事前決済機能付き予約システムおすすめ10選｜選ぶ際のポイントも解説

予約システムには、事前決済機能が付いたものもあります。事前決済機能があれば、無断キャンセルを防止できるだけでなく、顧客の満足度や利便性も向上します。この記事では、事前決済機能を搭載したおすすめの予約システムや、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 予約システムの事前決済機能とは
2. 事前決済機能付き予約システムのメリット
3. 決済機能付き予約システムを利用する際の注意点
4. 決済機能付き予約システムでの予約方法
5. 事前決済機能付き予約システムがおすすめな業種
6. 決済機能付き予約システムの選定ポイント
7. 事前決済機能付き予約システムおすすめ10選
8. その他の予約システムの選び方
9. まとめ

予約システムの事前決済機能とは

予約システムとは、施設の予約情報をWeb上で一元管理できるツールです。利用者はオンライン上で施設の空き状況を確認して自ら予約や変更・キャンセルまで行えるため、施設側にとっても受付や管理作業の効率化を図れます。

また、予約システムの中には事前決済機能を備えたツールもあります。この機能を活用することで、無断キャンセルの防止に加えて、レジ作業の簡素化や顧客満足度の向上などさまざまなメリットを見込めます。

本記事では、予約システムにおける事前決済機能のメリットや選定時の注意点、おすすめのツールなどを解説します。

事前決済機能付き予約システムのメリット

事前決済機能付の予約システムでは、顧客がオンライン予約と同時に料金の支払いまでを完了できます。

クレジットカードをはじめ、電子マネーやQRコード決済など多彩なキャッシュレス決済ができる予約システムも数多くあり、顧客・施設の双方にさまざまなメリットが見込めます。ここでは、事前決済機能付きの予約システムを導入するメリットを解説します。

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無断キャンセルによる利益損失を防ぐ

飲食店やサロンといった店舗・施設の利用者の中には、「とりあえず予約してキャンセルすればいい」という考えで無断キャンセルする人も一定数見られます。

特に直前の無断キャンセルは、店舗が受け取るはずだった分の支払いがなくなってしまいます。また、準備していた食材・材料やスタッフの人件費なども無駄になる恐れがあり、二重三重の損失が生じます。

その点、事前決済機能付の予約システムを導入すると、顧客は予約時点で支払いまで完了できるため、安易な無断キャンセルが起こりにくくなります。仮に無断キャンセルされても店舗には決済分の料金が入るため、未回収リスクの心配がありません。

顧客の利便性や満足度が向上する

予約システムを通じて事前決済すると、顧客は当日に現地での会計を省略できるため、さまざまな面から利便性の向上が見込めます。例えば、レジ待ちの時間を削減できるだけでなく、支払い合計額が前もって分かることで不透明な会計をなくせます。

特に野外でのイベントにおいては、顧客は現金やカードを持ち歩く必要がないことから、貴重品管理が楽になるでしょう。また、施設側はレジ業務に充てていたリソースを接客や調理に回せるなど、顧客の満足度向上につながるサービスに注力できます。

予約受付から決済まで一元管理できる

事前決済機能付きの予約システムの導入により、施設側は予約受付から決済までを1カ所で管理できます。決済履歴は売上データとしてシステム上で管理でき、帳簿や別システムに転記する手間がかかりません。

さらに、キャッシュレス決済の増加により、毎日のレジ締め作業も簡素化し、あらゆる面から会計・経理業務の効率化を図れます。従業員の業務負担の軽減をしつつ、売上データの抜け漏れや現金の数え間違いといった人的ミスの防止にもつながります。

インバウンドに対応しやすくなる

事前決済ができる予約システムは、インバウンド対応の面でも役立ちます。顧客は予約時にメニュー注文から支払いまで完了させるため、外国語が堪能な従業員が少なく、日本語以外での​対応に​慣れていない​場合でも安心して対応できます。

特に海外はキャッシュレス決済の需要が高く、現金決済のみの施設は敬遠される場合も多いです。事前決済ができる予約システムの導入によって、インバウンド客の決済ニーズにも対応しやすくなり、効果的な集客にもつなげられるでしょう。

非接触での会計が可能になる

非接触での会計を実現できるのも、事前決済機能付きの予約システムの導入で得られるメリットです。季節性の感染症が流行している際でも衛生面を高めつつ、顧客が安心して利用できる環境を整備できます。

例えば、レジ待ちの行列の解消によって、ソーシャルディスタンスを保てます。また、現金通貨やレシートの受け渡しを削減することで、感染症拡大のリスク軽減にもつながるでしょう。さらに季節性の感染症をはじめ、食中毒対策としても効果的です。

決済機能付き予約システムを利用する際の注意点

決済機能付き予約システムの導入にはさまざまなメリットが見込まれる一方で、注意点も存在します。ここでは、どのような注意点があるのか具体的に解説します。

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顧客に利用方法やメリットを伝える

特にこれまで現金決済のみだった施設では、既存顧客がWeb上での決済に抵抗を示すこともあるでしょう。そのため、せっかく導入した予約システムと決済機能を活用してもらえるように、利用方法やメリットを丁寧に説明することが大切です。

例えば、店頭やWebサイトなどに、予約方法や事前決済のやり方の詳細な説明書を掲示する方法があります。「レジ待ちがなくなる」「手ぶらで来店できる」など、顧客側のメリットを具体的に添えると心理的なハードルが下がり、積極的な活用を促せるでしょう。

キャンセルポリシーを明確にしておく

予約システムによる事前決済の導入に合わせて、キャンセルポリシーを明確にすることも大切です。例えば、次のような項目の明確化により、キャンセル関連のトラブル防止を図れます。

1. キャンセル期限：無料キャンセルは3日前まで
2. キャンセル方法：予約システム上または個別の電話連絡
3. キャンセル手数料：代金の10%

事前決済によってキャンセルポリシーが変更になる場合は、顧客に徹底周知する必要があります。

決済機能付き予約システムでの予約方法

決済機能付きの予約システムは、一般的に次のような流れで予約から決済までを完了させます。

1. 予約システムにアクセスする
2. カレンダーの空き状況から店舗・施設の利用日を予約
3. 当日のメニューやサービスを注文
4. 予約者情報（氏名・電話番号）を入力
5. 決済方法（クレジットカード・QRコード決済・コンビニ振込）を選択
6. 予約の確定
7. 予約確認メールの受け取り

予約システムによっては、予約確認メールのURLなどから予約のキャンセル・変更手続きも行えます。具体的な利用手順はツールによって異なるため、導入時に確認し、施設と顧客の双方が操作しやすいものを選びましょう。

事前決済機能付き予約システムがおすすめな業種

事前決済機能付きの予約システムがおすすめなのは、飲食店・サロン・宿泊施設などサービス・接客に関する業種です。顧客単価が高い業種でも無断キャンセルによる未回収リスクを低減でき、レジ・フロント業務の負担軽減にもつなげられます。

また、レジャー施設では、QRコードチケットの併用により、チケット窓口の混雑緩和にもつなげられるでしょう。入園前の時間を短縮できるため、入園のための行列が減って顧客の満足度向上も見込まれます。

さらに、各種スクールやジム、学習塾など、体験料・月謝を徴収する業種にも事前決済機能付きの予約システムの導入はおすすめです。事前決済によって確実に料金を徴収でき、毎月の振り込み作業や現金やり取りの手間から解放されます。

決済機能付き予約システムの選定ポイント

決済機能付き予約システムによって、サービスの提供範囲や入金サイクルなどが異なります。ここでは、決済機能付き予約システムを選ぶ際に注目すべきポイントを解説します。

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対応している決済方法を確認

予約システムによって、対応している決済方法が異なります。現在は日本人客においてもキャッシュレス決済へのニーズは高く、決済手段が少ないと顧客離れの原因にもなりかねません。そのため、できる限り多くの決済に対応したシステムが望ましいです。

一方で、決済機能が多いシステムは利用料金が高額な傾向にあります。クレジットカードや電子マネー、QRコード決済など、自店の利用者のニーズが高い決済方法を考慮し、最適なツールを導入しましょう。

セキュリティ対策は万全か

事前決済機能を通じてさまざまな顧客の決済情報を預かることを念頭に置き、セキュリティ対策が万全な予約システムを導入しましょう。

予約システムを通じて顧客のカード情報や決済情報が漏洩すると、損害賠償請求や社会的信頼の低下など、大きな損失を自社に与えかねません。

例えば、「3Dセキュア2.0（本人認証）」や「クレジットカード情報の非保持」などを導入しているツールは安全性に一定の信頼が置けます。また、システムの閲覧範囲の制限や顧客情報の取扱いルールの周知といった施設側の対策も重要です。

入金サイクルを確認

ほとんどの予約管理システムは、事前決済分の自動入金に対応していますが、サイクルはツールごとに異なります。ツールによっては、決済日の翌月・翌々月のように間が空くこともあるため、必ず入金サイクルを確認しましょう。

入金待ちの間の資金繰りに不安がある場合は、即時入金や手動入金を備えたシステムを選ぶと安心です。手動入金は都度振込手数料がかかることもあるため、あわせて確認しましょう。

運用コストをチェック

ほとんどの事前決済機能付きの予約システムは、月額利用料金に加えて、決済手数料がかかります。決済状況によっては手数料負けの恐れがあるため、運用コストは総合的に判断しなければなりません。

各種PayやQRコード決済はクレジットカードよりも手数料が低い傾向にあるため、これらの決済手段を優先的に導入するのも選択肢の1つです。

また、運用コストが多少高額でも、無断キャンセルの減少やレジ業務の効率化といった高い導入効果を実感できる場合は、導入を検討する価値があるでしょう。

事前決済機能付き予約システムおすすめ10選

その他の予約システムの選び方

予約システムを選ぶ際は、上記に加えて以下のようなポイントにも注目しましょう。事前決済以外に加えて、「顧客管理」や「売上管理」といった自店に必要な機能がまとめられているシステムは、運営業務の効率化やシステムコストの削減につなげやすいです。

また、自社と似た業種での導入実績が豊富なツールは、操作がしやすく、自店でも一定の導入効果に期待できます。特定の業種・業界に特化した予約システムもあるため、必要に応じて検討しましょう。

無料トライアルやデモを活用し、顧客と自店の双方が操作しやすいかを確かめることも大切です。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能が揃っているか
2. 自社と似た業種で導入実績があるか
3. 利用者・担当者が使いやすいか

【その他の比較ポイント】

1. 他アプリと連携できるか
2. モバイルデバイスに対応しているか
3. サポート体制は充実しているか

まとめ

予約システムは、Web上で予約の受付・変更・キャンセルを一元管理できるツールです。事前決済機能を備えたツールもあり、顧客は予約の段階で注文・決済まで完了できます。

事前決済によって施設側は無断キャンセル未回収リスクを低減でき、会計やレジ締めなどレジ関連業務の効率化を図れます。特に現在はキャッシュレス決済のニーズが高まっており、インバウンド客を効率的に集客するためにも、事前決済機能の導入が検討されています。

本記事を参考に事前決済機能付きの予約システムを導入し、予約管理や会計・売上管理の一元的な効率化につなげましょう。