リファレンスチェックの質問例｜設計時のポイントや実施の流れも解説

中途採用のミスマッチを防止する手段としてリファレンスチェックが注目されていますが、実施する際には適切な質問を検討する必要があります。この記事では、リファレンスチェックの具体的な質問例や設計時のポイント、実施の流れなどについて解説します。

目次

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1. リファレンスチェックで自社にマッチした人材を採用しよう
2. リファレンスチェックの質問例
3. リファレンスチェックの質問を設計する際のポイント
4. リファレンスチェックの質問に回答する際のポイント
5. リファレンスチェックの流れ
6. リファレンスチェックを実施するメリット
7. リファレンスチェックを実施する際の注意点
8. リファレンスチェックサービスの活用がおすすめ
9. おすすめのリファレンスチェックサービス2選
10. まとめ

リファレンスチェックで自社にマッチした人材を採用しよう

リファレンスチェックとは、採用候補者の過去の上司や同僚など第三者から、業務姿勢や人物像について客観的な情報を得る採用手法です。

例えば、強みや課題、職場での振る舞いなど、履歴書や面接だけでは把握しにくいことを確認できるため、中途採用におけるミスマッチ防止策として注目されています。ただし、効果的に活用するためには、目的に沿った質問設計が欠かせません。

本記事では、リファレンスチェックの基本的な考え方を押さえたうえで、実務で使える具体的な質問例や質問設計のポイント、実施の流れについて解説します。

リファレンスチェックの質問例

リファレンスチェックでは、候補者の実像を多角的に把握するために、質問内容をあらかじめ整理しておくことが重要です。勤務実態・人物像・スキルといった観点ごとに質問を用意することで、主観に偏らない情報を得やすくなります。

ここでは、実務で使いやすい代表的な質問例を項目別に紹介します。

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勤務に関する質問

勤務に関する質問では、候補者の経歴に事実誤認がないかを確認するとともに、働き方や職場での基本的な姿勢を把握することを目的とします。質問例は以下の通りです。

1. 在籍期間は◯年◯月から◯年◯月までで間違いありませんか
2. 最終的な役職や担当業務内容を教えてください
3. 主にどのような業務を任されていましたか
4. 勤務態度や勤怠面で問題があったことはありますか
5. チーム内での役割や立ち位置はどのようなものでしたか
6. 退職理由について、把握している範囲で教えてください

このような質問によって、履歴書や職務経歴書の内容を裏付けることも可能になります。

人物像に関する質問

人物像に関する質問では、候補者の性格や価値観、周囲との関わり方などを確認します。社風やチームとの相性を判断するためにも、具体的なエピソードを交えて回答してもらうと有効です。質問例は以下の通りです。

1. 周囲からはどのような人物として評価されていましたか
2. チームメンバーとのコミュニケーションは円滑でしたか
3. 困難な状況に直面した際、どのように対応していましたか
4. 上司や同僚からの指摘をどのように受け止めていましたか
5. 印象に残っている長所や強みがあれば教えてください
6. 改善が必要だと感じた点があれば教えてください

スキルに関する質問

スキルに関する質問では、候補者が実務でどの程度の能力を発揮していたのかを確認します。自己評価とのギャップを把握するためにも、具体的な成果や行動に基づく回答を得ることがポイントです。質問例は以下の通りです。

1. 担当業務に必要な専門スキルは十分に備えていましたか
2. 業務習得のスピードはいかがでしたか
3. 課題解決力や判断力についてどのように評価しますか
4. 数値目標や成果に対する意識は高かったですか
5. 新しい業務や変化への適応力はありましたか
6. 同様のポジションで再度一緒に働きたいと思いますか

リファレンスチェックの質問を設計する際のポイント

リファレンスチェックを有効に活用するためには、単に質問を並べるだけでなく、「何を知りたいのか」を明確にしたうえで質問を設計することが重要です。

質問内容によって得られる情報の質は大きく変わるため、自社の採用方針や確認したいポイントを整理し、目的に沿った質問設計を行う必要があります。ここでは、質問を設計する際に押さえておきたい基本的なポイントを解説します。

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自社のビジョンや採用基準を明確にしておく

質問を設計する前に、自社がどのような人材を求めているのか、ビジョンや採用基準を明確にしておきましょう。採用基準が曖昧なままでは、リファレンスチェックで得た情報をどのように評価すべきか判断できず、ミスマッチにつながる可能性があります。

たとえば「主体性を重視する」「チームワークを大切にする」といった基準が明確であれば、それに沿った質問を設計でき、回答内容も評価しやすくなります。自社にとって重要な価値観や行動特性を整理したうえで質問を考えることが重要です。

求める情報が得られるよう工夫する

リファレンスチェックでは、YESかNOで終わる質問だけでは推薦者の主観による回答がおくなり、十分な情報を得られない場合があります。

そのため、「どのような場面で、どのような行動を取っていたか」といった具体的なエピソードを引き出せる質問を意識することが大切です。例えば、「課題が発生した際、どのように対応していましたか？」といった聞き方により、実態に近い情報を得やすくなります。

回答者が状況を説明しやすい質問設計を行うことで、リファレンスチェックの精度向上に期待できます。

リファレンスチェックの質問に回答する際のポイント

リファレンスチェックでは、推薦者として回答する内容が候補者の評価や採用判断に大きな影響を与えます。そのため、事実に基づき、採用企業が判断しやすい情報を提供することが重要です。

ここでは、リファレンスチェックの質問に回答する際に、押さえておきたい基本的なポイントを解説します。

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嘘や過大な評価は避ける

リファレンスチェックでは、候補者との関係性から良く見せようとして、実態以上の評価を伝えてしまうケースもあります。しかし、嘘や過大な評価は、採用後のミスマッチにつながる原因となります。

結果として、候補者本人や採用企業の双方にとって不利益となる可能性があるため、事実に基づいた客観的な回答を心がけることが大切です。良い点だけでなく、改善点や課題があった場合も、冷静かつ配慮ある表現で伝えることが信頼性の高い回答につながります。

具体的なエピソードを伝える

回答の際は抽象的な評価だけでなく、具体的なエピソードを交えて伝えることがおすすめです。どのような業務を担当していたのか、成果や評価された点、課題に直面した際の対応などを具体的に説明することで、候補者の人物像や仕事ぶりがより明確になります。

「優秀だった」「問題なかった」といった表現よりも、実際の行動や数字による実績を示すことで、採用担当者が状況を正確に理解しやすくなります。

リファレンスチェックの流れ

リファレンスチェックは、実施方法によって進め方が異なります。一般的には、候補者自身が推薦者を指定するケースと、採用企業が推薦者を探すケースの2つに分けられます。どちらの方法でも、候補者の同意を前提に、適切な手順で進めることが重要です。

ここでは、それぞれのケースにおけるリファレンスチェックの流れを解説します。

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候補者が推薦者を指定する場合

候補者が推薦者を指定する場合のリファレンスチェックは、一般的に以下の流れで進められます。

1. 採用企業が候補者にリファレンスチェック実施の目的と内容を説明する
2. 候補者が推薦者（元上司・同僚など）を選定し、連絡先を提出する
3. 採用企業またはリファレンスチェックサービスが推薦者へ連絡する
4. 推薦者が質問への回答（オンライン回答・電話ヒアリングなど）を行う
5. 回答内容をもとにレポートが作成され、採用判断の参考資料とする

候補者が推薦者を指定する場合は、本人の同意を前提に比較的スムーズにリファレンスチェックを進めやすい点が特徴です。

採用企業が推薦者を探す場合

採用企業が推薦者を探す場合のリファレンスチェックは、候補者の同意を得たうえで企業側が主体となって進めます。採用企業が推薦者を探す場合は、一般的に以下の流れで進められます。

1. 採用企業が候補者にリファレンスチェックの実施と範囲について説明し、同意を得る
2. 候補者の経歴をもとに、連絡可能な推薦者候補を確認する
3. 採用企業または外部サービスが推薦者へ直接連絡する
4. 推薦者から勤務状況や人物像などについて回答を得る
5. 取得した情報を整理し、採用判断に活用する

リファレンスチェックを実施するメリット

リファレンスチェックは、候補者本人から得られる情報だけでは把握しきれない実像を確認できる手法です。採用の精度を高めるだけでなく、入社後のミスマッチやトラブルを防ぐ効果も期待できます。

ここでは、リファレンスチェックを実施することで企業が得られる主なメリットについて解説します。

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経歴・職歴を詐称していないか確認できる

リファレンスチェックを実施することで、履歴書や職務経歴書に記載された経歴・職歴が事実と一致しているかを第三者の視点から確認できます。

例えば、元上司や同僚など、実際に候補者と働いた経験のある人物に在籍期間や担当業務、役割について話を聞くことで、自己申告だけでは分かりにくい点も把握が可能です。近年は、経歴の一部誇張や認識のズレが問題になるケースもあります。

こうした確認を行わずに採用すると、入社後にトラブルへ発展する可能性も考えられます。リファレンスチェックによって事実確認を行うことで、経歴詐称のリスクを抑え、信頼性の高い情報をもとに採用判断ができるようになります。

採用のミスマッチを防止できる

リファレンスチェックでは、候補者のスキルや実績だけでなく働き方や価値観、周囲との関わり方など、面接だけでは見えにくい側面を把握できます。

第三者からの評価を通じて、実際の職場でどのように行動していたか、チームの中でどのような役割を担っていたかが具体的に分かります。これにより、自社の社風や求める人物像、必要なスキルと合っているかを客観的に判断しやすくなります。

採用後に「思っていた人物像と違った」と感じるケースは少なくありません。しかし、事前に多角的な情報を得ることで、そのようなギャップを減らし、採用のミスマッチ防止も図れるでしょう。

最適な部署に配属しやすくなる

リファレンスチェックを通じて、候補者の強み・弱みや得意分野、課題点を把握できれば、入社後の配属判断にも役立てられます。

どのような業務で成果を上げていたのか、どのような環境やチーム構成が合っていたのかといった情報は、配属先を検討するうえで重要な材料です。本人の特性を理解したうえで部署を決めることで、早期に力を発揮しやすくなります。

また、適切な配属はモチベーション維持にもつながります。このようにリファレンスチェックは、採用後の活躍を見据えた人材配置にも有効です。

リファレンスチェックを実施する際の注意点

リファレンスチェックは採用の精度を高める有効な手段ですが、進め方を誤るとトラブルにつながるおそれもあります。法令遵守はもちろん、候補者や推薦者への配慮も欠かせません。

ここでは、リファレンスチェックを実施する際に押さえておきたい注意点について解説します。

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候補者からの同意を得る

リファレンスチェックでは、候補者の職歴や勤務態度、評価といった個人情報を第三者から取得します。そのため、個人情報保護法を遵守する観点から、候補者本人の同意を得る必要があります。

具体的には、リファレンスチェックを実施する目的や確認する内容、推薦者へどのような方法で連絡するのかを事前に丁寧に説明しましょう。その際、書面やシステム上で明確な同意を取得することが重要です。

十分な説明がないまま実施すると、候補者との信頼関係を損なうだけでなく、法令違反と判断されるリスクもあります。安心して協力してもらうためにも、透明性をもって進める姿勢が求められます。

参考：個人情報の保護に関する法律｜e-Gov 法令検索

断られる可能性もある

リファレンスチェックは、必ずしもすべてのケースで実施できるとは限りません。候補者が前職に依頼できる上司や同僚がいない場合や、依頼先から対応を断られるケースもあります。

また、企業によっては社内規定としてリファレンス対応を控えていることもあり、本人の意思とは関係なく実施が難しい場合もあります。そのため、リファレンスチェックを前提条件とせず、候補者と相談しながら代替手段を検討する柔軟な対応が求められます。

実施できない場合でも不利に扱わない配慮が、採用活動における信頼性を高めます。

リファレンスチェックは内定前に行う

リファレンスチェックの結果を理由として内定を取り消すことは、原則として認められていません。そのため、選考の判断材料として活用するには、内定を出す前の段階で実施する必要があります。

一般的には最終面接後から内定通知前のタイミングで行い、面接結果とあわせて総合的に評価します。内定後に実施してしまうと、結果をどのように扱うかが難しくなり、トラブルにつながる可能性があります。

適切な時期に実施することで、法的リスクを避けながら、納得感のある採用判断につなげることができます。

参考：採用内定の取消｜厚生労働省

リファレンスチェックサービスの活用がおすすめ

リファレンスチェックを効率的かつ適切に進めるためには、リファレンスチェックサービスの活用がおすすめです。これらのサービスは、候補者への同意取得から推薦者への依頼、質問の回収、結果のレポート化までを一元的に管理できます。

質問テンプレートの提供やオンライン完結型の運用により、担当者の手間を大幅に削減できる点も特徴です。属人的になりやすいリファレンスチェックを標準化できるため、採用の公平性や判断精度の向上にもつながります。

おすすめのリファレンスチェックサービス2選

まとめ

リファレンスチェックは、第三者の視点から候補者の経歴や人物像、スキルを確認できる有効な手法であり、中途採用におけるミスマッチ防止に役立ちます。

効果を高めるためには、自社の採用基準に沿った質問設計や、実施タイミング・同意取得などのポイントを押さえることが重要です。リファレンスチェックサービスを活用すれば、手間を抑えつつ効率的に進めることもできます。

本記事を参考に、自社に合った形でリファレンスチェックを取り入れ、納得感のある採用につなげていきましょう。