領収書テンプレートの選び方【無料・Excel/Word】電子領収書(PDF)とインボイスの注意点

領収書のテンプレートは、Excel・Word・Googleスプレッドシート・PDFの形式で、ソフトの公式テンプレート、会計ソフトや請求書作成サービスの提供会社、配布サイトなどから無料で入手できます。選ぶときは、インボイスに必要な登録番号と税率ごとの消費税額の欄があるか、明細や源泉徴収の欄といったレイアウトが自社の取引に合うか、PDFで送る場合の保存ルールを決められるか、の3点を確認します。本記事では、入手先と形式の違い、自作するときの条件、電子領収書(PDF)の扱い、インボイスと電子帳簿保存法の注意点を、国税庁の公開情報をもとに整理します。

目次

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1. 領収書テンプレートの選び方｜発行する領収書と受け取る領収書は分けて考える
2. 領収書テンプレートの無料入手方法【Excel・Word】
3. 電子領収書(PDF)の作り方と、メール・オンラインで安全に使うコツ
4. インボイス制度対応の必須項目
5. 電子帳簿保存法における保存時の注意点
6. テンプレート運用でよくある失敗パターン
7. テンプレートから経費精算システムへ移行するタイミング
8. よくある質問(FAQ)
9. まとめ
10. 参考文献

領収書テンプレートの選び方｜発行する領収書と受け取る領収書は分けて考える

領収書テンプレートは、自社が発行する領収書を作るための道具です。発行はテンプレートで足りますが、社員や取引先から受け取る領収書の確認と保存は、枚数が増えるほど手作業が残ります。

入手先と形式を先に知りたい方は、領収書テンプレートの無料入手方法から読み進めてください。この章では、発行と受け取りで必要な道具が違う点を整理します。発行する側は、記載欄がそろったひな形を1つ決め、発行のたびに別名で保存すれば運用できます。受け取る側は、取引先や社員から集まる領収書の登録番号を確認し、内容を転記し、決められた方法で保存する作業が続きます。この受け取り側の作業を減らす手段が経費精算システムです。下の表は、当サービスに掲載されている5つを、役割の違いで並べたものです。

受け取った領収書の確認と転記を減らしたい場合の一例が、楽楽精算（株式会社ラクス）です。商品ページによると、領収書をスマホで撮影すると金額や取引先などが読み取られ、記載された適格請求書発行事業者の登録番号を国税庁のデータベースと照合する機能があります。申請書のレイアウトや承認フローを自社の既存ルールに合わせて設定できる点も特徴です。一方で、外国語対応は英語のみとされているため、海外拠点がある場合は対応言語を確認してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

これまでは1回の精算に15-16分くらいかかっていたのが、今はもう2-3分で終わるようになりました。

楽楽精算 導入事例（株式会社毎日新聞社。導入時期2016年10月の事例。コーポレートカードと交通系ICカードの連携を利用） 出典：導入事例ページ

領収書テンプレートの無料入手方法【Excel・Word】

領収書テンプレートは、ソフトの公式テンプレート、会計ソフトや請求書作成サービスの提供会社、テンプレート配布サイトなどから無料で入手できます。形式はExcel、Word、Googleスプレッドシート、PDFの4つが中心です。

入手先ごとの特徴は次のとおりです。どこから入手する場合でも、ダウンロードしたら後で説明するインボイス対応のチェック項目に沿って、記載欄がそろっているかを確認してから使いましょう。

入手先	特徴	確認したい点
WordやExcelの公式テンプレート	ソフトの新規作成画面から検索して使え、ファイルのダウンロード先を探す手間がない	インボイス制度の開始前に作られたものは、登録番号や税率ごとの欄がない場合がある
会計ソフトや請求書作成サービスの提供会社	インボイス制度に対応した記載欄を備えたものが多く、書き方の解説が付いていることもある	自社サービスへの登録を前提とした案内が含まれることがある
テンプレート配布サイト	縦型と横型、明細あり・なし、業種別など、デザインやサイズの選択肢が多い	掲載時期がまちまちなため、更新日、記載欄、利用条件（商用利用の可否など）を個別に確かめる必要がある
自作（Excelなどで作成）	自社の屋号、登録番号、振込先などを最初から組み込め、計算式も自由に設定できる	必要な記載事項の漏れや計算式の誤りに自分で気づく必要がある

Excel・Word・スプレッドシート・PDFの違い

同じ領収書テンプレートでも、ファイル形式によって向いている使い方が異なります。発行する枚数と、手書きで使うのかパソコンで入力するのかを基準に選ぶと迷いません。

形式	向いている使い方	注意点
Excel	金額を入力すると消費税額や合計額が自動で計算されるようにしたい場合。発行の都度、数字を入れ替えて使う運用に向く	計算式を誤って上書きすると金額がずれる。数式の入ったセルは保護しておく
Word	デザインや文面を整えたい場合、印刷して手書きで使う場合	計算は手作業になるため、消費税額の端数処理を誤りやすい
Googleスプレッドシート	複数の担当者で同じひな形を共有し、外出先からも作成したい場合	共有範囲の設定を誤ると、取引先の情報が社外から見られる状態になる
PDF	印刷して手書きで記入する用紙として使う場合	入力に対応していないものが多く、パソコン上での作成には向かない

パソコンで作成してPDFで渡す運用にする場合は、Excelで作成して保存時にPDFとして書き出す方法が手軽です。PDFで送る場合の印紙税と保存の扱いは、後の電子領収書の章で説明します。紙に印刷して渡す場合は、売上代金の受取金額が5万円以上になると収入印紙が必要になることがあります。印紙税の金額や判定方法は、国税庁の「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」で確認できます。

サイズ・レイアウトで選ぶ（明細付き・控え付き・源泉徴収欄付き）

配布されている領収書テンプレートは、ファイル形式だけでなく、用紙サイズや1枚あたりの面付け、明細欄や控えの有無でも種類が分かれています。配布サイトでは、明細の有無、縦型・横型、源泉徴収欄、英語版、ロゴ入れ、値引き欄、繰越金額欄などを組み合わせたテンプレートが並べられていました（2026年10月確認）。見た目のデザインより先に、発行する場面に合ったレイアウトを選ぶと、印刷や保存の手間を減らせます。

レイアウトの種類	向いている場面	選ぶときの注意点
横長タイプ（A4を3等分程度の短冊型）	店頭や窓口で1件ずつ手渡しする一般的な領収書	記載欄が限られるため、登録番号や税率ごとの欄が収まっているかを確認する
A4・A5の明細付きタイプ	複数の品目やサービスをまとめて受領し、内訳を示したい場合	品目ごとに軽減税率の対象かどうかが分かる欄があると、インボイスの記載事項を満たしやすい
控え付きタイプ	紙で渡す領収書の控えを、発行側でも同じ内容で残したい場合	本体と控えで通し番号を共通にしておくと、後からの突き合わせが楽になる
A4に複数枚を並べたタイプ	少額の受領が多く、手書き用にまとめて印刷しておきたい場合	1枚が小さくなるため、宛名や但し書きを書く余白が足りるかを確かめる
源泉徴収欄付きタイプ	報酬から所得税が源泉徴収される取引で、個人事業主やフリーランスが受け取る場合	源泉徴収の前後の金額が区別でき、税率ごとの合計額と消費税額の欄も残っているかを確認する
値引き欄・繰越金額欄付きタイプ	値引きや前回からの繰越がある継続取引	値引き後の金額で税率ごとの合計額と消費税額が計算される式になっているかを確認する
英語版	海外の取引先に渡す場合	国内の取引では、日本語版と同じようにインボイスの記載事項がそろっているかを確認する

取引先に渡す書類としての印象を重視する場合は、社名ロゴを入れられるものや、白黒印刷でも読みやすいシンプルなデザインを選ぶと、業種を問わず使いやすくなります。

領収書は自作しても大丈夫？自作テンプレートの条件

自作した領収書でも、必要な事項が記載されていれば使えます。国税庁のインボイスQ&A（問25）では、適格請求書の様式は法令等で定められていないとされています。Excelなどで自作する場合は、次の項目をそろえましょう。

• 宛名（会社名は「株式会社」などを省略せず正式名称で書く）と発行日
• 但し書き（「お品代として」ではなく、何に対する支払いかが分かる内容にする）
• 税率ごとに区分した合計額と消費税額、発行者の名称・住所・登録番号（インボイスとして交付する場合）
• 改ざんを防ぐため、金額の前に「￥」や「金」、後ろに「-」や「也」を付ける書き方が一般的
• 紙で交付し受取金額が5万円以上になる場合は、収入印紙

各項目の具体的な書き方は領収書の書き方を解説した記事、業種ごとの記入例は業種別テンプレート付きの書き方の記事で解説しています。領収書そのものの意味や、レシート・請求書との違いから確認したい方は領収書とは何かを解説した記事もあわせてご覧ください。

電子領収書(PDF)の作り方と、メール・オンラインで安全に使うコツ

電子領収書は、PDFなどの電子データで発行し、メールやオンラインで渡す領収書です。Excelで作ってPDFに書き出すか、ブラウザ上で入力するWebサービスや請求書作成ソフトで発行し、送ったデータは電子のまま保存します。

電子領収書を作る3つの方法

「電子領収書 テンプレート」で探している方は、次の3つの方法から、発行する枚数と管理の手間に合うものを選びます。オンラインで使えるWebサービスやアプリも、確認する点は共通です。

作り方	向いている場面	確認したい点
Excel・Wordで作ってPDFに書き出す	発行が月に数枚から数十枚で、ひな形を自社で管理したい場合	数式のセルを保護しているか、書き出したPDFが編集できない設定か、ファイル名の規則を決めているか
ブラウザ上で入力してPDFを発行するWebサービス	ひな形を管理せず、その場で発行したい場合	登録番号と税率ごとの内訳を入力できるか、作成履歴の保存場所はどこか、運営元と利用規約、入力した取引先情報の扱い
請求書作成ソフト・会計ソフトの領収書機能	請求書から領収書を作る流れがあり、取引データを会計とつなげたい場合	請求書と同じ明細で発行できるか、インボイスの記載事項が出力されるか、他のソフトへ移るときにデータを取り出せるか

メール・オンラインで安全に使うためのチェックリスト

電子領収書は、取引先の名称や金額といった情報をそのまま扱います。送る前と使う前に、次の点を確認しておくと、誤送信や改ざんによるトラブルを防げます。

• 編集できるExcelやWordのまま送らず、PDFに書き出してから送る
• 宛先と添付ファイルの内容を、送信前にもう一度確認する
• Googleスプレッドシートなどで共有する場合は、共有範囲を特定の人に限り、不要になったら共有を解除する
• 配布サイトから入手したマクロ付きのファイル（拡張子が「.xlsm」など）は、内容を確認できないまま「コンテンツの有効化」をしない
• 配布元の利用条件（商用利用の可否、再配布の禁止）を確認する
• Webサービスに取引先の名称や金額を入力する前に、運営元、利用規約、データの保存方法を確認する

電子領収書の印紙税と保存

メールで送ったPDFなどの電子データは、一般に印紙税の課税対象になりません。国税庁の質疑応答事例「取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」では、印紙税の課税対象は文書であり、電磁的記録は文書に含まれないとされています。ただし、この事例は一般的な回答で、具体的な取引では異なる扱いになることがあるとも注記されています。具体的な取引で迷うときは、税務署や税理士に確認してください。

印紙が不要でも、送ったデータの保存義務は残ります。電子で送った領収書の保存方法は、次の電子帳簿保存法の章で説明します。

インボイス制度対応の必須項目

インボイス対応の領収書テンプレートかどうかは、登録番号の欄と、税率ごとに合計額と消費税額を分けて書く欄があるかで判断できます。適格請求書発行事業者が領収書をインボイスとして交付する場合、この2つが特に欠けやすい項目です。

なお、本記事は制度の一般的な内容を紹介するものであり、個別の取引に対する税務上の助言ではありません。自社の取引に当てはめて判断する際は、税理士などの専門家や税務署に確認してください。

国税庁の説明では、インボイスは請求書という名前の書類に限らず、必要な事項が記載されていれば領収書やレシートでもインボイスとして扱われます。ダウンロードしたテンプレートに次の欄がそろっているかを確認しましょう。

テンプレートで確認する欄	適格請求書	適格簡易請求書
発行事業者の氏名または名称と登録番号	必要	必要
取引年月日	必要	必要
取引内容（軽減税率の対象品目である旨を含む）	必要	必要
税率ごとに区分して合計した対価の額	必要（適用税率もあわせて記載）	必要
税率ごとに区分した消費税額等と適用税率	消費税額等が必要	消費税額等または適用税率のいずれか
交付を受ける事業者の氏名または名称（宛名）	必要	不要

出典：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

適格簡易請求書は、小売業、飲食店業、タクシー業など、不特定多数の人に販売する事業で交付できる、記載事項を簡略化したインボイスです。店頭で宛名なしの領収書を渡す機会が多い業種であれば、宛名欄が任意になっている簡易版のテンプレートでも対応できます。企業どうしの取引で請求書の代わりに領収書を渡す場合は、宛名欄のある通常のテンプレートを選びましょう。インボイス対応のテンプレートを別の切り口で比べたい方は、インボイス対応の領収書テンプレートの選び方の記事もあわせてご覧ください。

Excelテンプレートは消費税額の計算式を確認する

Excelのテンプレートを使う場合は、欄がそろっているかに加えて、消費税額を計算する式が制度に合っているかを確認します。インボイスに記載する消費税額等は、1枚のインボイスにつき、税率ごとに1回だけ端数処理をすることとされています。品目ごとの行で消費税額を計算して端数を切り捨て、それを合計する式になっているテンプレートは、この要件を満たしません。

確認の方法は簡単です。10%と8%の品目を混ぜ、1円未満の端数が出る金額を試しに入力し、税率ごとの合計額に税率を掛けてから端数処理した結果と、テンプレートが表示する消費税額が一致するかを見ます。一致しない場合は、税率ごとの合計行で消費税額を計算する式に直してから使いましょう。

登録番号は固定欄として入れておく

テンプレートを入手したら、発行者の名称、住所、登録番号は毎回入力する欄ではなく、あらかじめ入力した固定の欄にしておくと、書き漏れや番号の打ち間違いを防げます。登録番号はTから始まる13桁の番号で、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で自社の登録内容を確認できます。なお、適格請求書発行事業者の登録をしていない免税事業者は、登録番号の欄を空欄にするか削除して使い、存在しない番号を書かないことが大前提です。

受け取る側でも、取引先の登録番号が有効かを確かめる必要があります。仕入税額控除を受けるには、登録番号などが記載された書類の保存が求められるためです。受け取る領収書が少ないうちは、公表サイトで1枚ずつ検索して確認できますが、枚数が増えるとこの確認だけで負担になります。

電子帳簿保存法における保存時の注意点

テンプレートで作った領収書は、発行した側では控えとして、受け取った側では支払いの証拠として保存が必要です。電子帳簿保存法では、領収書をどのように作成し、受け渡したかによって保存方法が変わります。

テンプレートの使い方	控えの保存方法の考え方
印刷して紙で渡す	紙の控えを保存する。パソコンで作成した控えをデータのまま保存する場合は、電子帳簿等保存の要件に沿って保存する方法もある
PDFにしてメールなどで送る	電子取引に当たるため、送ったデータを電子のまま保存する。紙に印刷して保存し、データを削除する運用では要件を満たさない
受け取った紙の領収書をスキャンする	スキャナ保存の要件を満たせば、紙の原本に代えてデータで保存できる

PDFで送った領収書や受け取った領収書を電子データで保存する場合は、改ざんを防ぐ措置をとったうえで、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる状態にしておく必要があります。テンプレート運用で現実的な方法は、「20260925_株式会社サンプル_33000.pdf」のように日付、取引先、金額をファイル名に入れて規則的に保存し、訂正や削除をしないことを定めた事務処理規程を備えておくやり方です。国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」では、事務処理規程のひな形も公開されています。

保存期間は、法人であれば帳簿書類を確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間とされ、欠損金が生じた事業年度などでは10年間とされる場合があります。個人事業主は書類の種類などによって5年または7年です。詳しくは国税庁の「No.5930 帳簿書類等の保存期間」などで確認してください。テンプレートで作ったファイルも、この期間は探せる形で残しておく必要があります。保存の要件は改正されることがあり、本記事は個別の取引に対する税務上の助言ではありません。自社の取引に当てはめる際は、最新の情報を国税庁の特設サイトなどで確認し、必要に応じて税理士や税務署に相談してください。

受け取った領収書までまとめて保存ルールに沿って管理したい場合の一例が、マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）です。商品ページによると、スマホで撮影した領収書の金額や日付を取り込め、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプの付与やクラウドへの自動保存の機能があります。連携したクレジットカードや電子マネーの利用明細から経費を登録できる点も特徴です。一方で、商品ページにはOCR機能の精度に関する指摘が載っているため、読み取り結果は申請者が目視で確認する前提で運用を設計してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

複数パターンあった当社の経費精算フローを1つのシステムに集約できるかどうかを重視しました。

マネーフォワード クラウド経費 導入事例（シャープファイナンス株式会社。システム選定で重視した点として掲載） 出典：導入事例ページ

5サービスの役割を比較表で見る

テンプレート運用でよくある失敗パターン

領収書テンプレートの運用で起きやすい失敗は、テンプレートの選び方よりも、使い続けるうちに生じる管理のずれに原因があることがほとんどです。代表的なパターンと対策を整理します。

失敗パターン	起きること	対策
前回の領収書ファイルを上書きして使う	発行済みの控えが残らず、後から金額や日付を確認できない	ひな形は読み取り専用にし、発行の都度、別名で保存する
インボイス開始前のテンプレートを使い続ける	登録番号や税率ごとの消費税額が抜け、取引先が仕入税額控除を受けられない	前章のチェック項目で記載欄を見直し、古いひな形は削除する
品目ごとに消費税額を切り捨てる計算式のまま使う	1枚につき税率ごとに1回という端数処理のルールに合わない	税率ごとの合計行で消費税額を計算する式に直す
担当者ごとに別のテンプレートを使う	記載内容や連番がばらばらになり、控えの突き合わせに時間がかかる	共有のひな形を1つに決め、保存場所と命名規則もそろえる
PDFで送った領収書を印刷して保存する	電子取引のデータ保存の要件を満たさない	送ったデータを、日付、取引先、金額で検索できる形で保存する
受け取った領収書をExcelの一覧に手で転記する	転記ミスや入力漏れが起き、枚数に比例して作業時間が増える	撮影して読み取れる経費精算システムで、転記そのものをなくす

このうち、発行側の失敗の多くは、ひな形の管理ルールを決めることで防げます。一方で、受け取った領収書の転記と保存は、テンプレートやルールを工夫しても手作業が残る部分です。立て替え経費の精算で社員から領収書を集めている会社では、ここに最も時間がかかっていることが少なくありません。

転記や確認の手間を減らしたい場合の一例が、バクラク経費精算（株式会社LayerX）です。商品ページによると、スマホアプリで複数枚の領収書をまとめて自動で読み取り、申請前にミスを検出するアラートを複数設定できます。領収書に記載された事業者番号の有効性を自動で判定する機能もあります。一方で、導入前のサポートを受けたい場合は有償での対応となる点には注意が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

従来6名で行っていた経費精算業務の工数を2名分へと大幅に圧縮できた

バクラクシリーズ「バクラクAI申請承認」導入事例（株式会社ストライクグループ。経費精算の承認の一次チェックを自動化した事例で、効果として掲載） 出典：導入事例ページ

自社の運用がどこまで手作業に頼っているかは、次のチェックで確かめられます。

テンプレートから経費精算システムへ移行するタイミング

領収書テンプレートは、発行する枚数が少なく、関わる人が限られているうちは、費用をかけずに始められる手段として十分に役立ちます。ただし、次のような状況が出てきたら、受け取った領収書の管理を経費精算システムに移すことを検討するタイミングです。

• 立替経費を精算する社員が増え、紙の領収書が月末にまとめて集まるようになった
• 受け取った領収書の転記や、登録番号などの記載確認に毎月まとまった時間がかかっている
• 電子で受け取る領収書が増え、ファイル名の付け忘れや保存場所のばらつきが目立ってきた
• 外出や出張の多い社員から、その場で申請したいという要望が出ている

移行といっても、テンプレートをすべてやめる必要はありません。自社が発行する領収書は引き続きテンプレートで作り、社員が受け取ってくる領収書の申請、確認、保存はシステムにまとめる、という役割分担が現実的です。スマホで撮影した領収書を読み取る機能があれば転記の手間がなくなり、電子帳簿保存法に沿った保存にも対応しやすくなります。導入前には、月に扱う領収書のおおよその枚数、精算する社員の人数、使っている会計ソフトを書き出しておくと、比較の軸がはっきりします。

社員の立替経費そのものを減らしたい場合の一例が、Bill One経費（Sansan株式会社）です。商品ページによると、専用のビジネスカードで経費を支払うことで社員の立替経費をなくし、領収書の受け取りから承認、仕訳、保管までをオンラインで一元管理できます。提出された領収書が適格請求書の要件を満たしているかを自動で判定する機能もあります。一方で、初期費用が発生し、月払いではなく年額での支払いになる点や、商品ページ上では無料トライアル期間が設けられていない点は、導入前に確認が必要です。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

領収書の管理を、人事や勤怠などほかの情報とまとめて整えたい場合の一例が、ジンジャー経費（jinjer株式会社）です。商品ページによると、社内に散らばる勤怠・給与・人事・経費などの情報を1つに集約でき、承認ルートや勘定科目をグループ単位・個人単位で設定できます。スマホアプリでは、領収書を撮影して経費申請まで進められます。一方で、導入までに最長3か月ほどかかるとされているため、導入時期には余裕をもって計画してください。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

紙ベースの経費精算や領収書管理が中心で、書類の量が多く管理や保管に手間がかかっていた。

ジンジャー経費 導入事例（富永物産株式会社。導入前の課題として掲載） 出典：導入事例ページ

よくある質問(FAQ)

Q1. 領収書は自分で作成（自作）しても問題ありませんか？

A. 問題ありません。国税庁のインボイスQ&Aでは、適格請求書の様式は法令等で定められていないとされており、必要な事項が記載されていれば自作のテンプレートでも使えます。自作する場合は、登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの合計額と消費税額などの欄があるかを確認してください。適格請求書発行事業者の登録をしていない場合は、登録番号の欄は空欄にするか削除し、存在しない番号を書かないことが大前提です。

Q2. 無料のシンプルな領収書テンプレートはどこで入手できますか？

A. WordやExcelの公式テンプレート、会計ソフトや請求書作成サービスの提供会社、テンプレート配布サイトなどから無料で入手できます。シンプルなものを選ぶ場合も、登録番号の欄と税率ごとの消費税額の欄があるか、配布元の利用条件に商用利用の制限がないかを確認してから使いましょう。

Q3. 領収書テンプレートはExcelとWordのどちらがおすすめですか？

A. パソコンで入力して発行するならExcelがおすすめです。金額を入れると消費税額や合計額が自動で計算されるため、計算ミスを減らせます。デザインを整えたい場合や、印刷して手書きで使う場合はWordが向いています。どちらの場合も、登録番号の欄と税率ごとの消費税額の欄があるかを確認してから使いましょう。

Q4. インボイス対応のテンプレートかどうかはどう見分けますか？

A. 登録番号を書く欄があるか、税率ごとに合計額と消費税額を分けて書く欄があるかの2点で見分けます。Excelのテンプレートでは、消費税額を品目ごとではなく税率ごとの合計で1回だけ端数処理する計算式になっているかもあわせて確認しましょう。免税事業者は登録番号の欄を空欄にするか削除して使います。

Q5. 電子領収書（PDF）をメールで送っても問題ありませんか？

A. 問題ありません。メールで送るPDFなどの電子データは、国税庁の質疑応答事例で、一般に印紙税の課税対象にならないとされています。ただし電子取引に当たるため、送ったデータは電子のまま、取引年月日、取引金額、取引先で検索できる形で保存する必要があります。送る前に、編集できないPDFに書き出し、宛先と添付ファイルを確認しましょう。

Q6. 領収書を作れるアプリや、受け取った領収書の管理を楽にする方法はありますか？

A. 発行する側は、Excel・Wordのテンプレートのほか、ブラウザ上で入力してPDFを発行するWebサービスや、請求書作成ソフトの領収書機能で作れます。受け取る側は、スマホで撮影して読み取り、申請から保存まで進められる経費精算システムを使うと、転記やファイル名の付け直しといった手作業を減らせます。選ぶときは、登録番号の入力欄、税率ごとの内訳、作成履歴の保存場所、利用規約を確認してください。

まとめ

領収書テンプレートは、入手先と形式を選び、記載欄と計算式を確認してから使えば、費用をかけずに正しい領収書を発行できる手段です。本記事のポイントを整理します。

1. テンプレートは、公式テンプレート、提供会社、配布サイトなどから入手でき、パソコンで発行するならExcel、手書きならWordやPDFが向いている。
2. 自作でも使えるが、登録番号と、税率ごとの合計額・消費税額の欄をそろえ、Excelでは消費税額の端数処理の式も確認する。
3. 電子領収書（PDF）は、編集できない形に書き出して送り、送ったデータは日付、取引先、金額で検索できる形で電子のまま保存する。
4. ひな形の上書きや担当者ごとのテンプレートの違いを防ぐため、共有のひな形、保存場所、命名規則を決めておく。
5. 受け取る領収書の確認や転記に時間がかかるようになったら、経費精算システムの資料を取り寄せて比べ、移行を検討する。

制度の細かな取り扱いは改正されることがあるため、テンプレートを使い始める前と見直しの際には、国税庁の最新情報もあわせて確認してください。

参考文献

• 国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm
• 国税庁「インボイス制度について」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_about.htm
• 国税庁「インボイス制度Q&A 問25 適格請求書の様式」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/25.pdf
• 国税庁「適格請求書発行事業者公表サイト」https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/
• 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm
• 国税庁「質疑応答事例 取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い」https://www.nta.go.jp/law/shitsugi/inshi/02/10.htm
• 国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm
• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm