クリニック向け診療予約システムおすすめ5選徹底比較｜LINE連携機能も！

予約受付・予約管理体制に課題を抱えている病院・クリニックは必見です。本記事ではおすすめの診療予約システムをご紹介します。記事後半では選び方や導入後の運用についても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

目次

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1. 診療予約システムおすすめ5選
2. 診療予約システムの選び方

診療予約システムおすすめ5選

ここからはビジネスコンシェルジュ編集部厳選の診療予約システムをご紹介します。自院に導入したいものがあるかチェックしてお問い合わせをしてみましょう。無料トライアルがあれば積極的に活用するのがおすすめです。

診療予約システムとは？

診療予約システムは、患者からのオンライン予約・受付や予約管理などの運営をスムーズにするためのデジタルツールです。従来の電話予約や紙の予約台帳に代わり、オンラインで24時間いつでも予約を受け付けることができ、クリニックの業務効率化と患者満足度の向上を同時に実現します。

診療予約システムの多くは予約・管理に留まらず、集客促進・顧客満足度向上・効率的な運営につなげられる機能が搭載されています。主な機能は、予約受付・予約変更・自動リマインド機能・患者情報の一元管理、カルテ管理などです。

診療予約システムを導入するメリット

診療予約システムは、クリニックの診療効率化・患者満足度の向上などをさらに向上させることが可能です。ここでは、診療予約システムを導入するメリットを解説します。

収益を最大化できる

診療予約システムには、クリニックの収益最大化させる効果があります。例えば、午前中は時間帯予約で計画的に患者を受け入れ、午後は順番受付で柔軟に対応するといった運用が可能です。

他にも、時間帯予約でキャンセルが発生した場合でも順番受付の患者で枠を埋めることができます。これにより、予約枠の無駄を最小化でき、急患や当日受診を希望する患者の対応が可能になり機会損失を防げます。結果的に待ち時間を短縮できたり、当日必要な診療を受けられたりが可能になるため、患者満足度の向上にもつながります。

診療の質と効率を向上

WEB問診と予約管理システムを連携させることで、診療の質と効率を同時に向上させることができます。患者が予約時または来院前にオンラインで問診票に回答することで、医師は事前に症状や既往歴を把握でき、より的確な診療準備が可能になります。

診療予約システムは問診内容に応じた診療時間の自動調整も可能なので、初診や複雑な症状の場合は長めの診療時間を確保し、定期受診や簡単な症状の場合は短めに設定するなどができるようになります。問診結果を基に最適な予約枠を割り当てることで、診療の質の向上が実現します。

受付スタッフの人的ミスを減らせる

診療予約システムによって、受付スタッフが行なっていた電話・窓口受付業務がなくなるため、ダブルブッキングや認識齟齬などの人的ミスが発生しにくくなります。システムによって生まれた時間は、カルテ整理やより細やかな患者対応などに使うことができます。

診療予約システムの選び方

導入メリットが大きい診療予約システムですが、様々なベンダーが存在するため、どう選べば後悔しない診療予約システムを導入できるか悩んでしまいますよね。

そこでここでは、診療予約システムを選ぶ際にチェックして欲しい項目について解説します。こちらで紹介する選び方に沿えば、自社にピッタリなシステムを絞り込むことができるはずです。ぜひチェックしてみてください。

システムの種類

診療予約システムの種類は大きく「予約専門システム」「電子カルテ連携型システム」の2つに分けることができます。以下からそれぞれのタイプについて解説していきますので、どちらが導入に最適か検討してみましょう。

予約専門システム

予約専門システムは、予約管理に特化した独立型のシステムです。導入のハードルが低く、比較的短期間で運用を開始できる点が大きなメリットです。既に電子カルテシステムを導入しているクリニックに最適で、電子カルテシステム全体の入れ替えをせずに予約機能だけを追加できます。

また、予約専門システムはカスタマイズ性が高いことも特徴です。診療科目や運営方針に応じて、予約枠の設定や予約ルールを柔軟に調整できます。例えば、初診と再診で異なる予約枠を設定したり、特定の曜日だけ専門外来の予約を受け付けたりすることが可能です。

電子カルテ連携型システム

電子カルテ連携型システムは、電子カルテメーカーが提供する予約機能、または電子カルテと深く連携できる予約システムです。予約情報と診療情報がシームレスに連携するため、受付から診療までの業務フローが一貫して効率化されます。

最大のメリットは、患者情報の二重入力が不要になることです。予約時に入力された患者情報が自動的に電子カルテに反映されるため、受付での確認作業が簡素化され、入力ミスのリスクも軽減されます。また、過去の診療履歴を参照しながら予約枠を調整できるため、より適切な診療スケジュールの管理が可能です。

一方で、電子カルテ連携型システムは、導入コストが高くなる傾向があります。電子カルテシステム自体の導入や更新が必要な場合、初期投資が大きくなります。

院内システムとの連携機能がある

院内システムとの連携機能は、診療予約システムを導入する上で特に重要な機能です。例えば、待合室のモニターに呼び出し番号や待ち人数を表示できる機能があれば、患者は自分の順番を視覚的に確認でき、受付スタッフの呼び出し業務も軽減されます。音声案内と組み合わせることで、より業務負担を抑えることも可能です。

他にも、レセプトコンピュータや会計システムとの連携ができるシステムもおすすめです。予約情報から診療内容を予測し、会計処理をスムーズに行えるため、患者の滞在時間を短縮できます。既存の院内システムがある場合は、連携が可能な、もし不可な場合はどちらに合わせた方がより良い体制になるかを検討しましょう。

LINE連携やWEB問診などの付加機能がある

院内経営をより円滑にする付加機能があるかをチェックするのがおすすめです。以下は、よりよい業務体制が構築しやすい機能の一部です。導入したい機能があれば選定時に確認してみましょう。

1. LINE連携機能
   →LINEから予約や予約変更ができるため、専用アプリのダウンロードが不要で、利用のハードルが低くなります。予約リマインダーもLINEで送信可能。
   
2. WEB問診機能
   →患者が来院前にオンラインで問診票に回答することで、受付での記入時間が不要になり、医師も事前に症状を把握できます。特に初診患者の場合、詳細な問診情報を事前に収集できるため、診療時間の短縮と診療の質の向上が同時に実現します。
   
3. 自動リマインダー送信（メール・SMS）
   →予約日の数日前や前日にメールやSMSが自動送信されるため、患者様はスムーズに予定を再確認できます。
   
4. キャンセル待ち管理
   →急なキャンセルが発生した場合、希望者に自動で通知・繰り上げ登録を行って、診療枠の空き（機会損失）を瞬時に埋めることができます。
   
5. 予約データの分析機能
   →混雑する曜日・時間帯やキャンセル率を可視化。データに基づいた最適なスタッフ配置や、院内経営の改善につなげられます。
   
6. 決済機能
   →オンライン上で決済を行える機能。キャッシュレス需要の高まりに伴い、導入するクリニックが増えています。

管理画面の使いやすさ

診療予約システムの管理画面の使いやすさは、日々の運用効率に直結する重要な要素です。直感的に操作できるUIを持つシステムを選ぶことで、スタッフの習熟期間を短縮し、操作ミスを減らすことができます。こちらは無料トライアル期間を活用して、実際の操作感を確認することをおすすめします。

また、カスタマイズ性も考慮すべき点です。診療科目や運営方針に応じて、予約枠の設定や予約ルールを柔軟に調整できるシステムが理想的です。将来的な機能追加やシステムアップデートの頻度、追加費用の有無なども確認しておくと安心です。

診療予約システム選びのその他の比較ポイント

先述した選び方のポイントに加えて、さらに考慮するべき項目をご紹介します。慎重に導入を検討したい方はぜひ確認してみてください。

料金体系とプラン

予約管理システムの料金体系は、主に初期費用と月額費用の組み合わせで構成されます。初期費用は、システムのセットアップや初期設定にかかる費用で、無料から10万円程度まで幅があります。月額費用は、システムの利用料として毎月支払うもので、5,000円から30,000円を超えるものまで様々です。

プランの違いは、利用できる機能と予約件数の上限によって決まるケースが多いです。料金体系で選ぶ際は、自院の患者数と必要な機能を基準に判断しましょう。開業初期や小規模クリニックであれば基本プランから始め、患者数の増加や業務効率化のニーズに応じて上位プランに移行する方法が現実的です。

また、年間契約で割引が適用されるシステムもあるため、長期的な利用を前提とする場合は、年間契約も検討すると良いでしょう。

サポート体制の充実さ

診療予約システムを絞り込む際は、サポート体制の充実度も見逃せないポイントです。導入時の初期設定サポート・操作方法の研修・運用開始後の問い合わせ対応など、どこまでサポートしてもらえるかを確認しましょう。

特に、電話やメールでのサポート対応時間、緊急時の対応体制は重要です。もしトラブルが発生した場合どれくらい復旧にかかるのか、土日祝日のトラブル対応はどうなるのかなど、細かくヒアリングするのがおすすめです。

無料トライアル・プランがある

診療予約システムには、無料トライアルを提供しているシステムが多数あります。トライアル期間は1〜2週間から1ヶ月程度が主流です。トライアルを活用することで、先述した管理画面の使いやすさなどを実際の運用を想定して試し、その上で契約を判断できます。

一部のシステムでは、小規模クリニック向けの無料プランを提供している場合もあります。ただし、無料プランでは予約件数の上限が設定されていたり、電子カルテ連携やWEB問診などの高度な機能が制限されていることが一般的です。月間の予約件数が少ない開業初期のクリニックであれば無料プランから始めて、患者数の増加に応じて有料プランに移行する方法も検討できます。

導入後の運用管理と効果測定

診療予約システムは導入して終わりではありません。導入後の運用管理と効果測定が重要になります。患者満足度を高め、投資対効果を最大化できます。

フィードバックの収集

導入後は、利用する患者の生の声を定期的に収集することも重要です。定期的に意見箱の設置やアンケートを実施し、満足度・商品ラインナップへの要望・改善点などを聞き取りましょう。アンケートでは、以下のような項目を含めることが効果的です。

• 予約のしやすさ
• 待ち時間の体感
• 体制変更後のその他不満

寄せられた意見に対して改善策を実施することで、より患者満足度が向上し利用者増加に増価につなげることができます。

スタッフへの研修を手厚くする

また、スタッフの習熟期間も考慮する必要があります。新しいシステムの操作に慣れるまでは、一時的に業務効率が低下する可能性があります。よって、導入前の十分な研修と、運用開始後のサポート体制の確認が成功の鍵となります。

研修を疎かにしてしまうと、患者の前でシステムが使いこなせない姿を見せてしまうことになり、「ここのクリニックって大丈夫なのかな」と不安を抱かせてしまいかねません。

患者への周知活動

導入時の注意点として、患者への周知期間が必要です。特に高齢患者が多いクリニックでは、従来の電話予約からオンライン予約への移行に時間がかかる場合があります。院内掲示やホームページでの案内、受付での丁寧な説明など、段階的な移行計画を立てることが重要です。

導入の告知は稼働する1〜2ヶ月前から実行しましょう。院内にポスターを貼ったり、受付のタイミングでお知らせのチラシを配布するなどするのがおすすめです。

まとめ

ここまで、診療予約システムのおすすめや選び方などについて解説してきました。診療予約システムは、電話対応の負担軽減・待ち時間の短縮など、多くのメリットをもたらします。自院の患者層や運営方針に合わせて最適なタイプを選択し、より良いクリニック経営を実現しましょう。