バージョン管理できるおすすめの契約書管理システム｜選び方も解説

契約書は、依頼者との確認や相手方との交渉で修正が生じる度に最新版を新しいファイルとして保存する必要があるため、効率よくバージョン管理するには契約書管理システムの導入がおすすめです。本記事では、バージョン管理できるおすすめの契約書管理システムを紹介します。

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目次

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1. 契約書管理とは
2. 契約書をバージョン管理するおすすめの方法
3. バージョン管理できる契約書管理システムのメリット
4. バージョン管理機能があるおすすめの契約書管理システム
5. その他契約書管理システムの選び方
6. まとめ

契約書管理とは

契約書管理とは、事業を運営する中で取引先や労働者と交わす契約に関する書類や契約の期限、取引内容などを適切に管理することを指します。契約書を適切に保管・管理できていれば、緊急でトラブルが発生した際も迅速に契約内容の確認ができます。

反対に、煩雑な契約書管理では緊急時の対応が遅れるほか、契約更新の漏れがあった場合は業務がストップする可能性があります。そのため、事業の安定した運営には、適切な契約書管理が必須です。

契約書管理にバージョン管理が必要な理由

バージョン管理とは、ファイルの変更履歴やその内容を管理することを指します。基本的には、いつ誰が何をどう変更したのかを記録し、管理します。取引先との契約は交渉により変更されることもあり、最新の契約内容を新しいファイルとして保存する必要があります。

契約書管理を行う際に誤ってデータを上書きしてしまう可能性がありますが、バージョン管理が適切に行われていれば、正しいデータを復元することができます。バージョン管理は、契約書そのものだけでなく管理台帳にも必要です。

契約書をバージョン管理するおすすめの方法

契約書は、取引先との確認や交渉で修正が発生するごとに、最新版を新しいファイルとして保存する必要があります。契約書のバージョン管理を効率よく行うには「命名規則の設定」「有効期限の管理」「契約書管理システムの導入」などの方法があります。

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契約書の命名規則を設定する

エクセルで契約書管理台帳を作ってバージョン管理をする場合、命名規則のルールに沿ってタイトルを付けることで、ファイル内での検索が効率化できます。命名規則とは、さまざまな分野で用いられる「名前の付け方のルール」のことです。

具体例として、フォルダ内のファイルの契約書名を「日付_案件名_種別」「日付_案件名_バージョン番号」といった順番で命名する方法などがあります。

命名規則を設定してからタイトルを付けると、ファイル一覧をソートした際にバージョン順に整列され、最新版の契約書を探す時間の短縮に期待ができます。

契約書の有効期限の管理を行う

契約書のバージョン管理の中でも、契約書の有効期限管理は特に大切になります。取引先と交わした契約書で効力があるのは、有効期限内のもののみです。

有効期限が過ぎた契約書は効力がなく、残しておくと有効なものと混ざって管理が煩雑になるため、通常は廃棄されることになります。不要になった契約書は適切なタイミングで処分していくためにも、有効期限の管理は確実に行いましょう。

契約書の有効期限の管理をエクセルで行うには、フィルター機能や関数などを使って案件・バージョンごとに目視で確認する方法などがありますが、アラートで通知されることがなく、管理がしづらいといった課題があります。

バージョン管理機能のある契約書管理システムを導入する

エクセルでの契約書のバージョン管理の課題点をクリアにして、より効率的な契約書のバージョン管理を行うには、契約書管理システムの導入が有効です。

バージョン管理機能でできることは「変更履歴の記録・追跡」「変更点の比較」「命名規則の設定」などがあります。管理のプロセスを通して、バージョンごとの変更差分や進行状況を容易に把握・共有できます。

システムによっては、必要なデータを誤って上書きしてしまった際にも、バージョンを自動保存しているため元の時点へ戻したり履歴をたどることもできるなど、ミスへの対応にも役立つ機能があります。

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バージョン管理できる契約書管理システムのメリット

バージョン管理できる契約書管理システムを導入すると「効率的に検索できる」「更新期限を通知」「バージョン管理の自動化」などのメリットが考えられます。ここから、3つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

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必要な契約書を簡単に検索できる

契約書管理システムでは、従来の管理方法では難しかったタグ・カテゴリー分類ができ、契約書の絞り込みがより簡単になります。

複雑な検索条件での検索が必要な場合は高度なフィルタリング機能、文書内のキーワードから検索をかけたい際には全文検索機能で、必要な契約書をスピーディに検索できます。

エクセルでもキーワードやテキストベースでの検索は可能ですが、カテゴリー分類やタグ付けが難しい上に高度なフィルタリング設定も限られるため、これらをすべて手入力で行う必要があるという課題が残ります。

契約書の更新期限を通知してくれる

契約書管理システムに搭載されている更新期限を通知してくれる機能には、契約書ごとに通知ができる基本的な機能のほかにも、メール、プッシュ通知など通知の受け取り方法や通知を送信するメンバーを選択できるものがあります。

中には、通知の内容やフォーマットのカスタマイズができるものもあり、通知に追加情報やリンクを含めて、関連する契約書や詳細ページへ迅速にアクセスすることもできます。

また、一部の契約書システムでは、更新期限が近づいた際に自動で契約の更新手続きを行ってくれる機能があるものもあり、更新漏れを防ぐのにも役立ちます。

バージョン管理を自動化できる

契約書管理システムでバージョン管理を自動化できる機能には、変更履歴の保存のほかにもバージョン間の差異を比較表示できるものや、新しいバージョンの作成時に自動で承認ワークフローを開始できるものもあります。

新しいバージョンが作成されるたびに、自動で適切なバージョン番号・タグを付けて、同一のバージョン間での一貫性を保ちます。また、変更履歴をいつ・誰が行ったかを監査トレイルとして記録する機能を持つものもあり、セキュリティと透明性においても安心です。

バージョン管理機能があるおすすめの契約書管理システム

その他契約書管理システムの選び方

契約書管理システムを選ぶ際には「データ化・検索の精度」「必要な機能があるか」「外部システムへの連携」の3点にとくに注目して選ぶのがポイントです。

また、その他の比較ポイントとして、直感的に操作できるかや、クラウド型・オンプレミス型か、セキュリティ対策やサポート体制が十分であるか、無料トライアルで導入前に使用感を確かめられるかなども、確認しておきましょう。

【重要な3つのポイント】

1. データ化・検索の精度を確認
2. 必要な機能が搭載されているか
3. 外部システム・サービスと連携できるか

【その他の比較ポイント】

1. 使いやすい操作性か
2. クラウド型かオンプレミス型か
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

まとめ

契約書のバージョン管理をより効率的に行うには、契約書管理システムの導入が有効です。システムでできることには「変更履歴の記録・追跡」「変更点の比較」「命名規則の設定」などがあり、バージョンごとの変更差分や進行状況が容易に把握・共有できます。

バージョン管理できる契約書管理システムを導入すると「精度の高い検索」「更新期限の通知」「バージョン管理の自動化」もでき、手作業でのミスを減らすことにも役立ちます。

システムを選ぶ際には、「データ化・検索の精度」「自社に必要な機能があるか」「外部システムへの連携」の3点にとくに注目しながら選ぶと、スムーズな運用がしやすくなります。