送り状テンプレート【無料文例6選】シーン別の書き方とインボイス対応の注意点

見積書・請求書・契約書を郵送する際、封筒を開けた相手が最初に目にするのが「送り状（送付状）」です。ビジネスマナーとして必須とされる一方、毎回ゼロから作成するのは手間がかかります。本記事では、すぐ使えるシーン別テンプレートの文例と、Word・Excelで作成するステップを、個人事業主・中小企業・中堅大企業の担当者を問わず役立てられるよう整理して解説します。あわせて、請求書発行業務のデジタル化が進むなかで送り状という工程自体がどう変わりつつあるか、インボイス対応や著作権など実務上の注意点、よくある失敗パターンと回避策まで網羅していますので、送り状の作成業務を一度でスッキリと整理したい方は最後までご確認ください。

目次

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1. 送り状（送付状）とは？役割と基本構成
2. シーン別すぐ使える送り状テンプレート文例
3. Word・Excelで送り状を作成するステップ
4. 請求書発行システムとの関係｜送り状業務はどう変わるか
5. 中小企業の送り状業務と文書電子化の現状
6. 法務・著作権・インボイス制度で確認すべき事項
7. 業種別の送り状活用ポイント（中小企業・個人事業主向け）
8. 送り状作成でよくある失敗パターン3つと回避策
9. 送り状のデジタル化・ペーパーレス化を進めるステップ
10. よくある質問（FAQ）
11. まとめ｜今日からできる送り状の整備3ステップ
12. 参考文献

送り状（送付状）とは？役割と基本構成

送り状（送付状・添え状）とは、書類や荷物を郵送・FAXする際に同封する案内文のことで、「誰が・誰に・何を・なぜ送るのか」を一目で伝えるビジネス文書です。法的な義務はありませんが、封筒を開けてはじめに目に入る書類として相手への礼儀を示すとともに、同封書類の抜け漏れを双方が確認できる実務上の役割も担います。「送り状」と「送付状」はほぼ同義で使われますが、物流業界では配送伝票を「送り状」と呼ぶこともあるため、文書用と配送用の二通りがある点を覚えておきましょう。

送り状と納品書は混同されがちですが、目的が異なります。送り状は「誰が何を送るかを伝える挨拶状」、納品書は「契約に基づいて何をいくら納品したかを証明する書類」です。同一の封筒に両方を同封することも多く、その場合は「送り状に納品書1部同封」と明記するのが正確です。

シーン別すぐ使える送り状テンプレート文例

送り状は送付する書類の種類や相手によって文面を変えるのが基本です。以下にビジネスでよく使う6つのシーン別テンプレートを示します。各テンプレートは項目を書き換えるだけでそのまま利用できます。なお、ここで示す文例はビジネス慣行に基づく一般的な表現であり、各自の社内規定やスタイルガイドに合わせて調整してください。

文例1：請求書・見積書の基本テンプレート

最も使用頻度が高い汎用型です。法人宛・個人宛の切り替え箇所を【 】内で示しています。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
【株式会社〇〇〇〇　〇〇部　〇〇〇〇様 / 〇〇〇〇　〇〇〇〇様】
株式会社〇〇〇〇　〇〇部　〇〇〇〇
TEL：03-XXXX-XXXX　Mail：[email protected]

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。さて、下記の書類をお送りいたします。ご査収のほど、何卒よろしくお願いいたします。
敬具

記
１．【請求書 / 見積書 / 契約書 / ご提案書】　〇部
２．（補足書類があれば）　〇部
以上

【特記事項】
・ご不明な点がございましたら、上記担当者までご連絡ください。
・返送期限がある場合はここに記載（例：〇月〇日（〇）までにご返送いただけますと幸いです）

文例2：履歴書・応募書類送付テンプレート（就活・転職向け）

採用担当者が書類確認しやすいよう、同封書類を明確に箇条書きにします。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
株式会社〇〇〇〇　採用ご担当者様
〇〇〇〇（氏名）　〒000-0000　〇〇県〇〇市〇〇町〇〇
TEL：090-XXXX-XXXX　Mail：[email protected]

拝啓　貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。このたびは〇〇職（求人番号：XXXX）の採用選考にご応募申し上げます。ご多忙のところ誠に恐縮ですが、下記応募書類をご確認いただけますよう、よろしくお願いいたします。
敬具

記
１．履歴書　1通
２．職務経歴書　1通
３．（ポートフォリオなどがあれば記載）
以上

文例3：FAX送付状テンプレート

FAX用は枚数管理が特に重要です。送信失敗時の確認をスムーズにするため、送信枚数（表紙含む）を必ず記載します。

【FAX送付状】
送信日時：〇〇〇〇年〇〇月〇〇日　〇〇時〇〇分
宛先：株式会社〇〇〇〇　〇〇部　〇〇〇〇様　FAX番号：03-XXXX-XXXX
差出人：株式会社〇〇〇〇　〇〇部　〇〇〇〇　TEL：03-XXXX-XXXX
送信枚数：本紙含め　〇　枚
件名：〇〇のご送付について

本紙のとおりお送りいたします。ご不明な点は上記連絡先までご連絡ください。なお、送達に問題がある場合は、大変お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。

文例4：物品・サンプル送付テンプレート（EC・製造業向け）

物品の送付では品名・数量を具体的に記し、受け取り側が検品しやすいようにします。

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、ご注文いただきました商品を下記のとおり発送いたしました。ご確認・ご検品のほど、よろしくお願いいたします。
敬具

記
品名：〇〇〇〇　数量：〇〇個　納品日：〇〇〇〇年〇〇月〇〇日　配送業者：〇〇運輸　伝票番号：XXXX-XXXX-XXXX
以上

【ご確認事項】
・商品の数量・状態をご確認のうえ、ご不備がございましたら7日以内にご連絡ください。

文例5：返送依頼付き書類送付テンプレート（契約書押印依頼など）

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。さて、下記書類をご送付いたします。ご確認のうえ、お手数ですがご署名・ご捺印の後、〇月〇日（〇）までにご返送いただきますよう、お願い申し上げます。返信用封筒を同封しておりますので、ご活用ください。
敬具

記
１．〇〇契約書（2部）　※1部にご署名・捺印のうえご返送ください
２．返信用封筒（1通）
以上

文例6：官公庁・行政機関宛テンプレート

行政機関宛は冒頭挨拶を省略し、用件を簡潔にまとめるスタイルが一般的です。

〇〇省（庁・局）〇〇課　〇〇〇〇様

〇〇に関する書類の提出について

このたび、下記の書類を提出いたします。ご査収くださいますようお願い申し上げます。
記
１．〇〇申請書　1通
２．添付書類一式
以上

Word・Excelで送り状を作成するステップ

送り状をWord・Excelで作成するには、用途に応じたテンプレートを選定し、社名・宛先・同封書類リストの3ヶ所を書き換えるだけで完成します。初回の作成時には自社のベーステンプレートとして保存しておくと、次回からの作業時間が大幅に短縮できます。

Wordで作成する場合（推奨フロー）

• Wordを起動し「新規作成」から「送付状」で検索するか、公開テンプレートサイト（Microsoft Officeテンプレートギャラリー等）から入手する
• ヘッダー部分（日付・宛先・差出人）を自社情報で書き換える
• 「記・以上」欄に同封書類名と部数を入力する
• 挨拶文は定型文のままでよいが、初めての取引先は季節の時候の挨拶に変えると丁寧な印象になる
• A4用紙で印刷し封入前に最終確認する（宛先・書類数・印鑑の有無）
• テンプレートとして「名前を付けて保存」→ファイル形式を「Wordテンプレート（.dotx）」にしておくと、毎回流用できる

Excelで作成する場合（明細が多いケース向け）

• Excelを使うと、同封書類のリストをテーブル形式で管理しやすく、品目・数量・備考を行追加するだけで対応できる
• 送付先リストを別シートで管理し、VLOOKUP/XLOOKUPで宛先を自動入力する設計にすると大量送付に対応できる
• 印刷設定は「1ページ」に収まるよう「拡大縮小」を設定し、余白は上下1.5cm・左右1.5cm程度が読みやすい

請求書発行システムとの関係｜送り状業務はどう変わるか

請求書発行業務のデジタル化が進むなかで、送り状という工程そのものの位置づけも変わりつつあります。従来は「請求書をWordの送り状と一緒に封入して郵送する」という一連の作業を手作業で行う企業が多数派でした。しかし近年は、請求書発行システムの側で送付方法を丸ごとカバーする機能が増えています。

具体的には、請求書発行システムでメールによる請求書送付を選ぶと、システムが送付案内文（送り状に相当するメール本文）を自動生成し、担当者名・請求書番号・件数などを差し込んで送信してくれるケースが多くあります。取引先が電子受領に対応していれば、Wordで送り状を別途作成する手間そのものが発生しません。一方で、郵送が必須の取引先や、初めての相手・重要書類を送る場面では、これまで解説してきたような丁寧な送り状文例を用いた対応が今後も必要になります。

つまり、送り状業務を効率化する視点では「送り状のテンプレートを整える」ことに加えて、「請求書発行そのものをシステム化し、送付方法を電子・郵送のどちらでも選べる体制を作る」という選択肢も比較検討する価値があります。請求書発行システムを選ぶ際は、単に発行機能があるかだけでなく、次の3点を確認すると失敗しにくくなります。

• 送付方法の柔軟性：メール送付・郵送代行の両方に対応しているか、取引先ごとに送付方法を切り替えられるか
• 送付文面のテンプレート機能：送り状に相当する案内文をカスタマイズできるか、自社の挨拶文のトーンに合わせられるか
• インボイス制度への対応：適格請求書の記載要件を満たした形式で発行できるか（詳細は後述の法務セクションを参照）

複数の請求書発行システムを機能・対応範囲で比較したい場合は、以下の記事でタイプ別に整理しています。送付業務の負担を減らしたい担当者は、あわせて確認してみてください。

中小企業の送り状業務と文書電子化の現状

中小企業における送り状の電子化は、DX推進の最初のステップとして位置づけられており、業務効率化の手がかりになっています。中小企業基盤整備機構が2024年12月に公表した「中小企業のDX推進に関する調査（2024年）」によると、DXの具体的な取り組みとして「文書の電子化・ペーパーレス化」を挙げた企業が57.6%と最多を占めています（独立行政法人中小企業基盤整備機構「中小企業のDX推進に関する調査（2024年）アンケート調査報告書」2024年12月、https://www.smrj.go.jp/research_case/questionnaire/fbrion0000002pjw-att/202412_DX_report.pdf、2026年8月7日時点）。

また、中小企業庁「2025年版中小企業白書」では、デジタル化の段階1（紙や口頭による業務が中心）の企業割合が2023年比で大きく減少したことが示されており、書類の電子化・ペーパーレス化は最も優先度の高いDXの入口として認識されています（中小企業庁「2025年版中小企業白書　第1-1-5節　デジタル化・DX」2025年、https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2025/chusho/b1_1_5.html、2026年8月7日時点）。

さらに経済産業省「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025」でも、ペーパーレス化によりコピー用紙を年間5万枚から2千枚に削減した企業事例が紹介されており、書類業務の電子化が具体的な業務コスト削減につながることが実証されています（経済産業省「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025（DXセレクション2025選定企業レポート）」2025年3月、https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dx-chukenchushotebiki/dx-chukenchushotebiki_2025.pdf、2026年8月7日時点）。

法務・著作権・インボイス制度で確認すべき事項

送り状テンプレートを外部から入手して商用利用する際は、著作権・利用規約の確認と、添付書類に関する法令要件の確認が必要です。思わぬトラブルを防ぐため、以下の3点を必ず確認してください。なお、本セクションは一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の法的判断が必要な場合は専門家（弁護士・税理士等）にご確認ください。

1. テンプレートの著作権と商用利用の可否

外部サイトで公開されている送り状テンプレートには著作権があります。「無料」と表記されていても、商用利用や改変・再配布が禁止されているケースがあります。ダウンロード前に必ず各サイトの利用規約を確認してください。一般的に「個人・法人問わず商用利用可」「改変可」と明記されているものは社内業務で使用しやすいとされていますが、用途（名刺・チラシ・販売物への転用など）によって制限が異なる場合があります。WordやExcelで自社オリジナルのテンプレートをゼロから作成すれば、著作権上の問題は生じません。著作権に関する詳細は文化庁の著作権に関する解説を参照してください。

2. インボイス制度への対応（請求書同封時）

2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」の交付・保存が義務付けられています。送り状そのものはインボイスではありませんが、同封する請求書がインボイス要件を満たしているかを確認する必要があります。適格請求書には「適格請求書発行事業者の登録番号（Tから始まる13桁の番号）」「税率ごとに区分した消費税額」などの記載が必須です（国税庁「インボイス制度の概要」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm、2026年8月7日時点）。古いテンプレートで作成した請求書を同封している場合は、インボイス対応書式に更新しているかを確認してください。前述の請求書発行システムを利用する場合は、多くの製品がインボイス要件に対応した出力形式を標準搭載している点も選定時の確認ポイントです。

3. 電子帳簿保存法（電子取引データの保存義務）

送り状をメール・クラウドで電子送付した場合、2024年1月以降は電子取引データの電子保存が義務化されています。紙に印刷して保存するだけでは法令要件を満たさない場合があるため、送受信した電子の送り状・書類データは、改ざん防止措置を施したうえで電子保存する体制を整えてください。詳細は国税庁の電子帳簿保存法に関する案内で確認することをおすすめします。

業種別の送り状活用ポイント（中小企業・個人事業主向け）

業種によって送り状に含める情報や注意点が異なります。特に中小企業・個人事業主が多く直面するケースを整理しました。

製造業・卸売業：納品書との分業を明確に

製造業・卸売業では、同一の発送で送り状・納品書・検査成績書が同封されることが多いです。同封書類欄に全書類を漏らさず記載し、受け取り側が検品・照合しやすいよう品名・型番・数量を具体的に書くことが重要です。返品・交換対応のための問い合わせ窓口を明記するとトラブル対応がスムーズになります。

士業・コンサルティング：守秘義務と個人情報への配慮

税理士・社会保険労務士・弁護士などの士業では、書類に個人情報・機密情報が含まれることが多いため、誤送リスクを最小化することが特に重要です。送り状の「宛先確認」欄に担当者名まで明記し、誤送の場合は直ちに連絡いただくよう一文を加える運用が推奨されます。封筒外側に「親展」「重要書類在中」と記載することも有効です。

EC・通販事業者：配送伝票（物流送り状）との管理分離

EC事業者では「ビジネス文書の送り状（添え状）」と「宅配業者の配送伝票（物流送り状）」の2種類を扱います。両者を混同して管理すると誤発送・個人情報漏洩のリスクが高まります。注文管理システムで配送伝票を自動発行し、梱包物に同封する明細書（ピッキングリスト）を送り状の代替として活用する企業も増えています。個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」（https://www.ppc.go.jp/、2026年8月7日時点）に基づき、顧客の住所・氏名データは適切に管理してください。

送り状作成でよくある失敗パターン3つと回避策

送り状に関するトラブルの大半は、以下の3パターンに集約されます。いずれも事前の確認ルールを整備することで防げます。

送り状のデジタル化・ペーパーレス化を進めるステップ

送り状を含む書類業務のペーパーレス化は、電子帳簿保存法対応・コスト削減・テレワーク推進の3点で企業規模を問わず有効な取り組みです。実際に進める際は、以下のステップが参考になります。

1. 現状把握：月間の送り状作成枚数・送付先数・使用テンプレートの種類を棚卸しする
2. 電子送付の範囲設定：メール添付でよい相手（電子対応済みの取引先）と、紙での郵送が必要な相手を分類する
3. テンプレートのデジタル統一：Word・Excel・請求書発行システム等のクラウドサービス上でテンプレートを標準化し、差し込み印刷やCSVインポートで自動入力できる体制を整える。請求書の発行と送付を同一システムで行う場合は、送り状に相当する送付案内文をシステム側のテンプレート機能で管理できるかも確認する
4. 電子帳簿保存法対応：電子送付した書類データのタイムスタンプ付与・ストレージ管理ルールを策定する
5. 効果測定：用紙・印刷・郵送コストの削減額、作業時間の変化を定量的に確認し、次のDXステップへつなげる

特に3のステップで請求書発行システムを比較検討する場合は、送付機能の柔軟性やインボイス対応状況をあらかじめ整理しておくとスムーズです。

よくある質問（FAQ）

Q1. 送り状は必ず必要ですか？

A. 法律上の義務はありませんが、ビジネスマナーとして相手への礼儀と書類確認の証跡になるため、同封することが推奨されます。特に初めての取引先や重要書類（契約書・請求書等）を送付する場合は必ず添付してください。

Q2. 送り状と送付状・添え状は何が違いますか？

A. いずれも同じ書類を指す言葉で、使い分けに明確なルールはありません。「送り状」は物流の配送伝票（宅配の伝票）を指す場合もあり、文脈によって意味が異なることがあります。ビジネス文書として書類に添える挨拶状を指す場合は「送付状」「添え状」が明確です。

Q3. 「記・以上」は必ず書かなければなりませんか？

A. 必須ではありませんが、「記・以上」形式は送付内容の始まりと終わりを示す定型表現として広く定着しており、受け取り側が書類一覧を見やすく把握できるため記載を推奨します。FAX送付状など簡略版ではリスト形式のみでも問題ありません。

Q4. 電子メールで送り状を送る場合、本文がそのまま送り状になりますか？

A. メール本文が送り状の役割を担うことが多く、添付書類の一覧・送付目的・担当者連絡先をメール本文に明記すれば、別途Word送り状を添付しなくても実務上は問題ありません。ただし、重要書類や初めての取引先へはWord・PDF形式の送り状を添付し、より丁寧な対応をとることをおすすめします。

Q5. 無料テンプレートサイトのものを社内で使っても問題ありませんか？

A. 各サイトの利用規約で「商用利用可・社内利用可」と明記されていれば問題ないとされています。ただし「個人利用のみ」「再配布禁止」と記載されているものは社内での業務利用も制限される場合があるため、必ず規約を確認してください。確実なのは、WordやExcelで自社オリジナルのテンプレートをゼロから作成することです。

Q6. 請求書発行システムを導入すると送り状の作業は不要になりますか？

A. 完全に不要になるとは限りません。多くの請求書発行システムは、請求書データと合わせて送付案内メールを自動生成する機能を備えており、メール受領に対応している取引先であれば送り状作成の手間を大きく減らせます。一方で、郵送が必要な取引先や初めての相手・重要書類を送る場面では、これまで解説した丁寧な送り状文例を用いた対応が今後も必要です。自社の送付方法の割合に合わせて、請求書発行システムの送付機能を比較検討するとよいでしょう。

まとめ｜今日からできる送り状の整備3ステップ

1. シーン別テンプレートを1縲・種類作成し、社内共有フォルダに保存する（汎用型・FAX型・物品送付型から自社に合ったものを選択）
2. 同封書類の「記・以上」欄を毎回必ず記入し、送付前に2名でダブルチェックするルールを設ける
3. 年に1度、テンプレートの会社情報・インボイス対応・著作権の3点を棚卸しする日程をカレンダーに設定する

送り状は地味に見えますが、取引先に最初に届く書類として企業の印象を左右する重要な接点です。適切なテンプレートを整備し、送付前チェックの習慣を根付かせることで、書類業務の正確性と信頼性が向上します。電子化・ペーパーレス化をさらに進める場合は、送付機能まで含めて比較できる請求書発行システムの導入も検討してみてください。書類業務のDXを一歩ずつ進めることが、より重要な業務に集中できる環境づくりにつながります。

参考文献

• 独立行政法人中小企業基盤整備機構「中小企業のDX推進に関する調査（2024年）アンケート調査報告書」2024年12月　https://www.smrj.go.jp/research_case/questionnaire/fbrion0000002pjw-att/202412_DX_report.pdf（2026年8月7日取得）
• 中小企業庁「2025年版中小企業白書　第1-1-5節　デジタル化・DX」2025年　https://www.chusho.meti.go.jp/pamflet/hakusyo/2025/chusho/b1_1_5.html（2026年8月7日取得）
• 経済産業省「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025（DXセレクション2025選定企業レポート）」2025年3月　https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/investment/dx-chukenchushotebiki/dx-chukenchushotebiki_2025.pdf（2026年8月7日取得）
• 国税庁「インボイス制度の概要」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm（2026年8月7日取得）
• 個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」https://www.ppc.go.jp/（2026年8月7日取得）