リファレンスチェックのやり方とは？手順や注意点なども解説

リファレンスチェックでは、応募者の人柄やスキルがわかるだけでなく、入社後のミスマッチ防止などのメリットがあります。この記事では、リファレンスチェックの基本的なやり方から質問内容をはじめ、注意点やおすすめのリファレンスチェックサービスまで紹介します。

目次

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1. リファレンスチェックの正しいやり方を把握しよう
2. リファレンスチェックを実施するタイミング
3. リファレンスチェックの基本的な流れ
4. リファレンスチェックの主な質問内容
5. リファレンスチェックを行う際の注意点
6. おすすめのリファレンスチェックサービス2選
7. まとめ

リファレンスチェックの正しいやり方を把握しよう

リファレンスチェックとは、応募者本人だけでは把握しにくい人柄や働き方について、第三者の視点から確認する取り組みで、採用判断の精度を高めるために重要な手法の一つです。

正しく実施しなければ、応募者との信頼関係を損ねたり、法的なトラブルにつながったりする可能性もあります。また、採用後のミスマッチを防ぐためにも、基本的な考え方と正しい進め方を理解しておく必要があります。

この記事では、リファレンスチェックの基本的なやり方から質問内容をはじめ、注意点やおすすめのリファレンスチェックサービスまで紹介します。

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リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、応募者の同意を得たうえで、前職の上司や同僚などの第三者に勤務態度やスキル、人柄などを確認する採用手法です。これによって、履歴書や面接だけでは分かりにくい実際の働きぶりやチームでの関わり方を把握できます。

近年はリファレンスチェックに特化したサービスも増えています。具体的には、質問票への回答形式で実施するケースが多く、企業・応募者双方の負担を抑えながら、情報収集できる仕組みが整っています。

前職調査（バックグラウンドチェック）との違い

リファレンスチェックと前職調査（バックグラウンドチェック）は混同されがちですが、目的と内容が異なります。リファレンスチェックは、第三者の評価を通じて人柄や仕事ぶりを確認することが主な目的です。

一方で前職調査は、学歴や職歴に虚偽がないか、法令違反や犯罪歴の有無など事実関係を確認する調査を指します。リファレンスチェックは評価を重視し、前職調査は事実確認を重視するという違いを踏まえて、自社に適した調査方法を導入しましょう。

リファレンスチェックを実施する理由

リファレンスチェックは、採用の精度を高めるために多くの企業で活用されています。書類選考や面接だけでは把握しきれない情報を補完し、より客観的な判断を行える点が大きな特徴です。

採用後のトラブルや早期離職を防ぐためにも、なぜリファレンスチェックを行うのか、その目的を正しく理解しておきましょう。ここからは、リファレンスチェックを実施する理由について詳しく解説します。

職歴や経歴に詐称がないかの確認

リファレンスチェックの目的の一つに、応募書類や面接で語られた職歴・経歴が実態と大きく乖離していないかを確認する点があります。

例えば、業務内容や役割、成果については、表現の仕方によって実際とは異なって伝わることも少なくありません。そこで、リファレンスチェックを行って第三者に確認することで、過去にどのような立場で業務に携わっていたのかを客観的に把握しやすくなります。

また、事実関係の確認をより重視したい場合には、学歴や在籍期間などを調査する前職調査と併用するケースもあります。両者を使い分けることで、より精度の高い採用判断につながるでしょう。

入社後のミスマッチ防止

入社後のミスマッチを防ぐことも、リファレンスチェックを実施する大きな理由です。スキルや経験が十分でも、職場での価値観やコミュニケーションの取り方が合わない場合、本人・企業双方にとって負担になることがあります。

リファレンスチェックでは、実際の職場での働きぶりや人柄、周囲との関わり方について情報を得られます。そのため、自社の社風や業務スタイルとの相性を事前に判断しやすくなるでしょう。

その結果、入社後のギャップを減らし、定着率の向上や安定した組織運営につなげることが可能です。

採用業務の効率化

リファレンスチェックは、採用業務の効率化にも役立ちます。採用担当者が不足している場合や、経験の浅い担当者が選考を行う場合でも、一定の基準で候補者の情報収集が可能です。

面接だけに頼らず、第三者の評価を参考にすることで、候補者を比較・検討しやすくなります。特に複数名の候補者がいる場合、判断材料を整理できるため、選考にかかる時間の短縮化や採用プロセス全体のスムーズ化が図れ、担当者の負担軽減にもつながります。

リファレンスチェックを実施するタイミング

リファレンスチェックは、一般的に内定を出す前の最終段階で行われることが多い選考プロセスです。書類選考や一次・二次面接を通じて、候補者を絞り込んだうえで実施することで、採用判断の最終確認として活用できます。

早い段階で実施すると、候補者や推薦者への負担が大きくなりやすいため、最終面接の前後など、採用の可否が現実的に検討されるタイミングが適しています。主な実施タイミングとしては、以下のようなケースが挙げられます。

1. 最終面接の前
2. 最終面接の後
3. 内定提示前の最終確認

リファレンスチェックの基本的な流れ

リファレンスチェックは、特に個人情報の取り扱いや関係者への配慮が欠かせないため、手順を正しく理解しておくことが重要です。ここでは、一般的なリファレンスチェックの流れについて、順を追って解説します。

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応募者の同意を得る

リファレンスチェックで得られる情報は、応募者に関する評価や職歴などの個人情報に該当します。そのため、個人情報保護法の観点からも、事前に必ず応募者本人の同意を得ることが重要です。

無断で第三者に連絡を取ることは、信頼関係を損なうだけでなく、法的な問題につながることも考えられます。そのため、実施目的や確認内容、連絡方法などを事前に説明し、書面やメールなどで明確に同意を取得しておきましょう。

リファレンス先の候補を選択

応募者の同意を得た後、リファレンス先の候補を選定します。一般的には、応募者の前職での働きぶりを把握しやすい人物が適しています。リファレンス先に協力の同意が得られた場合は、連絡先を共有してもらい、正式なやり取りに進みましょう。

また、無理に候補を増やさず、信頼性の高い相手を選ぶことが大切です。候補としては、以下のような相手が挙げられます。

1. 直属の上司やマネージャー
2. 同じチームで働いていた同僚
3. プロジェクトを共にした先輩社員

リファレンス先との日程調整

リファレンス先が決まったら、次にチェックを実施するための日程調整を行いましょう。リファレンス先は現職で業務を行っているケースが多く、急な依頼や一方的な日程指定は負担になりやすいため注意が必要です。

まずは協力へのお礼と目的を簡潔に伝えたうえで、複数の候補日や時間帯を提示し、相手が選びやすい形で調整を進めるのがおすすめです。日程調整の際は、メールやオンラインツールを活用し、実施方法や所要時間を事前に明確に伝えましょう。

また、オンライン面談なのか、質問票への回答形式なのかを伝えておくことで、相手も準備しやすくなります。丁寧な配慮を心がけることで、円滑なリファレンスチェックにつながるでしょう。

質問内容を決める

リファレンスチェックでは、事前に質問内容を整理しておくことが重要です。目的に合わない質問をすると有益な情報が得られず、リファレンスチェックが無駄になるリスクがあります。

また、質問は事実や経験に基づいた内容に絞り、主観的な評価だけに偏らないよう注意しましょう。具体的には、以下のような質問がよく用いられます。

1. 業務への取り組み姿勢や責任感
2. 周囲とのコミュニケーションの取り方
3. 強みや評価されていた点
4. 課題や改善が必要だった点

チェックの実施

リファレンスチェックの実施は複数の方法があり、企業の採用体制や確認したい内容に応じて適切な方法を選びましょう。

代表的な方法として、メールで質問を送付する形式、オンラインフォームへの入力を依頼する形式、オンライン面談によるヒアリングなどが挙げられます。メールやフォーム形式は、リファレンス先が都合の良い時間に回答できるため、負担が比較的少ない点が特徴です。

一方でオンライン面談は、回答の背景や具体的なエピソードを深掘りしやすく、より詳細な情報を得たい場合に適しています。実施方法を適切に選ぶことで、効率的かつ信頼性の高いリファレンスチェックにつながります。

チェック結果のまとめ・社内共有

収集したリファレンスチェックの結果は、個々の回答をそのまま保管するのではなく、内容を整理して分かりやすくまとめておくことが重要です。

評価されている強みや一貫して指摘されているポイント、注意すべき点などを整理することで、情報の全体像を把握しやすくなります。また、事実と意見を分けて整理しておくと、判断の偏りを防ぐことにもつながります。

まとめた内容は、採用担当者や面接官など、関係者間で共有できる形にしておくことが大切です。調査結果を活用した面接や最終判断を行うことで、感覚や印象だけに頼らず、根拠のある採用判断につなげることができます。

リファレンスチェックの主な質問内容

リファレンスチェックで行う質問内容は、大きく分けて3つの領域に分類できます。1つ目は在籍期間や担当業務などの事実確認を行う基本情報・勤務情報、2つ目は協調性やコミュニケーション力などを確認する人柄、3つ目は成果や強みを把握する業務実績・スキルです。

これらをバランスよく確認することで、応募者の実像を多角的に把握しやすくなります。ここからは、リファレンスチェックの主な質問内容について詳しく解説します。

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基本情報・勤務情報について

基本情報・勤務情報に関する質問は、応募書類や面接内容と実態に大きな相違がないかを確認するためのものです。主に在籍期間や役職、担当業務など、客観的な事実の確認を目的とします。

評価や印象ではなく、事実ベースで回答してもらうことで、情報の信頼性を高められます。以下は、具体的な質問の例です。

1. 在籍していた期間はいつからいつまでですか
2. 最終的な役職やポジションは何でしたか
3. 主に担当していた業務内容を教えてください
4. チームや組織の規模はどの程度でしたか

人柄について

人柄に関する質問は、応募者の協調性やコミュニケーションの取り方、職場での立ち振る舞いなどを把握することが目的です。スキルや経験だけでは判断しにくい、チームへの適応力や周囲との関係性を確認することで、自社の社風に合うかどうかを見極めやすくなります。

以下は、具体的な質問の例です。

1. 周囲のメンバーとの関わり方はどのような方でしたか
2. チームで仕事をする際の姿勢について教えてください
3. 困難な状況での対応や考え方に特徴はありましたか
4. 上司や同僚からはどのような評価を受けていましたか

業務実績・スキルについて

業務実績・スキルに関する質問は、応募者の能力や強みを把握し、自社でどのように活躍できそうかを判断するためのものです。過去の成果や評価された点を確認することで、配属や役割を具体的にイメージしやすくなります。

以下は、具体的な質問の例です。

1. 特に成果を上げていた業務やプロジェクトはありますか
2. 強みや得意分野はどのような点だと感じますか
3. 評価されていたスキルや能力を教えてください
4. 改善が必要だと感じていた点はありましたか

リファレンスチェックを行う際の注意点

リファレンスチェックは採用判断の精度を高める有効な手法ですが、進め方を誤ると応募者やリファレンス先とのトラブルにつながる恐れがあります。特に、評価基準が曖昧なまま実施したり、個人情報の取り扱いに配慮が欠けたりすると企業の信頼を損ねかねません。

リファレンスチェックを安全かつ有効に活用するためには、事前に注意すべきポイントを理解し、慎重に運用することが重要です。以下では、リファレンスチェックを行う際の注意点について詳しく解説します。

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自社の評価基準を設けておく

リファレンスチェックを実施する前に、自社が求める人材像や評価基準を明確にしておくことが重要です。基準が曖昧なまま情報を集めると、評価が担当者の主観に左右されやすくなります。

あらかじめ重視するスキルや行動特性、価値観などを整理し、それに沿った質問や評価項目を設定すると、収集した情報を適切に活用できます。自社の採用方針と結びつけた評価基準を設けることで、納得感のある採用判断につながります。

個人情報の取り扱いに注意する

リファレンスチェックでは、応募者に関する評価や職歴などの個人情報を扱うため、細心の注意が必要です。実施にあたっては、事前に応募者本人から明確な同意を得ることが前提となります。

また、収集した情報は目的外で利用せず、閲覧できる担当者を限定するなど、適切な管理体制を整えることが重要です。個人情報の管理が不十分だと、法的リスクや信頼低下につながる可能性があるため、慎重な対応が求められます。

リファレンスチェック後の不採用に配慮する

リファレンスチェックの結果を理由に不採用とする場合は、特に慎重な判断が必要です。これは、第三者の評価は主観が含まれることもあり、それだけで結論を出すのは適切とはいえないためです。

また、原則として内定を出した後の取り消しは難しく、企業側に正当な理由が求められます。そのため、リファレンスチェックは内定前の判断材料として位置づけ、結果は他の選考情報とあわせて総合的に判断することが重要です。

リファレンスチェックサービスの利用を検討する

リファレンスチェックサービスを利用することで、業務の効率化や品質の均一化が期待できます。質問内容や実施方法があらかじめ整備されているため、担当者ごとの対応差を減らせます。

また、同意取得や情報管理の仕組みが整っているサービスも多く、法令面のリスクを抑えられる点もメリットです。採用業務の負担を軽減しながら、適切なリファレンスチェックを行いたい場合には、リファレンスチェックサービスの活用も検討してみましょう。

おすすめのリファレンスチェックサービス2選

まとめ

リファレンスチェックは、応募者の人柄やスキルを第三者の視点から確認できる採用手法であり、入社後のミスマッチ防止や採用判断の精度向上に役立ちます。一方で実施にあたっては、応募者の同意取得や個人情報の適切な取り扱いなど注意すべき点も多いです。

そのため、評価基準を明確にして正しい手順で進めることで、トラブルを避けながら有効に活用できます。本記事で紹介したポイントを参考に、自社の採用フローに合った形でリファレンスチェックを取り入れてみてください。