おすすめの予約システム12選｜選び方や導入時の注意点を詳しく解説

予約システムとは、予約の受付や変更・キャンセルなどの予約情報や顧客情報の管理ができるシステムのことで、予約の重複を防げたりWeb上で予約が完了したりと、企業だけでなく顧客にとってのメリットもあります。本記事では、おすすめの予約システムとその選び方を解説します。

目次

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1. 予約システムで予約管理・対応を自動化
2. 予約システムは機能・導入実績・操作性で選ぶ
3. 予約システム選びで重要な3つのポイント
4. 予約システム選びのその他の比較ポイント
5. おすすめの予約システム12選
6. 予約システムの導入の仕方と注意点
7. まとめ

予約システムで予約管理・対応を自動化

予約システムは、予約の受付や予約内容の変更・キャンセルといった予約情報と顧客情報を管理することができるシステムです。従来、電話等で予約を受け付ける場合、営業時間外の対応が難しい上に、顧客管理を手作業で行う必要がありました。

また、個人経営の店舗などで人手が限られている場合、営業時間中でも電話に出ることができず、機会の損失といった問題もあります。

予約システムは24時間受付ができるため、顧客から予約があった際の対応や予約情報の記録を自動化することが可能です。予約システムを導入することで、予約管理や予約対応を自動化することができ、業務効率化や工数削減効果に期待ができます。

予約システムの導入に向いている業界・業種

予約システムは、予約が発生するあらゆる業界・業種に導入されています。その中でも特に予約システムの利用がおすすめな業界や業種を、以下にまとめました。

1. 病院やクリニック
2. 美容院やネイルサロン
3. 会員制のジム
4. ホテルや旅館

上記のような、予約してから来店することが多い場合に使用されることが多いです。もちろん、これらに当てはまらない企業でも予約システムを活用することは可能です。

予約システムは機能・導入実績・操作性で選ぶ

自社にマッチする予約システムを選定するにあたって、特に着目したいポイントは3つあります。必要な機能が搭載されているか・導入実績が豊富か・操作性が高く使いやすいかといった観点でシステムを選ぶことをおすすめします。

次の章では、予約システム選定時に着目すべきポイントについて詳細を解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 必要な機能が揃っているか
2. 自社と似た業種で導入実績があるか
3. 利用者・担当者が使いやすいか

【その他の比較ポイント】

1. 他アプリと連携できるか
2. モバイルデバイスに対応しているか
3. セキュリティ対策は万全か
4. サポート体制は充実しているか

予約システム選びで重要な3つのポイント

予約システム選びで特に重要な3つのポイントを解説していきます。

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必要な機能が揃っているか

予約システムを選ぶ際、自社に必要な機能が搭載されているか確認することが必要です。予約システムによって搭載されている機能や特徴は異なるため、導入目的を果たすために必要な機能が搭載されているか導入前に確認しておきましょう。

例えば、美容院を予約する際にスタッフを指名する機能があるシステムもあれば、スクールを予約する際に振替予約をすることができるシステムもあります。システムによって細かい機能に違いがあるため、自社に必要な機能を確認しましょう。

また、次に紹介する機能が搭載されているかを確認する必要があります。確認すべき機能は、決済機能・顧客管理機能・予約管理機能の3つで、これらの機能が搭載されているシステムは利便性が高いと言えます。各機能について、詳細を解説していきます。

決済機能

まずは、決済機能の有無を確認しましょう。決済機能は、Web上で予約をする際に、クレジットカードや電子マネーといった方法での支払いを可能にする機能です。

来店時に現金を徴収する手間をかける必要がなくなり、料金の未回収リスクを低減することも可能になります。Web予約時に決済が完了し店舗で会計をする手間がなくなることで、利用者のストレス軽減にも繋がります。

また、事前に決済を完了させることで、顧客の無断キャンセルを抑止することにもなり、店舗運営にあたって売上毀損のリスク低減にも貢献します。

なお、予約システムに搭載されている決済方法はクレジットカード等の方法が一般的ですが、システムによって利用可能な決済方法が異なります。中にはPayPalにのみ対応しているシステムもあるため、決済方法の確認はしておきましょう。

顧客管理機能

顧客管理機能が搭載されているかも確認しましょう。顧客管理機能では、予約があった際に顧客の情報を蓄積し、顧客分析をすることが可能です。

管理できる顧客の情報としては、年齢・性別・居住エリアといった一般的な情報から、予約頻度・支払い金額といった予約や利用の傾向も管理することができます。顧客情報を分析することで、顧客満足度の向上や集客施策に活かすことが可能になります。

システムによってはGoogleアナリティクスのタグを埋め込むことも可能で、より詳細な顧客情報を蓄積し分析することもできます。マーケティング施策に活用したい場合、どのような顧客情報を管理できるか確認しておきましょう。

予約管理機能

予約管理機能は、顧客からの予約を管理するための機能です。予約システムに搭載されている予約管理機能には、予約受付・予約変更受付・予約連絡を行う機能があります。

予約受付では、利用者からの予約をWeb上で受け付けることができます。多くの予約システムはカレンダー型の予約ページを用意しており、顧客が予約したい日時を選ぶだけで予約を完了させることができます。

リアルタイムで予約状況が反映されるため、空いている日時のみ表示される仕組みになっています。予約受付だけでなく、予約内容の変更やキャンセルを受け付ける機能も搭載されていることが多いです。

また、システムによっては予約日が近づいたタイミングで顧客にリマインドを行うことが可能で、売上損失を防ぐために便利な機能となっています。

ただし、システムによって予約ページのデザインが異なり、予約枠の設定方法や仮予約が可能かといった機能にも違いがあるため、どのような管理が行えるのか確認すべきです。

自社と似た業種で導入実績があるか

予約システムを比較検討する際、自社と近しい業界や業態の企業での導入実績があるか確認しておくことも重要です。

予約システムによって搭載されている機能や特徴が異なるため、自社に適した機能があるか確認しておく必要があり、類似企業での導入実績は判断材料になります。自社と近しい企業での導入実績があれば、業態との親和性や使い勝手が評価されている可能性が高いです。

予約システムによって、飲食店に特化したシステムやクリニックに特化しているシステム等、特徴が異なります。自社にマッチしたシステムを選ぶために、自社と近しい業態でよく利用されているシステムを選ぶことをおすすめします。

利用者・担当者が使いやすいか

予約を行う利用者と運用を担当する自社の担当者のそれぞれが使いやすいシステムを選ぶことも重要です。

予約システムの使いやすさやUIの質は、コンバージョンに影響します。予約システムが使いにくければ顧客が予約を実行する可能性が低くなり、売上や利益にも繋がりません。顧客視点で、シンプルで使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

また、予約システムを運用する担当者が使いやすいシステムかどうかも重要なポイントになります。予約システムでは顧客情報や予約情報を管理するため、担当者にとって使いにくいシステムを選んでしまうと、情報管理が煩雑になってしまいます。

予約システム選びのその他の比較ポイント

予約システムを選ぶ際に重要な3つのポイントを紹介しましたが、システム選定時に注目すべきポイントは他にもあります。この章では、予約システムを選ぶ際に着目すべきその他の比較ポイントについて解説していきます。

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他アプリと連携できるか

予約システムを選ぶ際は、集客システムやSNSと連携できるかを確認しましょう。予約管理システムでは予約情報を管理するだけでなく、顧客情報を蓄積することもできます。

蓄積したデータをもとに顧客情報を分析することができるため、集客システムと連携させることでマーケティング施策を強化していくことも可能になります。

また、SNSと連携できるかも確認しましょう。SNSの利用者数は年々増えているため、SNS経由で予約をしたり予約情報を確認できたりすれば、顧客の利便性も高くなります。

モバイルデバイスに対応しているか

モバイルデバイスに対応できるかの確認も必要です。PCだけでなくモバイルデバイスに対応できるかは、顧客の利便性を担保する上で重要になります。

多くの顧客は、スマートフォンやタブレットを利用しています。顧客はWeb上から予約をすることになるため、モバイルデバイスから操作することができれば顧客も予約しやすく、予約の獲得に繋がります。

セキュリティ対策は万全か

予約システムは顧客情報を取り扱うため、セキュリティ対策が万全かどうかも重要な要素です。顧客情報が流出してしまうと事業や経営にも影響するため、予約システムがどの程度のセキュリティ対策を施しているか確認しておきましょう。

セキュリティ対策を確認する際は、SSL対応・プライバシーマーク取得・ISMSクラウドセキュリティ認証があるかといったポイントを確認するのがおすすめです。

予約システムはクラウド上で顧客情報を管理するクラウド型のシステムも多いため、インシデントリスクが低いサービスを選ぶようにしましょう。

サポート体制は充実しているか

予約システムを選ぶ際、導入後のサポート体制が充実しているかも重要な確認ポイントです。

予約システムは顧客情報や予約情報の管理を効率化することができるシステムですが、顧客の使いやすさも重要なポイントです。予約システムの使い方等について疑問点が出た際、すぐに解消できるか確認しておきましょう。

予約システムの使い方について不明点がある際の窓口や、導入後の運用支援体制についても確認しておくことをおすすめします。

また、顧客が使いやすいように運用していくことも重要なポイントになるため、導入後のサポート範囲も確認しましょう。予約システムによっては専任の担当者が付き、活用についてアドバイスやノウハウを提供してくれる場合もあります。

特に予約システムの導入が初めての場合、予約フローを変更する必要も出てくるため、サポート体制がしっかりしているサービスであれば安心して導入できます。

おすすめの予約システム12選

予約システムの導入の仕方と注意点

予約システムを導入する際、いくつか注意点があります。導入した後、スムーズに使いこなすためには、導入前後での準備が重要です。ここからは、予約システム導入時の注意点について解説していきます。

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1. 利用者の年齢層からシステム化を検討

予約システムの導入を検討する際、事前に自社の顧客の年齢層を確認しておきましょう。若い年齢層の顧客が多ければ、利便性の高い予約システムを導入するメリットが大きいです。

しかし、高齢者の顧客が多ければ、予約システムでの予約をわずらわしく感じる顧客もいます。従来の電話等での予約方法に慣れていれば、予約システムの使い方が分からず、予約してもらえないリスクもあります。自社の利用者層を分析した上で、導入を検討しましょう。

2. 予約システムの導入方法を検討

予約システムの導入方法は複数あります。それぞれの導入方法を参考に、自社に合った導入方法を選びましょう。

まず、Webサイト上に予約画面のURLを設定するという方法があります。予約画面のURLを設定すれば、Webサイトから予約画面に遷移します。自社のWebサイトを大幅に変える必要がなく、URLを組み込むだけで設定できます。

次に、予約フォームのプラグインを埋め込むという方法です。WordPressで作ったWebサイトに、プラグインと呼ばれる機能を追加するツールを埋め込むことで、予約システムを簡単に設置することができます。

また、予約用サイトを開設する方法もあります。既存のWebサイトとは別に予約サイトを新たに開設するため、サイトのUIや動線を自由に設計することができます。

3. 無料トライアルテスト運用をしてから導入を検討

予約システムを導入する前に、無料トライアルで使用感を試すこともおすすめです。実際の予約画面や管理画面の操作性に問題がないか確認しておきましょう。

導入してみたものの、使い勝手が悪い・自社に必要な機能がないといったことが起こらないように、無料トライアルが可能な場合は利用して操作性を確認すべきです。

無料トライアルで使用感を確認する際は、顧客視点で予約完了までの一連の流れと、顧客情報や予約情報を管理しやすいかといった1つの観点で確認しましょう。

まとめ

予約システムは、店舗への来店予約やスクールでの来店予約をWeb上で簡単に行うことができるサービスです。

予約システムは24時間予約受付をすることができ、営業時間外でも予約を受け付けることができます。決済機能が搭載されているシステムも多く、事前キャンセルを防止することも可能です。

予約対応の自動化や、予約情報と顧客情報の管理の効率化に期待できます。多くのベンダーが予約システムを提供していますが、サービスごとに特徴が異なります。

自社の業態に合わせて、必要な機能が搭載されているサービスを検討する必要があります。本記事で紹介した予約システム選定のポイントや導入時の注意点を参考に、自社に最適なツールを選定しましょう。