電話代行と秘書代行サービスの違いとは？おすすめなケースや選び方

電話代行サービスと秘書代行サービスは似ていますが、主に対応している業務範囲が異なります。しかし、最近では電話代行サービスでもデータの入力や予約管理などに対応しているサービスもあります。この記事では、サービスの比較ポイントやおすすめのサービスを交えて紹介します。

目次

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1. 電話代行サービスと秘書代行サービスの違い
2. 電話以外の業務に対応する電話代行サービスも
3. 電話代行サービスと秘書代行サービスどちらがおすすめか
4. 電話代行サービス・秘書代行サービスにかかる費用
5. 電話代行サービス・秘書代行サービスの比較ポイント
6. 対応範囲が広いおすすめの電話代行サービス3選
7. まとめ

電話代行サービスと秘書代行サービスの違い

電話代行サービスと秘書代行サービスは、いずれも業務を外部に委託できる点で共通していますが、対応範囲に違いがあります。電話代行サービスは、主に代表電話の受付や一次対応、問い合わせ内容のヒアリングなど電話応対に特化したサービスです。

一方で秘書代行サービスは、電話対応に加えてメール対応やスケジュール管理、データ入力、資料作成補助、予約管理、請求書処理など、事務や総務業務まで幅広く対応するのが特徴です。

なお、近年では電話代行サービスでも、データ入力や予約管理など一部の事務作業に対応しているケースもあります。本記事では、両サービスの比較ポイントや選び方について詳しく紹介します。

電話以外の業務に対応する電話代行サービスも

近年の電話代行サービスは、単なる一次受付にとどまらず、秘書的な業務の一部まで対応できるものが増えています。従来は電話を受けて内容を伝えることが中心でしたが、現在では電話対応と連動した事務作業やバックオフィス業務まで担うサービスも登場しています。

例えば、スケジュール調整や予約管理、メールの一次対応、顧客情報の入力・更新など、電話応対と関連する業務をまとめて委託できるケースもあります。

こうしたサービスを活用すれば、社内の負担軽減だけでなく、業務効率の向上や対応スピードの改善にもつながります。電話代行の枠を超えたサポートが可能になっている点が、近年の大きな特徴です。

電話業務以外に対応できる業務内容

対応範囲が広い電話代行サービスでは、予約の受付や変更対応、商品の受注処理、社内システムへのデータ入力など、電話応対と連動する業務を任せられる場合があります。

例えば、問い合わせを受けるだけでなく、その場でFAQに基づいた回答や受注内容をシステムへ入力することも可能です。

また、予約管理システムと連携し、空き状況の確認や日程変更まで対応できるケースもあります。こうした業務を外部に任せることで、社内の作業負担を大幅に軽減できます。

対応範囲が広い電話代行サービスの特徴

対応範囲が広いサービスは、カスタマイズ性が高い点が特徴です。企業ごとの対応ルールやトークスクリプト、業務フローに合わせて柔軟に設計できるため、自社に合った品質の高い応対が期待できます。

また、専任オペレーター体制や業務マニュアルの整備が行き届いているサービスでは、より専門性の高い対応が可能です。電話受付以外にもバックオフィス業務の一部を担える体制が整っているかどうかが、選定時の重要なポイントとなります。

電話代行サービスと秘書代行サービスどちらがおすすめか

電話代行サービスと秘書代行サービスは、いずれも業務を外部に委託できる点で共通していますが、対応範囲や活用目的が異なります。そのため、どちらが適しているかは「何を外注したいのか」「どこまで任せたいのか」によって変わります。

自社の課題や業務量を整理したうえで、必要なサポート範囲に合ったサービスを選ぶことが重要です。ここでは、電話代行サービスと秘書代行サービスのどちらを選べばいいのか、詳しく解説します。

電話代行サービスが向いているケース

電話代行サービスは、電話対応の負担を減らしたいという目的が明確な場合に適しています。例えば、代表電話への問い合わせが多く、本来の業務に集中できない企業や営業時間外の電話を取りこぼしたくない企業に向いています。

具体的には、不動産会社やECサイト運営企業、クリニックなど、予約や問い合わせが頻繁に発生する業種で活用されています。

また、少人数体制のスタートアップや個人事業主が、電話対応のために業務を中断する時間を減らしたい場合にも有効です。電話対応に特化してコストを抑えたい場合は、電話代行サービスが適しています。

秘書代行サービスが向いているケース

秘書代行サービスは、電話対応に加えて事務業務やスケジュール管理などもまとめて任せたい場合に適しています。例えば、経営者が営業活動や経営判断に集中したい場合や、バックオフィス人員を増やさずに業務を効率化したい場合に向いています。

具体的には、メール対応や会議日程の調整、資料作成補助、請求書処理など、幅広い業務を外部に委託したい企業に適しています。特に管理部門が十分に整っていない中小企業やスタートアップでは、秘書代行サービスを活用することで業務全体の効率化が期待できます。

電話代行サービス・秘書代行サービスにかかる費用

電話代行サービスや秘書代行サービスを導入する際は、月額料金だけでなく、初期費用や追加料金などを含めた全体の費用構造を把握することが重要です。

サービス内容や対応範囲によって料金体系は異なり、固定制・従量制・成果報酬型など複数の仕組みが用意されている場合もあります。そのため、各項目の内容や相場を確認し、自社の利用状況に合ったプランを選ぶことが大切です。

ここでは、電話代行サービス・秘書代行サービスにかかる費用について詳しく解説します。

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初期費用

初期費用とは、サービスを利用開始する際に一度だけ発生する費用です。無料のケースも多く、相場は無料〜30,000円程度が一般的です。ただし、業務内容やカスタマイズの範囲によって変動しやすい点に注意しましょう。

主に運用設計やシステム設定など、サービス開始に向けた準備作業にかかる費用が含まれます。初期費用に含まれる主な内容は、以下のとおりです。

1. ヒアリング・業務設計費
2. トークスクリプト作成費
3. システム設定費（電話転送設定・クラウド連携など）
4. マニュアル整備費
5. FAQ作成費

月額料金

電話代行サービスの料金体系として一般的なのが月額固定制です。毎月一定の料金を支払うことで、決められた件数や時間内で受電対応を行ってもらえます。費用相場は月額10,000円〜50,000円程度が目安ですが、対応件数や業務範囲に応じて変動します。

また、平日のみ対応か、土日祝日も含むのか、24時間対応かなど、対応曜日や時間帯によって料金が変わる場合があります。特に夜間や休日対応は割増料金が設定されることも多いため、契約前に詳細を確認しておくことが重要です。

従量課金

従量課金制は、受電件数に応じて料金が発生する仕組みです。基本料金が低めに設定されている場合もあり、電話件数が少ない企業に向いています。相場は1件あたり100円〜300円程度が目安で、内容や時間帯によって単価が変動することもあります。

ただし、問い合わせが増えると費用も比例して増加します。繁忙期と閑散期の差が大きい業種では、年間トータルコストを試算したうえで選ぶことが大切です。

成果報酬

成果報酬型は、受電そのものではなく成果に応じて費用が発生する仕組みです。例えば、アポイント獲得や資料請求の成立、受注件数などが成果として設定されます。相場は一つの成果あたり数千円〜数万円程度で、業種や難易度によって大きく異なります。

営業支援やアウトバウンド業務と組み合わせるケースが多く、成果を重視したい企業に適しています。ただし、成果の定義や条件を明確にしておかないとトラブルの原因になるため、契約内容の確認が重要です。

コールオーバー料金

コールオーバー料金とは、契約で定められた受電件数を超えた場合に発生する追加料金のことです。例えば、月額制で月100件まで対応が基本プランの場合、101件目以降は1件あたり200円の追加料金が発生するといった仕組みが多いです。

繁忙期に想定以上の電話が入ると、コールオーバー料金が積み重なり、予想以上の費用になることもあります。そのため、自社の平均受電件数を把握したうえで、上限件数や超過単価を確認しておくことが重要です。

オプション料金

電話代行サービスでは、基本プランに加えてさまざまなオプションが用意されている場合があります。例えば、休日・深夜対応、緊急連絡の即時取次ぎ、専任オペレーターの配置、通話録音データの提供、予約管理やデータ入力代行などが挙げられます。

これらは月額追加料金や従量課金として設定されることが多く、内容によって数千円〜数万円の差が生じます。必要な機能を整理し、不要なオプションまで契約しないようにすることが、コストを抑えるポイントです。

電話代行サービス・秘書代行サービスの比較ポイント

電話代行サービスや秘書代行サービスを導入する際は、単に料金だけで選ぶのではなく、自社の課題や目的に合ったサービスかどうかを総合的に判断することが重要です。

対応範囲や時間帯、報告体制などはサービスごとに異なるため、導入後の運用を具体的にイメージしながら比較検討することが求められます。自社が何を外部に任せたいのかを明確にしたうえで、最適なサービスを選びましょう。

ここでは、電話代行サービス・秘書代行サービスを導入するにあたって、そのように選べば良いか、確認すべき比較ポイントについて詳しく解説します。

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対応可能な業務の範囲

サービスによって対応できる業務範囲は異なります。例えば、電話の一次受付のみ対応するタイプもあれば、予約管理やデータ入力、メール対応、スケジュール調整まで委託できるサービスもあります。

そのため、まずは自社が導入する目的を明確にすることが大切です。電話対応の負担軽減や、バックオフィス業務全体の効率化によって、選ぶべきサービスは変わります。必要な業務を洗い出し、それに対応できる範囲かを確認しましょう。

対応できる時間帯・曜日

対応可能な時間帯や曜日は、電話代行サービス・秘書代行サービスを選ぶうえで重要な比較ポイントです。平日の営業時間内のみ対応するサービスもあれば、土日祝日を含めた対応や、24時間365日体制を整えているサービスもあります。

特に深夜・早朝の問い合わせが発生する業種や、緊急対応が求められるケースでは、時間帯ごとの対応可否を細かく確認しましょう。また、年末年始やゴールデンウィークなどの大型連休は特別対応扱いとなり、対応不可や追加料金が発生することも少なくありません。

そのため、自社の問い合わせが集中する時間帯や繁忙期を把握したうえで、必要な曜日・時間帯をカバーできるかを確認することが重要です。

料金と費用対効果

料金はサービス内容やプランによって大きく異なります。上述したように月額固定制や従量課金制、成果報酬型など複数の料金体系があり、どのプランが自社に合うかを見極める必要があります。

また、スポット利用が可能かどうかや、人手が不足する時間帯だけ利用できるかなども確認しておくと、余計なコストの発生を抑えられるでしょう。その際は、自社の受電件数や業務量を把握し、費用対効果を試算したうえで選ぶことがおすすめです。

自社との連絡・報告手段

電話代行サービスや秘書代行サービスを選ぶ際は、受電内容の報告方法や情報共有の仕組みも重要な確認ポイントです。

従来はメールや電話での報告が一般的でしたが、近年ではチャットツールや専用管理画面を通じてリアルタイムで情報共有できるサービスも増えています。チャットツールに対応していれば、受電内容を即時に確認できるため、スピーディーな折り返し対応が可能です。

また、履歴が残ることで情報の見返しや共有も容易になり、対応漏れの防止にもつながるでしょう。報告のタイミングや内容の詳細度、緊急時の連絡手段なども含め、自社の業務フローに適した連絡体制が整っているかを確認することが重要です。

対応範囲が広いおすすめの電話代行サービス3選

まとめ

電話代行サービスと秘書代行サービスは、いずれも業務効率化や負担軽減に役立つ外部サービスですが、対応範囲や活用目的が異なります。

電話対応に特化したい場合は電話代行サービス、事務業務やスケジュール管理なども含めて幅広く任せたい場合は秘書代行サービスが適しています。また、料金体系や対応時間帯、オプション内容、報告手段などはサービスごとに差があります。

そのため、自社の業務内容や利用目的を明確にしたうえで比較検討することが重要です。本記事を参考に、自社の課題や体制に合ったサービスを選び、効率的で安定した業務運営につなげていきましょう。