電子署名とは｜仕組み・契約書に電子署名を使うメリットを解説

電子データに付与される電子署名は、書類の正当性や改ざんされていないことを証明できるため、電子契約書に用いられます。本記事では、電子署名とその仕組み・必要性をはじめ、電子署名を導入するメリット・デメリット、やり方について解説します。

目次

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1. 電子署名とは
2. 電子署名と電子契約の違い
3. 電子署名の仕組み
4. 電子署名の必要性
5. 電子署名の要件を明記した「電子署名法」
6. 契約書に電子署名を導入するメリット
7. 契約書に電子署名を導入するデメリット
8. 電子署名のやり方
9. 電子署名の確認方法
10. 電子署名を効率的に行うには電子契約システムがおすすめ
11. まとめ

電子署名とは

電子署名とは、電子データの文書に対して付与される署名を指し、紙の文書ではサインや印鑑に相当するものです。電子署名により、書類内容の改ざんが行われていないことや、署名を行った者が本人であることなど、内容が正当である証明になります。

電子署名は公開鍵暗号技術に基づいており、電子文書をハッシュ関数で圧縮し、電子文書所持者の秘密鍵を暗号化しています。秘密鍵で暗号化された電子文書は、1対1の公開鍵のみでしか複合化できないため、特定の秘密鍵によって暗号化されたものとわかります。

また、電子証明書・電子サイン・電子印鑑などの関連用語もあります。電子書類に用いられる点は共通ですが、それぞれの機能は大きく異なります。以下では、3つの役割や仕組みを具体的に解説します。

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電子証明書とは

電子証明書は、紙の契約書でいう印鑑証明書に該当します。重要な文書の場合は、電子署名と電子証明書がセットになっているケースが多いです。電子証明書は、第三者機関である認定局から発行されています。

文書を送る側にとっては自分を証明するものであり、受け取る側は相手が誰なのかを確認するのが目的です。電子証明書にはタイプスタンプが付与されており、署名の本人性だけでなく、書類が改ざんされていない正当なものであるという証明にもなります。

電子サインとは

電子サインとは、紙の文書における同意・承認・本人証明などの認証を電子上で行うことを指します。法的効力が担保されている電子署名とは異なり、簡易的な署名方法です。一般的に、電子契約には電子サインが用いられます。

電子サインより高い法的効力を担保するには、電子署名を用いることが多いです。本人性の確認を電子証明書で行い、タイムスタンプで非改ざん性が担保されれば、法的効力があることを証明できます。

電子印鑑とは

電子印鑑とは、電子文書に用いるデータ化されたデジタル印鑑を指します。請求書や見積書・納品書・領収書・契約書などの書類には、電子印鑑の使用が可能です。

電子印鑑は本物の印鑑と同じように使用でき、印影をデータ化して背景を透過処理したタイプと、識別情報が付与された電子印鑑があります。識別情報が付与された電子印鑑は、印影をデータ化したものより信頼性が高いです。

そもそも、ビジネスにおける押印は、法的効力を高めるというよりも商習慣に由来した行為です。なお、電子印鑑も法的効力に欠けるため、重要書類の場合は電子署名が用いられるケースがほとんどです。

電子署名と電子契約の違い

電子署名と電子契約は、どちらも契約をデジタルで行う際に使われる言葉ですが、意味や役割は異なります。電子署名は「技術的な仕組み」を指すのに対し、電子契約は「契約手続き全体の仕組み」です。

この違いを理解しておくことで、サービス選定や運用時の誤解を防げます。

電子署名は本人確認と改ざん防止のための技術

電子署名とは、電子文書が「誰によって作成されたか」と「内容が改ざんされていないか」を証明するための技術です。公開鍵暗号や電子証明書などを用いることで、署名者の本人性や文書の完全性を担保します。

このように、電子署名は紙の契約における押印や署名の役割をデジタル上で実現するものであり、あくまで契約の信頼性を支える技術といえます。

電子契約は契約締結から管理までを含む仕組み

電子契約とは、契約書の作成・合意・締結・保管といった一連の契約プロセスを電子的に行う仕組みです。紙の契約書を用いず、オンライン上で契約を完結できるのが特徴です。

電子契約では、本人確認や改ざん防止のために電子署名が利用されることが多く、電子署名は電子契約を構成する一部の機能といえます。また、近年ではクラウドサービスを通じて、契約管理やワークフロー機能なども一体化して提供されるケースが一般的です。

電子署名の仕組み

電子署名は、公開鍵暗号方式の仕組みとハッシュ値の仕組みによって成り立っています。電子署名の仕組みを把握することで、第三者によるなりすましや情報漏洩・改ざんなどのリスクを避け、安全性を高められます。

公開鍵暗号方式の仕組み

公開鍵暗号方式とは、電子データを暗号化し、秘密鍵と公開鍵をペアとした暗号鍵を使用する方式を指します。秘密鍵で暗号化されたデータは、ペアの公開鍵でしか複合できないため信頼性が高いです。

秘密鍵は紙の取引でいう実印に該当し、本人以外は使用できないことから本人性の担保となります。第三者の目に触れぬように、秘密鍵の取扱いには注意し厳重に管理しなければなりません。

公開鍵暗号方式による電子署名の仕組みは次のとおりです。まず、秘密鍵で暗号化した電子データ・電子署名・公開鍵を取引相手に送ります。受け取った相手は、公開鍵にてデータを複合し、電子文書の内容と一致しているか確認を行います。

内容の一致により、送られてきた電子文書は改ざんのない正当なものであると証明されます。

ハッシュ値の仕組み

ハッシュ値とは、ハッシュ関数と呼ばれる数値データを利用して演算した特殊な値を指します。電子署名を暗号化する際にはハッシュ値が使われており、データごとに算出されたハッシュ値によって、同じデータから同じハッシュ値が抽出できます。

このように、異なるデータからは同じハッシュ値は抽出されない特徴を活かし、データの改ざんがないか検証することが可能です。

ハッシュ値を利用した電子署名では、ハッシュ関数を使い、電子文書と電子署名をハッシュ値に演算しデータ圧縮を行います。電子署名を秘密鍵で暗号化して、圧縮した電子文書・電子署名・電子証明書・公開鍵を送信します。

受け取り側は公開鍵でデータを複合し、電子署名に含まれるハッシュ値と電子文書のハッシュ値を比較し、同一であることを確認して改ざんのない正当な書類であることを証明します。

電子署名の必要性

電子文書においては、電子化することで文書の変更がしやすくなるため、さまざまなリスクも発生します。また、外部からのサーバー攻撃や内部のミスによって情報漏洩が発生し、データを改ざんされたり、削除されたりしてしまう可能性もあります。

そのため、電子化された文書が改ざんのない正当なもので、間違いなく本人より送信されたものであるという証明が必要です。法的効力を高めるためにも、電子署名の必要性が注目されています。

電子署名の要件を明記した「電子署名法」

デジタル化・DX化が進む中で、電子取引などの関連法案として2001年4月1日に施行されたのが、電子署名法です。

電子署名は、従来書面にて行われてきた契約を電子化する際に、書面の取引で行われていた押印・署名に相当し、同等の法的効力のあるものを付与するために施行されたものです。電子署名を行う際は、「本人性」と「非改ざん性」の要件を満たす必要があります。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜｜e-Gov法令検索

本人性

本人性の証明とは、本人の意思によって電子署名が付与されたことを指します。電子署名だけでは紙の文書における印鑑の役割のみを果たし、それが本人による署名かどうかは証明できません。

そこで、紙の重要文書の契約で使われる印鑑証明書と同等の効力を持つ電子証明書を添付すれば、本人性を証明できます。電子証明書は信頼された第三者機関である電子認定局が発行しているため、信頼性が高いです。

非改ざん性

非改ざん性の証明とは、署名時点から電子文書が改ざんされていないことを指します。紙の文書と比較して、電子文書は改ざんしても証拠が残りにくく、印影や筆跡が残らないため誰が作成したものか証明しづらいのが弱点です。

間違いなく本人が作成し、署名を行った正当な文書であることを証明するためには、電子証明書やタイムスタンプが必要となります。電子証明書やタイムスタンプを添付することにより、改ざんされていないものという証明が可能です。

契約書に電子署名を導入するメリット

契約書に電子署名を導入することで、さまざまなメリットが得られます。契約書の改ざんが検知可能になり、業務の効率化、ペーパーレスによるコスト削減などの効果にも期待できます。ここでは、それぞれのメリットについて解説します。

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改ざんを検知できる

電子署名のデータにはハッシュ値が含まれているため、送信前・送信後のファイルを比較し、同一のものであるかどうか確認することで改ざんを検知できます。電子署名を行った後にデータの改ざんがあった場合、ハッシュ値が送信前のファイルと合致しなくなります。

また、第三者が知ることのない秘密鍵を使用してデータを暗号化しているため、データとハッシュ値の両方が改ざんされていても検知することが可能です。電子署名を行うことで原本性の担保になります。

業務の効率化を図れる

紙の契約書で契約を行う場合、紙の契約書を作成して署名捺印を行うことで契約が締結されます。紙の契約書を利用するため、一つひとつの工程に手間が生じます。そして、本人性を確認するためには印鑑証明書の発行も必要です。

しかし、契約書を電子化することで、契約書の電子データに電子署名を行うだけで契約を締結できます。契約書の作成も、CRMやSFAと連携している場合、顧客データを反映できるため大幅な効率化が可能です。

なお、契約書の保管も電子データのままできるため、保管場所を確保する必要もなく、契約書の検索性が上がります。

ペーパーレス化によりコストを削減できる

電子契約にした場合、紙の契約書と比較するとさまざまなコスト削減が実現します。紙の契約書は、用紙や製本テープ、印刷費といった作成に関するコストがかかり、作成に手間がかかるため残業代などの人件費が発生する場合もあります。

また、契約書を交わす際は印紙も必要になり、発送する場合には郵送費もかかります。その点、電子契約は契約書の作成から配付、署名捺印まですべて電子データで完結し、紙の課税文書ではないため印紙も不要です。

契約書に電子署名を導入するデメリット

電子署名を行うことでさまざまなメリットが得られますが、場合によってはデメリットが発生する可能性もあります。契約書に電子署名を導入する際は、以下のような事項にも注意しなければなりません。

電子署名が使用できない契約書もある

現在は、ほとんどの契約において電子化が認められていますが、公正証書化や消費者保護の観点による書面交付の必要性から、中には電子化が認められていない契約書もあります。電子化できない契約書は以下のとおりです。

1. 任意後見契約書
2. 事業用定期借地権設定のための契約書
3. 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約書

なお、公正証書は公証人のもとで紙媒体で作成するといったルールが現在も適用されているため、任意で契約書を公正証書として作成したい場合も電子化はできません。

取引先に同意を得る必要がある

電子契約は、取引先企業の同意がなければ締結できません。電子契約に慣れていない企業は、紙の契約書と異なるフローを面倒な業務として受け取ったり、法律面での不安が残ったりするなどの理由で同意に応じないケースがあります。

また、電子契約システムを導入する際、コストの発生が負担になるといった理由から、自社だけが電子契約を望んでいる場合、同意を得るのが困難です。取引先には電子契約で得られるメリットについて説明を行い、納得してもらえるようにしましょう。

電子署名のやり方

電子署名のやり方には、PDFファイルやWord・Excelファイルで署名する方法、メール・電子契約システムを利用する方法など、さまざまな方法があります。ここでは、4つの方法について詳しく解説します。

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PDFファイルに電子署名する

PDFファイルに電子署名する方法では、Adobe AcrobatやAdobe Acrobat Readerで電子署名を付与したいPDFファイルを開き、「ファイルタブ」の「その他の形式で保存」を選択して「認証済みPDF」を選びます。

署名フィールドが表示されたら「電子署名」を選択し、「ドラッグして新規署名ボックスを作成」を選びます。その後、デジタルIDの設定を行い、文書中の署名を追加する場所にデジタルIDに設定したPINコードやパスワードを入力して「署名」をクリックすれば完了です。

Word・Excelに電子署名する

Word・Excelに電子署名する方法は、文書・シート上で署名を行う場所を選択し、「挿入」タブ「テキスト」内の「署名欄」をクリックし「Microsoft Office 署名欄」を選択します。

「署名の設定」が表示されたら、署名を行う人の氏名・メールアドレスなどの情報を入力します。また、ダイアログ下のチェックボックスは、コメントや署名日の表示など必要に応じて追加可能です。

メールに電子署名を付ける

メールで電子署名を行う方法は、メールソフトやサービスによってやり方は異なりますが、メッセージのオプション内に、電子署名を追加するツールがあります。電子署名をする場合は、S/MIMEやPGPの規格を使用してメールに電子署名を付与します。

S/MIMEやPGPは、メールの暗号化による盗聴防止とメールへの電子署名の役割を持っています。ただし、無料のWebメールはS/MIMEに対応していないものが多い傾向があり、電子署名を利用できないケースも想定されます。

電子契約システムを利用する

電子契約システムとは、紙の契約書に署名・捺印をする代わりに、インターネット上で電子ファイルに電子署名を付与して契約を締結できるシステムを指します。システムの中には、電子契約書の作成や保管の機能を搭載したものもあります。

電子契約システムを利用すれば、電子ファイルを相手に送るだけで自動的に電子署名が付与されるため、手間がかかりません。従来書面上で行われていた契約プロセスが電子契約システム1つですべて完結するため、最も効率的な電子署名の方法といえます。

電子署名の確認方法

電子署名は、付与された電子文書上で簡単に確認することができます。PDFの場合、Adobe Acrobat Readerで文書を開くと、電子署名が付与されている文書では署名が有効であること、および「署名パネル」が表示されます。

署名パネルでは、電子署名とタイムスタンプを確認可能です。WordやExcelでは、該当文書を開いて「ファイル」→「情報」→「署名の表示」を選択します。署名の名前の欄から「署名の詳細」を選ぶと、署名が有効かどうか確かめられます。

また、メールの場合は受信者がS/MIMEやPGPに対応したソフトを利用する必要があります。対応しているソフトでは、受信したメールに電子署名が付与されていることを表すマークが表示されます。

例えば、Outlookの場合は赤いリボンマークから詳細の確認が可能です。

電子署名を効率的に行うには電子契約システムがおすすめ

電子署名を効率的に行うには、電子契約システムの利用がおすすめです。電子契約システムを導入することで、契約に関わるプロセスがすべて自動化し、1つのシステム内ですべての工程が完結します。

システムによっては、契約書作成から契約の締結、契約書の保管まで行えるものもあります。また、CRMやSFAなど他ツールとの連携により、顧客情報や案件情報がそのまま電子契約システムに反映されるなど、さまざまな効率化に期待できます。

まずは無料プランやトライアルでお試し

電子契約システムは種類が多いため、導入を検討する際は無料プランや無料トライアルでお試ししてみるのがおすすめです。多くのシステムは、有料で契約する前に無料体験ができる機会を設けています。

無料プランや無料トライアルでは使える機能が制限される場合もありますが、そのシステムが提供する基本的な機能や操作性を実際に体験できます。実際に使ってから導入を決めれば、システムの選定ミスを防げます。

まとめ

電子署名は、電子データの文書に対して付与される署名です。紙の文書ではサインや印鑑に相当し、署名を行った者が間違いなく本人であり、書類の内容が改ざんされていないことを証明するものです。

従来紙の契約書で行われていた契約を電子化すれば、電子商取引を安心して行うことができます。電子署名のやり方にはさまざまな方法がありますが、電子契約システムを利用するのがおすすめです。