医療業界に経費精算システムを導入するメリット｜選び方も解説

経費精算は、医療業界においても重要な業務の1つです。多忙で申請・承認に時間がかかりがちな医療業界では、経費精算システムの導入で業務の効率化を図るのがおすすめです。本記事では、医療業界における経費精算の課題やシステム利用のメリット、選び方などを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 経費精算の効率化にはワンストップで行えるシステムがおすすめ
2. 医療業界における経費精算の課題とは
3. 医療業界で求められる法令対応と経費精算システムの関係
4. 医療業界が経費精算システムを導入するメリット
5. 医療業界が経費精算システムを選ぶ際のポイント
6. さまざまな業務を効率化するおすすめの経費精算システム
7. まとめ

経費精算の効率化にはワンストップで行えるシステムがおすすめ

「楽楽精算」では、交通費、出張旅費、交際費精算から受領した請求書の処理まで、経費精算に関わるすべての業務をまとめて効率化できます。クラウド型経費精算システムとして、大企業や中小企業をはじめ、ベンチャー企業などでも幅広く利用されています。

また、「楽楽精算」では現状の申請ルールを変更することなく、経費精算をスムーズにシステム化が可能です。経理業務に詳しい専任のサポートスタッフがシステム導入支援を行うため、初めてのシステム導入であっても安心できるでしょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しており、稟議申請から経費精算の処理までをワンストップで実行できます。社内で発生する必要な手続きをすべて電子化・一元管理したいなら、「楽楽精算」の導入がおすすめです。

医療業界における経費精算の課題とは

医療業界では、紙ベースでの作業・承認期間の長期化・異なる明細の交通費などが原因で、経費精算業務が非効率化しやすいのが実情です。ここでは、医療業界における経費業務の主な課題を解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

紙ベースの業務が多く非効率的

医療業界では、紙ベースの経費業務を続けていることが多く、業務が非効率化しているのが課題の1つです。医療業界において経費業務のデジタル化が進まない原因としては、デジタル化に割くリソースがないことやノウハウの不足が挙げられます。

紙ベースで経費精算業務を行う場合、領収書や経費申請書の確認、システムへの入力、承認、申請者への支払いなど一連の工程をすべて手動で行う必要があり、一つひとつの作業に時間がかかるため業務全体が非効率化します。

また、目視での確認や手動での計算には、確認漏れ・計算ミスといった人的ミスの心配があり、経費業務の非効率化を招いています。

申請から承認までに時間がかかっている

医療業界は他業界と比べて、経費の申請から承認までに時間がかかる傾向があります。医療業界では原則として医療行為が優先され、領収書や申請の確認は後回しにされやすいためです。

また、学会出席や出張などによって上司が現場にいることが少ないことから、申請書の確認が遅れる場合もあります。このような医療業界ならではの事情によって、経費の申請から承認までの期間が長期化し、経費業務全体の遅延化につながっています。

明細の異なる交通費が頻繁に発生する

医療業界では、明細の異なるさまざまな交通費が頻繁に発生することがあります。その結果、仕訳作業や承認作業が煩雑化し、経費精算担当者における業務負担の増大や仕訳ミスなどのリスクが高まるのが課題です。

医療業界には、在宅医療・学会・研修といった多様な用途の外出が存在します。これらの外出時には交通機関の運賃に加えて、出張費・宿泊費・接待費など明細の異なる交通費が発生することが多く、仕訳作業が煩雑化してしまいます。

そのため、経理担当者に大きな業務負担がかかり、他の経費精算業務の遅延化や仕訳ミスにつながる点も軽視できません。

医療業界で求められる法令対応と経費精算システムの関係

医療業界では、一般企業と同様の会計・税務ルールに加えて、診療報酬や補助金、研究費など特有の資金管理が求められるため、経費精算においても徹底した法令遵守が必要です。

特に、近年は電子化の進展に伴い、帳簿や証憑の保存方法に関するルールが厳格化されており、従来の紙・Excel中心の運用では対応が難しくなっています。そのため、法令要件に対応した経費精算システムを導入し、適性な証憑管理や監査対応を行うことが重要です。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

経費精算においては、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応が不可欠です。電子帳簿保存法では、領収書や請求書を電子データとして保存する際に、検索性の確保・改ざん防止といった要件を満たす必要があります。

また、インボイス制度では、適格請求書の保存が仕入税額控除の要件となるため、経費精算時にも正確な証憑管理が求められます。経費精算システムを活用すれば、以下のような機能で法令要件に対応しやすくなります。

• 電子領収書の自動保存
• 日付・金額・取引先での検索機能
• タイムスタンプやログによる改ざん防止

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：インボイス制度について｜国税庁

医療機関特有の経費区分とコンプライアンス基準

医療機関は一般企業と異なり、経費の種類や資金の出どころが多様である点にも注意が必要です。例えば、診療報酬に関連する費用、補助金・助成金の対象経費、学会参加費や研究費など、それぞれ管理方法と使用目的が異なります。

これらを適切に区分せずに処理すると、会計上の不備や監査時の指摘につながる可能性があります。 経費精算システムでは、部門別・プロジェクト別の管理や科目設定を柔軟に行えるため、用途に応じた正確な仕訳が可能です。

さらに、承認フローを細かく設定することで、経費の妥当性を事前にチェックでき、医療機関に求められる高いコンプライアンス基準を守れます。

医療業界が経費精算システムを導入するメリット

経費精算システムとは、企業で発生する一連の経費精算業務をシステム上で完結できるソフトウェアです。経費精算システムの導入により、医療業界ならではの経費業務の課題解決につなげられます。

ここでは、医療業界が経費精算システムを導入するメリットを解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

ペーパーレス化を促進できる

経費精算システムの導入により、ペーパーレス化を促進できる可能性があります。多くの経費精算システムは、経費申請書の提出から申請までをすべてシステム上で完結でき、従来のような紙ベースの経費精算書をなくせます。

システム上で経費申請書を作成・提出・確認できるため、紙ベースの書類でのやり取りにかかる時間の短縮が可能です。マルチデバイスに対応した経費精算システムであれば、社外から経費の申請や承認を行いながら、ワークフローの迅速化を図れるでしょう。

また、過去の領収書や申請書を見返す際も、システム内を検索すればすぐに必要な書類を探し当てることができ、業務の効率性が高まります。さらに、紙ベースの書類をなくすことで、紙代・印刷代・保管スペースを節約できるのもメリットです。

申請・承認の業務を効率化できる

経費精算システムによっては、クレジットカードや銀行口座との連携により、使った経費が自動で入力される機能を搭載しています。また、経費の自動計算機能や登録口座への自動振込などの機能を搭載した経費精算システムもあります。

このようなシステムの導入により、経費精算業務における多くの工程を自動化可能です。従来は手動で行っていた作業をコンピューターに任せることで、業務フロー全体の迅速化が見込まれるでしょう。

さらに、計算ミスや入力漏れといった人的ミスのリスクを最低限に抑えることができ、業務の効率化にもつながります。

本来の業務に集中できる

経費精算システムを導入すれば、申請者・経理担当者・上司それぞれが本来の業務に集中できるようになります。そのため、現場全体における業務効率や生産性の向上にもつなげられます。

従来の経費精算業務には、紙ベースの申請書の作成や書類の手渡し、システムへの手入力といったノンコア業務が多く含まれています。経費精算システムの活用により、作業を一定程度廃止できるため、余った時間を他のコア業務に割り当てられるのがメリットです。

医療業界が経費精算システムを選ぶ際のポイント

経費精算システムの機能性や操作性は、システムによって大きく異なります。経費業務を効率化するには、事業者それぞれに合った機能を搭載したシステムの導入が大切です。特に、医療業界では、次の3つのポイントに注目して経費精算システムを選びましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

入力作業の自動化ができるか

医療業界では、日常的に大量の領収書や経費申請書類が発生し、経理担当者には迅速な処理が求められます。経費精算業務のスピードアップを図るには、自動入力機能を備えた経費精算システムが良いでしょう。

例えば、クレジットカード・銀行口座・他システムと連携し、使った経費のデータが自動で入力されるシステムがおすすめです。紙の領収書を大量に処理する場合は、スキャンした文字を自動で電子化する「AI-OCR機能」を搭載した経費精算システムを検討しましょう。

このような自動入力機能を備えたシステムの導入により、手動でのデータ入力作業が不要となるだけでなく、入力ミスや入力漏れの防止も可能です。その結果、経費精算業務の迅速化と精度向上につながります。

スマホから申請できるか

医療業界では、スマートフォンやタブレットなどのマルチデバイス対応の経費精算システムの導入がおすすめです。医療従事者は、医療現場へ急行したり、医療技術習得のために出張・学会に参加したりする機会が多く、デスクにいない時間が長いといえます。

モバイル端末から操作できる経費精算システムであれば、外出先でも経費の申請や承認を手軽に行えます。そのため、上司不在による承認待ちなどのタイムロスをなくすことができ、経費精算フローの円滑化を図れます。

予算管理の機能が充実しているか

医療業界では、病院全体における予算編成と進捗状況を可視化し、適切に監視する必要があるため予算管理の機能が充実した経費精算システムの導入がおすすめです。

例えば、大規模な病院においては、外科・内科・神経科など複数の部署があり、それぞれに予算が編成されるのが一般的です。しかし、各部署における予算の編成や実績を個別に管理するのは手間のかかる作業です。

経費精算システムを導入することで、複数部署の予算状況もまとめて管理できるため、予算管理業務が大幅に効率化します。また、総合的な予算状況をリアルタイムで可視化できることにより、戦略的な病院経営にもつながるでしょう。

さまざまな業務を効率化するおすすめの経費精算システム

まとめ

医療業界における経費精算には、紙ベースの書類や承認期間の長期化、多様な明細の発生による業務の非効率化といった課題があります。これらの課題解決には、経費精算業務を一定程度自動化できる経費精算システムの導入がおすすめです。

経費精算システムの導入により、経費精算業務におけるペーパーレス化、承認フローの迅速化、コア業務に専念できるなどのメリットが得られます。適切な機能を有した経費精算システムを導入し、正確かつ迅速な経費精算業務の実現につなげましょう。

専門家が監修した記事はこちら

＼経費精算システムについて知りたい方におすすめ！／

＼経費精算アプリについて知りたい方におすすめ！／

＼経費精算システムを導入したい中小企業におすすめ！／