SaaS導入の進め方｜選び方5つのポイントと定着までの5フェーズ

SaaS導入とは、インターネット経由で使うソフトウェアを自社の業務に取り入れ、契約から社内への定着までを進めることです。基本の流れは、目的の明確化、比較検討、トライアル、契約・導入、オンボーディングと定着の5ステップで、成否を分けるのは製品選びよりも、導入前の目的決めと導入後の運用です。SaaSは申し込めばその日から使えるほど手軽なため、目的を決めないまま契約し、半年後には一部の社員しかログインしていない、似たサービスが部署ごとに増えている、といった状態になりがちです。この記事では、導入の進め方、費用の考え方、選び方の5つのポイント、契約時の確認項目、定着までの5フェーズ、よくある失敗を、導入担当者が実務で使える形で整理します。

目次

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1. SaaS導入とは｜意味・身近な例と最初に選ぶ分野
2. SaaS導入の基本的な進め方｜目的・予算・範囲の決め方
3. SaaS導入のメリットとデメリット
4. SaaSの選び方5つのポイント
5. 導入プロセスの実務｜契約とスケジュール策定
6. オンボーディングと定着の5フェーズ
7. 導入後によくある失敗パターン
8. 企業規模によって変わる導入の進め方
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ｜SaaS導入で押さえる6つのこと
11. 参考文献

SaaS導入とは｜意味・身近な例と最初に選ぶ分野

SaaS導入とは、ソフトウェアを自社で購入・構築せず、インターネット経由のサービスとして契約し、業務で使い始めることです。サーバーの管理やアップデートは提供事業者が担い、利用者は契約、アカウントと権限の設定、社内への展開と運用を担います。SaaSはクラウドサービスのうちソフトウェアの機能をサービスとして提供する形態で、PaaS・IaaSとの違いはSaaSとは何かを整理した記事で解説しています。

身近な例として、IPA(情報処理推進機構)の「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」は、次のようなクラウドサービスを挙げています。

分類	身近なクラウドサービスの例
経営管理アプリケーション	財務会計、税務申告、給与計算、労務管理
業務アプリケーション	顧客管理、販売管理、名刺管理、ホームページ作成、ECサイト
オフィスアプリケーション	ワープロ、表計算、グループウェア、電子メール、オンラインストレージ

総務省の令和7年通信利用動向調査(対象は常用雇用者100人以上の企業)では、クラウドサービスを一部でも利用している企業は83.5%、全社的に利用している企業は60.0%でした。利用している内容は、ファイル保管・データ共有が73.3%、社内情報共有・ポータルが61.4%、電子メールが57.4%の順に多く、利用の中心は情報共有や連絡の分野です。全社員が日常的に触れるため、アカウント発行、権限設定、使い方の周知といった導入の一連の流れを一度経験でき、その型を会計や人事など2つ目以降のSaaSにも使い回せます。

社内の連絡と情報共有から始める場合の一例が、株式会社kubellが提供するビジネスチャットのChatworkです。商品ページでは、チャットに加えてビデオ通話・音声通話が標準で使えること、タスクを管理でき、完了するとチャットに自動で通知されること、ファイルをアップロードしてチャットの参加メンバーだけで共有できることが特長として紹介されています。一方で、フリープランは過去40日分・5,000件までしか閲覧できないため、やりとりを長く残したい場合は有償プランの内容も確認が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。この記事では、導入の対象となるSaaSの1つとしてではなく、導入作業の連絡や質問、つまずきの共有を1か所に集める場として取り上げます。

従業員22名の金属部品メーカー、株式会社モリチュウは、メールで大事な情報が埋もれてしまう課題をチャットで解消した事例を公開しています。社内での依頼の出し方について、次のように述べています(取材は2022年9月)。

誰かに仕事を頼むときは、必ずタスクをつけます。

Chatwork導入事例 株式会社モリチュウ

SaaS導入の基本的な進め方｜目的・予算・範囲の決め方

SaaS導入は、目的の明確化、比較検討、トライアル、契約・導入、オンボーディングと定着の5つのステップで進めるのが基本です。オンプレミス型のシステム開発と比べて期間は短くなりますが、ステップそのものを省略してよいわけではありません。むしろ導入が手軽な分、最初のステップを飛ばして製品選びから始めてしまうことが、失敗の大きな原因になります。

ステップ	やること	このステップの成果物
1. 目的・予算・範囲の明確化	対象業務の課題を洗い出し、導入で何をどの程度改善したいか、予算と導入する範囲を決める	導入目的と目標値、必須要件、予算と範囲のメモ
2. 比較検討	候補を洗い出し、評価項目に沿って3つ程度に絞る	候補製品の比較表
3. トライアル	実際の業務データや担当者で操作感・運用のしやすさを確かめる	評価結果と導入候補の決定
4. 契約・導入	利用規約・料金・データの扱いを確認し、スケジュールを策定する	契約書類と導入スケジュール
5. オンボーディングと定着	初期設定、利用者への説明、利用状況の確認と改善を続ける	運用ルールと利用率の記録

目的は「業務」と「数字」で書く

目的の明確化でよくあるのが、「業務効率化」「DX推進」といった抽象的な言葉で終わってしまうケースです。これでは比較検討の段階でどの機能が必須なのか判断できず、導入後に効果があったのかどうかも確認できません。目的は、対象の業務と改善したい数字をセットで書くのがコツです。例えば「紙の稟議書の回覧にかかる日数を短くしたい」「会議室の予約の重複をなくしたい」「毎月の請求書作成にかかる時間を減らしたい」のように書くと、必要な機能と効果の測り方が自然に決まります。

あわせて、現状の数字を記録しておくことも大切です。導入前に「月に何時間かかっているか」「何件の問い合わせが来ているか」を控えておかないと、導入後に比較する基準がありません。完璧な計測は必要なく、担当者へのヒアリングで概算を出す程度でも、あとから効果を振り返る際の大きな手がかりになります。

必須要件と「あれば便利」を分ける

目的が決まったら、必要な機能を「これがないと目的を達成できない必須要件」と「あれば便利な要件」に分けます。SaaSは提供事業者が用意した機能を多くの企業で共有して使う仕組みのため、自社専用の細かいカスタマイズには限界があります。すべての要望を満たす製品を探すと候補がなくなるか、多機能で高価な製品ばかりが残ります。必須要件を3つから5つ程度に絞り込み、それ以外は運用ルールでカバーするという割り切りが、比較検討をスムーズに進めるポイントです。

なお、総務省の令和7年通信利用動向調査では、クラウドサービスを利用する理由として「場所、機器を選ばずに利用できるから」が50.7%で最も高く、「システムの拡張性が高いから(スケーラビリティ)」は前年からの増加が最も大きい(6.8ポイント)と報告されています。「みんなが使っているから」ではなく、こうした特徴が自社の目的に合っているかという視点で導入を判断しましょう。

予算と導入範囲を決める｜費用は「内訳」で見る

SaaSの導入費用はいくらかという疑問に対しては、製品・プラン・利用人数によって大きく変わるため、一律の金額はお示しできません。金額そのものよりも、費用の内訳を書き出し、候補ごとの見積もりを同じ項目で比べる方法が有効です。

費用の項目	内容	見落としやすい点
初期費用・初期設定	契約時にかかる費用と、アカウント・権限の設定	費用がかからない場合でも、設定の工数は社内にかかる
利用料(月額・年額)	ユーザー数や容量などで決まる継続費用	最低利用人数、年払いと月払いの違い
オプション・上位プラン	追加機能やサポートの拡充	必要な機能が上位プランにしかない
データ移行・連携	既存データの取り込み、他ツールとの連携	移行や連携の設定を依頼すると別途費用になる場合がある
教育・周知の工数	説明会、マニュアル作成、問い合わせ対応	請求書に出ない社内の人件費
更新・解約時	自動更新、解約時のデータ出力	解約後にデータを取り出せる期間

導入範囲は、最初から全社に広げるのではなく、1つの部署や1つの業務に絞って始め、先行利用で出た課題を直してから広げると、予算の見直しもしやすくなります。料金や条件は変更される場合があるため、最新の内容は各提供事業者の公式情報で確認してください。

SaaS導入のメリットとデメリット

SaaS導入には、初期費用を抑えて短期間で使い始められる一方、カスタマイズの自由度や継続的な費用の面で制約もあります。比較検討に進む前に両面を整理しておくと、自社の目的にSaaSという形態そのものが合っているかを判断しやすくなります。

観点	メリット	デメリット・注意点
費用	サーバーや機器の購入が不要で、初期費用を抑えやすい	利用している限り月額・年額の費用が続き、長期では総額が膨らむ場合がある
導入期間	申し込み後すぐに使い始められ、小さく試しやすい	手軽さゆえに目的があいまいなまま契約しやすい
運用・保守	サーバー管理やアップデートを提供事業者が担う	仕様変更や機能の廃止を自社で止められず、障害時も復旧を待つしかない
業務への適合	多くの企業で使われている標準的な業務の流れを取り入れられる	自社独自の業務に合わせた細かいカスタマイズには限界がある
利用環境	インターネットがあれば場所や端末を選ばず利用できる	通信環境に依存し、アカウント管理や共有設定は利用者側の責任になる

デメリットの多くは、導入前の確認と運用ルールで小さくできます。費用は数年後の総額で比べる、業務への適合はトライアルで確かめる、仕様変更や障害への備えは契約条件とデータのエクスポート手段を確認しておく、といった対応です。一方で、業務の大部分が自社独自の手順で、それを変えられない事情がある場合は、SaaS以外の選択肢も含めて検討する方が結果的に負担が少なくなることもあります。自社構築やパッケージとの違いは、SaaSとSIerの違いを整理した記事も参考になります。次の選び方の5つのポイントは、これらのデメリットを比較の段階で洗い出すための観点でもあります。

SaaSの選び方5つのポイント

候補のSaaSは、機能、セキュリティ、料金、サポート、トライアルの5つのポイントで比較すると判断のもれを防げます。製品紹介ページやランキングは機能と価格に目が行きがちですが、導入後のトラブルはむしろセキュリティやサポート、契約条件の見落としから起きることが多いため、5つを同じ重さで確認するのがおすすめです。比較サイトの見極め方は、SaaS比較の正しい方法で詳しく解説しています。

ポイント	確認すること	見落としやすい点
1. 機能	必須要件を満たすか、既存ツールと連携できるか	必要な機能が上位プランにしかない
2. セキュリティ	認証方式、アクセス権限、データの保存場所、第三者認証	利用者側で設定しないと有効にならない機能がある
3. 料金	課金単位(ユーザー数・容量など)、初期費用、オプション	最低利用人数や、利用拡大時の総額
4. サポート	問い合わせ手段、対応時間、導入支援の有無	電話対応が上位プラン限定になっている
5. トライアル	無料お試しの期間と使える機能の範囲	トライアルで入力したデータが本契約に引き継げるか

IPAの15項目チェックシートで抜け漏れを確認する

IPAの「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」には、選択するとき(6項目)、運用するとき(4項目)、セキュリティ管理(5項目)の計15項目のチェックシートがあります。5つのポイントを確認したあとの抜け漏れの確認に使えます。次の表の対応づけは、本記事での整理であり、IPAの資料に書かれたものではありません。

IPAの区分	手引きの項目(抜粋)	本記事で確認する箇所
選択するときのポイント(6項目)	どの業務で利用するか明確にする、クラウドサービスの種類を選ぶ、取扱う情報の重要度を確認する、セキュリティのルールと矛盾しないようにする、クラウド事業者の信頼性を確認する、クラウドサービスの安全・信頼性を確認する	基本の進め方のステップ1・2、選び方の5つのポイント
運用するときのポイント(4項目)	管理担当者を決める、利用者の範囲を決める、利用者の認証を厳格に行う、バックアップに責任を持つ	社内の役割分担、オンボーディングの初期設定
セキュリティ管理のポイント(5項目)	付帯するセキュリティ対策を確認する、利用者サポートの体制を確認する、利用終了時のデータを確保する、適用法令や契約条件を確認する、データ保存先の地理的所在地を確認する	契約前に確認したい項目

手引きには、このうち事業者の信頼性や付帯するセキュリティ対策、利用者サポート、利用終了時のデータに関する項目(No.6、11、12、13)は、スマートSMEサポーター(認定情報処理支援機関)の開示情報で確認できると書かれています。

1. 機能は「連携」まで確認する

機能の確認では、単体の機能に加えて、すでに使っているツールとの連携を確認します。例えばグループウェアのスケジュールをWeb会議ツールと連携できるか、経費精算の結果を会計ソフトに取り込めるかといった点です。連携できないと、同じ情報を2か所に入力する作業が生まれ、導入前より手間が増えることもあります。API連携やCSVでのデータ入出力に対応しているかは、将来の乗り換えのしやすさにも関わります。あわせて、利用人数が増えたときの表示速度や同時に使えるユーザー数など、動作面もトライアルで確かめておくと安心です。

2. セキュリティは「利用者側の責任」も含めて考える

SaaSでは、サーバーやソフトウェアの管理は提供事業者が担いますが、アカウントの管理やアクセス権限の設定、共有範囲の設定は利用者側の責任です。総務省が公表している「クラウドサービス利用・提供における適切な設定のためのガイドライン」(2022年10月)は、設定不備による顧客の個人情報の流出のおそれに至る事案が増えていること、IPAの届出状況(2021年)で不正アクセスの原因のうち設定不備が約17.7%で第3位だったことを挙げ、背景には利用側の理解不足や不十分な管理・作業体制もあると整理しています。比較の段階では、二要素認証やシングルサインオンへの対応、権限を細かく分けられるか、操作ログを確認できるかといった点をチェックしましょう。

第三者の評価を参考にする方法もあります。政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(ISMAP)は政府機関向けの制度ですが、登録されたサービスの一覧が公開されているため、民間企業にとってもセキュリティ水準を確認する材料の1つになります。ただし、登録の有無だけで安全性が決まるわけではないため、自社の情報の重要度に応じて総合的に判断することが大切です。

3. 料金は「3年後の総額」で比べる

SaaSの料金は月額やユーザー単位で表示されることが多く、導入時の金額だけを見ると安く感じます。しかし、利用人数の増加、容量の追加、上位プランへの切り替え、オプション機能の追加などで、数年後には当初の想定を大きく上回ることがあります。比較するときは、現在の人数と数年後に想定される人数の両方で総額を試算し、年払いによる割引や最低利用人数の条件も含めて比べましょう。料金や契約条件は変更される場合があるため、最新の内容は必ず各提供事業者の公式情報で確認してください。

4. サポートは「導入時」と「運用時」を分けて見る

サポートには、初期設定やデータ移行を手伝う導入時の支援と、日々の問い合わせに対応する運用時の支援があります。社内にIT担当者が少ない中小企業では、導入時の支援の有無が定着を左右することも少なくありません。問い合わせ手段(電話・メール・チャット)、対応時間、日本語でのサポートの有無、マニュアルや動画などの自己解決用の資料がそろっているかも確認しておきましょう。IPAのチェックシートにも「サービスの使い方がわからないときの支援(ヘルプデスクやFAQ)は提供されていますか」という項目があります。

5. トライアルは「実際の業務」で試す

無料トライアルは、デモ画面を眺めるだけで終わらせず、実際の業務データや実際の担当者で試すことが大切です。導入担当者だけが触ると「使いやすい」と感じても、ITに不慣れな社員にとっては操作が難しいことがあります。トライアル期間中に、普段の業務を1つか2つ実際にSaaS上で回してみて、つまずいた点をメモしておくと、導入後の説明資料づくりにも役立ちます。

トライアルの評価は、担当者の印象ではなく、比較表と同じ評価項目で点数を付けると社内で説明しやすくなります。例えば「必須要件を満たしているか」「操作に迷った回数」「問い合わせへの回答の早さ」などを記録し、候補製品ごとに並べておけば、最終的な決定の根拠を上司や経営層に示せます。

SaaS導入の全体の流れや、選定段階での失敗を避けるポイントをさらに広く知りたい場合は、SaaS導入の流れとは？選び方や失敗しないためのポイントも解説もあわせてご覧ください。この記事では、選定後の契約・スケジュール策定と、定着までの運用に重点を置いて解説します。

導入プロセスの実務｜契約とスケジュール策定

導入するSaaSが決まったら、契約内容の確認と導入スケジュールの策定を並行して進めます。SaaSの契約は申し込みフォームから数分で完了することもありますが、利用規約には解約やデータの扱いなど、あとから変更しにくい条件が含まれています。

契約前に確認したい項目

確認項目	確認する理由
契約期間と自動更新	年間契約の途中解約ができない、更新期限を過ぎると自動で1年延長される場合がある
解約時のデータの扱い	解約後にデータが削除されるまでの期間と、エクスポートの可否を把握しておく
データの保存場所	国内外どこに保存されるかで、社内規程や取引先との契約上の制約が変わる場合がある
サービスレベル(SLA)	稼働率の目標値や、障害時の連絡・補償の考え方を確認する
個人情報の取り扱い	顧客や従業員の個人情報を扱う場合、提供事業者の取り扱い方針を確認する
料金改定のルール	契約期間中や更新時に料金が変わる可能性と、その通知方法を把握する

特に個人情報を扱うSaaSでは、個人情報保護法への対応を社内で整理しておく必要があります。個人情報保護委員会のQ&Aでは、クラウドサービスの利用が第三者提供や委託に当たるかどうかは、保存している電子データに個人データが含まれているかどうかではなく、クラウドサービスの提供事業者が個人データを取り扱うこととなっているかどうかが判断の基準になるとされています(Q7-53)。また、第三者提供や委託に当たらない場合でも、利用する事業者は自ら適切な安全管理措置を講じる必要があります(Q7-54)。個別のケースでの判断は契約内容やサービスの仕組みによって変わります。本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、法的助言ではありません。判断に迷う場合は、社内の法務担当者や弁護士などの専門家に確認してください。

導入スケジュールの立て方

スケジュールは、利用開始日から逆算して立てるのが基本です。業務の繁忙期や決算期、人事異動の時期に全社展開が重なると、説明会に人が集まらず、問い合わせ対応も追いつかなくなります。比較的業務が落ち着いている時期に利用開始日を置き、そこから準備期間を確保しましょう。目安として、小規模なSaaSを1部署に導入する場合の流れは次のようになります。

時期の目安	主な作業
開始の1から2か月前	契約手続き、管理者アカウントの作成、初期設定、権限設計
開始の1か月前	既存データの移行、社内ルールと簡易マニュアルの作成
開始の2週間前	利用者アカウントの発行、説明会の実施、問い合わせ窓口の周知
利用開始から1か月	旧来の方法との並行運用、よくある質問の収集と回答
利用開始から3か月	利用状況の確認、旧来の方法の廃止、効果の振り返り

上記はあくまで一例で、対象業務の範囲や利用人数、データ移行の量によって必要な期間は変わります。重要なのは、旧来の方法をいつやめるのかを最初から決めておくことです。並行運用の期限を決めないと、紙やExcelとSaaSの二重管理が続き、かえって手間が増える状態が固定化してしまいます。

社内の役割分担を決めておく

SaaS導入には、実際にツールを使う業務部門、セキュリティや設定を担う情報システム担当、契約内容を確認する法務担当、予算とコストを管理する経理担当が関わります。中小企業では1人が複数の役割を兼ねることも多いですが、その場合でも「誰が最終的に導入を決めるのか」「障害や問い合わせは誰が受けるのか」を事前に決めておくと、トラブル時の対応が遅れにくくなります。IPAの手引きでも、運用するときのポイントの最初に「管理担当者を決める」が挙げられています。

導入担当が少人数の場合は、現場からの質問や不具合の連絡が、メールや個人宛のメッセージに分かれて届き、どれに答えたのか追えなくなりがちです。質問の受け口を1か所に決め、依頼には期限を付けておくだけでも、対応の漏れは減らせます。

オンボーディングと定着の5フェーズ

SaaS導入の成否は、契約後のオンボーディング(利用開始までの立ち上げ)と定着の進め方で大きく変わります。契約して全員にアカウントを配っただけでは、多くの社員は今までのやり方を続けます。定着までを次の5つのフェーズに分けて、段階的に進めましょう。

フェーズ	目的	主な取り組み
1. 初期設定	安全に使える土台を作る	権限設計、認証設定、共有範囲の初期値の見直し
2. 先行利用	小さく試して課題を出す	1部署や少人数のチームで先に使い、つまずく点を集める
3. 全体展開	全員が使い始められる状態にする	説明会、簡易マニュアル、問い合わせ窓口の用意
4. 現場への浸透	日常業務の中で使われる状態にする	各部署の推進担当者の配置、旧来の方法の廃止
5. 振り返りと改善	効果を確認し運用を見直す	利用率と削減時間の確認、設定やルールの改善

1. 初期設定は「共有範囲の初期値」を必ず確認

初期設定で見落とされやすいのが、ファイルや予定の共有範囲の初期値です。SaaSによっては、初期状態で社内全体に公開される設定や、リンクを知っている人なら社外からでも閲覧できる設定になっている場合があります。全体展開の前に、どの情報を誰が見られるのかを確認し、必要に応じて初期値を絞っておきましょう。退職者や異動者のアカウントを誰がいつ停止するのかという手順も、このフェーズで決めておくと後から慌てずに済みます。IPAの手引きが「利用者の範囲を決める」「利用者の認証を厳格に行う」を運用のポイントに挙げているのも、この段階の作業にあたります。

2. 先行利用で「つまずきリスト」を作る

いきなり全社で使い始めると、同じ質問が一度に大量に寄せられ、担当者が対応しきれなくなります。まずはSaaSに前向きな1部署や少人数のチームで先行して使い、操作で迷った点や、既存の業務ルールと合わない点を「つまずきリスト」として集めます。このリストがそのまま全体展開時のマニュアルとよくある質問の元になります。つまずきは口頭やメモで集めると抜け落ちるため、報告の場所と書き方を先に決めておくのがコツです。

3. 全体展開は「最初の1週間」に集中して支援する

全体展開では、説明会で全機能を紹介するのではなく、「まずはこの2つの操作だけ覚えてください」と使う場面を絞るのが効果的です。例えばグループウェアなら「予定の登録」と「掲示板の確認」だけから始めるといった形です。利用開始直後の1週間は問い合わせが集中するため、担当者がすぐに回答できる体制を用意しておくと、最初の印象が良くなり定着しやすくなります。

4. 現場への浸透は「推進担当者」と「旧来の方法の廃止」で進める

情報システム担当や導入担当者だけでは、各部署の細かな使い方の相談まで目が届きません。各部署に1人ずつ、新しいツールへの抵抗が少なく周囲に教えることを苦にしない人を推進担当者として置くと、現場での簡単な質問はその場で解決できます。推進担当者は必ずしもITに詳しい人である必要はありません。

もう1つ効果的なのが、旧来の方法をやめる日を決めて周知することです。紙の申請書やExcelの共有ファイルが使える限り、慣れた方法に戻る人は必ず出てきます。「この日以降は紙の申請は受け付けない」と決めることで、SaaSが業務の標準になります。

5. 振り返りは「利用率」と「削減時間」の2つで見る

定着したかどうかは、契約したアカウントのうち実際に使われている割合(利用率)と、目的に掲げた業務の時間がどれだけ減ったか(削減時間)の2つで確認します。利用開始から1か月と3か月の時点で利用率を、半年の時点で削減時間を見ると、改善すべき点が見つけやすくなります。利用率が低い部署があれば、推進担当者を通じて理由を聞き、設定やルールを見直しましょう。

ここまでの5フェーズは、導入の連絡、質問の受け付け、推進担当者への依頼、つまずきの記録といった「人とのやりとり」で成り立っています。このやりとりを口頭やメール、個人宛のメッセージで続けていると、定着の進み具合が見えにくくなります。次のチェックで、いまの運用の状況を確認してみてください。

導入後によくある失敗パターン

SaaS導入の失敗は、製品そのものよりも、導入前の準備不足や導入後の運用の放置から起きることがほとんどです。よくあるパターンと、その対策を導入前後の状態で比べると次のとおりです。

失敗パターン	よくある状態(Before)	対策後の状態(After)
目的があいまいなまま導入	「便利そう」で契約し、効果を説明できない	対象業務と目標の数字を決め、導入前の数値を記録している
現場の意見を聞かずに選定	担当者だけで決め、現場にとって使いにくく定着しない	トライアルに現場の担当者が参加し、使いやすさを評価項目に入れている
既存システムとの連携の見落とし	同じ情報を2か所に入力し、導入前より手間が増えている	連携できるツールとデータの出し入れの方法を、選定時に確認している
オンボーディングの軽視	アカウントを配っただけで、一部の人しか使っていない	先行利用と説明会を経て、推進担当者が現場を支援している
二重管理の長期化	紙やExcelとSaaSの両方に入力し、手間が増えている	旧来の方法を廃止する日が決まり、SaaSが業務の標準になっている
部署ごとのSaaS乱立	似た機能のサービスを部署ごとに契約している	契約中のSaaSを台帳で一覧管理し、導入前に重複を確認している
契約条件の見落とし	使われていないのに自動更新され、費用だけ発生している	更新日の1から2か月前に利用率を確認し、継続か見直しかを判断している

特に注意したいのが、部署ごとのSaaS乱立です。SaaSは部署単位でも手軽に契約できるため、全社で把握しないうちに似たサービスが増え、退職者のアカウントが複数のサービスに残ったままになるといったセキュリティ上の問題も起きやすくなります。契約中のSaaSについて、契約部署、費用、更新日、利用人数、管理者を一覧にした台帳を作り、新しいSaaSを導入する前に台帳を確認する手順を組み込んでおきましょう。

もう1つは、担当者の異動や退職による引き継ぎの問題です。なぜそのSaaSを選んだのか、契約時にどのような条件を交渉したのか、過去にどんなトラブルがあったのかといった経緯は、文書に残していないと担当者と一緒に失われます。契約書類や設定内容、社内の利用ルールを共有フォルダにまとめておくことが、長く安定して使い続けるための土台になります。

さらに見落とされやすいのが、会社が認めていないツールを業務に使ってしまう「シャドーIT」です。導入が遅れたり、使いにくかったりすると、現場は手近な私用のチャットアプリなどで業務を回し始めます。Chatworkの導入事例では、フェイスラボ株式会社が、以前に個人のスマートフォンのプライベートチャットで業務の情報交換をしていた時期の課題を、次のように述べています(取材は2022年6月)。

退職者がプライベートチャットグループの中に居続けることがあり、プライベートチャットの転送機能を用いて機密情報の漏洩が発生するリスクが高い状態にありました。

Chatwork導入事例 フェイスラボ株式会社

同社は、業務で使うチャットを導入したうえで、プライベートチャットを業務に使うことを禁止し、プライベートと業務を切り分けるよう運用ルールを変更したと説明しています。SaaSを選ぶときは、製品の機能だけでなく、「業務の連絡はどのツールで行うか」「私用のアプリを業務に使ってよいか」も運用ルールとして同時に決めておくと、現場が非公式なツールに流れにくくなります。社内の連絡と依頼を業務用のチャットとタスクにまとめる方法を検討する場合は、先に紹介したChatworkのように、チャットとタスク管理を備えた製品の資料で、自社の運用に合うかを確認してみてください。

企業規模によって変わる導入の進め方

5つのステップと5つのフェーズの基本的な流れは企業規模を問わず共通ですが、時間をかけるべきポイントは規模によって異なります。

数名から数十名規模の企業では、担当者が1人で比較から契約まで短期間に判断できる反面、複数の目でリスクを確認する機会が少なくなりがちです。無料トライアルを積極的に使って実際の操作感を確かめる、契約前に利用規約の解約条件とデータの扱いだけは必ず読む、といった最低限の確認を省かないことが失敗を防ぐポイントです。オンボーディングは大がかりな研修を用意しなくても、使いながら覚える形で十分に機能します。

数十名から数百名規模の企業では、業務部門、情報システム担当、法務、経理など関わる部署が増え、各ステップの意思決定に時間がかかります。その分、オンボーディングのフェーズで「どの部署から順に展開するか」「推進担当者を誰にするか」を事前に設計しておくと、規模が大きくても定着を進めやすくなります。導入規模にかかわらず、最初の1つを小さく成功させ、その手順を次のSaaSに使い回すことが、全社的なSaaS活用を進める近道です。

社内だけで進めにくいときは、導入支援の使い方を決める

要件の整理、候補の選定、初期設定、データ移行など、社内だけでは手が回らない工程がある場合は、導入支援サービスや専門家に一部を任せる選択肢もあります。その場合も、任せる範囲を工程単位で切り分け、相談の前に目的と必須要件を自社で言葉にしておくと、提案の内容を比べやすくなります。依頼の前には、支援の範囲、費用の内訳、導入後に誰が運用を担うのかを文書で確認しましょう。支援を受けても、導入の目的を決めることと、定着まで見届けることは、社内の役割として残ります。

よくある質問(FAQ)

Q1. SaaS導入とは何ですか？

A. ソフトウェアを自社で購入・構築せず、インターネット経由のサービスとして契約し、業務で使い始めることです。契約だけでなく、アカウントと権限の設定、社内への説明、利用状況の確認までを含めて「導入」と考えると、定着まで見通しやすくなります。

Q2. SaaSの身近な例は何ですか？

A. IPAの手引きでは、財務会計・給与計算・労務管理などの経営管理、顧客管理・名刺管理・ECサイトなどの業務、表計算・グループウェア・電子メール・オンラインストレージなどのオフィス用途が例に挙げられています。総務省の令和7年通信利用動向調査では、ファイル保管・データ共有が73.3%で最も多く利用されています。

Q3. SaaS導入にはどれくらいの費用がかかりますか？

A. 製品・プラン・利用人数によって異なるため、一律の金額はお示しできません。初期費用、月額・年額の利用料、オプション、データ移行、教育・周知の工数、解約時の費用に分けて、候補ごとの見積もりで同じ項目を比べるのが基本です。最新の料金は各提供事業者の公式情報や資料で確認してください。

Q4. SaaS導入にはどれくらいの期間がかかりますか？

A. 対象業務の範囲や利用人数、データ移行の量によって変わります。小規模なSaaSを1部署に導入する場合でも、契約から利用開始までに1から2か月、定着の確認までにさらに3か月程度を見込んでおくと、無理のない計画を立てやすくなります。

Q5. 契約前に必ず確認しておくべきことは何ですか？

A. 契約期間と自動更新の条件、解約時のデータの扱い、データの保存場所、個人情報の取り扱いなどです。料金や契約条件は変更される場合があるため、最新の内容は提供事業者の公式情報で確認してください。

Q6. 導入したSaaSが社内で使われない場合はどうすればよいですか？

A. 部署ごとの利用率を確認し、使われていない理由を推進担当者を通じて聞き取ります。操作が難しい、旧来の方法が残っているといった原因に応じて、使う場面を絞った説明や、旧来の方法を廃止する日の設定を検討します。

まとめ｜SaaS導入で押さえる6つのこと

SaaS導入は、目的の明確化、比較検討、トライアル、契約・導入、オンボーディングと定着の5つのステップで進めるのが基本です。導入が手軽だからこそ、次の6つを行動に移してみてください。

1. 対象業務と改善したい数字を決め、導入前の現状の数値を記録する
2. 費用は金額ではなく内訳で書き出し、導入する範囲を1部署や1つの業務に絞る
3. 機能、セキュリティ、料金、サポート、トライアルの5つで候補を比較し、IPAの15項目で抜け漏れを確認する
4. 契約期間と自動更新、解約時のデータの扱い、個人情報の取り扱いを契約前に確認する
5. 初期設定、先行利用、全体展開、現場への浸透、振り返りと改善の5フェーズで定着を進め、利用率と削減時間で効果を確認する
6. 導入の質問や依頼の受け口を1か所に決め、必要に応じてChatworkのようなビジネスチャットの資料で自社の運用に合うかを検討する

最初の1つで導入と定着の型を作っておけば、その後のSaaS導入もスムーズに進められます。

参考文献

• 総務省「令和7年通信利用動向調査の結果」(2026年5月29日)
• IPA「中小企業のためのクラウドサービス安全利用の手引き」(中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン第4.0版 付録7)
• 総務省「クラウドサービス利用・提供における適切な設定のためのガイドライン」(2022年10月)
• ISMAPポータル「政府情報システムのためのセキュリティ評価制度(ISMAP)」
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのQ&A」
• Chatwork導入事例 株式会社モリチュウ
• Chatwork導入事例 フェイスラボ株式会社