電話代行は休日も頼める？対応できる内容や料金相場を解説

電話代行サービスの中には平日だけでなく、休日も対応が可能なサービスがあります。主に、問い合わせ対応や緊急連絡の一次受付などを外注することが可能です。本記事では、休日対応の電話代行サービスで対応できる内容や料金相場、電話代行に任せるメリットなどを解説します。

目次

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1. 休日対応が可能な電話代行サービスもある
2. 電話代行に休日対応を依頼するメリット
3. 休日対応の電話代行サービスの料金
4. 休日対応の電話代行サービスを選ぶポイント
5. 休日対応可能なおすすめの電話代行サービス5選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. 電話代行サービスに休日対応を依頼する際のコツ
8. まとめ

休日対応が可能な電話代行サービスもある

電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話の受付や一次対応を専門スタッフが代行するサービスです。主に代表電話の取次ぎや問い合わせ対応、予約受付、クレームの一次対応などを外部に委託できるため、社内の負担軽減や機会損失の防止に役立ちます。

近年では平日の日中だけでなく、土日祝日対応や24時間365日体制で受電できるサービスもあります。そのため、特に不動産・医療・EC・インフラ関連など、休日や夜間にも問い合わせが発生しやすい業種では、休日対応型の電話代行サービスがおすすめです。

本記事では、休日対応の電話代行サービスで対応できる内容や料金相場、導入メリットなどを詳しく解説します。

電話代行に休日対応を依頼するメリット

休日や営業時間外にかかってくる電話への対応は、企業にとって大きな課題の一つです。対応しなければ機会損失につながる一方で、社内で体制を整えるには人件費や管理コストがかかります。

電話代行サービスの休日対応を活用すれば、こうした課題を効率的に解決できます。ここでは、主なメリットについて解説します。

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機会損失やトラブルを防げる

営業時間外でも電話がつながる体制を整えることで、休日や夜間に発生する問い合わせや申し込みの取りこぼしを防げます。特に購入検討中の顧客や急ぎの問い合わせは、対応が遅れるだけで他社へ流れてしまうケースも少なくありません。

また、クレームやトラブルの初期対応が遅れると、状況が悪化し企業イメージの低下につながることもあります。休日対応の電話代行サービスによって、こうした機会損失を最小限に抑えられます。

また、一次受付や内容のヒアリングを確実に行い、緊急度に応じて迅速に連絡できます。その結果、問題を早期に把握し、適切な対応につなげられるでしょう。

顧客対応の品質を保てる

休日は社内の人員が限られることが多く、電話応対が後回しになったり、対応のばらつきが生じたりする場合があります。

電話代行サービスを活用すれば、専門のオペレーターがあらかじめ共有されたマニュアルやトークスクリプトに基づいて対応するため、休日でも安定した応対品質を維持できます。

また、企業ごとの対応方針や言い回し、エスカレーションルールを事前にすり合わせておくことで、平日と変わらない一貫性のある顧客対応が可能です。こうした安定した応対は、顧客に安心感を与え、企業への信頼感やブランドイメージの向上にもつながります。

従業員の休日出勤や待機を減らせる

休日対応を社内で行う場合、従業員の休日出勤や自宅待機が必要になることがあり、精神的・身体的な負担が増える原因になります。電話代行サービスを活用すれば、こうした対応を外部に任せられるため、従業員の負担を大幅に軽減できます。

休日出勤を減らすことで、ワークライフバランスの改善やモチベーション向上につながり、定着率の向上も期待できます。また、少人数体制の企業でも新たに人員を増やすことなく休日対応が可能になるため、人件費を抑えながら安定した運用体制を構築できるでしょう。

休日対応の電話代行サービスの料金

休日対応の電話代行サービスを導入する際は、料金体系や追加費用の仕組みを理解しておくことが重要です。平日のみのプランと比べて、休日や深夜対応が含まれる場合は料金が変動するケースもあります。

ここでは、主な料金体系や相場、追加料金のポイントについて解説します。

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電話代行サービスの料金体系

電話代行サービスの料金体系は、主に「月額制」「従量制」「ハイブリッド型」の3種類に分けられます。それぞれ特徴や休日対応時の扱いが異なります。月額制は費用を予測しやすい一方で、休日対応は別料金になることが一般的です。

従量制は利用件数が少ない場合に向いていますが、休日や祝日は単価が割高になることがあります。以下の表は、それぞれの料金体系の特徴と休日対応時の扱いをまとめたものです。

料金体系	特徴	休日対応時の扱い
月額制	毎月規定コール数まで 固定料金で対応	休日対応はオプション追加になる ことが多い
従量制	受電件数に応じて課金	休日対応は1件あたりの単価が 高くなることがある
ハイブリッド型	月額＋超過分を従量課金	休日対応分のみ従量課金になる ケースがある

休日対応の料金相場

休日対応の料金は、基本プランに加えてオプション費用や割増料金が発生するケースが多いです。実際の料金は、対応時間帯や対応内容、コール数によって大きく異なります。見積もりを取得し、自社の利用想定に合わせて比較検討することが大切です。

以下の表は、休日対応のそれぞれの料金相場についてまとめたものです。

【月額制の場合】

料金体系	料金相場
月額基本料金	月額10,000円〜30,000円程度
休日対応オプション	月額5,000円〜20,000円程度

【従量制の場合】

料金体系	料金相場
従量課金（1件あたり）	200円〜1,000円程度
深夜・祝日加算	通常料金の1.2〜1.5倍程度

追加料金について

休日・祝日対応では、通常料金に加えて追加料金が発生するケースが多く見られます。その主な理由は、通常稼働時間外のため人件費やオペレーター確保コストが高くなるためです。

そのため、導入前には、どの条件で追加料金が発生するのかを契約内容で明確に確認しておくことが重要です。料金だけでなく、対応範囲や品質も含めて総合的に判断しましょう。以下の表は、追加料金の条件や発生する理由、注意点についてまとめたものです。

条件	追加料金が発生する理由	注意点
土日・祝日の対応	通常稼働外のため人件費が上がる	平日料金と同じとは限らない
年末年始・大型連休	特別対応扱いになる	対応不可のサービスもある
深夜・早朝対応	オペレーター確保のコストが高い	対応時間帯を必ず確認
緊急連絡・即時取次	即時性が求められる	オプション扱いが多い

休日対応の電話代行サービスを選ぶポイント

休日対応の電話代行サービスを導入する際は、料金だけでなく、実際の運用に直結する比較ポイントを確認することが重要です。対応日や時間帯、応対内容の柔軟性、オペレーターの品質、報告体制などによって、サービスの使い勝手や効果は大きく異なります。

自社の業種や問い合わせ内容、緊急度の高さを踏まえながら、必要な条件を明確にしたうえで選定しましょう。ここでは、休日対応の電話代行サービスを選ぶポイントについて詳しく解説します。

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対応可能日・時間の詳細

電話代行サービスを選ぶ際にまず確認したいのは、具体的な対応可能日・時間帯です。例えば、土日祝日のみ対応なのか、24時間365日対応なのかによって運用の幅が変わります。

また、年末年始やゴールデンウィークなどの大型連休も対応可能かどうかは、事前に必ず確認しておきたいポイントです。

さらに、深夜帯や早朝の受付が必要な場合は、対応時間の上限や割増料金の有無も把握しておきましょう。自社の繁忙時間帯や問い合わせ傾向に合った対応範囲かどうかを見極めることが重要です。

対応内容とカスタマイズ性

電話代行サービスにどこまで任せたいのかを明確にし、それに対応できるサービスを選びましょう。単なる一次受付だけでなく、予約受付、簡単なFAQ対応、緊急時の即時取次ぎなど、求める対応内容は企業によって異なります。

また、トークスクリプトの作成や応対内容のカスタマイズに柔軟に対応してくれるかも重要です。自社のブランドイメージや対応方針に沿った応対が可能かどうかを確認することで、顧客満足度の向上につながります。

オペレーター体制や対応品質

電話代行サービスを選ぶ際は、オペレーターの体制や対応品質を必ず確認しましょう。専任オペレーターが継続して担当する場合は、自社の業務内容や対応方針を深く理解してもらいやすく、応対の一貫性が保ちやすいというメリットがあります。

一方、複数人で分担する体制の場合は、受電数が多い企業でも安定した対応が可能ですが、定期的に情報を共有できる仕組みが整っているかが重要です。

また、オペレーターの研修制度やマニュアル整備の状況、過去の導入実績も確認しておきたいポイントです。休日や繁忙期でも品質を維持できる体制が整っているかどうかは、サービス選定における大きな判断材料となります。

情報共有と報告のスピード

電話代行サービスを選ぶ際は、受電内容の報告方法と報告スピードを必ず確認しましょう。メール通知だけでなく、チャットツールや専用管理画面へのリアルタイム反映など、どの手段で情報共有が行われるのかによって、社内対応の速さは大きく変わります。

特に緊急性の高い案件では、即時連絡が可能かどうかが重要です。リアルタイム通知や担当者への直接電話連絡に対応していれば、素早い初動対応につながるでしょう。

また、報告内容の詳細度やフォーマットの柔軟性も確認しておくと安心です。情報共有の仕組みが整っているかどうかは、休日対応の効果を大きく左右する重要なポイントです。

休日対応可能なおすすめの電話代行サービス5選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際は、対応範囲や品質だけでなく、コストや機能面にも目を向けることが重要です。自社の利用目的や運用体制に合ったサービスを選ぶことで、費用対効果を高められます。

以下のようなポイントに注目し、電話代行サービスを選んでみましょう。

【重要なポイント】

1. コストは適正か

【その他の比較ポイント】

1. クラウド電話と連携できるか
2. 録音データの提供はあるか

電話代行サービスに休日対応を依頼する際のコツ

休日対応を電話代行サービスに依頼する際は、事前のすり合わせが重要です。問い合わせ内容や緊急度が平日とは異なる場合もあるため、対応の要望や判断基準の具体的な共有が求められます。

そのため、自社としてどこまで対応してほしいのかを明確にしておきましょう。単なる一次受付なのか、予約受付や簡易回答まで任せるのか、緊急時は誰に・どのタイミングで連絡してほしいのかなど、細かいルールを事前に設定することが大切です。

また、平日と休日で対応フローが異なる場合は、その違いを丁寧にすり合わせておきましょう。例えば、担当者不在時の連絡先、対応可否の判断基準、即時取次の条件などを共有しておくことで、混乱や誤対応を防げます。

まとめ

休日対応が可能な電話代行サービスを活用すれば、営業時間外の問い合わせにも対応し、機会損失やトラブルの防止につながります。さらに、安定した応対品質を維持でき、従業員の休日出勤や待機を減らせるため、業務負担の軽減や働きやすい環境づくりにも貢献します。

一方で、料金体系や追加費用、対応可能な日時・内容、報告体制などはサービスごとに異なるため、事前の確認と比較が欠かせません。

本記事を参考に、自社の業務内容や問い合わせ状況に合った電話代行サービスを選定し、効率的かつ安定した休日対応体制を構築していきましょう。