年末調整はアウトソーシングできる？委託のメリットやサービスの選び方

年末調整に関連する業務はアウトソーシングもでき、業務の工数を削減するだけでなく、人的ミスも防止できます。アウトソーシングの際は、対応している業務範囲の確認などが重要です。この記事では、年末調整をアウトソーシングするメリットやサービスの選び方などを解説します。

目次

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1. 年末調整はアウトソーシングの活用がおすすめ
2. 年末調整をアウトソーシングするメリット
3. アウトソーシングできる年末調整の業務範囲
4. 年末調整アウトソーシングの費用
5. 年末調整代行サービスの選び方
6. おすすめの年末調整対応の労務代行サービス7選
7. まとめ

年末調整はアウトソーシングの活用がおすすめ

年末調整は、従業員からの各種申告書回収や内容確認、控除計算など、多くの工程が発生する業務です。繁忙期に通常業務と並行して対応する必要があるため、人事・総務担当者の負担が大きくなりやすい点が課題の企業も少なくありません。

年末調整に関連する業務はアウトソーシングも可能であり、専門業者に委託することで業務の工数削減や人的ミスの防止が期待できます。アウトソーシングを検討する際は、どの業務範囲まで対応しているか、システム連携の有無などを確認することが重要です。

この記事では、年末調整をアウトソーシングするメリットやサービスの選び方について解説します。

年末調整をアウトソーシングするメリット

年末調整は、申告書の回収・内容確認・控除計算・データ入力など多くの工程が発生する業務です。短期間に集中して対応する必要があり、担当部門の負担が大きくなりやすい点が課題といえます。

こうした業務をアウトソーシングすることで、負担軽減だけでなく、業務品質の向上や従業員対応の円滑化といった効果も期待できます。ここでは、年末調整をアウトソーシングする主なメリットを解説します。

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担当部門の負担が減る

年末調整は、申告書の配布・回収、内容確認、控除計算、差し戻し対応、問い合わせ対応など、多くの工程が発生します。これらを通常業務と並行して行う必要があるため、人事や総務部門にとって大きな負担となりやすい業務です。

特に従業員数が多い企業では、書類不備の確認や未提出者への督促対応に多くの時間を要し、繁忙期には残業が増加する傾向があります。アウトソーシングを活用すれば、こうした煩雑な作業を専門業者に委託し、最終確認や社内調整といった重要な業務に集中できます。

人的ミスを防止できる

年末調整では、申告書の記入漏れや添付書類の不足、提出期限の遅れ、控除計算の誤りなどが発生しやすいという課題があります。これらのミスは修正対応や再提出のやり取りを招き、担当部門の負担増加や従業員の不満につながる可能性があります。

アウトソーシングサービスでは、専門担当者による複数回の確認を通じて、不備や誤りを未然に防ぐチェック体制が整っているケースが多いです。また、オンライン申告システムを活用すれば入力時にエラーを検知できるため、記入ミスや提出漏れを最小限に抑えられます。

従業員の満足度が上がる

年末調整のアウトソーシングサービスの中には、従業員専用のヘルプデスクを設けているものもあります。従業員が直接専門スタッフに問い合わせできる環境が整っていれば、制度に関する疑問や記入方法の不安をその場で解消でき、安心して手続きを進められます。

これは担当部門の負担軽減だけでなく、従業員にとっても大きなメリットです。さらに、オンライン申告システムの活用により、スマートフォンやパソコンから手続きができるなど利便性が向上します。

書類の提出や差し戻し対応がスムーズになることでストレスが減り、企業への信頼感の向上や従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

アウトソーシングできる年末調整の業務範囲

年末調整は、単なる控除計算だけでなく、事前準備から調整作業、調整後の処理まで幅広い業務を含みます。これらの工程は一般的に外部にアウトソーシングでき、自社の体制やニーズに応じて一部のみ、あるいは業務全体の委託が可能です。

業務範囲を正しく理解することで、無理のない委託設計が行いやすくなります。ここでは、アウトソーシングできる主な業務内容を解説します。

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事前準備

年末調整の事前準備には、運用設計や対象者の洗い出し、申請書類の準備などが含まれます。運用設計では、スケジュール策定や役割分担の整理、オンライン申告の導入可否などを決定します。

対象者の洗い出しでは、在籍者や退職者、途中入社者などの区分を整理することで、対応漏れの防止を図れます。また、申告書類や案内文の作成・配布も重要な工程です。これらを外部に委託することで、準備段階から業務負担を軽減できます。

調整作業

調整作業では、申告書の内容確認、修正依頼や未提出者への督促、データ入力、従業員からの問い合わせ対応などが発生します。申告書の確認では、記入漏れや添付書類の不備をチェックし、必要に応じて差し戻し対応を行います。

さらに、正確な控除計算のためのデータ入力や、制度に関する問い合わせ対応も重要な業務です。アウトソーシングを活用することで、専門スタッフによるチェック体制が整い、作業の効率化と品質向上が期待できます。

調整後の処理

年末調整後には、給与支払報告書や源泉徴収票の仕分け・発送、書類の整理・保管、追加の問い合わせ対応などの業務が発生します。各自治体への提出書類の作成や発送手配も含まれるため、正確さと期限管理が求められます。

また、従業員からの内容確認や再発行依頼への対応も発生します。これらの後処理業務まで委託することで、年末調整業務を一貫して効率化でき、担当部門の負担軽減につながります。

年末調整アウトソーシングの費用

年末調整のアウトソーシングを検討する際は、業務範囲だけでなく費用の目安や料金体系を把握しておくことが重要です。料金は委託内容や従業員数、対応方法によって大きく異なります。

単純に価格だけで比較するのではなく、どこまでの業務が含まれているのかを確認することがポイントです。ここでは、料金体系の種類や規模別の費用相場、注意すべきオプション料金について解説します。

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料金体系

年末調整アウトソーシングの料金体系は、従業員単価制と一括請負制の2種類に分けられます。従業員単価制は、対象となる従業員1人あたりの単価を設定し、人数分を掛け合わせて費用を算出する方式です。

従業員数が明確な企業に適しており、規模に応じた費用管理がしやすいでしょう。一方で一括請負制は、一定の業務範囲をまとめて定額で請け負う方式です。従業員数が多い企業や、幅広い業務を委託したい場合に採用されやすく、総額が事前に把握しやすいです。

規模別の費用相場

年末調整アウトソーシングの費用は、従業員規模によって大きく変動します。一般的な目安として、小規模（〜50名程度）の場合は、1人あたり2,000円〜4,000円程度が相場とされ、総額では数万円〜十数万円程度になるケースが多いです。

また、中規模（50〜300名程度）では、1人あたり1,500円〜3,000円程度が目安となり、総額は数十万円規模になることが一般的です。一方で大規模（300名以上）の場合は、ボリュームディスカウントが適用される場合もあり、単価は抑えられやすいと言えます。

ただし、従業員数によっては総額で数百万円規模になることもあります。実際の費用は委託範囲やオプション内容によって異なるため、事前に見積もりで詳細を確認することが重要です。

オプション料金にも注意

基本料金以外にもオプションを追加する場合は、別途費用が発生することもあります。例えば、従業員向けヘルプデスクの設置、オンライン申告システムの利用、マイナンバー管理、年末調整後の住民税関連業務対応などが代表的なオプションです。

また、急なスケジュール変更やイレギュラー対応に対して、追加料金が設定されていることもあります。そのため、見積もり時には基本料金に含まれる範囲とオプション内容を明確にし、トータルコストで比較することが重要です。

年末調整代行サービスの選び方

年末調整代行サービスは、提供会社ごとに対応範囲やサポート体制、料金体系が大きく異なります。そのため、単に価格だけで比較するのではなく、自社の課題や体制に合ったサービスを選ぶことが重要です。

業務範囲やシステム連携、サポート内容などを総合的に確認することで、年末調整業務を効率化しつつ、品質も担保できます。ここでは、サービス選定時に押さえておきたいポイントを解説します。

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対応可能な業務範囲

年末調整代行サービスを選ぶ際は、まず自社が委託したい業務範囲に対応しているかを確認することが重要です。事前準備から申告書の確認、控除計算、調整後の処理まで一括で任せられるのか、それとも一部業務のみの委託となるのかはサービスによって異なります。

そのため、自社の負担をどこまで軽減したいのかを明確にしたうえで、対応範囲を照らし合わせる必要があります。また、途中入社者や退職者への対応、イレギュラーなケースへの柔軟な対応が可能かどうかも重要なポイントです。

業務内容や体制に合った委託設計ができるサービスを選ぶことで、スムーズな運用につながります。

社内の負担をどれだけ減らせるか

年末調整代行サービスを選ぶ際は、担当者や従業員の作業工数をどれだけ削減できるかが重要な判断基準となります。単に一部作業を外注するだけではなく、業務全体の効率化につながる仕組みが整っているかを確認することがポイントです。

オンライン申請に対応しているサービスであれば、紙書類の配布や回収の手間を減らせ、入力チェックの自動化機能では記入ミスの確認作業も軽減できます。また、進捗管理や自動督促機能が備わっていれば、未提出者への対応も効率化できます。

既存システムへの対応や連携

年末調整代行サービスを選ぶ際は、現在利用している給与計算システムや年末調整システムと連携できるかを確認することが重要です。既存システムをそのまま活用できる場合、システム移行に伴うコストや操作変更の負担を抑えられます。

また、データ連携が可能であれば、従業員情報や控除データを自動で取り込むことができ、二重入力の手間や入力ミスのリスクを軽減できます。システム連携の可否は業務効率や総コストに直結するため、具体的な連携方法や対応範囲を事前に確認しておくことが大切です。

担当者や従業員へのサポート

年末調整代行サービスを選ぶ際は、業務そのものだけでなく、導入・運用面でのサポート体制も重要なポイントです。

例えば、業務フローの見直しやスケジュール設計、運用マニュアルの作成支援などに対応しているサービスの場合、初めてアウトソーシングを導入する場合でもスムーズに移行できます。

また、従業員からの問い合わせに直接対応するヘルプデスク機能があるかどうかも確認しておきましょう。制度や記入方法に関する質問に専門スタッフが対応してくれれば、担当者の負担軽減につながります。

専門性や実績の高さ

年末調整代行サービスを選ぶ際は、税務や労務に関する専門知識を持つスタッフの在籍有無や、十分な導入実績があるかを確認することが重要です。

年末調整は税制改正や制度変更の影響を受けやすく、専門的な判断が求められる場面も少なくありません。専門性の高いサービスであれば、法改正への迅速な対応や複雑なケースへの的確な処理が期待できます。

また、豊富な実績を持つ企業は業務フローが確立されていることが多く、トラブル発生時の対応もスムーズです。信頼できるパートナーかどうかを見極めることが、安定した運用につながります。

セキュリティ性の高さ

年末調整では、従業員のマイナンバーや住所、扶養情報、所得情報など、極めて重要な個人情報を取り扱います。そのため、アウトソーシング先を選定する際には、セキュリティ対策が十分に講じられているかを必ず確認しましょう。

具体的には、データの暗号化や通信の安全性、アクセス権限の管理体制、情報の保管・廃棄方法などをチェックしましょう。また、ISMSなどの第三者認証を取得しているか、情報漏洩時の対応体制が整備されているかも重要なポイントです。

情報漏洩が発生してしまうと、企業の信用に大きな影響を与えます。そのため、価格や利便性だけでなく、セキュリティ面を重視して選定することが求められます。

おすすめの年末調整対応の労務代行サービス7選

まとめ

年末調整業務は、事前準備から申告書の確認、控除計算、書類発送まで多岐にわたり、担当部門に大きな負担がかかる業務です。アウトソーシングを活用すれば、工数削減や人的ミスの防止、従業員対応の円滑化といった効果が期待できます。

サービスを選定する際は、対応可能な業務範囲、社内負担の軽減度、既存システムとの連携、サポート体制、実績、セキュリティ対策などを総合的に確認することが重要です。

自社の体制や課題に合ったサービスを選ぶことで、年末調整業務の効率化と品質向上を同時に実現できるでしょう。