saasって何？身近な例でわかる意味

「SaaS」という言葉を聞いても、自分が日常的に使っているどのサービスがSaaSにあたるのか、ピンとこないことがあります。SaaSの正体・仕組みそのものを詳しく知りたい場合はSaaSをわかりやすく解説した記事で整理しています。本記事では、それを踏まえたうえで、会計・共同作業・予約管理など具体的な身近な例を軸に、SaaSの使われ方を解説します。

目次

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1. SaaSって何?まずは身近な3つの例で見る
2. SaaSをひと言で説明すると
3. SaaSとクラウドは同じ?違いを整理
4. 会社でSaaSが使われる場面
5. SaaSを使う前に知っておきたい注意点
6. 業種別に見るSaaSの活用シーン
7. SaaS利用でよくある失敗パターン3つ
8. 複数のSaaSを使い始めたときに整理しておきたいこと
9. SaaSとパッケージソフト・自社開発システムの違い
10. SaaS導入にかかる費用の考え方
11. SaaSのセキュリティ面で確認しておきたいこと
12. よくある質問(FAQ)
13. まとめ｜今日からできる3つのこと

SaaSって何?まずは身近な3つの例で見る

会計アプリ、社内の共同作業ツール、予約管理システムという3つが、SaaSの身近な例です。いずれもブラウザからログインするだけで使え、日常的に触れているサービスの多くがSaaSに該当します。

SaaSをひと言で説明すると

SaaSとは、インターネット経由で使うソフトウェアを指します。自分のパソコンに専用のソフトを入れる必要はなく、アカウントを作ってログインすればすぐに使い始められる点が特徴です。

SaaSとクラウドは同じ?違いを整理

クラウドはインターネット経由でITリソースを提供する仕組み全体を指し、SaaSはそのうちアプリケーションが完成した状態で提供される部分を指すという関係にあります。クラウドの中には開発環境を提供するPaaSやインフラを提供するIaaSも含まれ、SaaSはそれらとは異なるレイヤーに位置づけられます。

会社でSaaSが使われる場面

会計処理、社内での情報共有・共同作業、顧客対応の予約管理といった場面で、企業は日常的にSaaSを利用しています。社内のスケジュール共有やファイル管理を一つのプラットフォームで行うグループウェアは、企業規模を問わず使われる代表的な例です。

SaaSを使う前に知っておきたい注意点

アカウント管理のルール、データの持ち出し(ポータビリティ)の可否、料金体系、解約時の対応という4点が、SaaSを使う前に知っておきたい注意点です。特に解約時にデータをどう扱えるかは、契約前に確認しておくべき重要な項目です。

業種別に見るSaaSの活用シーン

会計・共同作業・予約管理といった業種を問わない用途に加えて、SaaSは業種ごとの業務特性に合わせた形でも幅広く使われています。

小売業・飲食業では、レジと連動した売上管理や在庫管理をブラウザから確認できるSaaSが多く使われています。複数店舗を展開している企業では、各店舗の売上データを本部が一つの画面でリアルタイムに把握できる点が、紙やExcelでの集計と比べた大きなメリットです。予約管理のSaaSと組み合わせることで、来店予約から会計、在庫の動きまでを一連のデータとして扱えるようになります。

建設業や製造業では、現場の進捗状況や工程管理をSaaS上で共有する動きが広がっています。現場担当者がスマートフォンから写真付きで報告を上げ、事務所の担当者がその内容をリアルタイムに確認できるため、電話や紙の日報だけに頼っていた従来の情報共有に比べて、進捗確認のスピードが上がりやすくなります。

医療・介護業界では、患者・利用者の情報や勤務シフトを管理するSaaSが導入されるケースが増えています。複数の職員が交代で勤務する現場では、紙の記録では引き継ぎ漏れが起きやすいため、SaaS上で情報を一元管理することで、担当者が変わっても必要な情報にすぐアクセスできる体制を整えやすくなります。

SaaS利用でよくある失敗パターン3つ

クラウドとSaaSを同じ意味だと思い込む、料金だけで選定する、解約時のデータ対応を確認しないという3つが、SaaS利用でよく見られる失敗の典型です。

失敗パターン1:クラウドとSaaSを同じ意味だと思い込む。PaaSやIaaSとの違いを理解せず、話がかみ合わなくなるケースです。SaaSがクラウドの一部であることを理解することが回避策になります。

失敗パターン2:料金だけで選定する。安さだけを基準に選び、必要な機能が不足するケースです。料金以外の選定基準も確認することが回避策になります。

失敗パターン3:解約時のデータ対応を確認しない。解約後にデータを取り出せず困るケースです。契約前にデータポータビリティを確認することが回避策になります。

複数のSaaSを使い始めたときに整理しておきたいこと

会計・共同作業・予約管理など、業務ごとに異なるSaaSを1つずつ導入していくと、いつの間にか社内で使うSaaSの数が増え、アカウント管理や費用の全体像が把握しにくくなることがあります。

まず整理しておきたいのが、誰がどのSaaSのどの権限で使っているかという一覧です。異動や退職があった際にアカウントを削除し忘れると、退職した従業員が引き続きアクセスできる状態が残ってしまい、情報漏えいのリスクにつながります。導入しているSaaSと利用者、権限の範囲を一覧表にまとめておくと、こうした確認漏れを防ぎやすくなります。

次に、複数のSaaSにかかる月額費用の合計を定期的に確認することも大切です。1つ1つの料金は数千円程度でも、業務ごとに異なるSaaSを導入していくと、気づかないうちに合計金額が大きくなっていることがあります。半年から1年に一度は、現在契約しているSaaSの一覧と利用状況を見直し、使われなくなったサービスがあれば解約を検討するといった棚卸しの機会を設けておくと、無駄なコストを抑えやすくなります。

また、SaaSごとにログインID・パスワードがバラバラになると、従業員の負担が増えるだけでなく、パスワードの使い回しといったセキュリティ上のリスクも生まれやすくなります。複数のSaaSを1つのアカウントでまとめてログインできる仕組み(シングルサインオン)を導入している企業もあり、SaaSの利用数が増えてきた段階で検討する価値があります。

SaaSとパッケージソフト・自社開発システムの違い

SaaSは「すでに完成しているソフトウェアをインターネット経由で利用する」形態であるのに対し、パッケージソフトは「自社のパソコンやサーバーに購入したソフトをインストールして使う」形態、自社開発システムは「自社の業務に合わせて一から作り込む」形態という違いがあります。この3つは似ているようで、導入のスピード感や費用のかかり方が大きく異なります。

パッケージソフトの場合、購入時にまとまった費用がかかる一方、一度導入すれば追加の月額費用が発生しないケースが多く見られます。ただし、パソコンやサーバーの機種変更、OSのバージョンアップに合わせてソフト自体を買い替える必要が出てくることもあり、長期的に見るとメンテナンスの手間が発生しやすい形態です。これに対してSaaSは、初期費用を抑えて始められる一方、使い続ける限り月額または年額の利用料が発生し続ける点が特徴です。

自社開発システムは、業務内容に完全に合わせた機能を作り込める自由度の高さが魅力ですが、開発にあたっては要件定義から設計、開発、テストという工程を踏む必要があり、実際に使えるようになるまでに数カ月から場合によっては1年以上の期間がかかることも珍しくありません。開発を担当する人材の確保や、開発後の保守・改修を続ける体制づくりも必要になるため、ある程度の規模の企業や、既存のSaaSでは対応できない特殊な業務フローを持つ企業で選ばれる傾向があります。

逆に言えば、多くの企業にとってはSaaSのほうが、導入のハードルが低く、機能のアップデートも提供側が自動的に行ってくれるという手軽さがあります。まずは自社の業務にSaaSで対応できる部分がないかを確認し、それでも対応しきれない特殊な業務が残る場合に、パッケージソフトや自社開発を検討するという順番で考えると、無駄なコストや開発期間を避けやすくなります。

SaaS導入にかかる費用の考え方

SaaSの費用は、月額または年額の利用料を基本としつつ、利用するアカウント数や機能の範囲によって金額が変わる仕組みが一般的です。具体的な金額はサービスごとに異なり、また改定される場合もあるため、実際の料金は必ず各サービスの公式サイトで最新の情報を確認することが前提になります。

多くのSaaSでは、利用する人数(アカウント数)に応じて料金が変動する「従量課金」に近い形をとっています。少人数の部署だけで試験的に導入し、効果を確認しながら利用範囲を広げていくという段階的な進め方をとりやすいのは、初期費用が抑えられているSaaSならではのメリットです。一方で、利用人数が増えるほど月々の合計費用も比例して増えていくため、導入時には「今何人で使うか」だけでなく「今後どこまで利用者を増やす予定か」も見込んだうえで、費用の見通しを立てておくことが大切です。

また、基本プランに加えて、特定の機能を使うためのオプション料金や、データ容量を増やすための追加料金が発生するSaaSもあります。契約前には、自社が実際に使いたい機能がどのプランに含まれているのかを確認し、想定より高いプランでないと必要な機能が使えない、といった契約後のミスマッチを避けることが重要です。無料プランやトライアル期間が用意されているSaaSも多いため、本格導入の前に実際の使い勝手を確認してから判断する進め方も選択肢の一つです。

SaaSのセキュリティ面で確認しておきたいこと

SaaSは自社のパソコンやサーバーではなく、提供事業者側の環境にデータを預ける形で利用するサービスです。そのため、どのような対策が講じられているかを事前に確認しておくことが安心して使い続けるための前提になります。SaaS事業者の多くは、通信の暗号化やアクセス権限の設定機能、定期的なバックアップなどの対策を用意していますが、その内容や範囲はサービスによって差があります。

確認しておきたい観点の一つが、二段階認証など、パスワードだけに頼らないログイン方法に対応しているかどうかです。パスワードの使い回しや流出は、SaaSに限らずインターネットサービス全般で起こりうるリスクであり、二段階認証に対応しているサービスを選ぶことで、万が一パスワードが漏れた場合でも不正なログインを防ぎやすくなります。

もう一つの観点が、社内での利用ルールの整備です。誰がどのSaaSにアクセスできるかという権限設定を適切に行い、部署異動や退職の際にはアカウントの権限を速やかに見直すといった運用面の対策も、SaaSを安全に使い続けるうえで欠かせません。セキュリティは提供事業者側の対策と、利用する企業側の運用ルールの両方が揃って初めて機能するものであり、どちらか一方だけに頼らない体制づくりが求められます。

SaaS事業者がどのようなセキュリティ認証を取得しているかも、選定時の一つの目安になります。第三者機関による情報セキュリティ関連の認証を取得している事業者であれば、一定水準の管理体制が外部からも確認されていると判断する材料になります。ただし認証の有無だけで安全性のすべてが決まるわけではないため、契約前には利用規約やセキュリティに関する説明ページも合わせて確認しておくと安心です。

よくある質問(FAQ)

Q1. SaaSの読み方はどうですか?

A. 「サース」が一般的な読み方です。

Q2. 無料のアプリもSaaSにあたりますか?

A. 無料で提供されるものであっても、インターネット経由で使うソフトウェアであればSaaSに該当します。

Q3. SaaSとクラウドの違いは何ですか?

A. クラウドはITリソース提供の仕組み全体を指し、SaaSはそのうちアプリケーションが完成した状態で提供される部分を指します。

Q4. 料金以外に何を基準に選べばよいですか?

A. アカウント管理のルール、データポータビリティ、解約時の対応なども確認すべき基準です。

Q5. 個人事業主でもSaaSを使えますか?

A. 使えます。会社規模を問わず利用できるサービスが多くあります。

Q6. まず何から始めればよいですか?

A. すでにログインして使っているツールを振り返り、SaaSにあたるかどうかを確認することから始められます。

まとめ｜今日からできる3つのこと

1. SaaSとクラウドの関係を理解する:同じ意味だと思い込みません。
2. 料金以外の基準も確認する:安さだけで選びません。
3. 解約時のデータ対応を確認する:契約後に慌てません。