シフト管理システムのおすすめ7選｜選び方や注意点を詳しく解説

シフト管理システムとは、シフトの作成や調整、申請などを一括で行えるシステムのことです。シフトの重複を防いだり、複雑なシフトを容易に作成したりできます。本記事では、シフト管理システムの選び方と導入時の注意点を解説し、おすすめのシフト管理システムを紹介します。

目次

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1. シフト管理システムでシフト作成・申請の負担軽減
2. シフト管理システムの種類
3. シフト管理システムは勤務形態・機能・労働基準法への対応で選ぶ
4. シフト管理システム選びで重要な3つのポイント
5. シフト管理システム選びのその他の比較ポイント
6. おすすめのシフト管理システム7選
7. シフト管理システムの導入の仕方と注意点
8. まとめ

シフト管理システムでシフト作成・申請の負担軽減

シフト管理システム・シフト管理ツールは、従来のエクセルなどのスプレッドシートと比較して、効率的な人材スケジュール管理を可能にするツールです。従業員のシフト情報を一元化し、自動的にシフトを作成したり変更を通知したりできます。

また、シフトの重複やエラーを防ぎ、シフト希望や休暇の調整も簡単に行えます。従業員は専用ポータルからシフトを確認できるため、シフトを作成する管理者だけでなくアルバイトなどの従業員にもメリットがあるシステムです。

シフト管理システムの種類

シフト管理システムには、シフト作成を中心に管理するタイプや勤怠管理と一体化したタイプなどがあります。自社の業務内容や現在の管理方法に合ったタイプを選ぶことで、必要な機能を過不足なく利用できるでしょう。ここでは、代表的な3つのタイプを解説します。

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シフト作成に特化したタイプ

シフトの希望収集や作成、共有など、シフト管理業務の効率化を重視したタイプです。紙やExcelなどでシフトを作成している企業でも導入しやすく、管理者の作業負担を軽減できます。

特に、アルバイトやパートなど、シフト希望を提出する従業員が多い企業に適しています。勤怠管理などの機能をすでに別のシステムで利用している場合は、シフト管理に必要な機能に絞って導入できる点もメリットです。

勤怠管理と一体になったタイプ

シフトの作成だけでなく、出退勤の打刻や勤務時間の集計なども一元管理できるタイプです。シフトと実際の勤務状況をまとめて管理したい企業に適しています。

すでに勤怠管理システムを利用している場合は、既存システムとの連携が可能か確認しましょう。新たにシステムを導入する場合は、シフト管理から勤怠管理まで1つのシステムで対応できるかを比較すると、管理方法を整理しやすいです。

業種・勤務形態に特化したタイプ

飲食店や小売店、医療・介護など、特定の業種・勤務形態に合わせた機能を備えたタイプです。業種によって必要な人員や勤務条件が異なるため、自社特有のシフト管理に対応できるシステムを選びやすくなります。

例えば、夜勤がある場合や、資格・職種などを考慮して人員を配置する必要がある場合は、これらの条件に対応できるかを確認しましょう。

シフト管理システムは勤務形態・機能・労働基準法への対応で選ぶ

シフト管理システムを選ぶポイントは、勤務形態・機能・労働基準法への対応の3つです。従業員の雇用形態に応じた機能と、法令遵守をサポートする機能を重視して選びましょう。

これらのポイントを考慮することで、効率的なシフト管理と法令順守を実現できます。次の章では、シフト管理システムを選定する際に重要な3つのポイントについて解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 勤務形態や業種に合っているか
2. 自社に必要な機能が備わっているか
3. 労働基準法に自動対応しているか

【その他の比較ポイント】

1. 誰でも使える操作性か
2. サポート体制が充実しているか
3. 費用やユーザー数は妥当か
4. 無料プラン・トライアルがあるか

シフト管理システム選びで重要な3つのポイント

勤務形態や業種に合っているか、自社に必要な機能が備わっているか、労働基準法に自動対応できるかといった3つのポイントを考慮しつつ、自社の規模やニーズに適合したシフト管理システムを選び、業務の効率化を図りましょう。

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勤務形態や業種に合っているか

シフトは、業種や勤務形態によって作成する方法が異なります。例えば、飲食業では需要に応じて柔軟にシフトを組む必要があるため、シフト制が多いです。一方、製造業や医療業界では固定制が多く、従業員のスキル・専門性を考慮してシフトを組まなければなりません。

シフト制と固定制の従業員が一緒に働く場合、シフト管理システムは両方の勤務形態に柔軟に対応できる必要があります。業種や勤務形態に合ったシステムを選ぶことで、スムーズなスケジュール調整が可能です。

1日単位・時間単位で対応できるか

夜勤・日勤、早番・遅番などの異なる勤務形態が存在する場合、シフト管理は非常に複雑になります。1日単位でのシフト作成に対応できれば、曜日ごとに来客数が大きく変動する飲食店などでも柔軟にシフトを作成可能です。

また、時間単位の対応があれば、より詳細なシフト設定が可能で、夜勤や遅番といった勤務時間に合わせたスケジューリングもできます。なお、従業員の勤務形態が多様である場合、シフト管理システムは1日単位と時間単位の両方をサポートする必要があります。

両方の対応能力があれば、夜勤・日勤、早番・遅番などのシフトを正確に管理し、従業員と企業のニーズに合わせた効率的なシフト作成が可能となります。

細かい条件でシフト設定ができるか

日時だけでなく、従業員のスキルやタスクなどの細かい条件を考慮することで、より効率的なシフト作成が可能です。例えば、飲食店ではホールとキッチン、ドラッグストアでは薬剤師と一般スタッフなど、タスクやスキルの有無などを考慮しなければなりません。

スキルやタスクを踏まえたシフト作成ができるシステムであれば、シフト作成作業を大幅に効率化できます。そして、特別な要望や制約条件にも対応するシステムであれば、従業員のニーズにも柔軟に対応可能です。

自社に必要な機能が備わっているか

必要な機能が備わったシフト管理システムを選ぶことで、効率的なスケジュール作成が行えます。従業員の希望やスキル、勤務形態などを細かく考慮してシフトを作成できるため、人員配置の最適化と業務の効率化が実現可能です。

バランスの取れたシフトが組まれることで、ワークライフバランスの改善やモチベーションの向上につながります。以下では、利便性の高い2つの機能について解説します。

シフト共有機能

シフト共有機能は、従業員間や管理者と従業員との間でシフト情報を簡単に共有できる機能です。従業員はオンライン上で自分のシフトを確認できるため、勤務日程の把握が容易になります。

また、共有されたシフトをリアルタイムに更新し、変更や休暇のリクエストが迅速に反映されます。コミュニケーションの円滑化を図りつつ、スケジュールの調整が容易となり、従業員のモチベーション向上やワークライフバランスの改善にも役立ちます。

他ツール連携機能

他ツール連携機能では、シフト管理システムと勤怠管理システムを連携させることで、従業員の出勤・退勤時刻や休暇申請を自動的に反映可能です。これにより、正確な勤怠管理が実現し、給与計算の精度向上と時間の節約が図れます。

また、LINE連携によってシフト変更や休暇承認の通知をリアルタイムで行えます。LINEは日常的に使用するSNSであることからコミュニケーションが円滑になり、スケジュールの調整や問題の解決を早められるのが特徴です。

労働基準法に自動対応できるか

労働基準法には労働時間、休憩時間、残業規制、休日制度など、細かい規定があります。システムが法令を自動的に反映し、シフト作成や勤怠管理を適切に行うことで、法令違反のリスクを軽減できます。

そして、適正な労働時間や休息時間の確保により、労働者の健康とモチベーションの向上を図れます。さらに、システムが残業や休日出勤の制御を行うことで、労働時間の過剰な増加を防ぎながら生産性を高められるのもメリットです。

労働基準法に対応したシステムの選択は、企業の健全な経営と従業員の福祉の確保につながります。

シフト管理システム選びのその他の比較ポイント

シフト管理システムを選ぶ際は、重要な3つのポイント以外にも比較すべきポイントがあります。ここでは、シフト管理システムを選ぶポイントとして、その他の比較ポイントについて解説します。

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誰でも使える操作性か

シフト管理システムを選ぶ際は、誰でも使える操作性に優れたシステムを選択しましょう。使い勝手が悪いシステムでは、シフトの確認や申請が難しくなり、ミスと混乱が生じる可能性があります。

従業員のモチベーション低下やスケジュールの不整合が生じた場合、生産性にも影響を与えます。対して、使いやすいシステムはシフトの把握や変更申請がスムーズに行えるため、ミスとコミュニケーション不足を減らし、効率的な業務遂行を実現可能です。

また、担当者側もシステムの操作性が優れていれば、シフトの管理や変更対応が容易になり、スタッフとのコミュニケーションが円滑化します。総合的な利便性を考慮し、従業員と担当者の双方が使いやすいシフト管理システムを選ぶことが重要です。

サポート体制が充実しているか

導入・運用時にはトラブルや疑問が生じることがあるため、提供元のサポート範囲や問い合わせ方法の確認が必要です。サポートが充実している場合、導入前の相談やデモンストレーション、システムのカスタマイズなど、導入段階からのサポートに期待できます。

運用中に生じる問題・質問への対応がスピーディーかつ丁寧であれば、業務の円滑化やトラブルの早期解決につながります。

費用やユーザー数は妥当か

一般的に、プランに応じて料金や機能・利用範囲が変わります。無料プランや低価格プランでは一定の機能に制限があり、多機能・高機能なものは高額であることが多いです。

シフト管理システムのほとんどがクラウド型で、ユーザー数によって月額料金が変動する料金体系のシステムもあります。システムごとに必要なコストが大きく異なるため、予算を考慮しながら無理なく利用を継続できるものを選びましょう。

無料プラン・トライアルがあるか

無料プランはシステムの基本機能を利用できるため、初めての導入や小規模な企業に適しています。利用料がかからず、コストを抑えながらシステムの機能や使い勝手を評価できます。

トライアルは、有料プランを申し込む前に一定期間システムを試すことができ、利用可能期間が決まっている代わりに機能には制限がないケースが多いです。実際の運用に近い状況で利用できるため、システムが自社ニーズに合っているかを検討しやすいでしょう。

これらの試用期間を通じてシステムの適性やメリットを把握することで、最適なプラン選択が可能です。無料プランやトライアルは積極的に活用し、自社に適したシステムを選定しましょう。

おすすめのシフト管理システム7選

シフト管理システムの導入の仕方と注意点

シフト管理システムの導入は、効率的な人材スケジュール作成と業務効率化を実現する重要なステップですが、注意点もあります。シフト管理システムの導入には、計画的な準備が必要です。ここでは、シフト管理システムの導入の仕方と注意点について解説します。

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自社の導入目的を明確にする

シフト管理システムを導入する際、まずは自社の導入目的や求める要件を明確にしましょう。各システムは、特定の業種に特化したものやシフトの作成・管理に適しているもの、勤怠管理システムにシフト管理機能が加わったものなど、特徴が異なります。

また、シフト希望の提出・収集やシフト表の自動作成、シフトの調整など、備わっている機能もシステムによって異なるため、自社の導入目的に合った機能を備えたシステムの選定が必要です。

自社の導入目的や求める要件を洗い出すことで、選定するべきシステムの特徴や必要な機能を絞り込めるでしょう。

無料トライアルでテスト運用を行う

無料トライアルでは、システムの機能性や操作性などを確認できます。実際の運用に近い環境でテストできるため、機能の過不足や操作性だけでなく、本格的に導入するまでにどのような準備が必要なのかなどが明確になります。

その結果、本格導入前に課題を解決したり準備を済ませたりでき、スムーズな導入が可能です。

費用対効果を確認する

費用対効果とは、投じたコストに対して得られた効果のことです。シフト管理システムを導入する際は、初期費用の他にランニングコストも必要になるため、予算を明確に把握して無理なく運用できるシステムを選定しましょう。

その際、機能性とコストのバランスが重要です。基本的に、機能性が豊富なほどコストも高額になる傾向にあるため、必要な機能を絞り込むことで無駄なコストを抑え、費用対効果の高い運用が可能になります。

従業員向けの説明会を開く

従来の紙などのシフト管理からシステムへの移行は、戸惑いを抱く従業員が出る可能性があるため、導入目的やメリットを丁寧に説明しなければなりません。説明会を通じて、従業員にシステムがもたらすメリットを理解してもらい、導入の意義を共有することが大切です。

システムの導入目的として、業務効率化やヒューマンエラーの削減、従業員の働きやすさ向上を挙げつつ、スケジュール管理の容易化・適切なシフト調整につながることを説明します。従業員の理解と協力を得ることで、システムの効果的な運用が実現できます。

ワークフローの見直しや操作方法の周知

シフト管理システムの導入に伴い、シフトの提出方法や変更時の申請など、従来のワークフローとシステムの連携に変更が生じる可能性があるため、ワークフローの見直しと操作方法の周知が必要です。

変更に関する周知が不十分な場合、操作を誤って申請が正しくできていないようなトラブルが起きるでしょう。これでは、シフト管理業務を効率化するためのシステムがかえって負担を増やす原因になるため、周知を徹底しましょう。

セキュリティ対策を見直す

シフト管理システムを導入する際は、ワークフローだけでなくセキュリティ対策も見直しましょう。

従来の紙でのシフト管理では、主に紙の扱いについてのセキュリティ対策が必要でしたが、システムでのシフト管理は紙を使用しないため、これまでのセキュリティ対策は不要となります。

一方、シフト管理システムはインターネットを通じてシフトを管理することから、主にインターネットに関するセキュリティ対策を整えなければなりません。そのため、セキュリティ対策が十分に講じられているシステムを選ぶのも有効です。

まとめ

シフト管理システムの導入により、シフト作成・申請の負担が軽減され、効率的なスケジュール管理が実現できます。シフト管理システム選びで重要なポイントは、勤務形態や業種に合っているか、必要な機能が備わっているか、労働基準法への対応の3つです。

導入前は、無料トライアルでシステムのテスト運用を行い、機能や操作性を確認できます。また、従業員向けの説明会を実施し、システムの導入目的やメリットを共有することで、スムーズな移行とシステムの効果的な運用を実現しましょう。

シフト管理システムの導入は、効率的なスケジュール管理と従業員満足度向上に不可欠なツールです。適切なシステム選びと計画的な準備・導入を行い、業務の効率化とスムーズな運用を目指しましょう。