BPOとBPaaSの違いとは?SaaSとの関係・料金モデル・選び方を解説

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  • BPaaSの定義とBPO・SaaSとの違いがわかる
  • メリット・デメリットと料金モデルがわかる
  • 導入手順と社内に残る仕事の備え方がわかる

BPOとBPaaSの違いは、業務を動かす主役が人か、クラウド上の仕組みかという点です。BPOは委託先の人員が業務を代行する形が中心で、BPaaS(Business Process as a Service、ビーパース)はクラウド上のSaaSと運用代行をひとまとめにして、業務プロセスそのものをサービスとして利用する形を指します。BPaaSはBPOの一形態でもあり、SaaSの発展形でもあるため、違いが分かりにくくなっています。この記事では、BPaaSの定義、BPO・SaaSとの違い、使われやすい業務、メリットとデメリット、料金、選び方、導入手順と効果の確かめ方を整理します。

BPaaSを検討するとき、社内で先に整えたいことの診断

Q1. BPaaSの導入で、いちばん気になるのはどれですか?

目次

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  1. BPOとBPaaSの違い|定義・提供形態・社内に残る仕事
  2. BPaaSが注目される背景|クラウド利用の広がりと人材不足
  3. BPaaSを活用できる主な業務
  4. BPaaSのメリットとデメリット
  5. 料金モデルの違い|従量課金とサブスクリプション
  6. BPO・BPaaS・SaaSを選ぶ際の判断軸
  7. BPaaSの導入手順とサービスの選び方
  8. 導入でよくある誤解
  9. BPaaS導入の効果をどう確認するか
  10. よくある質問(FAQ)
  11. まとめ
  12. 参考文献

BPOとBPaaSの違い|定義・提供形態・社内に残る仕事

BPOとBPaaSの違いは、業務を動かす主役が人か仕組みかという点です。BPOは委託先の人員が自社の手順に沿って代行し、BPaaSは標準化された手順を組み込んだクラウドの上で、自動処理と人の作業を組み合わせて業務を進めます。

BPaaSとは

BPaaSとは、給与計算や経費精算、受発注、問い合わせ対応といった業務プロセスを、クラウド経由でサービスとして利用する形態です。海外の調査会社などは、クラウドから提供され、複数の利用企業が同じ基盤を共有することを前提に作られたBPOサービスとして説明しています。共通の仕組みを多くの企業で使う点が、従来のBPOとの分かれ目です。

比較項目 BPO BPaaS SaaS
提供されるもの 人員による業務の代行 クラウド上の仕組みと運用代行のセット クラウド上のソフトウェア
業務を実行する人 委託先の担当者 自動処理と委託先の担当者 自社の担当者
技術基盤 委託先または自社のシステム。データはメールやファイルで受け渡すことが多い 自社と委託先が同じクラウドを使い、データをその中で共有する 事業者が運営するクラウド
業務手順の決め方 自社の手順に合わせて個別に設計 サービス側の標準手順に自社を合わせる 自社で設定して運用
進み具合の見え方 定期報告で把握 画面上でその都度確認できる 自社で確認
主な料金の考え方 工数や体制に応じた個別見積もり 処理件数や利用人数に応じた従量課金、月額制 利用人数に応じた月額、年額

導入後に社内へ残る仕事と、手順をそろえる仕組みの選択肢

BPOでは担当部門が委託先とやり取りすれば業務が回りますが、BPaaSでは全従業員がクラウド上で直接申請や入力を行い、管理職が承認します。業務を外に出すと同時に、社内の全員が新しい操作と締め切りのルールを覚える必要が生じます。

新しい手順を全員に同じ内容で伝え、誰が理解したかを確かめる手段として、クラウド型のeラーニングがあります。インターネット経由で使えるため拠点や在宅勤務を問わず受講でき、手順が変わっても教材を差し替えて周知し直せます。役割の異なる3サービスを、商品ページで確認した内容で整理しました。

新しい手順を社内にそろえる仕組みの役割の違い

自社の状況を選ぶと、合うサービスが強調されます。優劣ではなく役割の違いで並べています

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向いている会社 自社の手順や社内ルールを、オリジナルの研修コースにしたい会社 受講者の管理と、テストによる理解度の確認をスムーズに行いたい会社 コンプライアンス研修を継続して実施したい会社
特徴 自社の資料や動画で研修コースを作成でき、学習管理(LMS)機能で進捗や理解度を確認できる CBTの技術を活かしたテスト機能があり、自社のオリジナル設問と用意済みの設問を1つのテストにまとめられる 法務・労務・情報領域の研修を提供し、ダッシュボードや自動リマインダーで受講状況を管理できる
注意したい点 手厚いサポートを受けられるのは充実サポートプランに限られる 事務局運営やカスタマーデスクを利用する場合はオプション扱い 費用は人数に応じた課金体系のため、問い合わせでの確認が必要
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BPOとBPaaSは対立する概念ではない

BPOとBPaaSは対立する概念ではありません。BPaaSは「クラウドを前提に作り直したBPO」ともいえ、広い意味ではBPOに含まれます。実際のサービスでは、BPO事業者がSaaSを組み合わせてBPaaSとして提供する場合も、SaaS事業者が運用代行を付け加えてBPaaSと呼ぶ場合もあります。名称よりも、上の表のどの列に近い中身なのかを確かめることが大切です。SaaS自体の種類はSaaSの種類を3軸で解説した記事で整理しています。

BPaaSが注目される背景|クラウド利用の広がりと人材不足

BPaaSが注目されているのは、クラウドの利用が広がったことと、クラウドを使いこなす人材が足りないことが重なっているためです。

1つ目の流れは、クラウド利用の広がりです。総務省の令和7年版情報通信白書では、全社での利用と一部事業所・部門での利用を合わせて、2024年末で80.6%の企業がクラウドサービスを利用しているとされています。2つ目は、DXを担う人材の不足です。独立行政法人情報処理推進機構(IPA)の「DX動向2025」に基づく分析では、日本企業の85.1%でDXを推進する人材が不足していると示されています。SaaSを契約しても設定や運用を担う人がいない、という企業にとって、運用まで任せられるBPaaSが選択肢になっています。

なお、BPaaSの市場規模については、民間の調査会社が複数の予測を公表しています。ただし、BPOやSaaSのどこまでをBPaaSに含めるかで数値に大きな開きがあり、BPaaSを公的な統計で測った数字も見当たりません。そのため本記事では金額を引用せず、広がりの方向性を示す上記の公的資料の数字にとどめます。

SaaS・PaaS・IaaSとの関係

クラウドの分類として広く参照される米国国立標準技術研究所(NIST)の定義では、サービスモデルはSaaS、PaaS、IaaSの3つとされています。BPaaSはこの3つには含まれておらず、公的な標準で定められた用語ではありません。SaaSの上に業務の運用まで載せたもの、と理解すると位置づけがつかみやすくなります。SaaSは道具を借りる形、BPaaSは道具と作業の両方を借りる形です。公的な定義がない分、事業者によってBPaaSと呼ぶ範囲に幅がある点には注意が必要です。3つの層の違いはSaaS・PaaS・IaaSの違いを整理した記事や、クラウドの全体像(XaaS)の記事で確認できます。

BPaaSを活用できる主な業務

BPaaSが使われやすいのは、手順が決まっていて毎月繰り返される業務です。給与計算、経費精算、請求書の処理、受発注、問い合わせの一次対応が代表例です。

業務 BPaaSで任せる範囲の例 社内に残る仕事の例
給与計算・年末調整 勤怠データの集計、給与の計算、明細の作成、年末調整の書類確認 従業員による勤怠の入力、書類の提出、最終的な承認
経費精算 申請内容と領収書の突き合わせ、支払データの作成 従業員による申請、管理職の承認、例外の判断
請求書の発行と受け取り 請求書の作成と送付、受け取った請求書のデータ化と仕訳の準備 取引条件の確認、支払いの承認
受発注の処理 注文データの入力と確認、納期の連絡 取引先との条件交渉、イレギュラーな注文の判断
問い合わせの一次対応 よくある質問への回答、受付内容の記録と振り分け 個別の事情が絡む案件の判断、対応方針の決定

任せる範囲はサービスによって異なります。表の内容はあくまで一般的な例であり、契約前に、どこまでが事業者の作業で、どこからが社内の作業なのかを書面で確認しておくことが欠かせません。

向かない業務の見分け方

法改正への対応が必要な人事労務や経理は、仕組みの更新まで事業者に任せられる場合があり、BPaaSと相性がよい分野です。一方、取引先ごとに条件が違う交渉や、判断基準が頻繁に変わる業務は、標準化された手順に載せにくく、個別設計のBPOか社内対応のほうが合います。1つの会社の中でも、定型の部分はBPaaS、例外の多い部分はBPOや社内、というように組み合わせるのが現実的です。

最初に移す業務の選び方

複数の業務に候補がある場合は、次の4つの問いに「はい」が多い業務から始めると、失敗しにくくなります。

  1. 手順が文書で説明でき、担当者が変わっても同じ結果になるか
  2. 毎月または毎週、決まった頻度で発生しているか
  3. 例外処理が全体の一部にとどまり、判断基準を言葉にできるか
  4. 処理にかかった時間や差し戻しの件数を、導入前に数字で記録できるか

4つとも「はい」の業務は、BPaaSと相性のよい定型業務です。反対に「いいえ」が多い業務は、先に社内の手順を整理してから委託の形を考えるほうが、導入後の手戻りを避けられます。

BPaaSのメリットとデメリット

BPaaSのメリットは、運用の負担を減らして手順を標準化できる点で、デメリットは、標準手順に自社を合わせる必要があり、解約時の移行に手間がかかる点です。両面を並べて確認します。

観点 メリット デメリット・注意点
社内の負担 定型業務の処理を任せられ、担当者が判断が必要な仕事に時間を回せる 従業員の入力や承認は社内に残り、全員が新しい操作を覚える必要がある
業務手順 標準化された手順で進み、属人化を避けやすい サービス側の標準手順に自社を合わせる必要があり、独自ルールは見直しが前提になる
進み具合の把握 クラウド上に処理状況が記録され、画面でその都度確認できる 見る指標を決めておかないと、記録があっても改善に使えない
業務量の変動 処理件数や利用人数に連動する料金なら、増減に合わせやすい 繁忙期に費用が想定を超えることがある
更新への対応 法改正や仕様変更への対応を、事業者が仕組みに反映する場合がある 範囲はサービスによって異なり、反映されない業務は社内で対応する
契約と解約 クラウドのため、導入の準備を比較的短くしやすい 仕組みと運用が一体のため、解約するとデータと手順の両方を移す必要がある

デメリットは、導入前の確認で多くを避けられます。標準手順に合わせられるか、社内に残る作業を担当者まで決められるか、解約後にデータを取り出せるかの3点を契約前に押さえておくと、導入後の想定外を減らせます。

料金モデルの違い|従量課金とサブスクリプション

BPOとBPaaSは、費用が何に連動して増減するかが異なります。BPOは委託先が確保する人員と工数が費用の土台になるため、業務範囲を決めたうえで個別に見積もるのが一般的です。BPaaSは共通の仕組みを多くの企業で使うため、処理件数や利用人数といった利用量に連動する料金が中心になります。

料金モデル 費用が決まる基準 向いている場面 注意点
個別見積もり(BPOに多い) 業務範囲、必要な人員と工数 自社独自の手順を保ったまま任せたい 業務量が減っても費用が下がりにくい
従量課金(BPaaSに多い) 処理した書類の件数、対応件数など 月ごとの業務量の差が大きい 繁忙期に費用が想定を超えることがある
月額固定のサブスクリプション(BPaaSに多い) 従業員数や利用アカウント数 毎月の業務量が安定している 利用が少ない月も同じ費用がかかる
併用型 基本料金に、一定量を超えた分の従量料金を加える 基本の業務量は読めるが、季節的な山がある 超過分の単価と上限の有無を確認する

見積もりで見落としやすい費用

BPaaSは初期費用を抑えやすいといわれますが、月額の料金表だけでは総額をつかめません。見積もりの段階で次の点を確かめておくと、契約後の想定外を減らせます。

  • サービスで使うSaaSの利用料が料金に含まれるか、別途契約が必要か
  • すでに自社で契約しているSaaSをそのまま使えるか、事業者指定のSaaSへの乗り換えが必要か
  • 過去データの移行や初期設定の費用
  • 標準手順に当てはまらない例外処理や、急ぎの対応を頼んだ場合の追加料金
  • 解約後にSaaSとデータを自社で使い続けられるか、取り出しに費用がかかるか

具体的な金額はサービスや業務範囲によって大きく異なり、時期によっても変わります。比較する際は、1年分の業務量を当てはめて総額を試算し、同じ条件でBPOの見積もりと並べると判断しやすくなります。

BPO・BPaaS・SaaSを選ぶ際の判断軸

3つのどれが優れているかではなく、業務の性質と自社の体制に合うかで選びます。判断の軸は、標準化できるか、社内に運用できる人がいるか、業務量がどう変動するか、社内に何が残るか、の4つです。

判断軸 BPOが向く BPaaSが向く SaaSが向く
業務の標準化 自社独自の手順や例外判断が多い 手順を標準に合わせられる定型業務 標準化でき、自社で回せる
社内の運用人材 実務の担当者が足りない 実務の担当者もシステムに詳しい人も足りない 設定と運用を担える人がいる
業務量の変動 安定していて体制を固定しやすい 月や季節による増減が大きい 利用人数の増減で対応できる
社内に残る仕事 依頼内容の指示と成果物の確認 従業員による入力と申請、承認、例外の判断 業務のすべて

見落とされやすい軸は「社内に残る仕事」

4つの軸のうち、比較の段階で抜けやすいのが社内に残る仕事です。BPOでは他の従業員の動きはあまり変わりませんが、BPaaSでは全従業員が直接申請や入力を行います。入力の誤りや申請の遅れが多いと、委託先からの差し戻しが増え、処理件数に連動する料金にも影響します。

導入時の説明会を1度開くだけでは、中途入社の人や異動した人に伝わらず、手順が変わった際の周知も追いつきません。操作手順を短い動画や確認テストにしてクラウド型のeラーニングに載せ、受講状況を把握できるようにしておくと、BPaaSの導入効果を安定させやすくなります。

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BPaaSの導入手順とサービスの選び方

BPaaSの導入は、業務の棚卸し、サービスの比較、対象を絞った移行、効果の確認の4段階で進めます。いきなり全業務を移さず、1つの業務から始めるのが基本です。

1. 業務を棚卸しして目的を決める

最初に、対象にしたい業務の現状を書き出します。月にどれくらいの件数があるか、誰がどの作業を担当しているか、例外処理はどれくらい発生するかを整理し、解決したい課題(処理が遅い、担当者に依存している、繁忙期に回らない等)を1つに絞ります。目的が曖昧なままだと、サービスを比べる基準も、導入後に見る指標も決まりません。

2. サービスの範囲と条件を比べる

候補のサービスは、次の項目を同じ表で比べます。名称がBPaaSでも、含まれる範囲は事業者ごとに違うためです。

確認する項目 確かめること
対応範囲 任せる作業と社内に残る作業が、書面で区別されているか
標準手順との差 自社の例外処理が、標準手順に収まるか。収まらない場合の扱いと費用
システム連携 会計や勤怠など、すでに使っているSaaSとデータをつなげられるか
情報管理 個人データの保管場所、アクセス権限、障害時のバックアップ、委託先への監督の方法
費用 料金モデル、SaaSの利用料の扱い、追加料金の条件を、1年分の業務量で試算できるか
契約終了時 データの取り出し方法と、解約後のSaaSの扱い

3. 対象を絞って移行を進める

一部の業務や部門から始め、数か月運用して手順の抜けを洗い出してから範囲を広げます。この段階で、従業員への周知方法も固めます。誰に、いつまでに、どの操作を覚えてもらうかを一覧にし、説明会だけに頼らず、後から見返せる教材を用意しておくと、中途入社の人や異動した人にも同じ内容を届けられます。

4. 導入後の効果を確認して改善する

導入後は、導入前に記録した指標と同じもので比べます。指標の考え方は、後ほど「BPaaS導入の効果をどう確認するか」で整理します。

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導入でよくある誤解

BPaaSは新しい言葉のため、期待が先行して実態とずれた理解のまま導入が進むことがあります。よくある誤解と、実際のところを整理しました。

よくある誤解 実際のところ 対策
BPaaSにすれば丸投げできる 従業員の入力、管理職の承認、例外の判断は社内に残る 社内に残る作業と担当者を導入前に書き出す
BPaaSはBPOより必ず安い 業務量や例外処理の多さによっては、BPOや社内対応のほうが総額を抑えられる場合がある 1年分の業務量で総額を試算して比べる
今の業務手順のまま移行できる サービス側の標準手順に自社を合わせることが前提になる 独自ルールをやめられるかを先に社内で決める
クラウドだからセキュリティは事業者任せでよい 個人データの取扱いを委託する場合、委託元にも委託先を監督する責任がある 業務を行う体制と、使うSaaSの両面で安全管理を確認する
合わなければすぐ乗り換えられる 仕組みと運用が一体のため、解約するとデータと手順の両方を移す必要がある データの取り出し方法と解約後のSaaSの扱いを契約前に確認する

委託元に残る個人情報の監督責任

給与や人事、顧客対応の業務には個人データが含まれます。個人情報の保護に関する法律(個人情報保護法)第25条は、個人データの取扱いを委託する場合、委託元が委託先に対して必要かつ適切な監督を行うことを求めています。個人情報保護委員会のガイドライン(通則編)では、その内容として、適切な委託先の選定、委託契約の締結、委託先における取扱状況の把握が示されています。この考え方はBPOでもBPaaSでも変わりません。BPaaSの場合は、業務を担う事業者の体制に加えて、基盤となるSaaSのデータ保管場所やアクセス権限、障害時のバックアップについても確認しておくと安心です。

なお、本記事は一般的な情報提供を目的としたもので、個別の契約や法令の適用についての法的助言ではありません。具体的な判断にあたっては、最新のガイドラインを確認し、必要に応じて弁護士などの専門家に相談してください。

委託先の監督は契約書と体制の確認で終わりません。BPaaSでは自社の従業員もクラウド上で個人データを扱うため、社内の全員が同じ基準で個人情報や情報セキュリティの扱いを学べる場も必要です。ルールを文書にしても読まれなければ守られず、研修の受講記録は、監督を行っていることの確認材料にもなります。コンプライアンス研修に特化したeラーニングの一例が、OneCompliance(ワンコンプライアンス)(株式会社Oyster)です。法務・労務・情報領域の研修を提供し、個人情報保護法や情報セキュリティのコンテンツが用意されています。ダッシュボードや自動リマインダーで受講状況を管理でき、法改正などに合わせて内容が更新されます。一方で、費用は受講人数に応じた課金体系のため、問い合わせでの確認が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

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BPaaS導入の効果をどう確認するか

BPaaSは処理状況がクラウド上に記録されるため、BPOに比べて効果を数字で追いやすい利点があります。導入前の状態を記録しておき、同じ指標で導入後と比べるのが基本です。指標は、委託先の働きを見るものと、社内の定着を見るものの両方を用意します。

見る対象 指標の例 読み取れること
処理の速さ 申請から処理完了までの日数、月次の締めにかかる日数 データの受け渡しがなくなった効果
処理の正確さ 修正が発生した件数、やり直しの件数 委託先と仕組みの品質
社内の工数 担当部門が対象業務に使う時間 本来の業務に時間を回せているか
費用 1件あたりの処理費用、追加料金の発生額 料金モデルが業務量に合っているか
社内の定着 差し戻し率、期限内の申請率、社内からの問い合わせ件数 従業員が新しい手順どおりに動けているか

確認は、導入から3か月ほどは月に1回、その後は四半期ごとに行うと、問題を早めに見つけられます。数字が思うように改善しないとき、原因が委託先にあるとは限りません。差し戻し率が高い、特定の部署だけ申請が遅い、同じ質問が繰り返し届くといった状況は、社内への手順の周知が足りていない合図です。この場合は、差し戻しの多い項目に絞った短い教材を作り、対象の部署に受講してもらうと、効果が表れやすくなります。

1つの業務で成果が出たら、その進め方を他の業務や拠点へ広げていきます。このとき、最初の業務で作った教材と受講管理の仕組みがそのまま土台になります。業務を外に出す仕組みと、社内に手順を浸透させる仕組みを対で整えておくことが、BPaaSの効果を一時的なものに終わらせないための要点です。

教材を配って終わりにせず、研修のあとに理解度を確かめたい場合の一例が、SAKU-SAKU Testing(株式会社イー・コミュニケーションズ)です。CBTの技術を活かしたテスト機能が中心で、動画やスライドで学んだあとに確認テストを出せます。自社のオリジナル設問と用意済みの設問を1つのテストにまとめられ、受講状況や結果はリアルタイムで集計されます。差し戻しの多い項目だけを確認するテストを作る、といった使い方が考えられます。一方で、事務局運営やカスタマーデスクを利用する場合はオプション扱いです。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

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SAKU-SAKU Testing 導入事例(メディカル・データ・ビジョン株式会社) 出典:導入事例ページ

よくある質問(FAQ)

Q1. BPOとBPaaSの違いは何ですか?

A. BPOは委託先の人員が業務を代行する形が中心で、BPaaSはクラウド上のSaaSと運用代行をセットにして業務プロセスをサービスとして利用する形です。BPaaSでは自社と委託先が同じクラウドを使うため、データの受け渡しが不要になり、進み具合を画面上で確認できます。

Q2. BPaaSとは何ですか?

A. BPaaS(Business Process as a Service)は、給与計算や経費精算などの業務プロセスを、クラウド上のSaaSと運用代行のセットとして利用するサービスです。公的な標準で定められた用語ではなく、事業者によって含まれる範囲が異なるため、契約前に任せる範囲を書面で確認する必要があります。

Q3. BPaaSとSaaSの違いは何ですか?

A. SaaSはクラウド上のソフトウェアを借りて、自社の担当者が業務を行う形です。BPaaSはソフトウェアに加えて、業務の実行そのものも事業者に任せます。SaaSを導入したものの運用する人が足りない場合に、BPaaSが選択肢になります。

Q4. BPaaSの料金はどのように決まりますか?

A. 処理件数に応じた従量課金、従業員数などに応じた月額固定のサブスクリプション、両方を組み合わせた併用型が一般的です。SaaSの利用料が含まれるか、例外処理の追加料金があるかで総額が変わるため、1年分の業務量で試算して比べることをおすすめします。

Q5. 企業ではどのような業務にBPaaSを使いますか?

A. 給与計算、経費精算、請求書処理、受発注、問い合わせの一次対応など、手順が決まっていて繰り返し発生する業務が中心です。実務の担当者とシステムに詳しい人の両方が不足している企業や、業務量の増減が大きい企業で検討しやすい形で、例外判断が多い業務はBPOや社内対応が合います。

Q6. BPaaSを導入するときの注意点と、導入後に社内で必要になることは何ですか?

A. 標準手順に自社を合わせる必要があること、解約時にデータと手順の両方を移す必要があること、個人データを扱う場合は委託元にも委託先を監督する責任があることが注意点です。導入後は、従業員がクラウド上で直接申請や入力を行うため、全員に新しい操作手順と締め切りを周知します。操作手順を教材にしてクラウド型のeラーニングで配信し、受講状況と差し戻し率をあわせて確認すると、手順が定着しているかを把握しやすくなります。

まとめ

BPOとBPaaSは、業務を外部に任せる点は同じでも、動かす主役と社内に残る仕事が異なります。最後に、行動につなげるための要点を整理します。

  1. BPOは人員による代行、BPaaSはクラウド上の仕組みと運用代行のセット、SaaSは道具の利用。BPaaSは広い意味でBPOの一形態にあたる。
  2. BPaaSは自社と委託先が同じクラウドを使うため、データの受け渡しがなくなり、進み具合をその都度確認できる。
  3. 料金は、BPOが工数に基づく個別見積もり、BPaaSが従量課金や月額固定が中心。SaaS利用料や例外処理の追加料金を含めた総額で比べる。
  4. 標準化できるか、運用人材がいるか、業務量の変動、社内に残る仕事の4つの軸で選び、業務ごとに組み合わせる。
  5. 1つの業務から始め、導入前に記録した指標と同じもので導入後を比べる。差し戻し率などで定着を確かめる。
  6. BPaaSでは従業員全員の入力と申請が成果を左右するため、手順を教材にして全員に届け、理解度を確かめる仕組みとして、クラウド型のeラーニングの資料を取り寄せて比較する。

参考文献

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