健康管理システムとは？導入するメリットや導入時の注意点を解説

健康管理システムとは、従業員の健康情報を効率的に管理するためのツールです。従業員の健康状態を把握することで、疾病の早期発見や予防が可能となり、生産性の向上に繋がります。本記事では、健康管理システム導入のメリットや注意点、選び方について詳しく解説します。

目次

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1. 健康経営を推進するなら健康情報を一元管理できるシステムがおすすめ
2. そもそも健康管理システムとは
3. 健康管理システムの主な機能
4. 健康管理システム導入によるメリット
5. 健康管理システム導入によるデメリット
6. 健康管理システム導入時の注意点
7. 健康管理システムを選ぶ際のポイント
8. 不調リスクがある従業員を素早くフォローできる健康管理システム
9. まとめ

健康経営を推進するなら健康情報を一元管理できるシステムがおすすめ

企業の健康経営を推進したくても、従業員の健康診断データや長時間労働の管理、ストレスチェックなど健康管理に関する作業が多いことで、適切な健康経営を行うのが難しい企業は多いと思います。

HealthCoreは、異なる機関の健康診断データも共通のフォーマットに変換できる業界初の機能を備えているため、煩雑になりやすい健康情報を一元管理できる健康管理システムです。従業員には専用のマイページが提供され、健康診断結果の確認や二次検診結果の報告を簡略化でき、法定業務の効率化や担当者の負担軽減につながります。

また、HealthCoreには、ストレスチェックとエンゲージメントサーベイが標準搭載されているため、不調リスクのある従業員を素早くフォローアップできて、離職率の改善にも期待できます。従業員の健康情報を一元管理して、業務の効率化や健康経営の推進強化を図るならHealthCoreの導入がおすすめです。

そもそも健康管理システムとは

健康管理システムは、企業内で従業員の健康情報をデジタル化し、効率的に管理するためのツールです。健康診断や健康プログラムの予約・記録、健康データの分析などを支援し、健康状態を把握できるだけでなく、健康促進も図れます。

従来は紙やExcelで管理されるケースも多く、情報の分散や確認漏れ、担当者の業務負担が課題となっていました。健康管理システムによって従業員の健康状態を管理することで、疾病の早期発見や予防につながり、生産性の向上や離職率の低下にも期待できます。

また、従業員の健康課題に対処することで、労働環境の改善や予防策の実施も可能です。従業員の健康管理は厚生労働省の「労働安全衛生法」によって義務付けられているため、適切な健康管理を行うためにも健康管理システムが注目されています。

参考：労働安全衛生法｜e-Gov法令検索

健康管理システムの主な機能

健康管理システムには、従業員の健康診断結果を効率的に管理できる機能が豊富に備わっており、担当者の負担軽減にもつながります。ここからは、健康管理システムに搭載されている主な機能について解説します。

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健康診断結果の管理

健康管理システムには、従業員の健康診断結果を一元管理できる機能が備わっています。従来は紙やExcelなどで個別に保管されるケースが多く、情報の更新漏れや確認ミスが発生しやすいという課題がありました。

しかし、健康管理システム上で結果を集約することで、どの従業員がどの検査をいつ受診したかを一覧で把握し、受診状況をリアルタイムで確認できます。そのため、未受診者の抽出や再検査対象者への案内も効率化され、対応漏れの防止につながります。

また、過去データを蓄積することで、経年変化の分析や健康リスクの早期把握も可能です。この機能により、業務の属人化を防ぎながら従業員の適切な健康管理が行えるでしょう。

予約管理

健康管理システムには、Webサイトやアプリを通じて健康診断の予約を管理できる機能があります。従来は担当者が医療機関との日程調整や従業員への連絡、進捗確認を手作業で行うこともあり、特に従業員数が多い企業では大きな負担となっていました。

予約管理では、従業員自身がオンライン上で希望日程を選択し、予約を完了できます。予約状況はリアルタイムで反映されるため、担当者が個別に確認する手間も削減できます。

また、未受診者を自動で抽出し、リマインド通知を送信できるシステムもあり、受診漏れの防止やフォロー業務の効率化が図れます。

ストレスチェック

健康管理システムには、ストレスチェックを実施できる機能が搭載されています。ストレスチェックは一定規模以上の事業場で実施が義務付けられているため、確実かつ適切な運用が求められます。

健康管理システムでは、一般的に使用される57問・80問の標準設問や、企業独自の設問を追加できるカスタマイズ機能が備わっています。この機能を活用することで、受検案内の配信から回答回収、結果の集計までをオンラインで一元管理できます。

また、受検率の可視化や未受検者への自動リマインダー送信、集団分析レポートの出力などの機能もあり、効率的かつ漏れのない運用が可能です。

健康管理システム導入によるメリット

健康管理システムの導入には、従業員の健康を効果的に管理・促進できるメリットがあります。企業における重要な投資として位置づけられ、組織全体の成長や福祉の向上に繋がります。

ここからは、健康管理システムのメリットについて具体的に解説します。

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事務作業にかかる負担を軽減できる

健康管理システムの導入により、事務作業の負担を大幅に削減できます。紙やExcelで従業員の健康情報や健康診断結果を管理する場合、広報や日程調整、結果のまとめなど多くの事務作業が発生します。

しかし、健康管理システムならこれらの作業を効率化し、システム上で情報の一元管理が可能です。従業員の面談や健診のスケジュールも管理できるため、健康管理におけるあらゆる事務作業にかかる時間や手間の削減につながります。

その結果、担当者は単純作業に追われることなく、担当者は他のコア業務に集中しやすくなるでしょう。

社員の健康情報を一括管理できる

従来の紙やExcelによる健康管理では、部門ごとに情報を管理しているケースも多く、社内で情報が分散しがちでした。そのため、個別のファイルや書類を探す手間や時間がかかるだけでなく、情報の共有が難しく更新漏れの発生などの課題がありました。

健康管理システムを導入することで、従業員の健康情報を一元的に管理し、常に最新データを共有できます。また、アクセス権限の設定により、必要な担当者のみが閲覧できる仕組みを整えられるため、セキュリティ対策も強化されます。

さらに、診断結果が届くとリアルタイムに反映されることから、再検査対象者への迅速な対応や経年変化の把握もスムーズになるでしょう。

労働環境の課題発見・改善ができる

健康管理システムは従業員の健康情報を継続的に収集・分析し、労働者の体調やストレスレベル、健康状態の変化を把握します。こうしたデータは、労働環境における課題やリスクを察知し、適切な対策や改善策の立案に役立ちます。

従業員が健康に働けることで、集中力や作業効率が高まり、生産性や企業の業績向上にも期待できるでしょう。また、健康管理システムを通じて、従業員自身で健康状態を確認できるため、個人の健康意識の向上も図れ、健康維持に向けた行動を促せます。

さらに、従業員が健康な状態で働ける環境を整えることで、離職率の低減や従業員のモチベーション向上といった会社にとってもプラスの影響が期待されます。

健康経営優良法人の認定を目指せる

健康経営優良法人とは、従業員の健康促進や労働環境の改善を積極的に推進する企業を、経済産業省が認定する制度です。健康診断の受診率向上やストレスチェックの実施、長時間労働対策など、一定の基準を満たした企業が認定されるケースが多いです。

健康管理システムは、健康診断やストレスチェックの実施状況、再検査フォロー、データ分析などを効率的に管理できます。企業における健康施策の実施状況を可視化できるため、企業は健康経営優良法人の認定基準を満たす可能性が高まります。

また、健康経営優良法人の認定によって、企業の健康経営への取り組みが認められるため、社会的信頼性やブランド価値の向上にも繋がります。

参考：健康経営優良法人認定制度｜経済産業省

法改正などにも柔軟に対応できる

健康管理システムは、法改正にも柔軟に対応できます。例えば、労働基準法の改正や健康診断の規定変更などが発生した際にも、システム側でアップデートが行われるため、企業側の対応負担を軽減できます。

また、システムでは従業員の健康情報を一元管理でき、健康診断結果などの報告の効率化も図れます。健康診断の実施後は、速やかに報告書を労働基準監督署に提出する必要がありますが、報告書作成機能によって遅れを防止でき、法的リスクの低減にもつながります。

参考：労働安全衛生法に基づく健康診断を実施しましょう｜厚生労働省

健康管理システム導入によるデメリット

健康管理システム導入には多くのメリットがありますが、費用対効果が見えにくい点には注意が必要です。以下、健康管理システム導入によるデメリットについて解説します。

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機能を活用しきれない

健康管理システムには、さまざまな機能が搭載されていますが、企業によってはニーズに合わない機能や活用しきれない機能も少なくありません。

例えば、特定の健康課題に関する分析機能が充実しているシステムを導入しても、企業の健康管理方針と合わない場合には活用できず、無駄になる可能性があります。また、従業員が使いこなせない機能が多い場合、効率的な活用が難しくなることも考えられます。

このように持て余してしまう機能が多いと、システムの導入・運用コストに対して相応の効果が得られず、費用対効果が低くなるリスクがあります。そのため、システム導入前に企業のニーズをよく理解し、本当に必要な機能を洗い出すことが重要です。

費用対効果が見えにくい

システム導入には初期コストや運用コストがかかりますが、その効果を数値で正確に評価するのは困難です。例えば、従業員の健康状態や生産性の向上は、直接的な数値で示すことが難しく、導入効果を確認するためには一定期間の経過を見る必要があります。

また、従業員の健康状態に関するデータは個人情報に関わるため、適切なプライバシー対策やデータの保護が求められます。データの利活用や分析でも閲覧権限や匿名化などの配慮が必要となり、活用範囲が限定されることがある点に注意しましょう。

そのため、導入前にシステムの利点と費用対効果を検討し、目標や運用方針を明確にすることが重要です。

独自の産業保健活動に対応しにくい

健康管理システムはクラウド型が多いため、カスタマイズ性が乏しい傾向にあります。そのため、独自の産業保健活動を行っている企業にとっては、親和性の高いシステムを見つけにくいといった課題があります。

独自の産業保健活動を継続するには、健康管理システムの設定やオプションを確認しましょう。対応できるクラウド型のシステムが見つからない場合は、産業保健活動をシステムに合わせて変更するか、カスタマイズ性の高いオンプレミス型のシステムを選ぶのも有効です。

健康管理システム導入時の注意点

健康管理システム導入時の注意点を理解しておくことは、円滑な運用とデータの保護を確保するために重要です。以下の注意点を踏まえ、効果的に健康管理システムを導入しましょう。

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解決したい課題を明確にする

健康管理システムを導入する際は、解決したい課題を明確にすることが重要です。課題を洗い出しておくことで、システムに必要な機能も把握しやすくなります。また、課題の明確化によって、無駄なコストや時間の浪費を防止できます。

情報管理の効率化はもちろん、具体的な健康施策の検討やコンプライアンスの強化など、健康管理システムで何を実現したいのかを事前に考えておきましょう。

自社に最適なシステムを選定する

安さや機能の多さは魅力的かもしれませんが、それが自社の特定の課題やニーズにマッチしなければ、十分に活用されずコストの無駄になりかねません。そのため、自社の健康管理目標に適しており、従業員の健康向上を図れるシステムを選ぶことが重要です。

短期的なコスト削減や多彩な機能に惑わされず、自社のニーズと戦略に基づいたシステム選定が効果的な健康管理のポイントとなります。

健康管理システムを選ぶ際のポイント

健康管理システムは導入がゴールではなく、いかに自社にフィットしたシステムを選んで、効果的に運用できるかが重要です。そのためには、自社に適した健康管理システム選びが求められます。

ここでは、健康管理システムを選ぶ際に押さえておきたいポイントについて解説します。

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導入形態の確認

健康管理システムの導入形態には、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。それぞれにメリット・デメリットがあり、費用の面でも異なるため、自社のニーズに適したタイプを選びましょう。

以下では、クラウド型・オンプレミス型について詳しく解説します。

クラウド型

クラウド型は、ベンダーのサーバーにインターネットを介してアクセスし、システムを利用するタイプです。自社でサーバーの構築・運用が不要で、初期費用を抑えやすいことから、コストが気になる中小企業にもおすすめです。

ただし、セキュリティ対策やメンテナンスはベンダーに依存するため、どのような体制を整えているかを確認し、十分な比較検討が重要です。また、ユーザー数に応じた従量課金制を採用していることが多く、運用コストが負担になる恐れもあります。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社にサーバーを構築して運用するタイプです。そのため、初期費用が高額になりやすいですが、月額の使用料を抑えられることで、長期的に見ると費用対効果の高い運用に期待できます。

また、自社で独自のセキュリティ対策を施せるため、情報の取り扱いに細心の注意を払いたい企業におすすめです。ただし、システムの運用や管理には、知識やスキルを持った人材が必要になり、その分の採用コストや準備に時間がかかる点に注意しましょう。

自社の企業規模・業種に適しているか

健康管理システムを選ぶ際は、自社の規模や業種に適したシステムかどうか確認することが大切です。例えば、従業員数が50名未満といった小規模企業では、年に数回の健康診断や面談対応が中心となるため、複雑なシステムは不向きなケースもあります。

一般的に、機能が多ければ多いほどコストは高額になる傾向にあり、このような健康管理システムを選んでしまうと、十分に活用しきれずに導入に失敗しやすい点に注意が必要です。基本機能を備えたシステムを導入することで、費用対効果の高い運用に期待できます。

また、製造業や建設業などの業種では、特殊健康診断の実施が求められる企業も多いです。そのため、システムを選ぶ際は、こうした特殊健診の項目管理や履歴の記録・分析機能が備わっているかどうかの確認も必要です。

自社に必要な機能があるか確認も重要

上記のように、健康管理システムにはさまざまな機能がありますが、重要なのは多機能なことではなく、自社に必要なものを備えているかどうかです。製品ごとに強みは異なるため、導入前に自社の運用目的を整理し、必要な機能を明確にしておくことが重要です。

主な機能として、以下のようなものがあります。

機能	概要
従業員管理	従業員の就業状況や各種結果を管理・検索できる
健康診断結果の登録	健康診断の結果をデータ化・管理できる
予約管理	・健康診断の日程を予約・調整できる ・健診前日などに自動で通知も可能
データ分析	健診データの分析や高リスク者の抽出ができる
ストレスチェック	ストレスチェックの受検・結果確認ができる

この他にも看護師・保健師にオンライン相談ができたり、健康に関するeラーニング研修を実施できたりするシステムもあります。ただし、すべての機能が必ずしも自社に必要とは限らず、利用頻度の低い機能が多いと、コストだけが増える恐れがある点に注意しましょう。

そのため、システム導入に失敗しないためにも導入目的と照らし合わせながら、本当に必要な機能は何かを見極めることがポイントです。

既存システムと連携できるか

健康管理システムを選ぶ際は、既存システムとの連携可否も確認しておきましょう。特に従業員数が多い企業は、人事管理システムや労務管理システム、勤怠管理システムとAPI連携できるシステムがおすすめです。

これらのシステムと連携することで、従業員の基本情報・所属部署・労働時間などのデータを自動で取り込めます。異動や入退社が発生した場合も自動で情報が更新されるため、膨大な量のデータがあっても転記する必要がなく、管理の手間や入力ミスを防げます。

また、製品によっては、タレントマネジメントシステムや給与計算ソフトなどとも連携可能です。システム連携に対応したシステムを選ぶことで、従業員情報を横断的に管理でき、将来的な拡張にも対応しやすくなるでしょう。

セキュリティ対策が万全か

健康管理システムを導入する際は、必ずセキュリティ対策が十分であるかを確認しましょう。機能面や操作性の確認も必要ですが、セキュリティ面に不安を感じるシステムの導入は避けるべきです。

健康管理システムは、従業員の健康状況を含むあらゆる個人情報を扱います。そのため、セキュリティ対策が不十分なシステムを選んでしまうと、情報漏洩が発生するリスクがあり、社会的な信用を失うだけでなく従業員に甚大な被害が及びます。

健康管理システムを導入する際は、十分なセキュリティ対策が施されているシステムを選びましょう。

不調リスクがある従業員を素早くフォローできる健康管理システム

まとめ

健康管理システムは、組織内の従業員の健康を効果的に管理するためのツールです。導入によるメリットは多岐にわたり、事務作業の軽減や効率向上、社員の健康情報の一元管理による迅速な対応、労働環境の課題の早期発見・改善による生産性向上などが期待できます。

導入時には、自社のニーズに合致するシステムを選定し、安易な選択を避けることが重要です。健康管理システムを効果的に活用して組織全体の健康と環境を整え、生産性向上を図りましょう。