デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入しよう｜手続きの流れも解説

デジタル化・AI導入補助金制度は、採用管理システムの導入にも活用できます。中小企業・小規模事業者等の採用業務のデジタル化やペーパーレス化を低コストで進められます。本記事では、デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入する際の流れや申請時の注意点などを解説します。

目次

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1. デジタル化・AI導入補助金を活用して採用管理システムを導入しよう
2. デジタル化・AI導入補助金制度とは
3. デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入するメリット
4. デジタル化・AI導入補助金の手続きの流れ
5. デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入する際の注意点
6. まとめ

デジタル化・AI導入補助金を活用して採用管理システムを導入しよう

採用管理システムとは、採用・選考関連の情報を一元管理し、採用活動の効率化を支援するツールです。中小企業・小規模事業者等を対象とした「デジタル化・AI導入補助金制度」を活用すれば、導入コストの負担を抑えながら採用管理システムを導入できます。

本記事では、採用管理システムのデジタル化・AI導入補助金制度について、内容や手続きの流れを解説します。採用管理システムの導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

デジタル化・AI導入補助金制度とは

デジタル化・AI導入補助金制度とは、中小企業・小規模事業者等がITツールやAI関連サービスを導入し、生産性向上と業務効率化に取り組む際の費用を一部補助する制度です。

対象となる経費の一部を国が補助し、導入後に事業実績報告を行えば、原則として返済の必要はありません。本制度は、従来の「IT導入補助金」を引き継ぎつつ、単なるITツール導入にとどまらず、デジタル化やAI活用による業務改革を重視しているのが特徴です。

対象となる事業者や経費、ツールには一定の要件があり、それらを満たす場合にのみ補助の対象となります。補助率や補助額は申請する枠によって異なり、補助率は最大でおおむね80％程度となる見込みです。

参考：デジタル化・AI導入補助金制度概要｜デジタル化・AI導入補助金制度2026

デジタル化・AI導入補助金の申請枠

デジタル化・AI導入補助金では、企業ごとの課題やニーズ、導入目的に応じて「通常枠」「インボイス枠（インボイス対応類型）」「インボイス枠（電子取引類型）」「セキュリティ対策推進枠」「複数者連携デジタル化・AI導入枠」といった複数の申請枠が用意されています。

「通常枠」は、事業のデジタル化を目的としたソフトウェアやシステムの導入を支援するものです。採用管理システムは基本的にこちらに該当し、企業の労働生産性の向上をサポートします。

補助対象経費は、ソフトウェア購入費、クラウド利用料（最大2年分）、導入関連費（保守サポートやマニュアル作成等の費用、IT活用の定着を促す導入後の活用支援）となっています。

なお、通常枠では、ITツールの導入によって効率化できる業務プロセスの数や、令和7年度改定の地域別最低賃金未満で雇用していた従業員数の割合で、補助額・補助率が増減します。

【補助額】

1. ITツールの業務プロセスが1～3つまで：5万円～150万円
2. 4つ以上：150万円～450万

【補助率】

1. 中小企業：1/2
2. 最低賃金近傍の事業者：2/3

その他、IT導入補助金の申請枠の対象をまとめると以下のとおりです。

通常枠	生産性の向上に資するITツール （ソフトウェア、サービス）の導入費用、 クラウド利用料の最大2年分補助、 保守運用等の導入関連費用も支援
インボイス枠（インボイス対応類型）	インボイス制度に対応した会計ソフト・ 受発注ソフト・決済ソフト、 PC・タブレット・レジ・ 券売機等のハードウェア導入費用
インボイス枠（電子取引類型）	インボイス制度に対応した受発注ソフトを導入し、 経費の一部を補助
セキュリティ対策推進枠	IT導入支援事業者が提供し、 かつ事務局に登録されたサービスを導入する際、 サービス利用料（最大2年分）を補助
複数者連携デジタル化・AI導入枠	複数の中小企業・小規模事業者等が連携し、 地域DXの実現・生産性の向上を図る取り組み。 基盤導入経費・消費動向等分析経費・ その他経費が補助対象

参考：「デジタル化・AI導入補助金」でIT導入・DXによる生産性向上を支援！｜中小企業庁

デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入するメリット

デジタル化・AI導入補助金を利用するメリットは、本来の導入にかかるコストを抑えながら、採用のIT化・ペーパーレス化を実現できることです。予算の限られた中小企業・小規模事業者では、コスト面のメリットが大きいでしょう。

また、採用管理システムの導入によって、採用・選考にかかる工数を自動化し、紙やExcelでの応募者管理作業も削減できます。

例えば、「求人媒体ごとに応募状況を確認して紙の台帳に転記する」といったアナログな作業を削減し、採用担当者の負担軽減につながります。ツールによっては応募者とのコミュニケーションも自動化できるため、さらなる採用活動の効率化も見込めます。

デジタル化・AI導入補助金の手続きの流れ

デジタル化・AI導入補助金を利用するには、「GビズIDの取得」と「SECURITY ACTION宣言実施」が必要です。ここでは、デジタル化・AI導入補助金の申請・手続きの流れを解説します。

参考：新規申請・手続きフロー詳細｜デジタル化・AI導入補助金制度2026

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1. GビズIDの取得・SECURITY ACTION宣言

 GビズIDは、すべての事業者を対象にした共通認証システムです。デジタル庁発行の事業者向けIDであり、アカウントを作成すれば、1つのID・パスワードで複数の行政サービスにログインでき、業務上の電子届出や申請に使用可能です。

GビズIDには「エントリー」「プライム」「メンバー」の3種類があり、デジタル化・AI導入補助金の申請には「プライム」の取得が必要です。GビズIDプライム発行までの期間は、おおむね2週間とされています。

一方、SECURITY ACTIONとは、中小企業自らが情報セキュリティ対策に取り組むことを自己宣言する制度です。「一つ星」と「二つ星」の2段階の取り組み目標が用意されており、デジタル化・AI導入補助金を利用するにはどちらかの宣言が必須要件となっています。 

SECURITY ACTION宣言を実施するには、独立行政法人情報処理推進機構（IPA）のWebサイトからオンラインで自己宣言IDの登録と申請を行いましょう。

なお、SECURITY ACTION自己宣言申込では、「申し込み」「自己宣言IDの取得」「ロゴマークのダウンロード」という流れに沿って申し込みます。申し込みから自己宣言IDの取得までは1週間程度、ロゴマークのダウンロードまでには約1〜2週間要します。

ただし、デジタル化・AI導入補助金の申請においては、ロゴマーク利用が必須ではありません。また、SECURITY ACTIONの代理申し込みはできず、電話での問い合わせや早急での発行には対応してないため、時間に余裕を持って申請するようにしましょう。

参考：GビズID｜デジタル庁

参考：SECURITY ACTION｜IPA

2. 導入する採用管理システムの選定

GビズIDの取得とSECURITY ACTION宣言実施が完了したら、補助金の交付申請を行う準備として、自社に導入する採用管理システムを選定しましょう。基本的には、自社の事業規模や課題に適したツールを導入することが大切です。

ただし、補助金の対象は、事前にデジタル化・AI導入補助金事務局の審査を受けたソフトウェア・サービス等のみであり、デジタル化・AI導入補助金制度のホームページに公開（登録）されているもの限定です。

すべての採用管理システムやベンダーがデジタル化・AI導入補助金の対象ではないため、補助を受けたい場合は必ず認定されたツール・ベンダーであるかを確認してから導入しましょう。

参考：ITツール・IT導入支援事業者検索｜デジタル化・AI導入補助金2026

採用管理システムの選び方

採用管理システムによって、搭載されている機能や採用形態、サポート内容などが異なります。次のようなポイントに注意しながら、自社のニーズに合ったものを選定しましょう。

1. 必要な機能があるか
2. 自社の採用形態に対応しているか
3. 利用したい求人メディアに対応しているか
4. 誰でも簡単に操作できるか
5. 導入支援・運用支援などサポート体制が充実しているか
6. セキュリティ対策は万全か

自社における採用課題を明確にし、その解決につながるようなシステムを導入することが大切です。

3. 交付申請・補助事業の開始

交付申請では、基本的にIT導入支援事業者との間で商談を進めつつ、事業計画の策定を行います。まずはベンダーから「申請マイページ」に招待されるため、ログインしたうえで交付申請に必要な情報の入力や書類の添付を行いましょう。

ベンダーが導入するITツールの情報や事業計画値の入力が完了したら、申請の宣誓を行って事務局へ提出します。その後、交付申請内容の審査が完了すると交付決定の通知が届き、補助事業の開始が可能です。

なお、交付決定の通知が届く前にベンダーと購入契約を結んだ場合は、補助金の交付を受けられません。採用管理システムの発注・契約・支払い等は、必ず事務局からの交付決定を受けてから行いましょう。

参考：新規申請・手続きフロー詳細｜デジタル化・AI導入補助金制度2026

デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入する際の注意点

デジタル化・AI導入補助金の利用時には複数の注意点があります。ここでは、デジタル化・AI導入補助金で採用管理システムを導入する際の注意点を解説します。

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交付申請期間をよく確認する

デジタル化・AI導入補助金は、年に数回の申請期間が設けられています。申請枠や期間ごとに締め切り日が異なり、締め切り時間を過ぎると対象期間内での申請はできません。そのため、デジタル化・AI導入補助金を活用する場合は申請期間を十分に確認しましょう。

また、GビズIDの取得やSECURITY ACTION宣言は、申請から取得までに時間がかかります。デジタル化・AI導入補助金の申請が始まる前に済ませておくのがおすすめです。

参考：事業スケジュール｜デジタル化・AI導入補助金2026

補助金は後払い

デジタル化・AI導入補助金は後払いのため、採用管理システムの導入時に自社で費用を全額負担しなければなりません。補助金をもらってから採用管理システムを導入することはできない点に留意しましょう。

特に、高価なシステムを導入したい場合は自社の予算を考慮する必要があります。

事業実績の証拠が必要

補助金の交付を受けるには、事業実績報告が必要です。補助事業の完了後、実際にITツールの発注・契約、納品、支払い等を行ったことがわかる証憑を提出します。

事業が適正に行われなかった場合や、実績報告期間中に正しく実績報告が行われなかった場合、補助金の交付を受けられません。事業実績報告は、事業者自らが「申請マイページ」から必要な情報の入力や証憑の添付を行い、事業実績報告を作成する必要があります。

期間ごとに実績報告の締め切り日が決まっており、それを過ぎた場合には交付を受けられません。デジタル化・AI導入補助金を交付してもらうには、期間内に適切な事業実績報告を行いましょう。

また、補助事業者は申請マイページから確定検査の結果・補助金交付決定額を確認し、内容に相違がなければSMS認証での承認を行います。承認が行われない場合、補助金が交付されないため必須事項です。

まとめ

採用管理システムは、企業の採用・選考に関する情報を一元管理するツールです。中小企業や小規模事業者は、ツールの購入費用の補助として「デジタル化・AI導入補助金」を利用できる場合があります。

基本的に採用管理システムは「通常枠」で申請でき、補助額は最大450万円、補助率は最大2/3です。交付申請には「GビズIDの取得」と「SECURITY ACTION宣言」が必要なため、デジタル化・AI導入補助金の申請期間に間に合うように手続きを済ませましょう。

中小企業・小規模事象者で採用活動に課題を抱えている場合は、本記事を参考にデジタル化・AI導入補助金制度を活用した採用管理システムの導入を検討してみてください。