納品書テンプレートの選び方｜インボイス・電帳法対応と失敗しない使い方【2025年版】

「納品書のテンプレートをすぐ使いたいが、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているか不安」と感じている方は少なくありません。個人事業主・中小企業・中堅企業を問わず、取引のたびに発行が必要な納品書は、記載項目のミスや保管ルールの誤解が後の税務トラブルに直結します。本記事では、すぐに使えるExcel・Word・Google スプレッドシート形式のテンプレート選びのポイントを整理しつつ、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応要点、保管義務の根拠となる法令、そして実務でよく起きる失敗パターンとその回避策を、公的データに基づいて解説します。テンプレートを選ぶ前にこの記事を読んでおくことで、無駄な手戻りを防ぎ、取引先との信頼関係を守る書類管理が実現できます。

目次

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1. 納品書とは？請求書・発注書との違いを60字で整理する
2. 納品書テンプレートの選び方｜形式・用途・法対応の3軸で判断する
3. 納品書テンプレートの無料入手先と選定ステップ
4. 個人事業主・中小企業が押さえるべき納品書の記載項目と書き方
5. 電子帳簿保存法と納品書の電子保管｜2024年以降の実務対応
6. 納品書テンプレートでよくある失敗3パターンと回避策
7. 法務・税務の確認事項｜電子帳簿保存法・印紙税・下請法の論点
8. よくある質問（FAQ）
9. まとめ｜納品書テンプレートを正しく使うための3つのポイント
10. 参考文献

納品書とは？請求書・発注書との違いを60字で整理する

納品書とは、受注者が発注者に商品・サービスを引き渡した事実を証明するために発行する書類で、取引証拠として機能します。

請求書・発注書・納品書の三者を混同すると、記載すべき項目や保管義務の根拠法令が変わります。以下の表で役割を整理してください。

書類名	発行者	主な役割	法的保管義務（法人）
発注書	発注者（買い手）	注文内容を伝える	7年（法人税法）
納品書	受注者（売り手）	納品事実を証明する	7年（法人税法）
請求書	受注者（売り手）	代金を請求する	7年（法人税法・消費税法）

納品書には法律上の発行義務はありませんが、国税庁のタックスアンサー（No.5930）によると、法人は納品書を含む取引書類を「事業年度の確定申告提出期限の翌日から7年間」保存しなければなりません。個人事業主は原則5年（消費税課税事業者・インボイス発行事業者は7年）です。

（出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm 2025年6月23日取得）

納品書テンプレートの選び方｜形式・用途・法対応の3軸で判断する

テンプレートを選ぶ際に失敗しないために、「形式」「用途」「法対応」の3軸を事前に確認してください。

形式の選び方（Excel・Word・Google スプレッドシート）

形式	主な用途	メリット	注意点
Excel（.xlsx）	計算が多い・明細行が多い	自動計算・関数が使いやすい	取引先がMac環境の場合に崩れることがある
Word（.docx）	シンプルな書面スタイル	印刷時のレイアウトが安定	計算式の自動化が弱い
Google スプレッドシート	クラウド共有・複数人編集	リアルタイム共有・バージョン管理	オフライン環境では使いにくい
PDF（固定フォーマット）	送付用の最終版	改ざん防止・レイアウト固定	編集不可。元ファイルを別途保管

用途別のテンプレート分類

業種・取引内容によって、必要なフォーマットは異なります。以下の4パターンが代表的です。

• 標準型（縦向きA4・金額あり）：もっとも汎用性が高く、郵送用長3封筒への三つ折りがしやすいサイズ。個人事業主から中小企業まで広く使われます。
• 受領書兼用型（金額なし）：商品の検品・配送確認が主目的。受領印をもらうための欄が大きく設計されています。
• 横型・明細重視型：建設業・IT保守サービスなど、品目説明・仕様が長くなる業種向け。1行あたりの文字数が多い取引に適しています。
• 個人事業主・フリーランス向け（源泉徴収欄あり）：デザイン・ライティング・コンサルティング等の役務提供では、源泉所得税の計算欄を設けたテンプレートを使うとミスが減ります。

インボイス制度対応の有無を確認する

2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、課税事業者が仕入税額控除を受けるために、取引先から「適格請求書」を受け取る必要があります。納品書をインボイスとして使用する場合は、以下の項目がすべて記載されているテンプレートを選んでください。

• 適格請求書発行事業者の登録番号（Tから始まる13桁）
• 取引年月日・取引先の名称
• 取引内容（軽減税率対象品目はその旨を明記）
• 税率ごとの合計額（8%・10%を区分）
• 税率ごとの消費税額
• 書類を交付する事業者の氏名または名称

（出典：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm 2025年6月23日取得）

ただし、通常の取引では納品書と請求書を分けて発行することが一般的です。その場合、納品書はインボイス要件を満たす必要はなく、別途インボイス対応の請求書を発行します。自社の運用ルールを先に決めてから、テンプレートを選ぶ順序が重要です。

納品書テンプレートの無料入手先と選定ステップ

無料テンプレートの入手先は複数ありますが、利用規約・商用利用の可否・ファイル形式の三点を確認してから使ってください。

主な無料テンプレート提供元の特徴

提供元カテゴリ	形式の豊富さ	インボイス対応	商用利用	注意点
会計SaaS系サイト（Misoca等）	◎	◎	原則OK	自社サービスへの誘導あり
テンプレート専門サイト（bizocean等）	◎	○	会員登録後OK	登録が必要な場合がある
Microsoftテンプレートギャラリー	○	○	OK	インボイス対応版と非対応版が混在
個人・法人ブログ系サイト	△	△	要確認	利用規約が不明瞭なものがある

テンプレートを使い始めるまでの5ステップ

ダウンロードして即使用するのではなく、以下の順序で設定を済ませてから実務に投入してください。

1. 記載必須項目を確認する：自社名・住所・連絡先・取引先名・納品日・品目・数量・単価・合計額・消費税額の各欄が揃っているか確認します。
2. 自社情報を入力・固定する：発行者名・住所・電話番号・インボイス登録番号（適格請求書発行事業者の場合）を入力し、シートを保護してテンプレート化します。
3. 計算式の動作確認をする：数量と単価を入力したときに合計額・消費税額が正しく計算されるか、端数処理（切り捨て・四捨五入）の設定を確認します。
4. 保存形式を決める：社内管理用ファイル（Excel/スプレッドシート）と取引先送付用（PDF）を分けて運用するか、一本化するかを決めます。
5. 保管フォルダ・命名規則を決める：電子帳簿保存法の要件を満たすために「YYYYMMDD_取引先名_金額」形式でのファイル名管理が推奨されています。

個人事業主・中小企業が押さえるべき納品書の記載項目と書き方

納品書に法律上の記載義務はありませんが、後の取引トラブルや税務調査に備えるために、以下の基本項目を必ず盛り込んでください。

必須記載項目のチェックリスト

項目	記載例・補足	インボイスとして使う場合
書類のタイトル	「納品書」と明記	「納品書兼適格請求書」と明記
発行日・納品日	2025年6月23日	取引年月日として必須
発行者（受注者）の名称・住所	会社名または氏名、所在地	必須
適格請求書発行事業者登録番号	T＋13桁（課税事業者のみ）	必須
受領者（発注者）の名称	株式会社○○ 御中	必須
品目・内容	商品名・役務名称。軽減税率対象は「※」等でマーク	必須
数量・単価・合計	10個×1,000円＝10,000円	必須
税率・消費税額	10%対象：税込11,000円（うち消費税1,000円）	税率区分ごとに必須
備考欄	納品場所・担当者・注意事項など	任意

業種別の記載ポイント

個人事業主・中小企業では、業種によって追加すべき項目が変わります。代表的なケースを以下に示します。

• 製造業・物販：品番・ロット番号・シリアル番号を明記することで、後の返品・交換対応がスムーズになります。
• IT・ソフトウェア・コンサルティング：役務の提供期間（例：2025年5月1日〜31日）と成果物の概要を記載することが推奨されます。
• 建設・工事：工事名称・施工場所を記載し、下請法の対象取引では書面交付義務の確認も行ってください。
• 個人事業主・フリーランス（デザイン・ライティング等）：源泉所得税の計算欄を設けたテンプレートを使うと、取引先側の手続きが円滑になります。

電子帳簿保存法と納品書の電子保管｜2024年以降の実務対応

2024年1月以降、電子取引で受け取った納品書データは電子保存が義務化されました。紙に印刷して保管するだけでは法令違反になる場合があります。

電子帳簿保存法の3区分と納品書の位置づけ

区分	対象	納品書との関係	主な要件
電子帳簿等保存	会計ソフトで作成した帳簿	間接的（売上管理）	訂正削除の記録保持
スキャナ保存	紙で受け取った書類の電子化	紙の納品書をスキャンして保存する場合に適用	解像度・タイムスタンプなど
電子取引データ保存	メール・クラウドで受け取った電子データ	PDFやCSV形式で受け取った納品書に適用（2024年1月から義務）	真実性・可視性の確保

電子取引データ保存では、「真実性の確保」として改ざん防止措置が求められます。具体的には、タイムスタンプの付与・訂正削除の記録が残るシステムの利用・事務処理規程の整備のいずれかで対応します。また「可視性の確保」として、取引年月日・取引先・金額で検索できる環境を整える必要があります。

（出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和7年6月 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-6.pdf 2025年6月23日取得）

ファイル名命名規則の実践例

電子帳簿保存法の検索要件を満たすファイル名の命名ルールとして、「YYYYMMDD_取引先名_金額」形式が広く推奨されています。たとえば「20250623_株式会社ABC_110000」のように付けると、取引年月日・取引先・金額の3項目で検索できる状態が自動的に維持されます。

納品書テンプレートでよくある失敗3パターンと回避策

テンプレートを使い始めてから気づく失敗は、多くの場合、選定段階の確認不足が原因です。代表的な3パターンと具体的な回避策を解説します。

失敗パターン① インボイス対応漏れ

古いテンプレートや非対応テンプレートを使い続けると、取引先が仕入税額控除を受けられなくなります。特に、インボイス登録番号欄がない・税率区分欄がない・税率ごとの消費税額欄がないテンプレートは、課税事業者間取引では使用を避けてください。確認方法として、テンプレートの「登録番号（T○○○）」入力欄の有無を必ずチェックしてください。

失敗パターン② 著作権・利用規約を確認せずに商用利用する

テンプレート配布サイトの多くは個人利用・社内利用を前提としています。「無料ダウンロード可能」という記載があっても、「商用利用禁止」「再配布禁止」の利用規約が設けられているケースがあります。ダウンロード前に利用規約ページを開き、「商用利用」「社内利用」「再加工・改変」のそれぞれが許可されているかを確認してください。

失敗パターン③ 電子帳簿保存法の保管要件を満たさないまま紙を廃棄する

メールで受け取った納品書を印刷して保管し、電子データを削除する運用は、2024年1月以降は電子帳簿保存法違反にあたります。「印刷しておけば大丈夫」という誤解が根強く残っており、税務調査時に問題になるケースが報告されています。PDFや電子メール添付で受け取った納品書は、必ず元の電子データを保存してください。スキャナ保存との違いを混同しないことが重要です。

（出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和7年6月 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-6.pdf 2025年6月23日取得）

法務・税務の確認事項｜電子帳簿保存法・印紙税・下請法の論点

納品書に関わる法律は電子帳簿保存法だけではありません。印紙税・下請法・著作権法の観点も確認してください。

納品書に印紙税はかかるか

納品書単体には原則として印紙税はかかりません。ただし、「納品書兼請求書」として代金の請求内容も記載した場合、金額によっては印紙が必要になります。国税庁「印紙税の手引」によると、請求金額が記載された場合は1号文書（1万円以上で課税）や17号文書（売上代金に係る受取書）として課税対象になり得ます。電子で送付（メール・クラウド）する納品書は、文書の作成とみなされないため印紙税は不要です。

（出典：国税庁「印紙税の手引」https://www.nta.go.jp/publication/pamph/inshi/tebiki/01.htm 2025年6月23日取得）

下請法上の書面交付義務との関係

親事業者が中小企業・個人事業主へ製造委託・情報成果物作成委託などを行う場合、下請法により発注書面（3条書面）の交付が義務付けられています。納品書はこの書面とは別のものですが、納品書の記載内容が発注内容と一致しているかを確認する義務が実質的に発生します。下請法対象取引では、発注書との整合性チェックをテンプレート運用の中に組み込んでください。

テンプレートの著作権と商用利用

テンプレート自体に著作権が存在する場合があります。特に、固有のデザイン・イラストが使われているテンプレートは、配布サイトの利用規約に従って使用する必要があります。「商用利用可」「改変可」「再配布禁止」など、各サイトの規約を必ず確認したうえで業務に利用してください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 納品書は必ず発行しなければなりませんか？

A. 法律上の発行義務はありません。ただし、納品事実を証明する書類として取引トラブルや税務調査の際に重要な役割を果たすため、商慣行として発行することが広く行われています。特に物品の納品を伴う取引では、受領確認を兼ねて発行することが推奨されます。

Q2. 納品書の保管期間は何年ですか？

A. 法人は原則7年間（事業年度の確定申告提出期限の翌日から起算）、個人事業主は5年間が原則ですが、消費税の課税事業者・インボイス発行事業者は7年間の保管が必要です。会社法上は10年間保存が必要とされる場合もあります。国税庁のタックスアンサー（No.5930）で根拠を確認してください。

Q3. 無料テンプレートを商用利用してもいいですか？

A. 提供サイトの利用規約によって異なります。「商用利用可」と明記されているサイトのテンプレートであれば業務での使用は問題ありません。明記されていない場合は、サイト運営者に確認するか、商用利用を明示的に認めているサイトのテンプレートを選んでください。

Q4. メールで受け取った納品書は印刷して保管すればよいですか？

A. 2024年1月以降は、電子取引で受け取った納品書は電子データのまま保存することが法律上の義務です。印刷して保管し、電子データを削除する運用は電子帳簿保存法の要件を満たしません。元のPDF・メールデータを、改ざん防止措置とともに保存してください。

Q5. 納品書をインボイス（適格請求書）として使えますか？

A. 使えますが、インボイス制度が定める6項目（登録番号・取引日・取引先名称・取引内容・税率ごとの合計額・税率ごとの消費税額）がすべて記載されている必要があります。通常は請求書と納品書を別に発行する運用が一般的です。自社の取引フローに合った方法を選んでください。

Q6. 納品書に印鑑（社印）は必要ですか？

A. 法律上の義務はありません。ただし、ビジネスマナーとして、また偽造防止の観点から押印する慣行が一般的です。電子納品書の場合は電子印鑑（電子署名）でも有効とされています。取引先の方針に合わせて運用を決めてください。

まとめ｜納品書テンプレートを正しく使うための3つのポイント

1. テンプレートは「形式×用途×法対応」の3軸で選ぶ：Excelか・WordかGoogleスプレッドシートかという形式の選択だけでなく、インボイス制度対応の有無・電子帳簿保存法の要件・保管義務の起算点まで確認してから使い始めてください。
2. 利用規約を確認してから商用利用する：無料テンプレートには商用利用禁止・再配布禁止が設定されているケースがあります。ダウンロード前に利用規約を確認する習慣をつけることで、著作権トラブルを防げます。
3. 電子受領の納品書は電子データのまま保存する：2024年1月以降、メール・クラウドで受け取った納品書は電子保存が義務です。ファイル名の命名規則（YYYYMMDD_取引先名_金額）を統一することで、電子帳簿保存法の検索要件を同時に満たすことができます。

納品書は取引のたびに発行する実務書類ですが、インボイス制度・電子帳簿保存法・印紙税などの法令と深く結びついています。テンプレートを選ぶ段階でこれらの要件を確認しておくことが、後の税務リスクや取引トラブルを防ぐ最短の方法です。自社の取引規模・業種・電子化の方針に合ったテンプレートを選んで、安心して納品業務を進めてください。

参考文献

• 国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm（2025年6月23日取得）
• 国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6625.htm（2025年6月23日取得）
• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」令和7年6月 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/03-6.pdf（2025年6月23日取得）
• 国税庁「印紙税の手引」https://www.nta.go.jp/publication/pamph/inshi/tebiki/01.htm（2025年6月23日取得）