シフト表テンプレートの無料入手方法と選び方｜業種別のコツと労務ルールも解説

シフト表テンプレートは、ExcelやGoogleスプレッドシートの無料配布を、管理したい期間に合わせて月間・週間・1日の形式から選び、年月を入れると日付と曜日が並ぶ形に整えれば、すぐに使い始められます。会計・給与ソフトの提供会社や書式の配布サイトで入手でき、会員登録なしで取れるものも多くあります。ただしテンプレートが整えてくれるのは表の枠までで、スタッフからのシフト提出の回収、休憩や時間外労働などの労務ルールの確認、完成後の共有は担当者の手に残ります。この記事では、テンプレートで足りる範囲と任せたい作業の見分け方から始め、入手先と種類、Excelでの自動作成の手順、シフト提出用の希望表の作り方、業種別の選び方、守るべき労務ルール、よくある失敗、システムに移るタイミングまでを、店舗や現場のシフト担当者の目線で解説します。

目次

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1. シフト表テンプレートで足りる範囲と、勤怠管理システムに任せたい作業
2. シフト表テンプレートの無料入手先と種類【Excel・スプレッドシート】
3. Excelでシフト表を自動作成する手順と使う関数
4. シフト提出用の希望表の作り方と回収のコツ
5. 業種別シフト表テンプレートの選び方｜飲食・小売・介護
6. シフト表作成時に守るべき労務ルール
7. シフト表テンプレート運用でよくある失敗パターン
8. 手作業からシフト管理システムへ移行するタイミング
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ
11. 参考文献

シフト表テンプレートで足りる範囲と、勤怠管理システムに任せたい作業

テンプレートで足りるのは、表の枠と日付・曜日、人数や時間の集計までです。希望の回収や転記、労働時間の確認が負担になったら、勤怠管理システムのシフト管理機能を検討します。

無料のテンプレートは費用がかからず、自社の運用に合わせて作り替えられます。毎月時間がかかるのは、スタッフから希望を集めて表に書き写し、人数が足りない時間帯を探し、完成した表を全員に配る作業です。ここでは、シフトの提出や過不足の確認を扱える勤怠管理システムを2つ、役割の違いで並べます。

シフトの提出や収集に手間がかかっている場合の一例が、jinjer株式会社が提供するジンジャー勤怠です。商品ページでは、日単位または月単位のシフトの提出と収集をクラウド上で行えること、未提出の従業員にアラートを出せること、所定労働時間や休日を設定しておくとシフトの過不足を自動でチェックして通知すること、時間帯ごとに必要なポジション人数が表示されることが紹介されています。注意点として、セキュリティ機能やサポートプランの一部はオプション料金が発生します。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

導入事例では、介護施設を運営する社会福祉法人三重ベタニヤが、200名を超える職員の勤怠をタイムカードとExcelで管理し、集計に毎月2-3営業日かかっていたと紹介されています。ジンジャー勤怠の導入後は、打刻情報がデータ化され、給与計算システムへワンクリックで連携できるようになったとのことです(出典：jinjer「社会福祉法人三重ベタニヤ の導入事例」)。シフト表そのものの事例ではなく、Excelでの集計と転記の二度手間を減らした例です。

労働時間の設定や確認が複雑な場合の一例が、株式会社カオナビが提供するカオナビ勤怠です。商品ページでは、システム上でシフト表の作成と人員不足の日の募集ができること、打刻忘れ、残業時間の超過、休日出勤の未届けなどをアラートで通知すること、変形労働時間や36協定の設定に対応することが紹介されています。注意点として、カオナビのオプション扱いのため詳細な費用は問い合わせで確認する必要があり、スマートフォンアプリでの動作保証はサポート対象外です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

シフト表テンプレートの無料入手先と種類【Excel・スプレッドシート】

シフト表テンプレートは、会計・給与ソフトの提供会社、書式の配布サイト、デザインツール、ExcelやGoogleスプレッドシートの公式テンプレートから無料で入手できます。形式は、管理したい期間で選びます。

多くはExcel形式で配布され、Word形式やPDF形式で用意されているものもあります。「勤務表」の名前で配布されているテンプレートも、同じ用途で使えます。Googleスプレッドシートに取り込めば、スマートフォンで共有することもできます。

主な入手先の特徴

入手先の種類	特徴	向いている人
会計・給与ソフトの提供会社	月間・週間・日間などの基本形がそろい、専門家が監修したものもある	シンプルで間違いの少ない書式を使いたい人
シフト管理サービスの提供会社	勤務時間の自動計算や人数集計、業種別の書式が付いていることが多い	関数入りで手間を減らしたい人
書式テンプレートの配布サイト	勤務表、希望休の回収用など、種類が多く選択肢が広い	複数の形式を比べて選びたい人
デザインツール	イラストや配色付きで見た目が華やか。掲示用に向く	休憩室などに掲示する表を作りたい人
Excel・スプレッドシートの公式テンプレート	ソフトの新規作成画面から検索でき、追加のダウンロードが不要	まず手元ですぐ試したい人

テンプレートを入手するときは、利用規約で商用利用や改変が認められているかを確認しておきましょう。また、配布元が不明なファイルや、マクロが含まれたファイルを開く場合は、ウイルス対策ソフトでの確認や、マクロを有効にしない設定での確認を心がけると安心です。

テンプレートの種類と選び方

シフト表テンプレートは、何日分を1枚で管理するかによって大きく4つに分けられます。最初に「どの期間で人の配置を考えたいか」を決めると、選ぶ形式がはっきりします。

種類	見え方	向いている使い方
月間シフト表	縦にスタッフ、横に1か月分の日付を並べ、出勤・休みや勤務記号を入れる	休日数の管理、介護・医療など月単位で回す職場。日勤・夜勤など2-3つの勤務帯で回す交替制にも使う
週間シフト表	1週間分の日付ごとに出勤時刻と退勤時刻を入れる	コンビニや小売店など週ごとに希望が変わる職場
1日(タイム)シフト表	1日の時間帯を横軸にして、誰がいつからいつまでいるかを帯で示す	飲食店やコールセンターなど時間帯ごとの人数が重要な職場。日をまたぐ24時間営業にも使う
希望休・勤務希望表	スタッフが出勤できる日や休みたい日を記入する	シフトを組む前の希望の回収

迷った場合は、月間シフト表を基本にして、忙しい日だけ1日単位の表を補助的に使う組み合わせが扱いやすいでしょう。月間表で「誰が何日出るか」を決め、1日表で「何時に何人いるか」を確かめると、人数の過不足に気づきやすくなります。

Excelでシフト表を自動作成する手順と使う関数

Excelでシフト表を自動作成するには、年月を入れると日付と曜日が並ぶ仕組みを作り、勤務記号の入力欄と、人数や時間を数える集計欄を関数でつなぎます。

自動作成の5つの手順

1. 1行目に年と月を入れるセルを作り、2行目の左端に =DATE(年のセル,月のセル,1) で月初の日付を出す。右のセルには、前の日付に1を足して月末まで並べる
2. 日付の下のセルに、=TEXT(日付のセル,"aaa") で曜日を表示する(日本語版Excelの書式指定)
3. 条件付き書式で土日と祝日の列に色を付ける。土日は =WEEKDAY(日付のセル,2)>=6 を条件にし、祝日は別シートに祝日の一覧を作って =COUNTIF(祝日の一覧,日付のセル)>0 を条件にする
4. スタッフ名を縦に並べ、勤務の入力欄には「早」「日」「遅」「夜」「休」などの勤務記号を、データの入力規則のリストから選べるようにする
5. 表の右と下に集計欄を作り、人別の出勤日数や夜勤回数、日別の出勤人数を =COUNTIF で数える

よく使う関数の早見表

目的	関数の例	使いどころ
日付を作る	=DATE(2026,11,1)	月初の日付を出し、以降は1日ずつ足して月末まで並べる
曜日を表示する	=TEXT(B2,"aaa")	日付から月・火などの曜日を自動で表示する
土日を判定する	=WEEKDAY(B2,2)>=6	条件付き書式で、土曜と日曜の列に色を付ける
勤務記号を数える	=COUNTIF(B5:AF5,"夜")	人別の夜勤回数や、日別の出勤人数を数える
勤務時間を出す	=(退勤-出勤)*24-休憩	日をまたぐ勤務は =MOD(退勤-出勤,1)*24-休憩 にする
合計時間を出す	=SUM(範囲)	週・月の合計を出し、働きすぎや扶養の範囲を確認する

関数を入れたセルは、誤って消さないよう保護しておきます。入力する欄だけを編集できるようにすると、集計のずれを防げます。

Googleスプレッドシートで作るときの注意

閲覧のみの権限で公開されているテンプレートは、「ファイル」メニューの「コピーを作成」で自分のドライブに保存してから編集します。勤務記号の選択は「挿入」メニューのプルダウンで設定でき、URLを共有すればスタッフがスマートフォンで確認できます。関数の基本はExcelと共通ですが、曜日の書式指定などが異なる場合があるため、表示された結果を確かめてから使いましょう。

シフト表をAIで作ることはできるか

ChatGPTなどの生成AIに、スタッフの人数、勤務パターン、1日に必要な人数、希望休を文章で渡して、シフト表の案や関数の書き方を作らせる使い方があります。ただし、出てきた案が休憩や休日の基準、希望休、必要人数を満たしているとは限りません。担当者が人数と合計時間、連続勤務日数を数え直してから使いましょう。スタッフの氏名や連絡先を入力するかどうかは、社内の情報管理のルールに沿って決めてください。

ここまでの作り方のうち、毎月手作業で続けている部分がいくつあるかを、次のチェックで数えてみましょう。

シフト提出用の希望表の作り方と回収のコツ

シフト提出用の希望表には、氏名、対象期間、日ごとの出勤の可否、1週間の希望日数や上限時間、提出日を入れます。提出期限を先に決め、回収の方法を1つにそろえるのがコツです。

希望表に入れておきたい項目

• 氏名と対象期間(何月何日から何月何日まで)
• 日ごとの希望(出勤できる、出勤できない、時間帯の希望)
• 1週間に入りたい日数と、1日・1週の上限時間(扶養の範囲で働くスタッフ向け)
• 学業や家庭の事情など、毎週決まって入れない曜日や時間帯
• 連続勤務の希望や、休みを続けて取りたい日
• 提出日と、備考欄(急な変更が出たときの連絡方法)

提出から確定までの流れ

1. 対象期間と提出期限、書式を、スタッフ全員に同じ形で伝える
2. 期限までに希望を回収し、提出がないスタッフには個別に声をかける
3. 必要な人数と勤務パターンに、希望を割り当てる
4. スタッフごとの合計時間、休憩、休日、連続勤務日数を確認する
5. 確定版を共有し、変更が出たら変更後の表を必ず再共有する

回収方法の比べ方

回収の方法	向いている職場	注意したい点
紙・ホワイトボード	少人数で毎日顔を合わせる職場	転記が必要で、提出できなかった人の確認がしにくい
LINEなどのチャット	スタッフが連絡手段として使い慣れている職場	希望の書き方がばらつき、メッセージが流れて見落としやすい
Googleフォームなどの入力フォーム	期限までに一斉に回収したい職場	回答を表に取り込む作業と、変更時の再回収が残る
共有のスプレッドシート	自分の行に直接入力してもらえる職場	他の人の希望が見えてしまう、誤って書き換えるおそれがある
勤怠管理システムのシフト提出機能	人数が多く、複数の拠点で回収する職場	機能の範囲や費用はサービスごとに異なるため、資料で確認する

回収方法を1つにそろえても、書き写しや提出の確認の手間は残ります。シフトの提出から収集までをクラウド上で行える仕組みがあれば、転記そのものが不要になり、未提出の人への連絡も自動で行えます。

業種別シフト表テンプレートの選び方｜飲食・小売・介護

業種によって、シフト表で一番確認したい項目は違います。自社の業種で人の配置を決めている要素(時間帯、曜日、資格、夜勤など)を、表の上で確かめられるかを基準に選びましょう。

業種	合いやすい形式	表に入れておきたい項目
飲食店	1日(タイム)シフト表と週間表の組み合わせ	ランチ・ディナーのピーク帯の人数、ホールとキッチンの担当、仕込み・締め作業の担当者
小売店・コンビニ	週間シフト表(24時間営業なら時間帯別も)	レジ担当の人数、品出し・納品の時間帯、深夜帯の担当、学生スタッフの試験期間
介護施設	月間シフト表(勤務記号方式)	早番・日勤・遅番・夜勤の記号、夜勤明けの休み、有資格者の配置、人員配置基準の確認欄
医療機関	月間シフト表(勤務記号方式)	二交代・三交代の区分、病棟ごとの人数、連続夜勤の回数
コールセンター	1日(タイム)シフト表	30分から1時間単位の配置人数、休憩の時間差配置、研修中スタッフの区別
美容室・サロン	週間シフト表	指名の多いスタッフの出勤日、予約の多い曜日、アシスタントとの組み合わせ

飲食店：ピーク帯の人数を時間単位で見る

飲食店では、1日の中で忙しさが大きく変わります。月間表で出勤日だけを決めると、ランチのピークに人が足りず、アイドルタイムに人が余るといったずれが起きがちです。1日単位の表で時間帯ごとの人数を帯で見える化し、来客数の多い曜日と時間帯に必要な人数を書き込んでおくと、人件費のむだも減らせます。

小売店：曜日ごとの変化と学生スタッフの予定を反映する

小売店では、週末や給料日後、セール期間に来客が集中します。週間シフト表をベースに、納品や品出しの時間帯を書き込める欄を設けると、レジと売り場の両方の人数を確保しやすくなります。学生スタッフが多い店舗では、試験期間や長期休みで出勤できる日が大きく変わるため、希望表を早めに配ることが大切です。

介護施設：夜勤と人員配置基準を確認できる形にする

介護施設では、早番・日勤・遅番・夜勤などを記号で入れる月間シフト表が一般的です。夜勤のあとに「明け」と休みを確保できているか、各時間帯に必要な人数や資格を持つ職員がいるかを、日ごとに数えられる集計欄を設けておきましょう。人員配置の基準はサービスの種類や自治体の指導によって異なるため、表の集計はあくまで確認の補助と考え、運営指導で求められる書類の形式は指定権者の案内で確認することが大切です。

シフト表作成時に守るべき労務ルール

シフト表は、スタッフの労働時間そのものを決める書類です。法定労働時間は原則1日8時間・1週40時間、休憩は6時間超で45分以上・8時間超で1時間以上、休日は毎週1日以上か4週4日以上です。

ここでの内容は一般的な整理であり、法的助言ではありません。個別の事情に応じた判断は、労働基準監督署や社会保険労務士などの専門家に確認してください。

ルール	内容	シフト表での確認方法
法定労働時間	原則として1日8時間、1週40時間まで	スタッフごとの1日と1週の合計時間を集計欄で確認する
休憩時間	労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上	勤務時間に応じた休憩時間の列を設け、休憩の時間帯もずらして配置する
休日	毎週少なくとも1日、または4週間を通じて4日以上	連続勤務日数と週ごとの休日数を数える
時間外・休日労働(36協定)	法定労働時間を超えて働かせるには36協定の締結と届出が必要で、時間外労働には上限がある	36協定の有無と協定の時間数を確認し、月・年の累計時間を管理する

休憩時間はシフトの中に組み込んでおく

休憩は「取れるときに取る」運用にすると、忙しい日に休憩がとれないまま勤務が終わることがあります。休憩は労働時間の途中に与えるのが原則で、6時間ちょうどの勤務なら休憩の付与義務はありませんが、6時間を少しでも超えると45分以上が必要になります。シフト表で勤務時間を入れたら、休憩時間の欄が自動で埋まる計算式を入れておくと、付け忘れを防げます。スタッフの休憩を同じ時間帯に重ねず、交代で取れるように時間をずらしておくことも大切です。

36協定と時間外労働の上限

法定労働時間を超えて働いてもらう場合や、法定休日に出勤してもらう場合は、労働者の過半数で組織する労働組合または過半数代表者と36協定を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。厚生労働省は、時間外労働の上限を原則として月45時間・年360時間とし、臨時的な特別の事情があって労使が合意する場合でも、年720時間以内、複数月平均80時間以内(休日労働を含む)、月100時間未満(休日労働を含む)を超えられないと案内しています。シフト表では1日・1週の時間だけでなく、月の累計時間も確認できるようにしておくと、上限に近づいているスタッフに早めに気づけます。

1か月単位の変形労働時間制とシフト表

介護施設や医療機関、繁閑の差が大きい店舗では、1か月単位の変形労働時間制を使っている場合があります。厚生労働省のリーフレットによると、この制度は、1か月以内の期間を平均して1週間あたりの労働時間が40時間(特例措置対象事業場は44時間)以内になるように労働日と労働日ごとの労働時間を設定することで、特定の日に8時間を、特定の週に40時間を超える勤務を可能にするものです。労使協定または就業規則などで定める必要があり、シフト表や会社カレンダーなどで、対象期間のすべての労働日ごとの労働時間をあらかじめ具体的に定めておかなければなりません。いったん特定した労働日や労働時間は、任意に変更できません。

月ごとの労働時間の上限(法定労働時間の総枠)は、「対象期間の暦日数を7で割り、週の法定労働時間をかけた時間」として計算します。厚生労働省のリーフレットが示す、対象期間が1か月の場合の上限時間は次のとおりです。

月の暦日数	週40時間の場合の上限	週44時間(特例措置対象事業場)の場合の上限
28日	160.0時間	176.0時間
29日	165.7時間	182.2時間
30日	171.4時間	188.5時間
31日	177.1時間	194.8時間

特例措置対象事業場は、常時使用する労働者が10人未満の、商業、映画・演劇業(映画の製作の事業を除く)、保健衛生業、接客娯楽業です。シフト表には、スタッフごとの1か月の総労働時間と、この上限との差を並べる欄を設けておくと、上限を超えるシフトに確定前に気づけます。上限を超えた時間は時間外労働として扱われるため、割増賃金の扱いは就業規則や専門家の案内で確認してください。

年少者や扶養の範囲で働くスタッフへの配慮

満18歳未満の年少者は、1か月単位の変形労働時間制を原則として採用できません(満15歳以上満18歳未満は、1週間48時間・1日8時間を超えない範囲で採用できる場合があります)。年少者には深夜業の制限など、労働時間に関する別の定めもあるため、年齢を確認してシフトを組みましょう。また、扶養の範囲内で働きたいパートスタッフは、年間の収入を気にして勤務時間を調整していることが多いため、月ごとの勤務時間の累計をシフト表で見られるようにしておくと、本人との相談がしやすくなります。

夜勤や変形労働時間制がある職場では、労働時間の総枠、休日、アラートの設定を、表の計算式だけで管理し続けるのが難しくなります。就業規則に合わせた設定やアラート通知を使える仕組みがあれば、確認の漏れを減らせます。

シフト表テンプレート運用でよくある失敗パターン

よくある失敗は、希望の転記ミス、ファイルの版の混乱、計算式の破損、作成の属人化の4つに集約されます。対策とあわせてまとめました。

よくある失敗	起きること	対策
希望をLINEや紙で集めて転記している	写し間違いや見落としで、希望休の日に出勤が入る	希望の回収表を1つの形式にそろえ、提出期限を決める
ファイルが複数できて最新版がわからない	古い版のシフトを見たスタッフが出勤日を間違える	ファイル名に年月と版数を入れ、共有場所を1か所に決める
関数を誤って消してしまう	勤務時間や人数の集計がずれたまま気づかない	計算式のセルを保護し、入力する欄だけを編集可能にする
作成者しか仕組みを知らない	担当者が休むとシフトが組めなくなる	作り方の手順書を残し、もう1人が作れる状態にする
労務ルールの確認を目視に頼っている	休憩不足や連続勤務、時間外の累計超過を見落とす	合計時間や連続勤務日数を自動で数え、超えたら色が変わる設定にする
急な欠勤の連絡と調整が電話頼み	代わりのスタッフ探しに時間がかかり、変更がシフト表に反映されない	代わりに入れる人の候補を表にしておき、変更後の表を必ず再共有する

これらの失敗は、テンプレートの作り込みである程度は防げます。ただし、希望の回収と転記、版の管理、急な変更の共有といった「人と人とのやり取り」に関わる部分は、Excelやスプレッドシートだけで解決するのが難しい領域です。スタッフがスマートフォンなどから希望を出し、そのままシフト表に反映される仕組みがあれば、転記ミスや版の混乱そのものがなくなります。失敗が繰り返し起きている場合は、システムのシフト管理機能で何が解決できるかを確かめてみましょう。

手作業からシフト管理システムへ移行するタイミング

テンプレートの作成と確認にかかる時間とミスのリスクが、費用の節約を上回ったときが、システムへ移るタイミングです。両者の違いを整理すると、次のようになります。

比較の観点	無料テンプレート(Excel・スプレッドシート)	勤怠管理システムのシフト管理機能
費用	基本的にかからない	月額料金などがかかる(無料プランがあるサービスもある)
希望の回収	紙やチャットで集めて手で転記	スタッフがアプリやWebから提出し、そのまま反映
シフトの作成	担当者が手で組み、人数の過不足を目で確認	システム上で表を作成し、人員の過不足を確認できる(機能はサービスごとに異なる)
共有と変更	ファイルや印刷物の配布、変更のたびに再配布	システム上で共有され、変更を通知できるものもある
労務ルールの確認	自分で計算式を作って確認	アラート機能を持つものもある
自由度	形式や項目を自由に変えられる	サービスが用意した範囲での設定になる

移行を検討したいサイン

• シフトを組むスタッフが10人から15人を超え、毎月の作成に半日以上かかっている
• 複数の店舗や部署でスタッフを融通し合っていて、ファイルが分かれている
• 希望の転記ミスや、古い版を見たことによる出勤の間違いが毎月のように起きる
• 夜勤や資格者の配置など、守るべき条件が多くて組み合わせを考えるのに時間がかかる
• シフト担当者が1人しかおらず、その人が休むと作成が止まる
• 勤怠管理や給与計算とのデータの受け渡しを手作業で行っている

こうしたサインが2つ以上当てはまるなら、テンプレートの改良を続けるより、システムに切り替えたほうが全体の手間は小さくなる可能性があります。いきなり全店舗で切り替えず、1店舗や1部署で無料のデモやトライアルを使い、作成時間がどれだけ減ったか、スタッフが迷わず使えたかを確かめてから広げると安心です。テンプレートで使っていた勤務記号や休憩のルールを一覧にしておくと、システムへの設定もスムーズに進みます。勤怠管理の法律上の義務や選び方を整理したい場合は「勤怠管理とは？法律上の義務・システムの選び方・失敗しないポイントを解説【2026年最新】」を、集計した勤怠から給与明細を作る流れは「給与明細テンプレートの作り方と必須記載項目」を参考にしてください。

よくある質問(FAQ)

Q1. シフト表のテンプレートはどこで無料ダウンロードできますか？

A. 会計・給与ソフトの提供会社、シフト管理サービスの提供会社、書式テンプレートの配布サイト、デザインツールなどで無料配布されています。ExcelやGoogleスプレッドシートの新規作成画面から公式テンプレートを検索することもできます。利用前に、商用利用や改変が認められているかを利用規約で確認しましょう。

Q2. エクセルでシフト表を自動作成するにはどうすればよいですか？

A. 年月を入れると日付と曜日が出る仕組みを関数で作ります。日付はDATE関数、曜日はTEXT関数、土日の色分けは条件付き書式とWEEKDAY関数、人数や回数の集計はCOUNTIF関数が基本です。勤務記号はデータの入力規則のリストにしておくと、入力が早くなります。

Q3. 無料のシフト表作成ツールはありますか？

A. ExcelやGoogleスプレッドシートのテンプレートなら、無料で始められます。シフト管理サービスの中には無料プランを用意するものもありますが、対象人数や機能の範囲はサービスごとに異なるため、公式サイトで確認してください。希望の回収や労働時間の確認が毎月の負担になってきたら、勤怠管理システムのシフト管理機能を比べてみましょう。

Q4. シフト表をAIで作ることはできますか？

A. 生成AIに人数、勤務パターン、必要人数、希望休を伝えて、シフト表の案や関数の書き方を作らせることはできます。ただし、休憩や休日の基準を満たしているとは限らないため、担当者が合計時間と連続勤務日数を数え直してから使ってください。氏名などの入力は、社内の情報管理のルールに沿って判断します。

Q5. シフト提出用の希望表には何を書けばよいですか？

A. 氏名、対象期間、日ごとの出勤の可否、1週間に入りたい日数と上限時間、毎週入れない曜日や時間帯、提出日を入れます。提出期限を先に決め、回収方法を1つにそろえると、転記ミスや見落としを減らせます。

Q6. シフト表を作るときに必ず確認すべき労務ルールは何ですか？

A. 原則1日8時間・1週40時間の法定労働時間、6時間を超える勤務で45分以上、8時間を超える勤務で1時間以上の休憩、毎週1日以上または4週4日以上の休日が基本です。法定労働時間を超えて働いてもらう場合は36協定の締結と届出が必要で、時間外労働の上限も守る必要があります。1か月単位の変形労働時間制を使う場合は、月の労働時間の総枠も確認します。

まとめ

シフト表テンプレートは、無料ですぐに見やすいシフト表を作れる便利な道具です。上手に使うために、次の点を押さえておきましょう。

1. テンプレートは管理したい期間(月間・週間・1日・希望回収)で選び、日付や曜日、集計が関数で自動化されているものを使う
2. 日付はDATE関数、曜日はTEXT関数、土日の色分けは条件付き書式、集計はCOUNTIF関数で整える
3. シフト提出用の希望表は、項目、提出期限、回収方法を1つにそろえる
4. 法定労働時間、休憩、休日、36協定の上限と、変形労働時間制の総枠を、集計欄や色分けで確認できるようにする
5. 回収や転記、労働時間の確認が毎月の負担になったら、勤怠管理システムのシフト管理機能の資料を取り寄せて比較検討する

テンプレートで始めてシフト作りの型を固め、規模が大きくなったらシステムに引き継ぐという段階的な進め方が、費用と手間のバランスを取りやすい方法です。自社のスタッフ数や業種に合わせて、無理のない形を選んでいきましょう。

参考文献

• 厚生労働省「労働時間・休日」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/index.html
• 厚生労働省「変形労働時間制の概要」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/henkei.html
• 厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署「1か月単位の変形労働時間制」(PDF)https://www.mhlw.go.jp/content/140811-2.pdf
• 厚生労働省「働き方改革特設サイト 時間外労働の上限規制」https://hatarakikatakaikaku.mhlw.go.jp/overtime.html
• jinjer「社会福祉法人三重ベタニヤ の導入事例」https://hcm-jinjer.com/results/131464/