DX化とは？IT化・デジタル化との違いと、施策を判定する5つの問い

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  • DX化とIT化・デジタル化の違いを目的の観点で理解できる
  • 自社の施策がIT化かDX化かを5つの問いで判定できる
  • 2025年の崖との関係と、DX化を小さく始める方法がわかる

「うちもDX化を進めよう」と社内で決まったものの、実際にやっていることは紙の書類をPDFにしたり、会議をオンラインにしたりするだけで、「これは本当にDX化なのか、単なるIT化なのか」と迷う担当者は少なくありません。本記事では、DX化とは何かを経済産業省の定義をもとに整理し、IT化・デジタル化との違いを「目的」の観点から比べたうえで、自社の施策がどちらに当たるかを判定する5つの問い、「2025年の崖」との関係、DX化を進める際の課題、業種別の具体例までを解説します。

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目次

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  1. DX化の第一歩｜中小企業向けグループウェアを比較する
  2. DX化とは｜IT化・デジタル化との違い
  3. 目的の違い｜効率化か変革か
  4. 「2025年の崖」問題とDX化の関係
  5. DX化で得られるメリットと進め方の流れ
  6. DX化を進める際の課題とよくある失敗
  7. 業種別に見るIT化とDX化の例
  8. よくある質問(FAQ)
  9. まとめ｜DX化を正しく進めるための4つのこと
  10. 参考文献

DX化の第一歩｜中小企業向けグループウェアを比較する

DX化の最終的なゴールはビジネスモデルや組織の変革ですが、そこへ向かう出発点はもっと身近です。中小企業でDX化が止まる典型的な理由は、申請が紙、連絡が口頭や個人のメール、予定が個人の手帳というように、情報が人ごとに散らばっていることです。この状態では、データを集めて判断に使うという「DX化の本題」に入る前に、情報を探して集め直す手間で力尽きてしまいます。

そこで最初に検討されやすいのが、スケジュール、掲示板、ワークフロー(申請・承認)などを1つにまとめるグループウェアです。申請や連絡がシステム上に残るようになると、「誰が、いつ、何を決めたか」がデータとしてたまり始めます。これがIT化の段階からDX化の段階へ進むための材料になります。以下は、中小企業向けに比較されることの多いサービスの一例です。

サービス名(運営会社) 強み 確認しておきたい点
サイボウズ Office(サイボウズ株式会社) ユーザー単位で契約でき、最低契約期間も1ヶ月と短め。誰でも操作しやすく、モバイル対応で外出先からも確認できる 利用するには最低5ユーザーの契約が必要
GroupSession(日本トータルシステム株式会社) 掲示板やチャットなど用途に合わせて情報共有ができ、各種申請や稟議の書類を電子化できる。未読・既読もわかる データ移行はVer2以上の場合のみ可能
GRIDYグループウェア(ブルーテック株式会社) 初期費用や月額費用がかからず無料で使え、社外のGRIDYグループウェアユーザーとも情報共有しやすい 全体のストレージ容量が1GBに限られる

どれが合うかは、利用人数、無料から試したいか、申請・稟議の電子化をどこまで進めたいかで変わります。料金や機能は変更される場合があるため、最新の条件は各サービスの公式情報で確認してください。中小企業向けの10サービスを、選び方のポイント(クラウド型か、最低利用人数、無料プランの有無など)とあわせて比較した記事は次のとおりです。

DX化とは｜IT化・デジタル化との違い

DX化とは、データとデジタル技術を使って、業務の効率化にとどまらず、製品・サービスやビジネスモデル、組織や企業文化まで変えていくことです。IT化・デジタル化が「いまの仕事を速く・正確にする」ことを主な目的とするのに対し、DX化は「仕事や価値の届け方そのものを変える」ことを目的にしています。

「DX化」はDX(デジタルトランスフォーメーション)に「化」を付けた日本独自の言い方で、「DXを進めること」「DXの状態に変わっていくこと」を指して使われます。元になるDXについて、経済産業省は「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義しています(経済産業省産業界のデジタルトランスフォーメーション(DX))。DXという言葉そのものの定義や、国の支援制度を詳しく知りたい場合はDXとは？経産省の定義とデジタル化との違い、業種別・規模別の始め方もあわせてご覧ください。本記事では、「化」という言葉が示す「進め方・変わり方」に焦点を当てます。

観点 デジタル化 IT化 DX化
何をするか紙や音声などアナログの情報をデータにするITツールで既存の業務の流れを効率化するデータを使って事業や組織の仕組みを変える
主な目的保管・検索・共有をしやすくする作業時間やコストを減らす顧客に選ばれる理由をつくる
変化の範囲個別の書類・作業部署の業務プロセス事業・組織・企業文化まで
主導する人現場の担当者現場と情報システム担当経営層が方針を示し、全社で進める
例(受発注業務)FAXの注文書をスキャンして保存する受発注をシステムで処理し、入力の手間を減らす受注データから需要を予測し、提案や品ぞろえを変える

3つは対立するものではなく、デジタル化とIT化はDX化に向かうための手段であり、多くの場合は順番に積み重なっていきます。中小企業庁の情報サイト「ミラサポplus」では、レンタルビデオ店が顧客管理システムを導入するのはデジタル化、インターネットで動画配信サービスを始めるのはビジネスモデルが変わるためDXにあたる、という例で違いを説明しています(中小企業庁 ミラサポplus担当者に聞く「DXとは」)。

「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」との対応

専門的な資料では、個別の作業をデジタルにする段階を「デジタイゼーション」、業務の流れ全体をデジタルでつなぎ直す段階を「デジタライゼーション」と呼び、その先にDXを置く3段階で説明されることがあります。おおまかには、デジタイゼーションが上の表の「デジタル化」、デジタライゼーションが「IT化」に近い位置づけです。呼び方は資料によって揺れがあるため、社内で議論するときは言葉よりも「何を変える取り組みなのか」をそろえることが大切です。

目的の違い｜効率化か変革か

IT化とDX化を分ける一番のポイントは、使っている技術ではなく目的です。同じクラウドサービスを導入しても、「入力作業を減らすため」ならIT化、「集まったデータで売り方や働き方を変えるため」ならDX化の一部になります。つまり、ツールの種類だけを見ても、その取り組みがDX化かどうかは判断できません。

その施策はIT化かDX化か｜判定する5つの問い

社内で「DX化プロジェクト」と呼ばれている施策が、実際にはIT化で止まっていることはよくあります。次の5つの問いに答えてみると、施策の位置づけがはっきりします。「はい」が多いほど、DX化に向かっている施策だといえます。

問い 「いいえ」の場合に多い状態 DX化に近づけるには
1. 導入後、やめる業務や書類が決まっているか紙とシステムが並行し、二重管理になる導入前に廃止する帳票・手順を決めておく
2. 取り組みで生まれるデータを誰が使うか決まっているかデータがたまるだけで判断に使われない見るべき数字と、見る会議・担当者を決める
3. 顧客や取引先にとって何かが変わるか社内の手間は減ったが、顧客から見た価値は同じ浮いた時間やデータを顧客対応・提案に回す
4. 複数の部署にまたがっているか部署ごとに別のツールが増え、データがつながらない部署をまたいで共有すべき情報を先に決める
5. 経営層が目的を言葉で説明できるか現場任せになり、途中で優先度が下がる経営層が「何のために変えるか」を社内に示す

すべて「はい」である必要はありません。最初はIT化として始めた施策でも、問い2や問い3を意識してデータの使い道を決めておくだけで、次の段階に進みやすくなります。大切なのは、IT化を「DX化の失敗」と捉えるのではなく、DX化に向かう途中の段階として位置づけ、次に何を変えるかを決めておくことです。

IT化で止まりやすい理由

IT化で止まってしまう企業には共通点があります。1つは、ツール導入の成果を「作業時間が何時間減ったか」だけで測っていることです。効率化の数字は出しやすい一方で、その時間を何に使うかが決まっていないと、変革にはつながりません。もう1つは、部署ごとに便利なツールを個別に選んだ結果、営業は案件管理ツール、経理は会計ソフト、総務は紙の申請、というように情報がばらばらのまま固定されてしまうことです。

後者の問題を防ぐには、個別の業務ツールを増やす前に、全社の連絡・予定・申請を1か所に集める共有基盤を用意しておくことが有効です。申請・承認の履歴や部署間のやり取りが同じ場所に残るようになると、問い2の「データを誰が使うか」や問い4の「部署をまたいでいるか」を満たしやすくなります。社内の共有基盤を中小企業向けの観点で比べたい場合は、次の記事が参考になります。

「2025年の崖」問題とDX化の関係

「2025年の崖」は、DX化が急がれる理由として広く知られるようになった問題です。経済産業省が2018年に公表した「DXレポート」で、複雑化・老朽化した既存システム(レガシーシステム)を使い続けた場合に、2025年以降、最大で年間12兆円規模の経済損失が生じる可能性があると指摘されました。DXレポートとその後の続編は、経済産業省のDX関連施策のページから確認できます。

この問題はIT化とDX化の違いを考えるうえでも示唆に富んでいます。DXレポートが課題として挙げたのは、部門ごとに作られたシステムが全社的なデータ活用を妨げていること、システムの中身を知る人材がいなくなり保守が難しくなること、維持管理費に予算を取られて新しい投資ができないことでした。つまり「IT化は進んでいたが、部門ごとの効率化にとどまり、全社の変革につながらなかった」状態が、崖の原因とされたのです。

中小企業にとっての「崖」

大規模な基幹システムを持たない中小企業には関係がない、と考えるのは早計です。特定の担当者しか中身がわからないExcelのマクロ、更新が止まったままの業務ソフト、担当者の頭の中にしかない取引先ごとのルールなどは、規模が小さいだけで同じ構造の問題です。その担当者が異動や退職をした瞬間に業務が止まるリスクがあり、2025年という年を過ぎたあとも課題は残り続けます。まずは自社にこうした「一人しかわからない仕組み」がいくつあるかを書き出してみることが、崖を自社の問題として捉える出発点になります。

DX化で得られるメリットと進め方の流れ

DX化のメリットは、IT化で得られる効率化の効果に加えて、事業や組織そのものの変化によって生まれる効果まで含まれる点にあります。進め方も、ツール選びから入るのではなく、変えたい業務と目的を先に決める順番が基本です。

DX化の主なメリット

メリット 内容 IT化との違い
生産性の向上定型作業の自動化や情報の一元化で、探す・転記する・確認する手間が減る浮いた時間を提案や改善など付加価値の高い仕事に振り向けるところまで設計する
意思決定の速さ売上・在庫・問い合わせなどのデータをすぐに確認でき、経験や勘だけに頼らない判断がしやすくなる部署ごとのデータをつなげ、全社の判断に使える状態にする
新しい商品・サービスの創出顧客の利用データから、これまで見えなかったニーズや売り方の改善点が見つかる業務の効率化ではなく、顧客に届ける価値そのものを変える
柔軟な働き方と事業継続業務や情報がオンラインで完結すれば、テレワークや災害時の業務継続(BCP)に対応しやすくなる場所に縛られない前提で業務の流れや人員配置を組み直す

DX化の基本的な進め方

進め方の細部は企業によって異なりますが、一般的には次の順番で進めると、IT化で止まるのを防ぎやすくなります。1つ目は、経営層が「DX化で何を変えたいか」という目的とビジョンを示すことです。2つ目は、現在の業務・システム・データの状態を棚卸しし、紙や属人化が残っている箇所を洗い出すことです。3つ目は、洗い出した課題のうち効果が大きく着手しやすいものから優先順位をつけ、推進担当者と協力部署を決めることです。4つ目は、社内の情報共有や申請など身近な業務のデジタル化から小さく始め、データがたまる仕組みを整えることです。5つ目は、事前に決めた指標で効果を確かめ、たまったデータを使って業務やサービスの見直しへ範囲を広げていくことです。経済産業省も、「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き」を公開しているため、全体像をつかむ際の参考になります(経済産業省産業界のデジタルトランスフォーメーション(DX))。

DX化を進める際の課題とよくある失敗

DX化を進めるときにつまずきやすいポイントは、技術よりも進め方や体制にあることがほとんどです。代表的な課題と対策を整理します。

課題 起きやすいこと 対策の方向性
推進できる人材がいない外部に丸投げし、社内にノウハウが残らない業務の棚卸しと優先順位づけは社内で行い、技術面を外部に頼る
目的があいまい「DX化」自体が目的になり、ツール導入で終わる「何を変えたいか」を1文で言えるまで絞り込む
現場の抵抗新しいツールが使われず、元のやり方に戻る計画段階から現場の担当者を巻き込み、手間が減る業務から始める
予算の制約大がかりなシステム刷新を前提にして着手できない無料プランや少人数向けのクラウドサービスで小さく試す
成果が見えない続けるかやめるかを判断できず、自然消滅する処理時間や手戻り件数など、測れる指標を事前に決める

このうち、中小企業で特に多いのが「予算の制約」と「現場の抵抗」の組み合わせです。大きな投資をしないと始められないと考えると着手自体が遅れ、いきなり大きく変えようとすると現場がついてこられません。両方を避ける現実的な方法は、毎日発生していて多くの社員が手間を感じている業務、たとえば社内連絡、予定の共有、休暇や経費の申請などから電子化し、「便利になった」という実感を先につくることです。

こうした業務はグループウェア1つでまとめて扱えることが多く、無料から試せるサービスや、少人数・短期間から契約できるサービスもあります。国も中堅・中小企業向けにDXの手引きや事例を公開しており、経済産業省のDX認定制度のように、取り組みを外部に示す仕組みも用意されています(経済産業省DX認定制度)。まずは小さく始め、効果を確かめてから範囲を広げるという順番を意識すると、予算と現場の両方の壁を越えやすくなります。導入形態や最低利用人数、無料プランの有無を比べるなら、次の記事でまとめて確認できます。

業種別に見るIT化とDX化の例

同じ業務でも、どこまで変えるかによってIT化にもDX化にもなります。業種ごとに、IT化の段階とDX化の段階を並べると違いがつかみやすくなります。以下は特定の企業の事例ではなく、よく見られる取り組みを一般化した例です。

業種 IT化の段階 DX化の段階
製造業紙の生産日報や点検記録をタブレット入力に切り替える稼働・不良のデータから故障の予兆をつかみ、保守の仕方や納期回答を変える
小売業POSレジで売上を自動集計する購買データと顧客情報を組み合わせ、品ぞろえや販促、店舗とネットの売り方を見直す
建設業現場写真や日報をクラウドで共有する蓄積した施工データを見積や工程計画に使い、受注の判断や人員配置を変える
飲食・サービス業電話予約をWeb予約に置き換える予約・来店履歴をもとに、メニューや営業時間、会員向けサービスを組み立て直す
士業・専門サービス書類のやり取りをメールからオンライン共有に変える定型業務の自動化で生まれた時間を顧問・相談業務に振り向け、提供するサービスの中身を変える

どの業種でも、左の列(IT化)を飛ばして右の列(DX化)だけを実現することはほとんどできません。データがたまる仕組みがなければ、データを使った変革も始められないからです。反対に、左の列を実施する段階で「このデータを将来どう使うか」を決めておけば、右の列への移行がずっと楽になります。前の見出しで紹介した5つの問いを、業種ごとの施策に当てはめて確認してみてください。

よくある質問(FAQ)

Q. DX化とは簡単にいうと何ですか？

A. データとデジタル技術を使って、業務の効率化にとどまらず、製品・サービスやビジネスモデル、組織や企業文化まで変えていくことです。DX(デジタルトランスフォーメーション)を進めることを指して「DX化」と呼ばれます。

Q. DX化とIT化の違いは何ですか？

A. 一番の違いは目的です。IT化は既存の業務を速く・正確にする効率化が目的で、DX化はデータを使って事業や組織の仕組みを変え、顧客に選ばれる理由をつくることが目的です。IT化はDX化に向かうための手段の1つと位置づけられます。

Q. ペーパーレス化はDX化にあたりますか？

A. ペーパーレス化だけでは、一般的にデジタル化・IT化の段階です。ただし、電子化した情報を部署をまたいで共有し、判断や顧客対応に活用する仕組みまでつなげれば、DX化に向けた重要な一歩になります。

Q. 自社の施策がIT化かDX化かはどう判断すればよいですか？

A. やめる業務が決まっているか、生まれるデータを誰が使うか決まっているか、顧客にとって何かが変わるか、複数の部署にまたがっているか、経営層が目的を説明できるか、という5つの問いで確認すると判断しやすくなります。

Q. 「2025年の崖」とDX化はどう関係していますか？

A. 経済産業省のDXレポートで、老朽化・複雑化した既存システムを放置すると大きな経済損失が生じるおそれがあると指摘された問題で、DX化が急がれる理由として知られています。部門ごとのIT化にとどまり全社の変革につながらなかったことが原因とされ、2025年を過ぎた今も課題は続いています。

Q. 中小企業がDX化の第一歩でグループウェアを使う意味はありますか？

A. あります。社内連絡、予定、申請・承認を1か所にまとめることで、情報が人ごとに散らばった状態を解消でき、部署をまたいでデータを活用する土台が整います。無料や少人数から試せるサービスもあるため、比較して自社に合うものを選ぶのがおすすめです。

まとめ｜DX化を正しく進めるための4つのこと

  1. 違いを目的で押さえる：IT化・デジタル化は効率化、DX化は事業や組織の変革が目的です。使う技術ではなく目的で見分けます。
  2. 5つの問いで施策を点検する：やめる業務、データの使い手、顧客への変化、部署横断、経営層の説明の5点を確認します。
  3. 自社の「崖」を棚卸しする：一人しか中身がわからない仕組みを書き出し、属人化のリスクを把握します。
  4. 情報共有の土台から小さく始める：社内連絡・予定・申請をまとめるグループウェアなどで、データがたまる仕組みを整えます。

参考文献

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