年末調整の代行費用とは？料金相場やサービスの選び方も解説

年末調整業務には専門知識が必要であり、手間も時間もかかります。代行サービスを活用し、業務効率化を図りましょう。この記事では、年末調整代行を利用する際にかかる費用の相場やサービスの選び方、おすすめのサービスなどについて解説します。

目次

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1. 年末調整は代行サービスを利用するのがおすすめ
2. 年末調整の代行費用とは
3. 年末調整の代行サービスを利用するメリット
4. 年末調整の代行サービスを利用するデメリット
5. 年末調整の代行サービスを選ぶ際のポイント
6. おすすめの労務代行サービス3選
7. 年末調整の代行サービスを利用する際の注意点
8. まとめ

年末調整は代行サービスを利用するのがおすすめ

年末調整は、従業員一人ひとりの扶養状況や保険料控除、各種申告書の内容を正確に確認し、税額を計算・調整する必要があるため、専門知識が求められる業務です。

書類の不備や計算ミスがあると、従業員への影響だけでなく、企業側の信頼低下や後日の修正対応につながる可能性もあります。また、年末の繁忙期に集中して発生するため、人事・経理担当者の負担が大きくなりがちです。

こうした背景から、年末調整は代行サービスを利用するのがおすすめです。この記事では、年末調整代行を利用する際にかかる費用の相場やサービスの選び方、おすすめのサービスなどについて解説します。

年末調整の代行費用とは

年末調整の代行費用は、依頼先によって料金体系や相場が異なります。代表的な依頼先としては税理士と労務代行サービスがあり、それぞれ強みや費用感に違いがあります。

また、税務の専門家に直接依頼する方法もあれば、年末調整を含む人事労務業務をまとめて外部に委託する方法もあります。自社の従業員数や業務範囲、コストとのバランスを考慮しながら、適した依頼先を選ぶことが重要です。

ここからは、税理士に依頼する場合と労務代行サービスを利用する場合を詳しく解説します。

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税理士に依頼する場合

税理士に年末調整を依頼する場合、一般的には「1人あたり〇円」といった従業員数に応じた料金体系が採用されることが多く、相場は1人あたり3,000円〜10,000円程度が目安です。

給与計算や法定調書の作成まで含めると、追加費用が発生するケースもあります。税務の専門家に任せられる安心感がある一方、依頼内容によってはコストが高くなりやすいため、どこまでを依頼するか事前に整理しておくことが大切です。

税理士への依頼費用を安く抑えるためのポイント

税理士への依頼費用を抑えるには、自社で対応できる業務を事前に行っておくことが有効です。例えば、申告書類の回収や内容確認を社内で済ませ、最終的なチェックや計算のみを依頼することで、作業工数を減らせます。

また、スポット依頼と比較して顧問契約を結んでいることで、年末調整の費用が割安になるケースもあります。業務範囲と契約内容を見直すことがコスト削減につながります。

労務代行サービスを利用する場合

労務代行サービスは、年末調整だけでなく、給与計算や社会保険手続きなど人事労務業務をまとめて外部委託できるサービスです。料金体系は月額制や従業員数に応じた定額制が多く、年末調整のみの場合は1人あたり2,000円〜5,000円程度が相場とされています。

業務を一元的に任せられるため、担当者の負担軽減や業務効率化を重視する企業に向いています。継続的な運用を前提とする場合、コストパフォーマンスの高い選択肢といえるでしょう。

年末調整の代行サービスを利用するメリット

年末調整は、書類回収から内容確認、計算、修正対応まで多くの工程が発生する業務です。限られた期間に集中するため、担当者の負担が大きくなりやすい点も課題といえます。

年末調整の代行サービスを利用することで、こうした負担を軽減しつつ、コスト削減やミス防止、業務効率化につなげることが可能です。ここでは、代行サービスを利用する主なメリットについて解説します。

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担当者の負担を軽減できる

年末調整の代行サービスを利用することで、担当者が抱える煩雑な業務負担を大きく軽減できます。年末調整では、各種申告書の配布・回収、記載内容の確認、控除額の計算、差異の修正対応など、多くの作業が短期間に集中します。

これらを専門の代行会社に任せることで、細かなチェック作業や計算業務などの負担軽減に繋がります。その結果、従業員への周知や進捗管理といった最低限の対応に注力でき、通常業務への影響を抑えられます。

特に人事・労務を少人数で兼任している企業や、他業務と並行して対応しなければならない場合には、繁忙期の残業削減も図れるでしょう。

コスト削減に繋がる

年末調整の時期は業務が集中しやすく、担当者の残業や臨時対応が発生し、人件費が増加しがちです。特に申告書の不備対応や再計算が重なると、想定以上の工数がかかるケースも少なくありません。

代行サービスを利用すれば、残業代の発生を抑えられるほか、一時的な人員補充や派遣社員の活用といった追加コストも不要になります。外注費は生じますが、社内対応に伴う人件費や管理コストを含めて考えると、コスト削減につながるケースも多いです。

ミスを防止できる

年末調整は税制改正の影響を受けやすく、控除内容や計算方法を正しく理解していないとミスが発生しやすい業務です。

控除漏れや計算誤りがあると、再計算や修正手続きが必要になり、担当者の負担がさらに増えるだけでなく、従業員からの問い合わせ対応にも追われることになります。

専門の代行会社に依頼すれば、年末調整に精通したスタッフが最新の法令や制度に基づいて処理を行うため、正確性の高い対応が期待できます。チェック体制が整っているサービスも多く、人為的なミスを防ぎやすい点も特徴です。

ペーパーレス化を推進できる

年末調整代行サービスの多くは、申告書や各種証明書類をオンライン上で提出・管理することが可能です。パソコンやスマートフォンから必要情報を入力し、証明書類もデータで提出できるため、紙書類の配布や回収、押印対応といった作業が不要になります。

そのため、書類の仕分けやファイリング、保管場所の確保といった手間が減らせます。また、紙の紛失や記入漏れといったリスクを減らせる点もメリットです。保管スペースの削減や検索性の向上に加え、アクセス権限の管理によるセキュリティ強化にもつながります。

年末調整の代行サービスを利用するデメリット

年末調整の代行サービスは、業務効率化やミス防止といった多くのメリットがありますが、一方で注意すべきデメリットも存在します。導入後の失敗を防ぐためには、利便性だけでなく、自社の体制や運用との相性を踏まえて検討することが重要です。

ここでは、年末調整の代行サービスを利用する際に理解しておきたい代表的なデメリットを解説します。

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業務ノウハウが蓄積されない

年末調整業務を外部に委託すると、書類確認や計算処理といった実務を社内で行う機会が減るため、担当者の知識やノウハウが蓄積されにくくなります。

その結果、将来的に内製へ切り替えたい場合や、緊急時に自社で対応する必要が生じた際に、十分な対応ができない可能性があります。代行サービスを利用する場合でも、業務の全体像を把握できるよう情報共有の方法を工夫することが大切です。

条件によっては割高になる

年末調整の代行サービスは便利な一方で、条件によっては割高になる可能性があります。多くのサービスは従業員数や依頼範囲に応じて料金が設定されており、一定の件数を前提とした価格設計になっている場合もあります。

そのため、従業員数が少ない企業や、年末調整の一部だけを依頼したい企業では、外注コストが割高に感じられることがあります。

また、扶養修正や再提出対応、紙での書類回収、イレギュラーな控除対応などが発生すると、オプション扱いとなり追加費用がかかるケースも少なくありません。

導入後に想定外の費用が発生しないよう、基本料金に含まれる範囲とオプション条件を事前に確認しておくことが大切です。自社の業務量や毎年の手間、残業の発生状況なども踏まえ、費用対効果を十分に検討したうえで導入を判断しましょう。

年末調整の代行サービスを選ぶ際のポイント

年末調整の代行サービスは多くの企業で活用されていますが、サービス内容や対応範囲は事業者ごとに異なります。自社の課題や体制に合わないサービスを選んでしまうと、かえって業務負担が増えることもあります。

そのため、費用だけで判断するのではなく、サポート体制や機能面、運用のしやすさなどを総合的に比較することが重要です。ここでは、年末調整の代行サービスを選ぶ際に押さえておきたいポイントを解説します。

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従業員からの問い合わせに対応しているか

年末調整の時期は、従業員から申告方法や必要書類、控除内容に関する問い合わせが多く発生します。これらをすべて社内担当者が対応すると、通常業務に支障が出ることも少なくありません。

そのため、企業担当者だけでなく、従業員からの問い合わせにも直接対応してくれる代行サービスを選ぶことが重要です。専門知識を持つスタッフが回答することで、説明のばらつきや誤案内を防ぐことができます。

あわせて、問い合わせ対応の方法や対応時間、繁忙期でも十分なサポートが受けられる体制かどうかを事前に確認しておくと安心です。

必要な関連業務をカバーしているか

年末調整業務は、計算処理だけでなく、従業員への申告書の配布、提出期限のリマインド、書類の回収やファイリングなど、多くの付随業務が発生します。これらの関連業務が担当者の負担となり、作業時間を圧迫するケースも少なくありません。

代行サービスを利用する際は、こうした周辺業務まで対応してもらえるかを確認することが大切です。対応範囲を明確にせずに導入すると、想定外の作業が社内に残ってしまう可能性があります。

どこまで外注できるのかを整理したうえで、自社の業務フローに合ったサービスを選びましょう。

法改正に対応しているか

年末調整に関わる税制や控除制度は、毎年のように改正が行われています。保険料控除や扶養控除の取り扱い変更など、内容を正しく把握していないと、計算ミスや申告漏れにつながる恐れがあります。

そのため、代行サービスが最新の法改正に確実に対応できているかを確認することが重要です。法改正時の対応実績や制度変更に関する情報提供の有無、システムの更新頻度などをチェックしておくと安心です。

常に最新ルールに基づいた運用体制が整っているサービスを選ぶことで、年末調整業務の正確性と信頼性を高められます。

誰でも簡単に操作できるか

年末調整では、従業員自身が申告書の入力や証明書類の提出を行うケースが多いため、操作性の良さは重要なポイントです。画面構成が分かりにくく、操作手順が複雑な場合、入力ミスや記入漏れが発生しやすくなり、結果として問い合わせが増えてしまいます。

そのため、直観的に操作できるかや、スマートフォンからでも簡単に申告できるかを確認するのがおすすめです。スマホから申告できることで、パソコンを使わない従業員でもスムーズに手続きを進められます。

ITに不慣れな人でも迷わず使えるかどうかを事前に確認しておくと安心です。

企業側で進捗管理ができるか

年末調整業務を円滑に進めるためには、企業側で全体の進捗状況を把握できることが重要です。誰が申告を完了していないのか、どの工程で作業が止まっているのかを一覧で確認できれば、リマインド対応や優先順位付けがしやすくなります。

進捗管理機能がない場合、個別に状況確認を行う必要があります。ダッシュボードやレポート機能が充実しているサービスであれば、処理状況を可視化でき、社内での情報共有もスムーズです。

透明性の高い管理ができるかどうかは、サービス選定時に必ず確認しておきたいポイントです。

既存システムと連携できるか

すでに給与計算システムや人事管理システムを導入している企業にとって、データ連携の可否は業務効率に直結します。

年末調整の結果を手作業で別システムへ入力する必要があると、工数が増えるだけでなく入力ミスのリスクも高まります。既存システムとスムーズに連携できるサービスであれば、年末調整後の給与計算や帳票作成まで一連の流れを効率化できます。

CSV連携やAPI連携など、どのような連携方法に対応しているかも確認しておくと安心です。データの二重管理を防ぐことで、正確性と業務スピードの向上が期待できます。

セキュリティ対策は整っているか

年末調整では、従業員の氏名や住所、家族情報、マイナンバーなど、機密性の高い個人情報を取り扱います。そのため、セキュリティ対策が十分に講じられているかの確認は欠かせません。

通信の暗号化やアクセス権限の管理、データの保管方法などが明確に示されているサービスを選ぶことが重要です。また、第三者認証の取得状況や、情報漏えい時の対応体制についても確認しておくと安心できるでしょう。

セキュリティ意識の高いサービスを選ぶことで、情報漏えいリスクを抑え、企業と従業員双方の信頼を守ることにつながります。

おすすめの労務代行サービス3選

年末調整の代行サービスを利用する際の注意点

年末調整の代行サービスは、業務負担の軽減やミス防止に有効ですが、導入にあたってはいくつか注意すべき点があります。ここからは、年末調整の代行サービスを利用する際の注意点について詳しく解説します。

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提出期限を考慮して依頼する

年末調整は毎年決まった時期に集中して発生する業務のため、代行サービス事業者も繁忙期には予約が埋まりやすくなります。依頼のタイミングが遅れると、希望するスケジュールで対応してもらえなかったり、提出期限に間に合わなくなったりするリスクがあります。

特に従業員数が多い企業や申告内容が複雑な場合は、余裕を持った依頼が欠かせません。従業員への案内や書類回収にかかる期間も考慮し、できるだけ早い段階でサービス選定と契約を進めることが、トラブル防止につながります。

税理士にしか対応できない業務もある

年末調整に関連する業務の中には、税理士資格を持つ者でなければ対応できないものもあります。例えば、税務相談や個別具体的な節税アドバイス、税務署への正式な申告代理などは、一般的な代行サービスでは対応できません。

これらの業務が想定される場合は、税理士が在籍している代行会社を選ぶか、別途税理士へ依頼する必要があります。依頼範囲を明確にせずに契約すると、後から追加対応が必要になるケースもあるため、事前に対応可能な業務内容を確認しておくことが重要です。

まとめ

年末調整の代行サービスを利用する際は、提出期限を意識して早めに依頼することと、対応範囲を正しく把握することが重要です。特に税理士でなければ対応できない業務がある点には注意が必要です。

業務効率化やミス防止といったメリットを最大限に活かすためにも、自社の状況や必要な対応を整理したうえで、適切なサービスを選びましょう。本記事を参考に、無理のない年末調整体制の構築を検討してみてください。