イベント予約システムおすすめ9選を徹底比較｜機能や選び方も解説

イベント参加者の予約受付を紙やExcelなどの手作業で管理するのは大変です。そんなお悩みを解決してくれるのが、イベント予約システムです。セミナーや展示会など様々なイベントの予約・管理に特化したシステムもあります。この記事では、おすすめのイベント予約システムや選び方をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

目次

開く

閉じる

1. イベント予約システムおすすめ9選
2. 【比較表】おすすめのイベント予約システム
3. イベント予約システムを導入するメリット
4. イベント予約システムの選び方
5. イベント予約システムの口コミ・評判をチェック
6. 導入前に解決！イベント予約システムのよくある質問
7. まとめ

イベント予約システムおすすめ9選

ここからはイベント予約に対応している予約管理システムを厳選してご紹介します。イベント運営にあると便利な機能があるか、無料プラン・トライアルがあるかなどチェックして、最適なシステムを選択しましょう。

【比較表】おすすめのイベント予約システム

予約管理システムとは？

予約管理システムとは、オンライン予約・受付や予約管理などの運営をスムーズにするためのデジタルツールです。企業はもちろん、個人事業主も導入を検討できます。実際、個人事業主・小規模事業者向けのプランを用意しているサービスも多くあります。

予約管理システムには特定の業種に特化したシステムがあり、イベント運営に特化したイベント予約システムも存在します。予約業務の手間を大幅に削減しつつ、入場対応がスムーズになるQRコード受付機能や運営改善に役立つ分析機能など、イベント運営に便利な機能が搭載されているものがあります。

機会損失の削減・参加者の満足度の向上・売上の増加など、得られる効果は多岐です。予約体制の構築だけでなく、運営体制全体の改善や売上面も同時に上昇させたい事業者におすすめのツールです。

イベント予約システムを導入するメリット

ここでは、イベント予約システムを導入すると得られるメリットをご紹介します。導入後の現場がイメージできないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

予約管理業務を効率化できる

イベント予約システムの大きなメリットの一つが予約業務の効率化です。手書きやエクセル管理だと申込漏れや集計ミスなどの人的ミスリスクがありますが、イベント予約システムは自動で受付から管理まで行ってくれるため、正確な情報による運営ができるようになります。

ツールによっては、定員到達次第予約を締め切る機能や、キャンセル待ちの案内を自動で送信できる機能も備えています。リアルタイムで予約状況が分かるため、より参加者の関心を引くような施策をタイムリーに実践して、参加率を向上させる動きも可能になります。

参加者の利便性が向上して機会損失を防げる

イベント予約システムはオンライン上での予約受付のため、参加者は24時間どこからでも参加申し込みができます。運営側の営業時間に合わせて動く必要がないため、これまで予約に繋がらなかった参加者の予約ハードルが下がり、機会損失を防止することができます。

参加費やグッズ購入などもオンライン上で決済できる機能があれば、さらに参加者の利便性が高まります。現地での現金のやり取りを減らすことで、釣銭ミスや支払い漏れを防ぎつつ、少ないスタッフでも負担なく円滑な運営が実現可能です。結果的に参加者の満足度向上にもつながります。

改善に役立つデータを蓄積・活用できる

イベント予約システムの中には、参加者情報・参加履歴・アンケート結果といったデータを蓄積・分析する機能が搭載されているシステムがあります。収集されたデータを活用すれば、過去の参加者情報からイベントごとの傾向を分析できたり、参加履歴の情報から参加率の高い曜日・時間帯を見つけたりが可能になります。

データによるマーケティング活動が強化でき、より集客性の高いイベント運営の立案につなげることもできます。数字を意識した運営体制を構築したい方に最適なツールと言えそうです。

イベント予約システムの選び方

「イベント予約システムを導入したいけど、たくさんサービスがあってどれを選べばいいかわからない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。そんな事業者に向けて、こちらではイベント予約システムの選び方について解説します。紹介する選び方を参考に、自社にピッタリのシステムを絞り込んでいきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

イベント運営に必要な機能が備わっているか

イベント予約システム選びで重要なのが、自社に必要な機能が備わっているかどうかです。イベント予約システムには予約受付に関する機能以外にもたくさんの機能が搭載されています。運営に必要な機能が備わっているシステムを選択できると、手作業にかかる手間や人的ミスを削減し、業務の効率性も向上させることが可能です。

ここでは、イベント予約システムの機能について詳しく解説します。気になるものがあればチェックして、サービスを比較検討する際は機能の有無を確認してみましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

自社に合わせた予約条件を設定できるか

次に、自社に合った予約条件に設定可能であるかを確認しましょう。あらかじめ条件を設定することで、イベント参加の予約数を自動調整できます。これにより、予約の受け入れ過ぎを未然に防ぐことができます。

予約条件の設定項目はサービスごとに異なります。イベント運営に特化しているシステムでないと、自社の業務ニーズに対応できないというケースもあるので、予約条件の設定をよく確認しておきましょう。

ハイブリッドイベントに対応できるか

オンライン配信と会場での対面参加を組み合わせたハイブリットイベントを開催するなら、ハイブリットイベント式に対応しているシステムを選択しましょう。現地会場だけでなくオンラインでの参加者を獲得できるため、より柔軟性の高いイベント運営が可能になります。

Zoom・Google Meetを始めたとした配信ツールとの連携や、オンライン配信用のリンク生成・送付ができると、一元的な管理・運営に役立ちます。ハイブリッドイベントを検討している事業者はこれらの特徴があるかチェックしてみましょう。

費用が予算範囲内か

最後に費用が予算範囲内かどうかをチェックしましょう。イベント予約システムの費用は、導入形態によって初期費用・月額費用が異なります。導入形態はクラウド型とオンプレミス型の2種類です。

クラウド型はインターネット経由でソフトを利用するタイプで、初期費用が控えめで月額課金によって継続的なコストが発生します。オンプレミス型はサーバーやソフトウェアを自社に設置・運用する形で、カスタマイズ性がありますが投資額が高めです。どちらが自社に合っているか把握して複数サービスを比較してみましょう。

項目	内容	初期費用	月額費用	おすすめ 企業規模
クラウド型	インターネット経由で利用	0円～数万円	約3,000円～数万円程度	小規模事業 個人事業主
オンプレミス型	自社サーバーやソフトウェアで利用	約10万円～数百万円	保守費用として月数万円～	大企業 規模が大きい店舗

導入形態以外にも、搭載している機能の充実さによって価格差は生まれます。決済機能などの機能を追加したり、サポート体制が充実していたりすると費用が増える傾向です。導入前には自社の予約規模や将来の拡張性を踏まえ、費用対効果を検討しましょう。

もっと詳しいイベント予約システムの選び方

こちらでは、先述のイベント予約システムの選び方では導入サービスを絞りきれなかった方向けに、より細かい選び方を解説します。「自社に最適なものを厳選したい」「後悔したくない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

使いやすい操作性か

より細かく比較検討するなら、システムを使用する従業員にとって使いやすい操作性かを確かめましょう。せっかく高性能で多機能なイベント予約システムを導入しても、使いにくさを感じるシステムなら、導入によるメリットを十分に得られません。

併せて、イベント参加者が予約を行う際の使いやすさも重要です。予約する側の目線で使いにくいと、予約が増えるどころか、電話受付のみの体制より予約数が減ってしまう可能性もあります。予約から予約完了までのUIがわかりやすくシンプルか、スムーズにできるかをチェックしてください。

マルチデバイスに対応しているか

システムがマルチデバイスに対応しているかを確認しましょう。複数のデバイスに対応することで、イベント参加者は自分のデバイス環境に合った予約作業が行えるようになります。結果として、予約率の改善が見込め、利便性が上がったことによる満足度の向上や事業の効率化が期待できます。

セキュリティ対策は万全か

オンライン上での参加者の情報管理は、不正アクセスによる情報漏洩のリスクが存在します。よって、導入を検討しているイベント予約システムに、万全なセキュリティ対策が実施されているかは重要なチェックポイントになります。

例えば、IP制限が可能なシステムは、予約管理画面へのアクセスを特定のIPアドレスのみに制限し、不正なアクセスを防ぎます。他にも、管理画面へログインする際にパスワードに加えて別の認証手段も必要二要素認証や、データを暗号化して保護できるSSL暗号化機能などがあります。

導入を検討しているイベント予約システムが複数ある場合は、これらの機能をより多く備えたシステムかどうかで判断するのもおすすめです。セキュリティリスクを可能な限り軽減できれば、利用者の信頼獲得にもつながるでしょう。

サポート体制が整っているか

必要な機能が確保できるサービスを絞り込めたら、サポート体制が整備されているかをチェックしましょう。イベント予約システムは施設の心臓部とも言える重要なツールのため、トラブルが発生した場合や操作方法で困った際、すぐに相談できるかどうかが重要になります。

イベント予約システムは、予期せぬ障害やネットワークエラーで一時的にシステムが利用できなくなり、予約情報の確認や受付が滞るデメリットがどうしてもついて周ります。メモやExcelに残しておくなどの現場対応で凌ぐことも必要ですが、何よりも復旧対応を迅速に行ってくれるかが肝です。

電話・メール・チャットなど、どのような手段でサポートを受けられるかを確認してください。また、サポートの対応時間が24時間か、土日祝日の対応があるかも併せて確認してください。特に、システムの操作に慣れない導入初期や繁忙期は、サポート体制があるだけで安心感がありますよ。

無料プラン・トライアルがあるか

いきなり導入するのは不安という方は、無料プラン・トライアルがあるシステムを検討してみるのがおすすめです。無料プランは初期費用がかからず、システムの基本機能を利用できます。ただ、使用できる機能に制限があったり、カスタマイズ性はなかったりするので、細かい設定が必要ない事業者向けと言えます。

一方無料トライアルは、システムを本格導入する前に一定期間無料でテスト運用ができるサービスです。契約に進む前に自社と相性がいいシステムを試せるので、「導入したはいいけど、使いにくいな」という失敗を防げます。

イベント予約システムの口コミ・評判をチェック

ここでは、イベント予約システムを導入した事業者の口コミ・評判をご紹介します。実際に導入した同業他社の事例をチェックすることで、導入後のイメージが具体的になります。ぜひ参考にしてみてください。

イベント参加率が高くなる！

リマインドメールを作成して送付していますが、開封されているかを確認できるので、開封されていない場合は個別にフォローすることができます。そのおかげもあって、ワークショップやイベントの参加率が非常に高いです。

一般的にイベントの参加率は、無料で60%、有料で80％前後が平均です。私たちは、90%を保てており、非常に高い参加率となっています。

STORES予約 “導入事例“
（参照：12月26日）

キャンセル対応業務が削減できた！

当店は月に20本くらいのライブがあり、予約件数は平均して300件ほどありますが、RESERVAのおかげで本当に楽に管理できています。また、予約キャンセルをお客様ご自身でできるのも非常に便利です。今まではメールや電話でキャンセルを受け付けていたので、その手間がなくなりました。

RESERVA “導入事例“
（参照：12月26日）

オンライン決済の導入で運営負担減！

イベントの開催にあたっては、会場の設営や受付、集金などやるべきことがたくさんありました。その中から手間と時間のかかる集金という作業を減らせたことで、1人少ない人数でも運営できています。

AirRESERVE “導入事例“
（参照：12月26日）

導入前に解決！イベント予約システムのよくある質問

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

Q1.どれくらいのイベント規模になったらシステムを導入すべきですか？

導入を検討すべきかの判断材料はイベントの規模感ではありません。従業員が予約受付やキャンセル対応に追われている、申込漏れや集計ミスが短期間に複数回発生しているなどが発生していれば、導入の目安になります。これらの兆候が見えている際は、すでに従業員の働き方や参加者の満足度などに悪い影響を及ぼしている可能性があります。

将来的に従業員の不満が溜まって離職が相次いだり、イベントの参加率が低下したりする可能性があるので、前向きに導入を検討するのがおすすめです。

Q2.「1人1回まで」という制限をかけたいのですが、同じ人が何度も予約するのを防げますか？

制限をかけることは可能です。イベント予約システムには回数制限機能が搭載されたものがあります。予約するイベントに対して受付できる回数や件数の上限を設定できます。

Q3.「子供料金」「学生割引」「早期割引」など、複雑な料金設定は可能ですか？

イベント予約システムの中には、予約する参加者の属性によって異なる料金メニューを設定できるシステムがあります。初回料金や子供料金などが設定可能です。他にも、閑散期は割安な料金に設定して、来場を促す施策を打つこともできます。

まとめ

ここまでおすすめのイベント予約システムや選び方などについて解説してきました。予約管理システムは、イベント運営を円滑にしてくれるツールです。予約業務の効率化や収集したデータを活かしたイベントマーケティングを検討している方は、ぜひこの記事を参考に自社にピッタリなイベント予約システムを選択してくださいね。

予約管理システムの関連記事はこちら

予約管理システムをもっと詳しく知りたい方におすすめ

飲食店向けの予約管理システムをお探しの方におすすめ

美容室向けの予約管理システムをお探しの方におすすめ

ホテル向けの予約管理システムをお探しの方におすすめ