退職願テンプレート【縦書き・横書き】書き方・法的根拠・失敗回避まで完全解説

退職を決意したとき、最初に悩むのが「退職願の書き方がわからない」という壁です。書式・文体・提出タイミング・封筒の選び方まで、初めての方にとって不明点は山積みです。本記事では、コピーしてすぐに使えるWordテンプレートの書き方例を縦書き・横書き両形式で紹介しつつ、民法・労働基準法・労働契約法に基づく法的根拠、中小企業・個人事業主・大企業それぞれが注意すべきポイント、そしてテンプレートを使ったことで起きがちな失敗パターンと回避策まで網羅的に解説します。書類を一枚正しく仕上げるだけで、退職後のトラブルリスクを大幅に下げることができます。

目次

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1. 退職願・退職届・辞表の違いと使い分け
2. 退職願テンプレートの書き方【縦書き・横書き対応】
3. 退職手続きのステップと提出タイミング
4. 封筒の書き方・折り方・入れ方
5. 中小企業・個人事業主向け：退職手続きの法務・労務確認事項
6. 場面別の退職願・退職届テンプレート例文集
7. 退職願テンプレートを使うときの失敗パターン3つと回避策
8. 業界別の退職手続き注意点｜中小企業・製造業・サービス業
9. 退職後に必要な手続きチェックリスト
10. よくある質問（FAQ）
11. まとめ
12. 参考文献

退職願・退職届・辞表の違いと使い分け

退職願は「退職を申し出る書類」であり、会社が承諾する前であれば撤回できます。退職届は「退職を届け出る書類」で、受理後は原則撤回不可です。辞表は役員・公務員が使う書類で一般社員には不要です。 まずこの3つの違いを正確に把握したうえでテンプレートを選ぶことが、後のトラブルを防ぐ出発点になります。

一般社員の場合は「退職願」または「退職届」のどちらかを選択します。円満退職を目指すなら、まず口頭で上司に相談し、同意を得てから退職願を提出するのがスタンダードな流れです。

書類名	法的性格	撤回	使う人	使うタイミング
退職願	合意解約の申し出	承諾前なら可	一般社員	退職の相談後、承諾を求める段階
退職届	一方的意思表示	原則不可	一般社員	退職が確定した後、届け出る段階
辞表	役職辞任の届け出	困難	役員・公務員	役を離れるとき

退職願テンプレートの書き方【縦書き・横書き対応】

退職願は「表題→私事（私儀）→退職理由→退職希望日→提出日→所属・氏名・押印→宛名」の7要素で構成されます。縦書きが基本ですが、横書きでも法的効力に差はありません。 以下では、そのまま使える例文とWord入力フォームの書き方ポイントを解説します。

縦書きテンプレート例文（自己都合退職）

縦書き形式は、伝統的な業種や格式を重んじる企業向けです。Wordで作成する場合は「テキストの方向」を縦書きに設定し、フォントは游明朝またはMSP明朝を推奨します。

横書きテンプレート例文（自己都合退職）

IT系・外資系・スタートアップ企業では横書きが一般的です。書式に特別な定めがない場合、会社の雰囲気に合わせて選択しましょう。

宛名の敬称は、縦書きの場合は「殿」、横書きの場合は「様」が一般的です。どちらでも法的効力に差はありませんが、社内慣行に合わせましょう。押印は認印（シャチハタ以外）が基本です。

退職手続きのステップと提出タイミング

退職の意思を伝えてから退職日まで、一般的には「口頭相談→退職願提出→業務引き継ぎ→退職届提出→退職」という5つのステップを踏みます。法的には退職意思の表示から2週間で退職できますが、実務では1〜2か月前の申し出が円満退職の目安です。

退職日が確定したら、離職票・雇用保険被保険者証・源泉徴収票・退職証明書を受け取る手続きも忘れずに進めましょう。これらは転職先の入社手続きや失業給付の申請に必要です。

封筒の書き方・折り方・入れ方

退職願は白い無地封筒（長形3号：A4三つ折り用、長形4号：B5三つ折り用）に入れて提出します。封筒表面に「退職願」と縦書きし、裏面左下に所属部署とフルネームを記載してください。

茶封筒は日常業務用の事務封筒であり、退職願・退職届には適しません。退職届を会社へ郵送する場合は、同じ封筒をさらに大きな外封筒で包み、簡易書留で送ります。事前に上司へ電話またはメールで連絡しておくと受け取りがスムーズです。

中小企業・個人事業主向け：退職手続きの法務・労務確認事項

中小企業や個人事業主が雇用者として知っておくべき退職手続きの法的ルールをまとめます。退職者への証明書交付義務（労働基準法第22条）・退職金の未払いリスク・有給休暇の消化問題など、見落とすとトラブルになる論点が複数あります。

確認項目	根拠法令	内容・注意点
退職の予告期間	民法第627条第1項	無期雇用の場合、2週間前の申し出で退職可能。就業規則の定め（1か月等）は社内ルールであり、法的には2週間前が有効
有期雇用の中途退職	民法第628条・労働基準法第137条	原則、契約期間満了まで退職不可。ただし1年以上雇用後は申し出でいつでも退職可能（労基法137条）
退職証明書の交付	労働基準法第22条	退職者が求めた場合、会社は遅滞なく退職証明書を交付する義務あり。記載事項は退職者が指定できる
解雇予告	労働基準法第20条	会社側が解雇する場合は30日前の予告または解雇予告手当の支払いが必要
退職金	就業規則・労働契約法	就業規則に規定がある場合は支払義務あり。退職理由（自己都合・会社都合）によって金額が変わることがある
有給休暇の消化	労働基準法第39条	退職前の有給休暇取得は権利として認められており、会社は原則拒否できない
社会保険喪失	健康保険法・厚生年金保険法	退職翌日に健康保険・厚生年金の被保険者資格が喪失。国保・任意継続・転職先加入のいずれかに切り替える

厚生労働省「令和６年就労条件総合調査」によると、退職給付制度（一時金・年金）を採用している企業は常用労働者30人以上の民営企業を対象に調査されており、退職理由によって支給額が大きく異なることが確認されています。自己都合退職の場合は会社都合退職に比べて給付額が低くなるケースが多く、就業規則の退職金規程を事前に確認しておくことが重要です（出典：厚生労働省「令和６年就労条件総合調査 結果の概況」2024年、https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/jikan/syurou/24/index.html 2026年6月23日取得）。

場面別の退職願・退職届テンプレート例文集

退職理由・雇用形態・状況によって、退職願の文体や記載内容を変える必要があります。以下に会社都合・有期雇用・体調不良など場面別の例文をまとめます。いずれも退職理由の詳述は避け、簡潔にまとめることが基本です。

会社都合退職（リストラ・事業部縮小）の退職届

会社都合退職にもかかわらず「一身上の都合」と記載してしまうと、雇用保険の受給に不利な影響が出る可能性があります。失業給付の開始時期・期間・金額に影響するため、退職理由は正確に記載しましょう（根拠：厚生労働省「労働基準法」・「雇用保険法」）。

体調不良・傷病による退職願

傷病を理由とする退職の場合、詳しい病名を退職願に記載する必要はありません。「一身上の都合」で十分ですが、傷病が業務起因の場合は労災申請を先に検討することを推奨します（厚生労働省「労働者災害補償保険法」）。

パート・アルバイトの退職届

パート・アルバイトの場合、法律上は口頭での申し出のみで退職できます（民法627条）。ただし、トラブル防止のため書面での意思表示も有効です。会社が指定した書式がある場合はそれに従い、なければ上記の横書き例文をそのまま使用できます。

退職願テンプレートを使うときの失敗パターン3つと回避策

テンプレートを使うからこそ起きやすいミスがあります。退職後のトラブルの多くは書類の不備ではなく「記載内容の確認不足」から発生します。よくある失敗パターン3つと具体的な回避策を解説します。

特に失敗パターン1は退職後の生活に直接影響します。厚生労働省の雇用保険制度では、自己都合退職の場合は給付制限期間（原則2か月または3か月）が設けられており、会社都合退職より失業給付の開始が遅れます（出典：厚生労働省「雇用保険制度の概要」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/koyouhoken/index.html 2026年6月23日取得）。

業界別の退職手続き注意点｜中小企業・製造業・サービス業

業種・雇用形態によって退職手続きの実務は大きく異なります。特に製造業・サービス業・医療・建設業などでは、引き継ぎの内容や機密保持の範囲が広く、退職後トラブルが起きやすい傾向があります。

業界・雇用形態	特有の注意点	対策
製造業・建設業	技術情報・設計図面などの営業秘密が多い。退職後の競業避止義務が設定されているケースあり	就業規則の競業避止条項を確認。退職前に機密情報の取り扱いルールを確認する
医療・介護職	患者・利用者情報は個人情報保護法の特に厳格な管理対象。退職後も守秘義務が継続	退職前に情報持ち出し禁止の確認書を交わす。個人情報は一切持ち出さない
小売・飲食（パート・アルバイト）	法律上は口頭申し出のみで退職可能（民法627条）だが、シフト調整の関係で早めの申し出が円満退職につながる	就業規則や店長との慣行的ルールを確認のうえ、できるだけ早く伝える
IT・ベンチャー企業	ソースコードやシステム設計書の取り扱いに注意。不正競争防止法の営業秘密に該当する情報が多い	退職前に会社の資産をすべて返却・削除。個人デバイスへの持ち出しは厳禁
個人事業主（雇用主）	退職証明書の発行義務（労基法22条）を知らないケースが多い。退職金規程の有無も要確認	就業規則を整備していない場合でも、退職証明書の発行請求には応じる義務がある

厚生労働省「令和６年版 労働経済の分析」によると、日本企業の平均勤続年数は産業・規模によって大きく異なります。中小企業では特に人材の流動性が高く、退職手続きのルール化が不十分なケースが多いため、退職手続きフローのマニュアル整備を推奨します（出典：厚生労働省「労働経済の分析（令和６年版）」2024年、https://www.mhlw.go.jp/wp/hakusyo/index.html 2026年6月23日取得）。

退職後に必要な手続きチェックリスト

退職後は、雇用保険・社会保険・年金・確定申告など複数の手続きが待ち受けています。期限を過ぎると不利益が生じるものもあるため、優先順位を把握しておくことが重要です。

手続き	期限の目安	窓口	必要書類
雇用保険（失業給付）の申請	退職翌日から1年以内	ハローワーク	離職票・雇用保険被保険者証・マイナンバーカード等
健康保険の切り替え	退職日の翌日から14日以内（国保）	市区町村役場 または 協会けんぽ（任意継続）	離職票または退職証明書・マイナンバーカード等
国民年金への加入	退職日の翌日から14日以内	市区町村役場	年金手帳または基礎年金番号通知書・離職票等
確定申告（年の途中退職の場合）	翌年2月16日〜3月15日	税務署または電子申告（e-Tax）	源泉徴収票・マイナンバーカード等
退職証明書の受け取り	退職時に会社へ請求	元勤務先の人事部門	なし（口頭または書面で請求）

年の途中で退職した場合、その年の年末調整が受けられないため、翌年に確定申告が必要です。還付金が発生するケースが多く、忘れると損をします。国税庁「確定申告について」（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kakuteishinkoku/index.htm 2026年6月23日取得）を参照してください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 退職願と退職届はどちらを先に提出すればよいですか？

A. まず口頭で上司に退職の意思を伝え、会社の了承が得られたあとに退職願を提出するのが一般的な順序です。退職日が確定した後、退職届を改めて提出します。会社によっては退職届のみでよいケースや、所定の書式がある場合もあるため、就業規則を最初に確認することを推奨します。

Q2. 退職願をメール・FAXで送っても法的に有効ですか？

A. 法的には退職の意思表示は書面・口頭・電子的手段いずれでも有効です（民法の意思表示の一般原則による）。ただし、実務上は会社から書面での再提出を求められる可能性が高く、また証拠性・信頼性の観点からも書面提出が推奨されます。やむを得ない事情がある場合はメール送付後に書面を郵送（簡易書留）する方法が現実的です。

Q3. 退職を引き止められた場合はどうすればよいですか？

A. 民法627条1項により、無期雇用（正社員）の場合は退職の意思を表示してから2週間が経過すれば、会社の承認がなくても退職できます。就業規則が「1か月前申告」を定めていても、法的効力は2週間前の申し出が優先されます。会社が退職を一方的に拒否することは、労働基準法第5条（強制労働の禁止）に違反する可能性があります。どうしても解決しない場合は、労働基準監督署またはハローワークに相談しましょう。

Q4. 有給休暇が残っている場合、退職前に消化できますか？

A. 退職前の有給休暇消化は労働者の権利であり、会社は原則として拒否できません（労働基準法第39条）。時季変更権（別の日に変更させる権利）は会社に認められていますが、退職日が確定している状況では変更先がないため行使できません。有給消化の意向は退職の申し出と同時に伝えるとスムーズです。

Q5. パート・アルバイトでも退職願は必要ですか？

A. 法律上は必要ありません。民法627条1項は雇用形態を問わず適用されるため、口頭での意思表示のみで退職できます。ただし、シフト調整や引き継ぎのために早めの申し出と書面での意思表示が望ましいです。会社に指定書式がある場合はそれに従いましょう。

まとめ

1. 退職願・退職届・辞表は目的と法的効力が異なる。一般社員は「退職願→退職届」の順が基本
2. 縦書き・横書きどちらのテンプレートでも法的効力は同じ。会社の書式指定を優先する
3. 民法627条により、無期雇用は2週間前の申し出で退職可能。ただし円満退職には就業規則を尊重することを推奨
4. 会社都合退職の場合は退職理由を「一身上の都合」とせず具体的に記載する（雇用保険給付に影響する）
5. 退職後は雇用保険・健康保険・国民年金・確定申告の手続きを期限内に済ませる

退職願・退職届は「正確な内容を書いた書類を正しいタイミングで提出する」ことが何より重要です。テンプレートはあくまで書式の型であり、記載内容の確認は自身で行う必要があります。法律の根拠を理解しておくことで、引き止め・書類不受理などのトラブルにも落ち着いて対処できるようになります。退職後の手続きもあわせて計画し、スムーズな次のステップを踏み出しましょう。

参考文献

• 厚生労働省「令和６年就労条件総合調査 結果の概況」2024年、https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/jikan/syurou/24/index.html（2026年6月23日取得）
• 厚生労働省「雇用保険制度の概要」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/koyou/koyouhoken/index.html（2026年6月23日取得）
• 厚生労働省「労働経済の分析（令和６年版）」2024年、https://www.mhlw.go.jp/wp/hakusyo/index.html（2026年6月23日取得）
• 国税庁「確定申告について」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/shinkoku/kakuteishinkoku/index.htm（2026年6月23日取得）
• e-Gov法令検索「民法第627条」https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089（2026年6月23日取得）
• e-Gov法令検索「労働基準法第22条・第137条」https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049（2026年6月23日取得）