電子契約にかかる費用とは？電子契約サービスの料金相場も解説

オンライン上で契約が締結できる電子契約を導入するなら、電子契約サービスの利用がおすすめです。書面での契約と比較して、収入印紙代などのコストをカットできるメリットがあります。この記事では、電子契約サービスの料金相場や注意点などを詳しく解説します。

目次

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1. 電子契約とは
2. 電子契約の費用内訳
3. 電子契約のメリット
4. 電子契約にかかる費用を抑えるためのポイント
5. 電子契約を導入するなら電子契約システムがおすすめ
6. まとめ

電子契約とは

電子契約とは、契約書を電子データで作成し、電子署名をすることで契約を締結する方法です。紙の契約書のように印刷や押印、郵送を行う必要がないため、手間や時間を取られることなくスムーズな締結につながります。

電子署名は、電子データにセキュリティ性の高い暗号技術を用いて署名し、そのデータが改ざんされていないことを保証するものです。電子署名には、法的な効力が認められているため、電子契約の際には電子署名の使用が求められます。

近年、働き方改革の推進などによりテレワークが増え、電子契約の機会が増えています。電子契約のスムーズな締結には、電子契約サービスの利用がおすすめです。本記事では、電子契約のメリット・デメリット、料金相場や注意点などについて詳しく解説します。

電子署名と電子サインの違い

電子契約書を作成する際には、電子署名と電子サインの2つの方法があります。どちらも電子文書に署名する方法ですが、法的効力やセキュリティレベルに違いがあります。

電子署名は、電子データに暗号技術を用いて署名し、そのデータが改ざんされていないことを保証するものです。セキュリティレベルが高いため、法的効力が認められており、電子契約においては電子署名を用いることが一般的です。

一方で電子サインは、メール認証やクリック操作などを通じて行う簡易的な署名方法です。電子署名と比較してセキュリティレベルが低い注意点はありますが、簡易的な電子契約においては、電子サインが用いられることが多いです。

電子契約の費用内訳

電子契約には、電子契約サービスの基本料金・オプション料金、電子証明書の取得料金などの費用がかかります。ここからは、電子契約にかかる費用の内訳を解説します。

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電子契約サービスの基本料金

電子契約サービスは、大きく分けて月額制と従量課金制があります。月額制は、一定の基本料金を支払うことでサービスを利用できるタイプで、契約件数が多いほど1件あたりのコストを抑えやすいのが特徴です。

従量課金制は、契約書の送信数や締結件数に応じて費用が発生し、契約件数が少ない場合に無駄なコストを抑えられます。そのため、利用頻度や契約件数に応じて、どちらの料金体系が適しているかを見極めることが重要です。

特にユーザー数や契約件数が多い会社では、月額制の方が割安になる場合もあるため、それぞれの価格相場を把握して自社に合ったプランを選択しましょう。以下では、電子契約サービスの基本料金の相場について解説します。

価格相場

月額制は、毎月定額料金で利用できるタイプです。標準で装備されている機能が多いほど、料金が高額になりやすいです。安いプランでは、月額の基本料金のほかに文書送付・タイムスタンプ利用など、サービスを利用するごとに追加費用が発生するケースもあります。

従量課金制は、ユーザー数や契約数などに応じて料金が加算されるタイプです。ユーザー数や毎月の契約数によっては、無制限で文書送付・タイムスタンプ利用ができる月額制プランのほうが安上がりになる場合もあります。

プランやユーザー数によっても価格は異なりますが、月額制・従量課金制のおおよその価格相場は以下の通りです。

プラン	価格相場
月額制の場合	数千円～数万円程度
従量課金制の場合	無料～十数万円

電子契約サービスのオプション料金

電子契約サービスのオプションには、主に以下のようなものがあります。

1. 事業者署名型の電子署名の付与
2. 電子契約書データの保管
3. クラウドストレージの保存容量の追加
4. 検索機能
5. 詳細なワークフローの設定
6. アカウント保護などのセキュリティ強化
7. API・SFA・CRMなど、外部システムとの連携機能

オプション料金は、追加する機能ごとに異なります。機能をどれだけ追加するかに応じてコストが変動するため、予算を考慮しつつ必要なオプションを選択しましょう。

電子証明書の取得料金

電子契約サービスは、電子証明書の取得料金が発生します。電子証明書とは、電子文書の作成者が本人であることを証明し、あわせて文書が改ざんされていないことを確認するための仕組みで、印鑑証明書のような役割を果たします。

電子証明書の取得には費用がかかり、発行元や証明期間によって料金は異なります。例えば、電子認証登記所（法務省）の場合、証明期間の長さ（1か月、または3か月〜最長27か月）に応じて500円〜8,300円かかります。

ただし、電子証明書の記載内容に変更が生じると、証明期間内であってもその電子証明書は失効し、返金措置などはありません。証明期間が長いほど取得料金は割安ですが、記載内容に変更が生じる可能性がある場合は、よく検討して証明期間を選択しましょう。

参考：電子証明書取得のご案内｜法務省

電子契約のメリット

電子契約には、業務効率化やコスト削減につながるメリットが多くあります。電子契約のメリットを、以下で解説します。

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印刷・郵送などのコストを削減できる

紙ベースの文書による契約の場合は、印刷代や郵便料金などのコストが継続的に発生します。特に契約書を取り交わす機会の多い企業では、年間で換算すると多額の出費になっています。

一方、電子契約ならインターネット経由で契約書を送付できるため、印刷代や郵便料金が不要です。また、印刷・送付・保管の手間や、保管に必要なファイルやキャビネットの購入費用、それらに伴う人件費の削減にもつながります。

このように、紙での契約から電子契約に移行することで、コスト削減や業務効率化の面において企業にとって大きなメリットをもたらすでしょう。

収入印紙代がかからない

紙ベースの文書は「課税文書」に該当するため、収入印紙による印紙税の納付が必要です。

印紙税額は契約書の種類や記載された契約金額に応じて定められており、契約内容によっては数千円から数万円以上の負担となるケースもあります。

印紙税の納付対象は紙ベースの文書に限定されているため、紙ベースの文書ではない電子契約書は課税文書には該当せず、収入印紙が不要です。つまり、電子契約書を利用すれば、収入印紙の購入や貼り付けにかかっていた手間やコストを削減できます。

印紙税の納付額は、多くの契約書を取り交わす企業にとって決して少なくない金額ですが、電子契約の導入によって、これらの手間やコストを省くことができます。

書類の保管スペースの確保が不要になる

従来の紙ベースでの契約では、行った契約の分だけ書類をファイリングして、社内で保管する必要がありました。さらに、契約書の数が増えてくると社内の保管スペースでは足りなくなり、貸し倉庫など外部の保管スペースを利用する企業も少なくありません。

しかし、電子契約なら、クラウドやサーバーで契約データを保管するため、保管スペースの確保が不要になります。また、システム上で契約書を管理できることから、大量の書類の中から必要な文書を探す手間を削減でき、契約書の紛失や劣化の心配も必要ありません。

さらに、利用するサービスによっては、アクセス権限の設定やログの管理、バックアップ体制も整っているため、セキュリティの強化も図れます。

電子契約にかかる費用を抑えるためのポイント

電子契約にかかる費用を抑えるには、契約件数に合わせたプラン選択や相手方の費用負担も考慮することが大切です。ここからは、電子契約にかかる費用を抑えるためのポイントについて解説します。

契約件数に合わせてプランを選ぶ

電子契約にかかる費用を抑えるためには、契約件数に応じて適切な料金プランを選ぶことが重要です。一般的に契約件数が少ない場合は従量課金型、契約件数が多い場合は定額プランを選ぶことで、コストを抑えやすくなります。

また、サービスごとに「基本料金が高いが送信料が安いプラン」「基本料金は低いが送信料が高いプラン」など料金体系が異なります。そのため、一定期間の契約件数をもとに、どのプランが最も安くなるか事前に把握することが重要です。

さらに、契約件数が時期によって変動する場合は、プラン変更の柔軟性も確認しておきましょう。導入後も定期的にプランを見直すことで、無駄のない運用につながります。

相手方の費用負担を考慮する

電子契約にかかる費用を抑えるためには、自社だけでなく取引先の負担も考慮することが重要です。電子契約の署名方式には「当事者型」と「立会人型」があり、方式によって取引先のコストや手間が大きく異なります。

当事者型は、自社と取引先の双方が同じシステムかつ電子証明書を使って、電子署名を行う方法です。一方で、取引先側にも電子証明書の取得やシステム導入が必要となるため、費用や手間の負担が発生します。

立会人型は、電子契約サービスを提供する事業者が電子署名を付与する方法です。メールアドレスなどを使って本人確認をするため、本人名義の電子証明書は不要になり、取引先の負担を抑えやすい点が特徴です。

そのため、契約の重要度や取引先の状況に応じて署名方式を選ぶことで、無駄なコストの防止につながります。

契約方法	特徴
当事者型	・公的認証局による本人確認が行われ、法的な効力が高い ・取引先も、同じシステムを利用する必要がある ・電子証明の発行が必要で、手間やコストがかかる
立会人型	・電子証明書が不要で、手間やコストがかからない ・取引先が同じシステムを利用していなくても、契約の締結が可能 ・なりすましのリスクが高く、法的な効力に欠ける

電子契約を導入するなら電子契約システムがおすすめ

電子契約を導入するなら、電子契約作業の効率化を図れる電子契約システムがおすすめです。電子契約システムには、電子署名機能やタイムスタンプ、ワークフロー、セキュリティ機能などが搭載され、契約書の改ざんを防いで、企業のコンプライアンス強化を図れます。

また、電子契約システムの活用によって、契約書の作成にかかるコストや手間を大幅に削減できます。このように企業に多くのメリットをもたらすため、電子契約への移行を検討している場合、電子契約システムの導入がおすすめです。

電子契約システムの費用における注意点

電子契約システムには、安いプランで提供していたり、無料で利用できるシステムも多いです。しかし、費用だけに着目してしまうと導入に失敗してしまうリスクがある点に注意しましょう。

以下では、電子契約システムの費用における注意点について解説します。

下位プランは機能が制限されていることが多い

電子契約システムを導入する際は、費用だけを見て選定するのは避けましょう。例えば、下位プランでは、契約書の作成や送信、テンプレートといった基本機能を利用できる一方で、内部統制機能やセキュリティ機能など高度な機能は利用できないケースが多いです。

これらの機能は上位プランのみ搭載されていることが多く、業務効率やセキュリティ面で期待する効果を得られない可能性があります。そのため、電子契約システムを選ぶ際は、費用と機能のバランスや自社ニーズに適しているかを見極めて選ぶことが重要です。

無料の電子契約システムは大規模企業には不向き

電子契約システムの中には無料で利用できるものもありますが、利用できる期間や人数、送信件数などが限られるため、従業員数が多い企業には不向きと言えます。反対に、従業員数が少ない中小企業や部署で限定的に使用する場合には、効果的に活用できるでしょう。

また、電子契約システムを初めて導入する際に、自社に必要な機能や操作性を見極めるために無料システムを利用する方法もあります。このように、無料システムは企業規模によっては、十分に活用できない可能性があるため注意が必要です。

まとめ

電電子契約は、オンライン上で契約が締結できる方法です。電子契約は、業務効率化やコスト削減が期待できるなど多くのメリットがあるため、電子契約サービスの導入がおすすめです。

電子契約サービスには月額制と従量課金制があり、どちらを選択するかで無料〜十数万円の費用がかかり、それに加えてオプション料金も発生します。また、「当事者型」で電子契約する場合は、取引先にも負担がかかる点に注意が必要です。

本記事を参考に、電子契約サービスの料金相場や注意点などを把握した上で、自社に適した電子契約システムを導入し、契約作業の効率化やコストの削減を図りましょう。