バックグラウンドチェックをわかりやすく解説｜どうやって調べる？注意点も

バックグラウンドチェックとは、採用候補者の経歴に詐称や問題がないかを確認するための身元調査のことです。コンプライアンス強化のために実施する企業が増えています。本記事では、バックグラウンドチェックのメリットや実施方法、実施する際の注意点などを解説します。

目次

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1. バックグラウンドチェックとは
2. バックグラウンドチェックを行う理由
3. バックグラウンドチェックは違法性ではない！ただしやり方に注意
4. バックグラウンドチェックにおける調査項目
5. バックグラウンドチェックを行う際の注意点
6. バックグラウンドチェックの実施方法
7. 業務を効率化できるおすすめの反社チェックツールはこちら
8. 反社チェックツール導入を検討するなら！選ぶ際のポイントを解説
9. バックグラウンドチェックに関するよくある質問
10. まとめ

バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、採用選考時に行う候補者の身元調査のことです。第三者機関による調査や採用候補者からの提出書類を基に、採用候補者の身辺と経歴に虚偽・詐称・その他の問題がないか確認します。海外企業や国内の外資系・金融系企業で頻繁に行われていましたが、日本国内の企業にも広がりを見せています。

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リファレンスチェックとの違い

リファレンスチェックとは、採用候補者の過去の職場関係者に協力してもらい、採用候補者の人となりなどを確認することです。バックグラウンドチェックとリファレンスチェックの違いは、収集する情報がネガティブなものか否かという点にあります。

バックグラウンドチェックは、自社に対する損失を避けるために、採用候補者の虚偽や詐称といった問題を見抜くことを目的の1つとしています。

対して、リファレンスチェックは履歴書や面接だけでは見抜けない、採用候補者の人となりと経歴を知るための調査で、自社との相性を図るのが主な目的です。

反社チェックとの違い

反社チェックは、対象者が反社会的勢力と関係していないかを確認することに特化した調査です。調査目的が「暴力団などとの関係遮断」に限定されているのが特徴です。

つまり、バックグラウンドチェックは反社チェックを内包しています。反社チェックはバックグラウンドチェックの一部という認識で問題ないでしょう。

バックグラウンドチェックを行う理由

ここでは、バックグラウンドチェックを行う理由について解説します。バックグラウンドチェックを実施することで自社にどんなメリットがあるのかが理解できます。

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リスクのある人材を回避してコンプライアンスを強化できる

バックグラウンドチェックを行うことで、入社後に問題を起こしそうな人材や、自社のイメージダウンにつながる人材の採用を回避し、コンプライアンス体制を強化することができます。

バックグラウンドチェックが広がった背景に、転職市場が活発化でさまざまな雇用形態・人材の採用が増えたことが挙げられます。転職回数が増える中で、企業に損失を与えるような人材を採用してしまうリスクが高まってしまったのです。

しかし、採用選考時のバックグラウンドチェックでリスクのある人材を回避しておけば、自社のコンプライアンスが揺らぎにくくなります。結果的に、安定した企業経営につながるでしょう。

公平な採用が可能になる

バックグラウンドチェックは、採用候補者の経歴詐称や誇張を防止できるため、公平な採用活動の実施が可能になります。

候補者の中には、経歴を偽っていたり、高いパフォーマンスが発揮できると話を盛っていたりする人物が存在します。これらは履歴書や面接では見極めづらいですが、バックグラウンドチェックなら正確な情報に基づいてチェックすることができます。

履歴書や面接では隠れている部分を精査することは、結果的に公平な選考を実現できます。また、自社とマッチ度の高い人材を効率的に選別でき、採用の強化にもつなげられます。

バックグラウンドチェックは違法性ではない！ただしやり方に注意

前提として、バックグラウンドチェック自体は直ちに違法となる行為ではありません。ただし、調査の方法と内容によっては、個人情報保護法や労働基準法、差別禁止の考え方に抵触する可能性があります。

合法となるのは、採用や取引判断などの正当な目的があり、本人の同意を得たうえで必要最小限の情報を確認する場合です。例えば、経歴の真偽確認や反社会的勢力との関係有無の調査などは、企業のリスク管理として合理性が認められます。

一方、思想・信条・病歴・家庭環境など業務と無関係な情報を調べる行為に加え、同意なく私的なSNSや掲示板の情報を収集・評価する行為は、違法または不適切と判断される可能性があります。

また、調査結果を目的外で利用したり、長期間保管したりすることもリスクです。バックグラウンドチェックは「実施するかどうか」よりも、「何を、どのように、どこまで調べるか」が判断のポイントになります。

バックグラウンドチェックにおける調査項目

バックグラウンドチェックで調査する項目は、学歴・職歴・前職での勤務態度などさまざま存在します。以下、調査項目の一例です。

調査項目	詳細
学歴	学校名・入学や卒業年月日・学位
職歴	過去の職場の社名・入退社歴・雇用形態・職務内容
前職での勤務態度	前職での勤務態度・勤務日数
反社チェック	反社会的勢力とのつながり
破産歴	過去の自己破産
民事訴訟歴	過去の犯罪行為や逮捕歴
インターネット・SNS	インターネットやSNSにおけるトラブル・不適切な発言

これらを細かく調査することで、企業に損失を与える可能性がある人材を見極められます。調査方法は、採用候補者本人による書類提出・第三者機関による調査・官報や各種専用ツールによる調査など、項目ごとに異なります。

バックグラウンドチェックを行う際の注意点

バックグラウンドチェックを行う際には、いくつかの注意点があります。これから解説する注意点を踏まえて、トラブルを回避したバックグラウンドチェックを実施しましょう。

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候補者から同意を得る

バックグラウンドチェックを行う際は、必ず採用候補者から同意を得る必要があります。バックグラウンド調査では、業務とは通常関係ない採用候補者のプライベートな情報も多く取り扱うため、同意を得ずに実施した場合はプライバシーの侵害にあたります。

また、個人情報保護法や職業安定法などに抵触するリスクも考慮しなければなりません。法令違反を避けるためにも、必ず事前に同意を得ましょう。

同意を得るための工夫と得られない場合の対処

求職者は「バックグラウンドチェックで選考に落ちたらどうしよう」「まだ退職意思を伝えていないのに、転職活動が現在の会社にばれるのではないか」といった不安を抱えていることも少なくありません。

そのため、事前に調査の目的や内容を丁寧に説明し、候補者の不安・疑問を払しょくして理解を得ることが大切です。

なお、採用候補者に拒否された場合は、バックグラウンドチェックを実施できません。1度拒否された場合、再度働きかけを行う必要がありますが、明確な拒否理由を得られない場合は、詐称や虚偽の可能性も考慮して不採用とする処置も検討しましょう。

個人情報保護法に抵触しないようにする

バックグラウンドチェックは、個人情報保護法に抵触しない範囲で行いましょう。具体的には、次のような項目の調査は、個人情報保護法に違反する可能性が高いです。

1. 人種
2. 思想・信条
3. 社会的身分
4. 労働組合への参加履歴
5. 病歴
6. 身辺の人間関係

これらの調査項目は、個人情報保護法において「要配慮個人情報」とされています。必ずしも調査で法令に抵触するわけではありませんが、厳しい調査は避けることが望ましいです。

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov 法令検索

どこまで調査すべきかの基準

バックグラウンドチェックではどこまでの情報を調査すべきか迷う企業も多いかもしれません。一般的には、上記のような要配慮個人情報を対象としないことを前提として、直近数年（5〜10年程度）の情報を調査します。

調査項目や対象とする期間は企業が独自に設定できますが、採用の基準として、自社に迎え入れるうえで知っておくべき情報として、本当に適切なのかどうかを考えるべきだといえるでしょう。

内定後のチェックで内定取り消しは基本できない

バックグラウンドチェックの結果を受けた内定の取り消しは、原則としてできません。客観的・合理的理由がない内定取り消しは不当解雇とみなされ、労働契約法に抵触する恐れがあります。

なお、内定前の選考段階であれば、バックグラウンドチェックの結果に基づいて落選させても、さほど問題はありません。バックグラウンドチェックは内定を出す前に行うのが重要です。

バックグラウンドチェックの実施方法

バックグラウンドチェックの実施方法は、自社での独自調査、調査会社への依頼、反社チェックツールなどさまざまです。ここでは、候補者のバックグラウンドを具体的にどうやって調べるのかについて解説します。

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自社で独自に行う

バックグラウンドチェックは、自社リソースでも実施可能です。具体的には、候補者本人に卒業証明書や資格証明書などの書類を提出してもらい、学歴・資格・経歴などに問題がないかを確認します。

自社での独自調査は、低コストで行えるのがメリットです。一方、提出書類の確認が主となるため、調査項目が簡易的であるのが課題です。また、採用候補者の虚偽・詐称が巧妙な場合は、騙されてしまう恐れもある点に注意しましょう。

以前は役職者や転職者に限定した実施がメインでしたが、一般社員にも実施する企業も存在します。

調査会社に依頼する

バックグラウンドチェックに長けた調査会社への依頼は、一般的な実施方法です。調査会社に依頼する場合の流れは、次のとおりです。

1. 調査会社の選定・依頼
2. 調査項目・調査方法のすりあわせ
3. 調査会社によるバックグラウンドチェックの実施
4. 調査会社によるレポート提出

プロに依頼することで、精度の高い結果に期待できます。さらに、自社のリソースを節約できるため、人手不足の企業でもバックグランドチェックを行える点もメリットです。ただし、自社での調査に比べるとコストが高い点に留意しましょう。

また、バックグラウンドチェックでは、採用候補者の個人情報に触れる機会も多いため、信頼できる調査会社を選定することが大切です。

反社チェックツールを活用する

バックグラウンドチェックに含まれる反社チェックは、反社チェックツールを利用する方法があります。過去の新聞やネットニュース、官報などのデータを基に、対象者と反社会的勢力とのつながりをチェックするツールです。複数のデータベースを横断して対象者の身辺を確認でき、反社チェックが効率化します。

反社チェックツールは、調査会社に依頼する方法に比べると、手間や費用が比較的少なく済みます。また、採用候補者だけでなく取引先などのチェックにも活用することが可能です。

業務を効率化できるおすすめの反社チェックツールはこちら

ここからは、バックグラウンドチェックの一部である反社チェックを効率化できる反社チェックツールをご紹介します。

本記事では一部の紹介になりますが、以下の記事ではより多くのサービスを取り上げております。細かい選び方の解説やよくある質問への回答などコンテンツも目白押し。気になる方は以下の記事をチェックしてみてください。

＼おすすめの反社チェックツールをご紹介／

反社チェックツールおすすめ8選でご紹介している記事一覧

おすすめの反社チェックツールはこちら！

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反社チェックツール導入を検討するなら！選ぶ際のポイントを解説

何よりも重要なのは調査範囲が自社のコンプライアンスに適しているかです。上場企業や将来上場を目指している企業の場合は、厳格なチェック体制の構築が必要です。導入する反社チェックサービスがどれほどのレベルのチェック体制を実現できるかをチェックしましょう。

次にスクリーニング機能とその精度です。この機能があれば、無関係な情報を省き、特定の基準に合致したデータだけを表示してくれます。大概のサービスに搭載されている機能ですが、スクリーニングの精度はまちまちなので、トライアルを利用するなどして確認が必要です。

最後にAPI連携に対応しているかです。API連携が可能であれば、顧客管理システムなどの他システムと連携して、より効率的な反社チェック体制を整えることができます。

反社チェックツールを導入するメリット

反社チェックツールを導入することには多くのメリットがあります。反社チェックツールの活用によって、取引先が反社会的な組織や団体とのつながりを持たないかを確認し、さまざまなリスクを回避できます。

ここでは、反社チェックツールを導入するメリットについて解説します。

反社組織との取引を回避できる

反社チェックツールにより、企業は法的なリスクを最小限に抑え、評判や信頼性を維持できます。反社組織との関連が発覚することは、企業にとって大きな損害をもたらす可能性があり、法的な問題や経済的損失を招く可能性が高いです。

反社チェックツールは、情報を効率的に収集し、取引先やパートナーに関する透明性を提供します。それによって企業はリスクを軽減でき、法令を遵守しながら信頼性の高いビジネスパートナーとの関係構築が実現します。

手間・時間をかけずに調査できる

従来の反社会的な勢力との関連性調査は、情報を収集して照合するために多大な時間とリソースを必要としました。しかし、反社チェックツールは自動化された工程を通じて、データベースや情報源から迅速に情報を収集・照合します。

ツールを活用して迅速な判断と決定が可能となることで、時間と手間の大幅な節約が見込めます。また、誤った情報を取得するリスクも低減され、より正確な評価が得られるでしょう。

企業は迅速かつ適切な反社チェックを行い、信頼性のあるパートナーとのビジネス関係を確立し、法的リスクの回避につなげることが可能です。

もしものために把握すべき！反社リスクが発覚した場合の対応

ここでは反社リスクが発覚した場合の対応をご紹介します。トラブルを起こさず、かつ迅速に対応できるよう、必ず把握しておきましょう。

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専門の調査機関に依頼

取引先が反社会的勢力の可能性がある場合、改めて専門の調査期間に調査を依頼するのがおすすめです。自社で反社チェックツールを利用した場合でも、その調査はあくまで一次的な確認であり、専門的な判断には限界があります。

例えば、反社チェックツールが参考にした情報が誤っていると、その結果も誤っている可能性が高いです。そのため、専門機関の調査を経ることで、複数の情報源をもとにした詳細な調査が行われ、調査結果の正誤を確認できます。

専門の調査機関としては、興信所や信用調査会社が代表的です。リスクが高い取引や重要な判断が必要な際、このような専門機関を活用することで、より慎重で確実な反社チェックを行えます。

弁護士・警察に連絡

顧問弁護士がいる場合は、相談してみることで的確な対処法の提案や、信頼できる調査機関の紹介を受けられる可能性があります。

また、必要に応じて警察や暴力追放運動推進センター（暴追センター）への相談も検討しましょう。事案の重要性が高いと判断された場合は、情報の提供や助言を受けられたり、その後の対応についても相談できたりするため、心強い存在といえます。

暴追センターは各都道府県に設置され、どの機関に相談にいく場合も必要最低限の書類の用意が必要です。例えば、確認したい取引先の企業名または個人名・生年月日・住所が分かる資料、反社と判断した調査資料を準備しておきましょう。

取引先に取引中止の詳細を伝えない

取引先企業や役員等に反社会勢力との関係が確認され取引を中止する場合、理由をそのまま相手に伝えるのは止めましょう。具体的な判断基準や調査内容を開示してしまうと、不要な反論やトラブルを招く恐れがあります。

例えば、「自社内の取引先の基準に満たなかった」など抽象的かつ一般的な理由を提示し、自社の取引先の基準については非公開にしましょう。なお、1対1の交渉はトラブルになりやすいため、弁護士や警察に相談して介入してもらうのが重要です。

たとえ介入には至らずとも、適切なアドバイス・しかるべき相談相手の紹介をしてもらえるでしょう。どのような方法を取る場合でも、企業のリスクを最小限に抑えるために、焦らず冷静に対処することが大切です。

従業員の解雇手続きを進める

もし自社の従業員が反社関係者であるのが確実と判明した場合は、粛々と解雇手続きの準備を進めましょう。従業員と取り交わした誓約書や就業規則に「反社会勢力と関係を持った場合の処分」について記載があれば、解雇処分が可能です。

ただ、いきなり懲戒解雇をすると抵抗やトラブルが発生する可能性があるので、独断で動き方を決めず弁護士の指示に沿うようにしましょう。また、処分についての記載が契約書や就業規則にない場合は、解雇が難しいケースがあるため、こちらも弁護士に要相談です。

バックグラウンドチェックに関するよくある質問

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Q1.調査は何年前まで遡って行う？

バックグラウンドチェックで遡る期間は調査項目によって異なりますが、学歴や職歴は期間の制限なく照合、それ以外の項目は「5年〜10年」を目安とするのが一般的です。ただ、一律で何年と固定するのではなく、役職の重要度に応じて期間を広げるなどの柔軟な調整が推奨されます。

Q2.バックグラウンドチェックの費用対効果はどう考える？

「一人あたりの採用コスト」と「不適切な採用による損失」を比較しましょう。 一人の採用には数百万円のコストがかかりますが、もし入社後に問題を起こして解雇する場合、その数倍のコスト（給与・教育費・法的な解決金、周囲への悪影響）が発生します。特にミドル〜ハイレイヤーの採用においては、極めて安価な保険と言えます。

Q3.入社後に虚偽が発覚した場合はどうなる？

些細な間違いではなく採用の合否を左右するほど重要な事実（学歴・主要な職歴・犯罪歴など）」の詐称であれば、懲戒解雇の対象にできる場合があります。とはいえ、入社前にチェックを完了させ、未然に防ぐのが企業にとって最もコストの低い解決策です。入社後に対応に追われる事態にならないよう、採用前のチェックを徹底しましょう。

まとめ

ここまでバックグラウンドチェックについて解説してきました。リスクの高い人材の採用は、自社のコンプライアンス体制を揺るがす可能性があります。本記事を参考に適切なバックグラウンドチェックを行い、コンプライアンスの強化や公平な採用活動の実施につなげましょう。