送り状テンプレート【無料文例6選】シーン別の書き方とインボイス対応の注意点

Check!

  • 送り状の基本6項目と文例6つがわかる
  • 同封する請求書のインボイス確認点がわかる
  • 信書のルールと電子送付時の保存方法がわかる

送り状(送付状・添え状)は、請求書や契約書などを郵送やFAXで送るときに添える案内文で、日付、宛名、差出人、件名、本文、同封書類の一覧の6項目で作ります。法律で義務づけられた書類ではありませんが、誰が誰に何を何部送ったのかを一目で伝え、同封物の抜け漏れを双方で確認できるため、ビジネスでは同封するのが一般的です。本記事では、6項目の書き方と、請求書送付・応募書類・FAX・物品送付・返送依頼・官公庁宛の6つのシーン別テンプレート文例、同封する請求書で確認したいインボイスの記載事項、信書のルール、電子送付時の保存方法を、国税庁と総務省の公開情報をもとに解説します。

あなたの送り状まわりの悩みに近いタイプを診断

Q1. 送り状まわりで、いま一番手間に感じているのはどれですか?

目次

開く

閉じる

  1. 送り状(送付状)とは|基本6項目と書き方
  2. 送り状まわりの基礎知識|名称の違い・頭語と結語・封入の順番
  3. シーン別の送り状文例【無料テンプレート】
  4. インボイス対応の注意点(同封する請求書側の確認事項)
  5. 送り状・請求書・納品書を電子管理する方法
  6. 送り状作成でよくある失敗パターン
  7. よくある質問(FAQ)
  8. まとめ
  9. 参考文献

送り状(送付状)とは|基本6項目と書き方

送り状とは、書類や物品を郵送やFAXで送るときに添える案内文で、日付、宛名、差出人、件名、本文、同封書類の一覧の6項目で構成します。送付状、添え状とも呼ばれ、ビジネス文書としてはほぼ同じ意味で使われます。

送り状の役割は大きく2つあります。1つ目は、相手への挨拶として、何のために書類を送ったのかを伝えることです。2つ目は、同封した書類の種類と部数を明記し、受け取った側が抜け漏れを確認できるようにすることです。特に2つ目の役割は実務上重要で、「請求書が1部足りない」「契約書の返信用封筒が入っていない」といった行き違いを防ぐ証跡になります。書く項目は次のとおりです。

項目 書き方 記載例
1. 日付 右上に、発送する日または投函する日を年から書く。和暦と西暦はどちらでもよいが、同封書類と表記をそろえる 2026年9月25日
2. 宛名 左上に、会社名、部署名、役職、氏名を正式名称で書く。会社や部署あては「御中」、個人あては「様」を付け、併用しない 株式会社サンプル 経理部 山田太郎様
3. 差出人 宛名より下の右側に、会社名、部署名、担当者名、住所、電話番号、メールアドレスを書く 株式会社〇〇 営業部 鈴木一郎 TEL 03-XXXX-XXXX
4. 件名 中央に、何を送ったのかが一目で分かる件名を書く 書類送付のご案内
5. 本文 「拝啓」と時候の挨拶、日頃のお礼、送付の案内を書き、「敬具」で結ぶ。社外向けは頭語と結語をそろえる 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
6. 同封書類の一覧 「記」の下に書類名と部数を箇条書きにし、最後に右寄せで「以上」と書く 1. 請求書 1部

このほか、返送期限や問い合わせ先など、相手に特に伝えたいことがある場合は、一覧の下に「追記」や「特記事項」として書き添えます。用紙はA4縦1枚に収めるのが基本で、2枚以上になる場合は本文を削って簡潔にしましょう。

送り状と一緒に送る請求書づくりの手間を減らす方法

送り状は、6項目をテンプレートに固定してしまえば、毎回の作成は数分で終わります。むしろ手間が残るのは、同封する請求書や見積書を作り、宛名と書類名を送り状と合わせ、郵送かメールかを選んで送り、控えを残す工程です。請求書の宛名と送り状の宛名を別々に書き換える運用では、片方だけ前回の取引先名が残る間違いも起こります。

請求書や見積書を毎月複数の取引先へ送る場合の一例が、マネーフォワード クラウド請求書です。商品ページによると、見積書・納品書・請求書・領収書を作成でき、あらかじめ登録した取引先や品目を検索して選ぶだけで書類を作成できます。見積書から納品書、請求書へと書類を変換できるため、同じ取引先への書類を一から作り直す必要がありません。送付はメールと郵送に対応し、郵送では印刷から封入・投函までの代行(オプション)も依頼でき、メール送信の履歴や郵送の発送ステータスも確認できます。送り状そのものを作る機能は商品ページに記載がないため、送り状はこの記事のテンプレートで作り、請求書側をソフトに任せるという分担が現実的です。注意したい点として、対応OSはWindowsとmacOSで、タブレットやスマートフォンには対応していないと商品ページに記載されています(2026年10月14日確認)。料金はプランによって異なるため、資料や公式サイトで確認してください。

株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド請求書

マネーフォワード クラウド請求書

株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド請求書

らくらく操作◎作成から保管まで一元管理したい方におすすめ

30秒で完了!かんたん入力 資料を無料ダウンロード
料金・機能をまとめて確認 サービス詳細はこちら
30秒で完了!かんたん入力 資料を無料ダウンロード
料金・機能をまとめて確認 サービス詳細はこちら

見積書・納品書・請求書・領収書の作成が簡単に行え、ワンクリックでメール送付・郵送が完了するソフトなら、マネーフォワード クラウド請求書の導入がおすすめです。

出典:マネーフォワード クラウド請求書
GOOD

おすすめ!

  • フォームに沿って入力するだけで簡単に帳票を作成できる
  • インボイス制度にも対応
  • 入金ステータスが一目で分かるので、請求の抜け漏れ防止にも効果的
MORE

気になる…

  • 請求書発行に特化しているものの、「入金消込」を利用するには「マネーフォワード クラウド請求書Plus」の契約が必要

請求書については、以前利用したものをコピーできたり、画面上からデジタルインボイスが使えるので、電子データを取引先へ直接連携できたりと便利です。

従業員のいない一人会社の代表の声(2025年5月7日公開当時の情報)。出典:マネーフォワード クラウド請求書 導入事例
マネーフォワード クラウド請求書

請求書の作成から送付までをまとめて管理したい会社に

マネーフォワード クラウド請求書の資料を無料でダウンロードできます

無料・30秒で完了 資料を無料ダウンロード

ここから先は、手書きでもソフトでも変わらない、送り状そのものの知識と文例を順に解説します。

送り状まわりの基礎知識|名称の違い・頭語と結語・封入の順番

送り状の名称は送付状・添え状と同じ意味で、頭語と結語は「拝啓」と「敬具」を基本の組み合わせにします。封入するときは、送り状を同封書類の一番上に重ねるのが基本です。

送り状・送付状・添え状、配送伝票、商業送り状の違い

送り状、送付状、添え状は、ビジネス文書としては同じ書類を指す言葉で、使い分けに明確な決まりはありません。ただし、「送り状」は宅配便の配送伝票(荷札)を指す言葉としても使われます。物流の現場や通販事業者と話すときに「送り状」と言うと、配送伝票のことだと受け取られる場合があるため、社内のマニュアルなどでは「送付状(書類に添える案内文)」「配送伝票(宅配便の伝票)」のように書き分けておくと混乱を防げます。

貿易取引では、輸出者が輸入者あてに作る貨物の明細書であるインボイス(商業送り状、コマーシャルインボイス)を指すこともあります。これは通関に使う書類で、税関の「輸出申告書の記載方法について」でも、申告者や仕向人、品名はインボイスの記載を基にするとされています。消費税のインボイス制度(適格請求書)とも別のものです。本記事で扱うのは、書類に添える案内文としての送り状です。

送り状と納品書の違い

送り状と納品書も混同されがちですが、目的が異なります。送り状は「何を送ったか」を伝える案内文で、金額や取引条件は書きません。納品書は「契約に基づいて何をいくつ納品したか」を示す取引書類で、品名、数量、単価、金額などを記載します。同じ封筒に両方を入れる場合は、送り状の同封書類一覧に「納品書 1部」と明記し、送り状が表紙、納品書が本体という位置づけで重ねて入れます。

頭語と結語の組み合わせ

本文の書き出しの頭語と、締めくくりの結語は、決まった組み合わせで使います。組み合わせを誤ると文書全体の印象を損なうため、テンプレートを作る段階で固定しておくと安心です。

使う場面 頭語 結語
一般的なビジネス文書拝啓敬具
特に改まった相手・重要な書類謹啓謹白、謹言
相手からの書状に返信するとき拝復敬具
前文を省いて用件に入るとき前略草々

「前略」は時候の挨拶を省く略式の表現のため、取引先への送り状では「拝啓」と「敬具」を基本にするのが無難です。社内向けの送り状や、官公庁あての提出書類のように用件だけを伝える場合は、頭語と結語自体を省略してもかまいません。

封入するときの順番と送り状が不要なケース

送り状は、封筒を開けた相手が最初に目にするよう、同封書類のいちばん上に重ねます。その下に、同封書類の一覧に書いた順番どおりに書類を並べると、受け取った側が一覧と照らし合わせながら確認できます。書類が折れたり汚れたりしないよう、まとめてクリアファイルに入れてから封筒に入れると丁寧です。A4の書類をそのまま入れられる角形2号の封筒を使えば折らずに送れますが、長形3号の封筒を使う場合は、送り状が外側に来るように三つ折りにします。封筒の表面には、同封物の内容に応じて「請求書在中」「応募書類在中」などと書き添えておくと、相手の社内で担当者に届きやすくなります。

一方で、送り状が必ずしも必要ない場面もあります。書類を対面で手渡しする場合は、その場で口頭で内容を説明できるため、送り状を省略するのが一般的です。また、メールで書類を送る場合はメール本文が送り状の役割を担い、請求書の発行から送付までをシステム上で行う場合も、画面上の通知や案内文が同じ役割を果たします。この点は後半の「送り状・請求書・納品書を電子管理する方法」で詳しく解説します。

シーン別の送り状文例【無料テンプレート】

送り状は、送る書類の種類や相手によって文面を変えるのが基本です。ここでは、ビジネスでよく使う6つのシーン別テンプレートを紹介します。〇〇の部分と【 】内を書き換えれば、WordやExcel、Googleドキュメントにそのまま貼り付けて使えます。文例は一般的なビジネス慣行に基づく表現のため、社内の規程や取引先との関係に合わせて調整してください。WordやExcel、Googleドキュメントでテンプレートをファイルとして作成・管理する手順は、送付状テンプレートの作成手順を解説した記事で詳しく説明しています。

文例1:請求書・見積書を送るときの基本テンプレート

最も使用頻度が高い汎用型です。請求書のほか、見積書、契約書、提案書を送る場面でも、書類名を書き換えるだけで使えます。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇〇〇
TEL:03-XXXX-XXXX
Mail:[email protected]

書類送付のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記の書類をお送りいたします。ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

1. 【請求書/見積書/契約書】 〇部
2. (補足書類があれば記載) 〇部

以上

請求書を送る場合は、件名を「請求書送付のご案内」とし、本文に「〇月分のご請求書をお送りいたします」と対象期間を入れると、受け取った経理担当者が処理しやすくなります。支払期日や振込先は請求書本体に書いてあるため、送り状では繰り返さなくてかまいません。

文例2:履歴書など応募書類を送るときのテンプレート

採用選考への応募では、採用担当者が書類を確認しやすいよう、応募する職種と同封書類を明確にします。自社で求人を出す側の担当者が、応募者に案内する例文として使うこともできます。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇〇〇
人事部 採用ご担当者様

〒000-0000 〇〇県〇〇市〇〇町〇〇
氏名 〇〇〇〇
TEL:090-XXXX-XXXX

応募書類送付のご案内

拝啓 貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。
このたび、〇〇に掲載の〇〇職の求人に応募いたしたく、下記の書類をお送りいたします。ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

記

1. 履歴書 1通
2. 職務経歴書 1通

以上

文例3:FAX送付状のテンプレート

FAXでは、途中で用紙が抜けたり、別の人の手に渡ったりすることがあるため、送信枚数と宛先を必ず書きます。挨拶は簡潔にし、1枚目に収まるようにまとめます。

FAX送付状

送信日:〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
宛先:株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇〇〇様(FAX:03-XXXX-XXXX)
差出人:株式会社〇〇〇〇 〇〇部 〇〇〇〇(TEL:03-XXXX-XXXX/FAX:03-XXXX-XXXX)
送信枚数:本状を含め〇枚
件名:〇〇のご送付について

いつもお世話になっております。下記のとおり書類をお送りいたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
万一、不鮮明な箇所や不足がございましたら、お手数ですが上記までご連絡ください。

文例4:物品・サンプルを送るときのテンプレート

商品やサンプルを送る場合は、品名と数量、発送方法を具体的に書き、受け取った側が検品しやすいようにします。宅配便で送るときは伝票番号も書いておくと、到着の確認がスムーズです。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇〇〇
購買部 〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇〇〇

商品発送のご案内

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、ご注文いただきました商品を下記のとおり発送いたしました。お手数ですが、ご確認とご検品をお願い申し上げます。

敬具

記

品名:〇〇〇〇 数量:〇〇個
発送日:〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
配送業者:〇〇 伝票番号:XXXX-XXXX-XXXX

以上

追記:数量の相違や破損がございましたら、〇日以内に上記担当までご連絡ください。

文例5:契約書など返送を依頼するときのテンプレート

契約書に署名や押印をしてもらい返送してもらう場合は、返送期限、返送してほしい部数、返信用封筒の有無を明記します。何をどうしてほしいかが一読で分かることが大切です。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇〇〇様

株式会社〇〇〇〇
法務部 〇〇〇〇

契約書ご返送のお願い

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先日お打ち合わせいたしました〇〇契約書をお送りいたします。内容をご確認のうえ、2部ともにご署名とご捺印をいただき、1部を〇月〇日までに同封の返信用封筒にてご返送くださいますよう、お願い申し上げます。

敬具

記

1. 〇〇契約書 2部(うち1部をご返送ください)
2. 返信用封筒 1通

以上

文例6:官公庁・行政機関あてのテンプレート

官公庁や自治体に申請書類などを提出する場合は、時候の挨拶を省き、用件を簡潔に伝えるのが一般的です。宛名は担当課あてとし、担当者名が分かっていれば添えます。

〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇市 〇〇部 〇〇課 御中

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇〇〇
TEL:03-XXXX-XXXX

〇〇申請書類の提出について

標記の件について、下記の書類を提出いたします。ご査収くださいますよう、お願い申し上げます。

記

1. 〇〇申請書 1通
2. 添付書類一式

以上

送付が遅れたとき・差し替え版を送るときの一文

文例1から6までの基本形に、状況に応じた一文を加えるだけで対応できる場面もあります。送付が遅れた場合や、先に送った書類を差し替える場合は、挨拶に続けて次のような一文を入れます。

場面 加える一文の例 一緒に書いておきたいこと
送付が遅れたときこのたびはお送りが遅くなり、誠に申し訳ございません。お詫びは一文にとどめ、同封書類の一覧は通常どおり書く
訂正版・差し替え版を送るとき先日お送りした書類に誤りがございましたため、訂正版をお送りいたします。お手数ですが、先日の書類は破棄くださいますようお願い申し上げます。差し替え前の書類名と、差し替え後の書類名を並べて書く
届いていない書類を再送するとき先日お送りした書類が未着とのことでしたので、改めてお送りいたします。前回の発送日と、今回の発送方法を書く
返送や返信の期限があるときお忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご返送いただけますと幸いです。期限日、返送先、返信用封筒の有無を書く

一文を足すときも、送り状全体はA4縦1枚に収めるのが基本です。理由を長く説明するよりも、相手が次に何をすればよいか(破棄する、返送する、確認する)が一読で分かる書き方を優先してください。

海外の取引先に送る英文の送付状

海外の取引先へ書類を送る場合は、英文の送付状を添えます。日本語の文例と同じく、日付、宛先、差出人、件名、同封書類の一覧の順にそろえると、受け取った側が確認しやすくなります。次は、請求書などを送るときの基本形です。

[Month DD, YYYY]

[Company Name]
[Department], [Recipient Name]

[Your Company Name]
[Department], [Your Name]
TEL: +81-XX-XXXX-XXXX
Email: [email protected]

Subject: Submission of Documents

Dear Mr./Ms. [Last Name],
Thank you for your continued support. Please find enclosed the following documents. If you have any questions, please do not hesitate to contact us.

Sincerely,
[Your Name]

Enclosures:
1. [Invoice / Quotation / Contract] (1 copy)
2. [Other documents, if any] (1 copy)

英文では、日本語の「御中」や「記」「以上」に当たる表現がそのまま使えません。宛先に担当者名が分からない場合は、部署名を宛先欄に書き、本文の書き出しを担当部署あての表現にするのが一般的です。取引先から書式の指定がある場合は、そちらを優先してください。

文例を使い分けるときのポイント

6つの文例は、相手との関係と送る目的で使い分けます。迷ったときは次の表を目安にしてください。

送る場面 使う文例 特に書き漏らしたくない項目
取引先に請求書・見積書を郵送文例1書類名と部数、対象期間
採用選考に応募書類を郵送文例2応募職種、求人の掲載元
書類をFAXで送信文例3送信枚数、送信元の連絡先
商品・サンプルを発送文例4品名と数量、伝票番号
契約書に署名押印して返送してもらう文例5返送期限、返送部数、返信用封筒
官公庁・自治体に書類を提出文例6担当課名、提出書類の名称

時候の挨拶は「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」を使えば季節を問わず通用します。季節感を出したい場合は「初秋の候」のような季節の挨拶に差し替えてもかまいませんが、毎月同じテンプレートを使い回すと季節がずれやすいため、定型の「時下」を使うほうが安全です。

インボイス対応の注意点(同封する請求書側の確認事項)

送り状そのものは、インボイス(適格請求書)の記載事項を満たす必要がある書類ではありません。確認が必要なのは、送り状と一緒に同封する請求書のほうです。取引先が仕入税額控除を受けるには、原則としてインボイスの保存が必要になるため、請求書側で記載事項が欠けていないかを送付前に確認します。なお、この項目と次の信書の項目は制度の一般的な内容を紹介するものであり、個別の取引に対する税務上・法律上の助言ではありません。自社の取引に当てはめて判断する際は、税理士などの専門家や所管の官公庁に確認してください。

国税庁の「No.6625 適格請求書等の記載事項」では、適格請求書に記載する事項が次のように示されています。

適格請求書の記載事項 送付前に確認したいポイント
適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号Tから始まる13桁の登録番号が正しく記載されているか
取引年月日請求の対象となる取引の日付または期間が書かれているか
取引内容(軽減税率の対象品目である旨を含む)軽減税率の対象品目に印が付いているか
税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率8%と10%の合計額が分けて書かれているか
税率ごとに区分した消費税額等税率ごとの消費税額が書かれているか
書類の交付を受ける事業者の氏名または名称宛名が送り状の宛名と一致しているか

出典:国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

送り状に登録番号を書く必要はあるか

送り状に登録番号を書く義務はありません。登録番号は請求書本体に記載されていれば足ります。ただし、送り状の本文に「〇月分のご請求書(適格請求書)をお送りいたします」と書いておくと、受け取った経理担当者が、インボイスとして保存すべき書類であることをすぐに判断できます。また、インボイスの記載事項は1枚の書類で満たす必要はなく、請求書と納品書など複数の書類を合わせて満たすこともできるとされています。その場合は、どの書類をセットで保存すればよいかが相手に伝わるよう、送り状の同封書類一覧に請求書と納品書をそろえて記載しておくと親切です。

古い請求書テンプレートを使い続けていないか

送り状のテンプレートは何年も使い続けても問題ありませんが、請求書のテンプレートは制度に合わせた見直しが必要です。インボイス制度の開始前に作ったExcelの請求書をそのまま使っていると、登録番号の欄がない、税率ごとの消費税額が分かれていない、といった不足が起きがちです。送り状と請求書を毎月同じ流れで作っている場合は、送り状を見直すタイミングで請求書側の記載事項もあわせて確認しましょう。制度の概要や経過措置は、国税庁の「インボイス制度について」で最新の情報を確認できます。請求書とあわせて領収書を渡す場面がある場合は、インボイス対応の領収書テンプレートの選び方と書き方もあわせて確認しておくと安心です。

請求書と送り状は宅配便で送れるか(信書のルール)

送り状と同封書類を「どの手段で送るか」にも注意が必要です。総務省の「信書のガイドライン」では、請求書、納品書、領収書、見積書、契約書などは「信書」に当たる文書として例示されています。信書は郵便局の郵便や、許可を受けた信書便事業者でなければ送れないため、請求書だけを宅配便の荷物として送ることはできません。

一方で、商品を宅配便で送るときに、その荷物に添える封をしていない添え状や送り状は、例外として同梱できるとされています。つまり、文例4のような物品送付の送り状を荷物に入れるのは問題ありませんが、請求書や契約書を別途送りたい場合は、郵便で送るか、電子データで送るのが基本です。なお、同ガイドラインでは、電子データを送ることは信書の送達に当たらないと説明されています。判断に迷う書類がある場合は、総務省の信書のガイドラインやQ&A集で具体例を確認してください。

送り状・請求書・納品書を電子管理する方法

取引先が電子での受け取りに対応している場合、請求書や納品書をPDFにしてメールで送る企業が増えています。この場合、紙の送り状の役割はメール本文が担います。件名に「請求書送付のご案内(株式会社〇〇)」と送り主と書類名を入れ、本文に宛名、送付の案内、添付ファイルの一覧、担当者の連絡先を書けば、紙の送り状と同じ役割を果たせます。重要な契約書や初めての取引先には、PDFの送り状を別に添付すると、より丁寧な印象になります。

電子送付に切り替えるときに見落としやすいのが保存方法です。電子帳簿保存法では、メールで送受信した請求書や納品書のデータは「電子取引」に当たり、2024年1月以降は原則として電子データのまま保存することが求められています。送った側も受け取った側も、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。

送り方 保存の区分 主な保存方法
紙の請求書を送り状と一緒に郵送 書類の保存(控えは紙、任意でスキャナ保存も可) 発行した請求書の控えを紙で保管する。会計ソフトなどで作成した控えはデータで保存できる場合がある
PDFの請求書をメールで送付 電子取引データ保存 送ったデータを電子のまま保存し、改ざん防止の措置と検索できる状態を整える
システム上で請求書を発行・送付 電子取引データ保存 システムの保存機能が要件を満たしているかを確認する

電子取引データの保存要件は、大きく2つです。1つ目は改ざん防止の措置で、タイムスタンプを付与する、訂正や削除の記録が残るシステムで保存する、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する、といった方法から選びます。2つ目は検索できる状態の確保で、取引年月日、取引金額、取引先の3項目で探せるようにしておきます。詳しい要件や猶予措置は、国税庁の「電子帳簿等保存制度特設サイト」で確認できます。

送付と保存を手作業で続けるのが負担になってきたら

送付件数が少ないうちは、ファイル名に「20260925_株式会社サンプル_110000.pdf」のように日付、取引先、金額を入れ、決まったフォルダに保存する方法でも対応できます。しかし、取引先が増えると、郵送する取引先と電子送付する取引先が混在し、「送り状を付けて郵送した請求書の控え」と「メールで送った請求書のデータ」を別々の方法で管理することになります。こうした場合に、見積書から納品書、請求書までを同じ画面から作成し、メール送信と郵送の履歴をまとめて確認できる請求書作成ソフトを使えば、書類ごとに管理方法を変える手間を減らせます。前の項で紹介したマネーフォワード クラウド請求書も、商品ページによると、作成・送付・保管を一元管理でき、電子帳簿保存法の保存要件に対応しているとされています。ただし、要件を満たすには社内の保存ルールの整備も必要なため、導入後の運用まで含めて資料で確認してください。

マネーフォワード クラウド請求書

郵送とメールが混在して、請求書の控えの保管場所がばらばらになっていませんか?

こんな会社に向いています

請求書の作成から送付、保管までを一つの画面で管理したい会社

取引先ごとに郵送とメールを使い分けていて、送付の履歴を確認したい会社

マネーフォワード クラウド請求書の資料を無料で見る

送り状作成でよくある失敗パターン

送り状のミスは、送った側では気づきにくく、受け取った側からの問い合わせで初めて発覚することがほとんどです。起きやすい失敗と防ぎ方を表にまとめました。

よくある失敗 起きる問題 防ぎ方
同封書類の一覧と実際の中身が合っていない 書類の不足や入れ間違いが相手に伝わり、信頼を損なう 封入前に一覧と現物を1点ずつ照合し、可能なら2人で確認する
「御中」と「様」を併用している 敬称の誤りとしてマナー違反と受け取られる 部署あては御中、個人あては様と決め、テンプレートに注記しておく
前回の宛名や日付が残ったまま送付 別の取引先名が記載され、情報漏えいを疑われる テンプレートの宛名と日付を空欄にして保存し、毎回入力する
請求書を宅配便の荷物として単独で送付 信書の送達ルールに反するおそれがある 請求書は郵便か電子データで送り、荷物には無封の添え状のみを入れる
同封した請求書がインボイスの記載事項を満たしていない 取引先が仕入税額控除を受けられず、再発行を求められる 送付前に登録番号と税率ごとの消費税額を確認する
メールで送った請求書を印刷して保存 電子取引データ保存の要件を満たさない データのまま、検索できるルールで保存する
無料テンプレートの利用規約を確認していない 商用利用や改変が禁止されている素材を社内で使ってしまう 配布元の利用規約を確認するか、自社で作成したテンプレートを使う

表のうち、宛名や日付の残り、敬称の誤りといった送り状そのもののミスは、テンプレートの作り方を工夫すれば減らせます。一方、同封書類の不足や請求書の記載漏れ、保存方法の誤りは、送り状だけを整えても防げません。書類の作成から送付、保存までの流れ全体を見直すことが、ミスを根本から減らす近道です。次のセルフチェックで、今の運用に手間やミスの種が残っていないかを確認してみてください。

送り状と請求書の送り方、今のやり方で大丈夫?セルフチェック

当てはまるものを選んでください(登録不要)

よくある質問(FAQ)

Q1. 送り状は必ず同封しなければいけませんか?

A. 法律上の義務はありません。ただし、ビジネスでは相手への挨拶と同封書類の確認のために同封するのが一般的です。初めての取引先や、契約書・請求書など重要な書類を送る場合は、同封しておくと安心です。

Q2. 送り状、送付状、添え状は何が違いますか?

A. ビジネス文書としてはいずれも同じ書類を指し、使い分けに明確な決まりはありません。ただし「送り状」は宅配便の配送伝票を指す場合や、貿易取引の商業送り状(インボイス)を指す場合もあるため、社内では書類に添える案内文を「送付状」と呼ぶなど、書き分けておくと混乱を防げます。

Q3. 送付が遅れてしまったときは、送り状に何を書けばよいですか?

A. 挨拶に続けて、送付が遅れたことへのお詫びを一文で書きます。例えば「このたびはお送りが遅くなり、誠に申し訳ございません」とし、そのあとに通常の送付案内と同封書類の一覧を続けます。理由を長く書く必要はなく、お詫びは一文にとどめると簡潔です。

Q4. 送り状にインボイスの登録番号を書く必要はありますか?

A. 送り状に登録番号を書く義務はありません。登録番号や税率ごとの消費税額などの記載事項は、同封する請求書側で満たしていれば足ります。送付前に、請求書がインボイスの記載事項を満たしているかを確認しましょう。

Q5. 請求書をメールで送る場合、送り状は必要ですか?

A. メール本文が送り状の役割を担うため、宛名、送付の案内、添付ファイルの一覧、担当者の連絡先を本文に書けば、別に送り状を添付しなくても実務上は問題ありません。なお、メールで送った請求書のデータは電子取引に当たり、原則として電子データのまま保存する必要があります。

Q6. 送り状と一緒に送る請求書や納品書の作成・管理の手間を減らす方法はありますか?

A. 送り状は6項目のテンプレートを固定すれば、手間はあまりかかりません。手間が大きいのは、同封する請求書や納品書の作成、送付、保存です。見積書から納品書、請求書までを同じデータから作成でき、メール送信と郵送に対応した請求書作成ソフトを使うと、郵送と電子送付が混在していても、書類づくりと送付履歴の管理をまとめられます。ソフトによって対応範囲が異なるため、資料で確認してください。

まとめ

送り状は、項目と文例をそろえておけば難しい書類ではありません。本記事のポイントを整理します。

  1. 送り状には、日付、宛名、差出人、件名、本文、同封書類の一覧の6項目を書き、A4縦1枚にまとめる。
  2. 請求書送付、応募書類、FAX、物品送付、返送依頼、官公庁宛の6つの文例を用意し、遅れたときや差し替えのときは一文を加える。
  3. 送り状にインボイスの記載義務はないが、同封する請求書の登録番号と税率ごとの消費税額は送付前に確認する。
  4. 請求書や契約書は信書に当たるため、郵便か電子データで送り、宅配便の荷物には無封の添え状のみを入れる。
  5. メールで送った請求書はデータのまま保存し、請求書の作成や送付、保存の手間が大きいと感じたら、請求書作成ソフトの導入を検討する。

制度の細かな取り扱いは改正されることがあるため、運用を始める前と見直しの際には、国税庁や総務省の最新情報もあわせて確認してください。

参考文献

同じカテゴリの記事を探す

同じタグの記事を探す

同じタグの記事はありません

top