DXの推進に役立つツールとは？おすすめのシステムや選び方も解説

DXを効果的に進めるには、デジタル技術を用いたツールの活用が欠かせません。自社の課題や目的に合ったツールを導入することで、業務効率化を含めたDXの推進が図れます。この記事では、DX推進に役立つツールや選び方、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. DX推進に役立つツールとは
2. DX推進に活用できるツール一覧
3. DXツールを選ぶ際のポイント
4. DXツールを導入する際の注意点
5. おすすめのDX推進ツール・システム
6. まとめ

DX推進に役立つツールとは

DXとは、デジタル技術を活用して業務のやり方やビジネスモデルそのものを変革し、競争上の優位性を確立することです。DXを効果的に推進するためには、デジタル技術を用いたツールやシステムの活用が欠かせません。

ツールを導入することで、業務効率化や情報の一元管理、データ活用による意思決定の高度化などが可能になります。ただし、やみくもに導入するだけでは効果は得られず、自社の課題や目的に合ったツールを選ぶことが重要です。

本記事では、DX推進に役立つ代表的なツールやシステムについて、特徴や活用ポイントを分かりやすく紹介していきます。

DX推進に活用できるツール一覧

DX推進を進めるうえでは、目的に応じたデジタルツールを活用することが重要です。DXは一つのツールだけで完結するものではなく、業務効率化を目的としたツールと、営業・マーケティングを支援するツールを組み合わせて活用することで効果を発揮します。

ここでは、DX推進に活用できる代表的なツールを分野別に紹介していきます。

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業務効率化を目的としたDXツール

業務効率化を目的としたDXツールは、日々の定型業務や管理業務の負担を減らす役割を担います。こうしたツールを導入することで、人が行っていた作業を自動化・可視化でき、より付加価値の高い業務に時間を使えるようになります。

ここからは、業務効率化に役立つ代表的なDXツールについて解説します。

RPAツール

RPAツールは、パソコン上で行われる定型的かつ繰り返し発生する作業を自動化するためのツールです。RPAを導入することで、人が行っていた単純作業をソフトウェアロボットに任せられるようになります。

例えば、データの入力や集計、複数のシステム間での情報転記、定型レポートの作成などはRPAが得意とする業務です。DX推進の観点では業務内容を整理し、自動化できる部分を明確にすることが重要ですが、RPAはその業務改善を実行に移す手段として有効です。

プロジェクト管理ツール

プロジェクト管理ツールは、業務やプロジェクトの進捗状況、タスク内容、担当者、期限などを一元的に管理できるツールです。業務の見える化を進めることで、DX推進をスムーズに進められる点が大きなメリットです。

これまで紙や口頭、メールなどで分散して管理していた情報をツール上に集約することで、進捗の遅れや対応漏れの防止を図れます。また、誰が何を担当し、いつまでに対応するのかが明確になるため、特定の人に業務が集中する属人化の解消にも繋がるでしょう。

DXでは業務をデータとして蓄積し、改善につなげることが重要ですが、プロジェクト管理ツールを活用すれば、過去の進行状況や課題も記録として残ります。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、メール中心のやり取りからチャットへ移行することで、情報共有のスピードと質の大幅な向上を見込めます。ビジネスチャットでは、メールと比較して短いやり取りを気軽に行えるため、確認や相談が迅速になります。

また、ファイル共有や履歴検索が簡単にでき、「言った・言わない」といったトラブルも減らせます。リモートワークや複数拠点での業務にも対応しやすく、場所に縛られない働き方を実現できる点もDX推進において重要です。

経費精算システム

経費精算システムは、社員が利用した経費の申請から承認、精算、会計処理までをデジタルで一元管理できるツールです。経費精算システムはDX効果を実感しやすく、業務改善につながりやすい代表的なツールといえます。

これまで紙の申請書やExcelで行っていた経費精算業務をシステム化することで、申請や承認の手間削減に繋がります。社員はスマホやパソコンから簡単に申請でき、承認者や経理担当者もリアルタイムで内容を確認できるため、処理のスピードと正確性が向上します。

さらに法人カードと連携すれば、利用明細を自動で取り込めるため、手入力や確認作業が不要になり、入力ミスの防止も可能です。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤や労働時間、残業時間などをデジタルで管理するツールです。紙のタイムカードや手入力による集計はミスが起こりやすいですが、勤怠管理システムを使えば自動集計が可能です。

働き方改革や労働関連法令への対応にも役立ち、コンプライアンス強化にもつながります。DX推進では業務効率化だけでなく、働き方の見直しも重要な要素です。勤怠管理システムは、労務面からDXを支える重要なツールといえます。

営業・マーケティング向けのDXツール

営業・マーケティング分野におけるDX推進では、顧客情報や営業活動のデータを活用し、成果につながる行動を増やすことが重要です。

デジタルツールを活用することで、これまで担当者の経験や勘に頼っていた営業・マーケティング活動を、データに基づいて効率的かつ戦略的に進められるようになります。

ここでは、営業・マーケティング向けの代表的なDXツールについて、それぞれの特徴とDX推進への効果を解説します。

SFA（営業支援システム）

SFAは、営業活動をデータで管理し、効率化するためのシステムです。SFAを導入することで、営業プロセスを可視化し、再現性のある営業活動を実現できます。

商談の進捗状況、訪問履歴、提案内容などを一元管理できるため、個人の記憶や属人的な管理に頼らず、チーム全体で情報の共有が可能です。

また、DX推進の観点では、営業活動をデータとして蓄積・分析できる点が重要です。どの行動が成果につながっているのかを把握できるようになり、営業手法の改善や新人教育にも活用できます。

CRM（顧客管理システム）

CRMは顧客情報を一元管理し、長期的な関係構築を支援するシステムです。CRMを活用することで顧客理解を深め、より満足度の高い対応ができるようになります。

顧客の基本情報だけでなく、購入履歴や問い合わせ履歴、対応履歴などを蓄積できるため、誰が対応しても一貫したサービスを行うことが可能です。

DX推進では、顧客データを活用した戦略立案が重要になりますが、CRMはその基盤となるツールです。顧客ニーズを把握し、適切な提案やフォローを行うことで、売上向上や顧客満足度の向上につながります。

MAツール

MAツールは、マーケティング活動を自動化・効率化するためのツールです。MAツールを使うことで、見込み顧客へのアプローチを効率的に行えるようになります。メール配信やWeb行動の分析、スコアリングなどを自動で行い、顧客の関心度に応じた情報提供が可能です。

DX推進の観点では、マーケティング活動をデータとして蓄積・分析できるかも求められます。MAツールの活用によって、どの施策が効果的だったのかを把握しやすくなり、改善を繰り返せるでしょう。

また、優先的に対応すべき見込み顧客を明確にできるため、成果につながる活動に集中できる点もMAツールの大きな強みです。

BIツール

BIツールは、さまざまなデータを集約・分析し、経営や業務判断に活用するためのツールです。BIツールを活用することで、営業・マーケティングの状況を数字で把握できるようになります。

売上データや顧客データ、施策ごとの成果などをグラフやダッシュボードで可視化でき、直感的に状況を理解できます。

DX推進では、データに基づいた意思決定が欠かせませんが、BIツールはその判断を支える重要な役割を果たします。感覚ではなく事実に基づいて戦略を見直せる点が、DXの大きな効果です。

DXツールを選ぶ際のポイント

DXツールは自社の課題を解決し、目的を達成するための手段であり、導入そのものがゴールではありません。ツール選びを誤ると、現場で使われず形だけのDXになってしまう可能性があります。

DXを効果的に進めるためには、業務内容や社内体制、予算などを踏まえたうえで、総合的に判断することが欠かせません。ここでは、DXツールを選ぶ際に特に意識したいポイントを分かりやすく解説します。

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自社の課題や目的に合っているか

DXツール選定で最も重要なのは、自社の課題や目的に合っているかどうかです。課題が明確でなければ、どれだけ高機能なツールを導入しても効果は得られません。

まずは「どの業務に時間がかかっているのか」「何を改善したいのか」を整理し、その課題を解決できるツールを選ぶことが重要です。

例えば、業務の属人化が課題であれば情報共有系ツール、経理負担が課題であれば経費精算システムなど、目的に応じて選択肢は変わります。そのため、DXに取り組む際は、課題解決の手段であることを意識する必要があります。

従業員が使いやすいか

DXツールを選ぶ際は、実際に利用する従業員にとって使いやすいかどうかを必ず確認する必要があります。どれだけ高機能なツールでも、操作が難しければDXを効果的に進めることはできません。

現場で日常的に使われないツールは、次第に使われなくなり、従来の手作業が残ってしまう原因になります。特に多機能すぎるツールや、画面構成が複雑なUIのツールは、操作を覚えるだけで時間がかかり、かえって業務効率を下げてしまうケースも少なくありません。

DX推進では「誰でも迷わず使えること」が重要であり、専門知識がなくても直感的に操作できるかがポイントです。そのため、導入前は実際に担当者が使ってみて、操作性や分かりやすさ、教育やサポートにかかる負担が大きすぎないかを確認することが大切です。

既存ツールと連携できるか

DXツールを選ぶ際は、すでに導入しているツールやシステムと連携できるかを必ず確認することが重要です。既存ツールとスムーズに連携できるものを選ぶことで、DXの効果を最大限に高められます。

連携できない場合、同じ情報を複数のシステムに入力する必要が生じ、二重入力や手作業が増えてしまい、かえって業務負担が大きくなることがあります。

例えば、経費精算システムと会計ソフト、営業支援ツールと顧客管理システムなどが連携していれば、データが自動で共有されます。

ツール同士がつながることで業務全体を一貫して管理でき、DXを部分的な改善ではなく、全社的な取り組みとして進めやすくなります。そのため、連携性の確認はツール選定において欠かせないポイントです。

費用は適正か

DXツール導入には、初期費用や月額利用料などのコストがかかります。予算に見合っているか、費用対効果が期待できるかを事前に確認することが重要です。

安価なツールでも自社に適していないと意味がなく、効果が見込めるツールかどうか見極めることが大切です。導入後にどれくらい業務時間が削減できるのか、人件費やミス削減につながるのかなどを具体的にイメージし、長期的な視点で判断することがポイントです。

無料トライアルで試せるか

DXツールを選ぶ際は、無料トライアルを活用して実際に試してから導入することが重要です。無料トライアルを通じてテスト運用することで、自社の課題解決やDX推進につながるかを具体的に判断できます。

資料やデモ画面だけでは、操作感や使い勝手、現場との相性までは分かりにくく、導入後に思っていたのと違ったと感じるケースも少なくありません。実際に業務を担当する複数の従業員が使ってみることで、操作の分かりやすさや業務へのなじみやすさを確認できます。

また、設定や運用の難易度も事前に把握できるため、導入後のトラブル防止にもつながります。DXを失敗させないためにも、事前検証として無料トライアルを積極的に活用することがおすすめです。

サポート体制は整っているか

DXツールは導入して終わりではなく、運用し続けることが重要です。そのため、ベンダーのサポート体制が整っているツールを選ぶことで、導入後のトラブルや不安を減らせます。

特にDXツールは設定や運用が複雑な場合も多く、疑問点がすぐに解決できないと現場の負担になります。問い合わせ対応の速さや、マニュアル・導入支援の有無などを確認し、安心して使い続けられるツールを選ぶことが大切です。

DXツールを導入する際の注意点

DXツールを導入する際は、便利そうだからという理由だけで決めないことが重要です。結論として、DXツールは業務や組織を変革するための手段であり、導入そのものが目的ではありません。

使い方や運用方法を誤ると、現場に定着せず、期待した効果が得られないこともあります。ここからは、DXツールを導入する際の注意点について詳しく解説します。

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ツールの導入は目的ではない

DXの本来の目的は、デジタル技術を活用して業務効率化や価値創出を実現し、企業の競争力を高めることです。ツールを導入すること自体をゴールにしてしまうと、DXは失敗しやすくなります。

高機能なツールを導入しても、業務改善につながらなければ意味がありません。そのため、まずは「どの業務をどう変えたいのか」「何を解決したいのか」を明確にし、その手段としてツールを選ぶことが重要です。

DXはあくまで課題解決のための取り組みであることを意識する必要があります。

いきなり全社的に導入しない

DXツールは、いきなり全社的に導入するのではなく、特定の部署や業務など小規模な範囲から運用を始めるのがおすすめです。段階的に導入したほうが、DXの失敗リスクを抑えやすくなります。

最初に一部の部署で試験的に使うことで、実際の業務に合っているか、操作性に問題はないか、想定した効果が出ているかを確認できます。その中で見つかった課題を改善したうえで範囲を広げれば、全社展開もスムーズに進められます。

反対に最初から全社導入を行うと、現場の混乱や使い方が分からないといった不満が生じやすく、ツールが定着しない可能性もあります。小さく始めて成功体験を積み重ねることで、社内の理解と協力を得やすくなり、DXを着実に進められるでしょう。

定期的に効果測定・改善を行う

DXツールは導入して終わりではありません。導入後に想定した効果が出ているかを定期的に確認し、改善を続けることが重要です。業務時間の削減やミスの減少など、具体的な指標をもとに効果を測定することで、ツールの活用度を高められます。

もし期待した効果が出ていない場合は、使い方の見直しや設定変更を行うなど、改善を重ねることでDXの成果を最大化できます。

おすすめのDX推進ツール・システム

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おすすめのRPAツール

おすすめのプロジェクト管理ツール

おすすめのビジネスチャット

おすすめの経費精算システム

おすすめの勤怠管理システム

おすすめのSFA（営業支援システム）

おすすめのCRM（顧客管理システム）

おすすめのMAツール

おすすめのBIツール

まとめ

DXを効果的に進めるためには、デジタル技術を用いたツールを目的に応じて活用することが欠かせません。DXツールは導入すること自体がゴールではなく、自社の課題を解決し、業務の効率化や価値創出につなげるための手段です。

業務効率化向けのツールや営業・マーケティング向けのツールを適切に組み合わせ、使いやすさや連携性、費用対効果を考慮して選ぶことが重要です。

また、小規模から導入し、効果測定と改善を繰り返すことで、DXを着実に推進できます。本記事を参考に、自社に合ったDXツールの導入を検討してみましょう。