イベント予約管理システムの料金体系は「初期費用＋月額費用」が一般的で、有料オプションとしてユーザー数や機能を柔軟に追加できるツールも多くあります。

ユーザー数や機能追加に対応したシステムは、イベント規模やビジネスの成長にあわせて段階的にシステムを拡張していけるため、コストを無駄にせずに運用できます。

一方で、大規模な利用になるほどコストも高額化しやすいことから、総額を試算したうえで、無理なく使い続けられるかを検討する必要があります。

無料で使えるシステムもある

イベント予約管理システムの中には、無料で利用できるツールもあります。無料ツールや無料プランの多くは、利用できる機能や予約件数・メールの送信件数に制限がありますが、小規模なイベント運営であれば検討の価値があるでしょう。

また、有料ツールを本運用する前に、お試しで運用してみたいという場合にもおすすめです。なお、無料ツールによっては、契約期限満了とともに有料プランに移行するため、契約期限や自動更新の有無もあわせて確認しましょう。

イベント予約管理システムおすすめ6選

その他の予約管理システムの選び方

予約管理システムを選ぶ際は、上記に加えて、以下のようなポイントにも注目するのがおすすめです。

例えば、業種によって求める機能は異なります。レッスンやセミナーイベントがメインの業種であれば、カレンダー機能と連携した予約管理や、座席指定ができるものが望ましいです。販促イベントの開催頻度が高い場合は、決済機能を備えたツールが便利でしょう。

また、自社に合った予約方法の実現が可能かどうかも確認がおすすめです。オンライン上の予約の管理だけでなく、電話や対面での予約を手入力できるツールなら、複数経路の予約もまとめて管理できて便利です。

その他にも、他ツールとの連携性やマルチデバイス対応の可否といったポイントに注目すると、より費用対効果の高いツールの導入につなげられます。

【重要なポイント2つ】

1. 自社の業種に合っているか
2. 自社に合った予約方法を設定できるか

【その他の比較ポイント】

1. 他ツールと連携できるか
2. マルチデバイスに対応しているか
3. 予約時にURLを発行できるか
4. 無料プラン・トライアルがあるか

イベント運営を成功させるためのポイント

イベント運営を成功させるには、段階にあわせて予約管理システムを最大限に活用することが大切です。ここでは、イベント運営を成功させるためのポイントを段階別に解説します。

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事前準備を徹底する

イベント開催前までは、当日の受付や運営をスムーズに行うための事前準備を徹底しましょう。具体的には、Web予約フォームの開設や参加受付、参加者管理が重要です。

予約時に参加者情報や参加目的を収集しておくことで、当日は円滑な受付業務に期待できます。また、早い段階で参加者のニーズを把握できれば、当日までにイベント内容の調整もできるでしょう。

イベント予約管理システムを活用すれば、予約ページの開設から参加者リストの作成までを自動化できます。一定の集客を見込むには宣伝・告知に時間をかける必要があるため、受付は早めの開始が望ましいです。

当日の受付・進行の流れを確認しておく

イベント前日までに、当日の受付・進行の流れを明確にし、運営スタッフ全員で共有する必要があります。例えば、予約管理システムを使ったQRコードの発行や、当日の参加ステータスの確認方法についてマニュアル化するのがおすすめです。

あわせて、受付の開始時間や場所、読み取り機器の使い方、受付後の参加者の誘導フローや待機場所なども確認しましょう。トラブル発生時の対応マニュアルや連絡フローを策定することも大切です。

そのためにも、スタッフ間で誰がどの業務を担当するのか振り分けておく必要があります。

当日のオペレーションを具体的に想定したシミュレーションや情報共有を徹底し、イベントのスムーズな進行につなげましょう。

イベント後も参加者をフォローする

リピーター獲得や次回のイベント改善につなげるには、イベント開催後のフォローアップが重要です。予約管理システムのメール送信機能やアンケート機能を活用し、サンキューメールやアンケートメールを送信しましょう。

また、次回イベントに使えるクーポンの配布も、リピーター獲得や満足度向上を図るうえで効果的です。あわせて、予約情報やアンケート結果を分析し、今回のイベントの反省点を洗い出しましょう。

例えば、予約方法や開催内容について、参加者の感想をもとに改善すべきポイントを明確にします。予約管理システムによっては、データ分析からフィードバックまで自動化できるため、効果的に活用して、次回のイベントの質向上や集客の強化につなげましょう。

まとめ

イベント予約管理システムとは、セミナーや展示会などのさまざまなイベントの予約管理業務を効率化するツールです。参加受付や参加者管理に加えて、リマインドメールの送付や受付用QRコードの発行、オンライン決済など、イベント開催に必要な機能が豊富です。

イベントに特化した予約管理システムの導入により、運営側の業務を広く自動化できるだけでなく、参加者の利便性向上にもつなげられます。また、参加者情報やアンケートの分析結果を次回のイベント改善に活かせる点もメリットです。

フィードバックを次回のシステムによって機能性や操作性、対応可能なイベント形式が異なるため、自社のニーズに適したものを選ぶ必要があります。本記事を参考に、費用対効果の高いイベント予約管理システムを導入し、イベントの成功につなげましょう。