社内報のデジタル化とは？メリット・方法・成功のポイントを解説

社内報のデジタル化とは、紙で発行していた社内報をWebやアプリなどのデジタル媒体で配信・運用することです。デジタル化で情報発信のスピードを速めて、社内報の効果を可視化できます。本記事では、社内報をデジタル化するメリットや成功させるためのポイントなどを解説します。

目次

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1. 社内報をデジタル化しよう
2. 社内報をデジタル化するメリット
3. 社内報をデジタル化する主な方法
4. Web社内報ツールを選ぶ際のポイント
5. Web社内報ツールのおすすめ10選
6. 社内報のデジタル化における注意点
7. 社内報のデジタル化を成功させるための進め方
8. まとめ

社内報をデジタル化しよう

社内報とは、企業から従業員に向けて社内情報を発信するためのツールです。従来は紙の社内報が主流でしたが、現在はWebやアプリなどデジタル媒体の社内報の配信・運用も可能になっています。

デジタル社内報には情報発信の加速化や管理の簡素化などさまざまなメリットがあるため、紙媒体の社内報からデジタルへ移行する企業は少なくありません。一方で、閲覧環境の整備やセキュリティ対策などの注意点もあるため、適切な導入ステップを踏むことが大切です。

本記事では社内報のデジタル化によるメリットやその方法、Web社内報ツールの選び方のポイントなどを解説します。

社内報のデジタル化が進む背景

社内報のデジタル化が進む背景には、リモートワークの推進や多拠点化などが挙げられます。従業員がさまざまな場所で働いていることで、紙媒体の配布が物理的に困難になったという企業もあります。

しかし、Webやアプリ上で運用するデジタル社内報は、インターネットに接続すればどこからでもアクセスできるため、配布・閲覧に地理的な制限を受けません。従業員はスマートフォンやパソコンを使って、いつでも好きなときに社内報に目を通せます。

さらに、紙媒体の社内報に比べて作成・配布工数の大幅な軽減を見込めることから、Webやアプリによるデジタル社内報を導入する企業が増加しています。

アナログな紙の社内報が抱える課題

アナログな紙の社内報には課題が多く、その解決策としてデジタル化に移行する企業も少なくありません。ここでは、アナログな紙の社内報の課題について具体的に解説します。

制作・配布にかかるコストと工数

紙の社内報が抱える大きな課題の1つが、制作・配布にかかるコストと工数の膨大さです。

紙の社内報は、企画・取材・編集に加えて、印刷・製本などさまざまな制作プロセスが存在します。

さらに、現在は現在はリモートワークの普及や多拠点化により、個別の郵送が必要なケースも多く、従業員数が大きい企業ほど印刷・郵送コストも高額化します。そのため、紙の社内報を続けていると、担当者の業務負荷が増大して企業の財政まで圧迫しかねません。

情報のリアルタイム性と更新の手間

紙の社内報は印刷・配送のプロセスを踏むことから、情報のリアルタイム性に欠ける点も課題です。最新情報をすぐに社内報に反映したとしても、実際に従業員の手元に情報が届くまでには数日から数週間かかり、その頃には状況が変化している可能性も否めません。

また、誤字や誤情報を発見しても、すでに配送された社内報すべてを即座に修正するのは困難です。リアルタイムで情報の発信や更新・修正ができないことにより、利益損失につながるような判断がなされる恐れもあるでしょう。

閲覧状況を把握する難しさ

多くの従業員に社内報を見てもらうには、社内のニーズにマッチし、人々の興味や関心を引くような特集・記事作りが欠かせません。

一方で、紙の社内報は実際に読まれた回数を計測する手段がなく、集まったアンケートや意見書をもとに大体の閲覧率を推測せざるを得ないのが実情です。「誰が読んだのか」「どの特集や記事がよく読まれているのか」といったフィードバックが得られにくいです。

そのため、効果的な改善策が打てず、莫大な印刷・配送コストをかけて閲覧率の低い社内報を出し続けるといった悪循環に陥る可能性があります。

社内報をデジタル化するメリット

デジタル社内報への移行により、紙の社内報が抱えている課題を解決できる可能性があります。ここでは、社内報をデジタル化するメリットを解説します。

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情報発信と共有の効率化

デジタル社内報は、公開直後から誰でもWebやアプリを通じて閲覧が可能です。紙の社内報のように印刷・配送のプロセスがかからず、最新情報を即座に全社に発信・共有できます。

例えば、緊急プロジェクトやインシデントの発生時も、全社で最新情報を確認しながら連携でき、効果的な対応につなげやすいでしょう。誤字や誤情報もプラットフォーム上で修正するだけで一括反映されるため、情報更新も効率化します。

社内コミュニケーションの活性化

デジタル社内報の中には、記事にコメントやリアクションできるものも少なくありません。他従業員の反応を知ることで社内報への興味・関心がさらに高まり、掲載されている内容について当事者意識の向上にもつながります。

また、社内報のコメント欄などを通じて、異なる部署や拠点、リモートワークの従業員同士でも双方向のコミュニケーションが可能になります。特にWeb社内報ではタイムリーに情報共有できるため、共通の関心事項を起点に従業員の連携強化を図りやすいです。

コミュニケーションの活性化によって、エンゲージメントやモチベーションの向上だけでなく、新たなアイディアの創出につながる可能性もあります。

コスト削減と業務負担の軽減

社内報のデジタル化により、紙の社内報にかかっていた印刷・配送コストの削減が可能です。企業によっては、バックナンバー用の保管スペースも削減できるでしょう。

また、デジタル社内報は情報の修正・更新もワンアクションで完了するため、担当者の作業工数の大幅な削減につなげられます。HTMLやCSSといった専門知識不要で操作できるツールも数多くあり、ITリソースが不足している企業でもスムーズな導入・運用が可能です。

社内報の効果を可視化できる

デジタル社内報の多くは、社内報や従業員ごとの閲覧数・既読状況を可視化する機能を備えています。「誰が」「どの記事を」「どれくらい読んでいるのか」を数値として捉えられるため、効果的な改善策を図りやすいです。

ツールによっては、社内報を開いていない従業員へのアラートやプッシュ通知が可能で、特に重要な情報における確認漏れの防止にもつなげられます。全体的な閲覧状況をもとに自社従業員の傾向や特性を把握し、組織改善にも活かせるでしょう。

社内報をデジタル化する主な方法

社内報をデジタル化する方法は、「社内ポータル・グループウェア」「メール・チャットツール」「Web社内報」の3種類に大別されます。各方法の特徴や注意点などをみていきましょう。

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社内ポータルやグループウェアの活用

社内ポータルやグループウェアを運用している場合は、そのツール上に専用ページを設置して社内報を発信できる場合があります。新たなツールの導入が必要ないことから、最小限のコストでデジタル社内報へ移行できるでしょう。

また、他の業務情報と社内報をまとめて発信・閲覧できるため、管理者・従業員それぞれの管理が楽になるのもメリットです。一方で、これらは社内報に特化しているわけではないため、一斉配信や修正など社内報の運用に必要な機能を備えていない場合があります。

メールやチャットツールでの共有

社内メールやチャットツールを活用して社内報を発信するのも選択肢の1つです。「To」「Cc」「 Bcc」などグループ別に宛先を指定して一括配信できるため、社内報の公開・修正が効率化するでしょう。

しかし、メールやチャットツールは古いメッセージがどんどん流されていくため、社内報の見落としが起こりやすい点に留意が必要です。また、気軽にメッセージをやり取りできる分、情報漏洩などのリスクが高まる懸念もあります。

Web社内報ツールの導入

Web社内報ツールとは、社内報をWebやアプリ上で配信・閲覧できるデジタルツールです。多くのツールは、配信から閲覧数・既読率の計測、情報の一括修正・更新、バックナンバーの管理など、デジタル社内報の運用に必要な機能が一通りそろっています。

ツールによっては、直感的な操作性と豊富なテンプレートにより、HTMLなどの専門知識がなくてもデザイン性に優れた社内報を簡単に作成できます。現在はデジタル社内報のニーズの高まりを受け、Web社内報ツールを導入する企業も増えています。

Web社内報ツールが注目される理由

Web社内報ツールが注目される理由の1つとして、運用のしやすさが挙げられます。印刷・配送コストの削減に加えて、情報の修正や更新がしやすいなど、紙の社内報が抱える課題の大半の解決を見込めます。

また、動画や音声など紙の社内報では難しいコンテンツも簡単に取り入れられるのも魅力です。従業員ごとの反応や閲覧数もタイムリーに計測・分析でき、社内報のPDCAサイクルの最適化を図る上でも欠かせないツールといえます。

Web社内報ツールを選ぶ際のポイント

Web社内報ツールを選ぶ際は、操作性や費用対効果、ベンダーのサポート体制・導入実績に注目するのがおすすめです。ここでは、Web社内報ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

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現場で使い続けられる操作性か

Web社内報ツールは、配信側である企業と閲覧者である従業員の双方が利用します。操作性が難しいものは、立場にかかわらず定着しにくいため、管理者・閲覧者の双方が使いやすいものを選ぶ必要があります。

例えば、管理者向けでは目的別のテンプレートの豊富さや、管理画面の見やすさが重視されます。一方で閲覧者にとっては、ワンタップで社内報を開けるものや、リアクション・コメントの操作がしやすいものが望ましいでしょう。

機能と費用のバランス

搭載機能はツールごとに異なるため、自社が必要とする機能の有無を確認しましょう。例えば、社内報をより多くの人に読んでもらうことが目的の場合、閲覧率の計測や分析機能が充実したツールが望ましいです。

また、Web社内報ツールの多くは月額利用料金がかかるため、運用コストが負担にならないかどうかも重要です。機能性と料金のバランスを考えながら、長期にわたって無理なく利用できるツールを選びましょう。

サポート体制と導入実績

特に初めて社内報のデジタル化に臨む場合は、社内の混乱が予測されます。スムーズな導入・運用につなげられるように、導入前後のサポート体制が充実したベンダーを選ぶことをおすすめします。

初期設定や操作方法の説明、トラブル時の対応方法など、自社が求めるサポートを受けられるかを確認しましょう。

また、自社と似た業種での導入実績があるツールは、業種特有のルールやフローと親和性が高い可能性があり、自社においても一定の導入効果に期待できます。

Web社内報ツールのおすすめ10選

社内報のデジタル化における注意点

社内報のデジタル化にはさまざまなメリットがある一方で、閲覧環境の整備やセキュリティ対策、予算面の配慮などが求められます。ここでは、社内報のデジタル化における注意点を解説します。

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閲覧環境の整備が求められる

Web社内報は継続的な更新を前提としており、全従業員がいつでもスマートフォンやパソコンから簡単に閲覧できる環境を整えることが大切です。例えば、社内用端末からのアクセスに備えて、一定の通信回線速度を担保したインターネット環境の整備が求められます。

場合によっては、閲覧用の社内用端末の配布も必要になるでしょう。ITツールに不慣れな従業員が多い企業は、端末やツールの操作方法の説明会といった技術面でのバックアップも重要です。

ITリテラシー・セキュリティへの配慮が必要

オンラインでの社内報の配信・管理には、不正アクセスや情報漏洩など一定のセキュリティリスクもつきまといます。社内報では機密性の高い情報を取り扱うこともあるため、セキュリティ対策は十分に行いましょう。

特にITリテラシーが低い・ITツールに不慣れな従業員が多い企業は、操作ミスから重大なインシデントに発展しかねません。ツールの導入に際して、ITリテラシー研修や操作説明会を実施するなど、自社の実態に合った教育体制の整備が求められます。

ランニングコストを考慮しておく

Web社内報は印刷・配送コストを削減できる一方で、ツールの利用料金などのランニングコストが発生します。料金体系はツールごとに異なるものの、利用者・配信数・ストレージ容量が大きいツールほど高額な傾向にあります。

そのため、紙とデジタルで社内報の運用コストを比較し、費用対効果が高いほうを選ぶ必要があるでしょう。印刷代や郵送費用といった金銭的コストに加えて、人的・時間的コストの面からも費用対効果を考えることが大切です。

社内報のデジタル化を成功させるための進め方

デジタル社内報における導入効果の最大化を図るには、適切な導入ステップを踏むことが大切です。ここでは、社内報のデジタル化を成功させるための進め方を解説します。

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目的とターゲットの明確化

Web社内報を成功させるには、社内報の発行によって達成したいゴール・目標を明確にすることが大切です。社内報を発信する目的が曖昧なまま続けると、配信すること自体が目的になってしまい、中身の形骸化を招く恐れがあります。

そのため、何のために社内報を発信するのかや、誰に読んで欲しいのかを具体化しましょう。これによって社内報の方向性や掲載すべきコンテンツを見極めやすくなり、ターゲット層の心に響く内容を検討できます。

また、どのように社内報を運用したいかを明確にすれば、その実現に必要な機能やサービスも自ずと明らかになります。自社のニーズにあったツールと運用方法を検討するためにも、目的とターゲットの明確化は重要なステップです。

段階的な導入と運用定着

社内報のデジタル化はまず限定的な部署でスタートさせ、段階的に範囲を拡大していくことが望ましいです。初めて紙の社内報からデジタル化する場合は、配信方法や閲覧の仕方に戸惑う可能性があり、いきなり全社的に導入すると大きな混乱につながりかねないためです。

段階的に導入を進めると、部署ごとに着実な定着を図れるだけでなく、社内報の管理者の対応負担の軽減も見込めます。また、費用対効果を見極めながら上位プランや他ツールへの切り替えも検討できるため、コストの最適化も図りやすいでしょう。

運用体制とルールの整備

「誰かが配信するだろう」といった他人任せの運用を回避するためにも、Web社内報の運用担当者を明確にしましょう。さらに更新の頻度・内容・ボリュームといったルールを明確にすると、担当者間での引継ぎがスムーズになり、内容の均一化にもつながります。

特に、作成担当者ごとに極端にボリュームやテーマ・主張内容が違う場合は、読者の混乱を招くだけでなく、不信感を植えつけかねません。

また、毎回の配信タイミングがバラバラな社内報は、気づかれない・閲覧されないといった自体に陥りやすいです。閲覧率の低下を避けるためにも、運用目的に沿った明確なルールを整える必要があります。

まとめ

社内報のデジタル化とは、これまで紙で運用していた社内報をデジタル上で配信・閲覧できるようにすることです。紙の社内報における印刷・配布コストを削減し、情報の修正や更新、閲覧率の可視化が可能になるなど、さまざまなメリットが見込めます。

社内報のデジタル化にはさまざまな手段がありますが、運用に特化したWeb社内報ツールの導入が最も一般的です。管理者・閲覧者の双方にとって使いやすく、自社が求めるセキュリティ対策はサポート体制を備えたツールを検討しましょう。

なお、ツールの利用にはランニングコストがかかるため、機能と料金を比較したうえで、最も費用対効果の高いツールを見極める必要があります。本記事を参考に社内報のデジタル化を進め、社内の情報発信を効率化しましょう。